Mencatat waktu kehadiran aktual karyawan menjadi salah satu fungsi utama dari aplikasi absen online. Dari jam masuk, waktu istirahat, jam pulang, sampai jam lembur harus mampu dicatat dengan tepat oleh aplikasi absen online.
Namun sayangnya, terkadang ada keadaan di mana pencatatan waktu kehadiran ini harus dilakukan fleksibel mengikuti shift kerja karyawan yang kerap berubah mendadak.
Melihat ini, LinovHR sebagai salah satu perusahaan HRIS terkemuka mengembangkan fitur Record Attendance.
Fitur inovatif ini memudahkan perusahaan dalam mencatat waktu kehadiran karyawan di sepanjang hari kerja mereka. Mari kenali fitur ini lebih dalam!
Seperti Apa Itu Fitur Record Attendance
Jika kebanyakan aplikasi absensi online karyawan menggunakan sistem clock in dan clock out untuk satu kali saja. LinovHR mengembangkan suatu fitur unik di dalam aplikasi absennya yang memungkinkan karyawan untuk melakukan pencatatan kehadiran lebih dari satu kali.
Fitur ini diberi nama Record Attendance, yang hadir sebagai solusi dari sistem jadwal kerja fleksibel yang semakin banyak diterapkan perusahaan.
Cara kerja fitur ini pun sederhana, di mana karyawan bisa melakukan clock in dan clock out lebih dari satu kali di sepanjang hari kerja mereka.
Nanti, sistem akan secara otomatis mencatat jam kerja aktual karyawan yang sebelumnya telah ditentukan melalui modul Time Management LinovHR. HR cukup memasukkan batas toleransi kedatangan, keterlambatan, serta toleransi jam pulang.
Seluruh rekaman waktu kehadiran yang dilakukan, akan secara otomatis masuk ke dalam Raw Timesheet. Isi Raw Timesheet sendiri adalah timesheet yang masih belum diolah yang masih berisikan keseluruhan waktu karyawan melakukan record attendance.
Setelah timesheet diproses, maka sistem akan memproses waktu aktual dari kehadiran karyawan sesuai dengan jadwal mereka.
Apa Manfaat Fitur Record Attendance?
Tentu saja ada banyak manfaat dari fitur Record Attendance ini. Fitur ini sendiri ada sebagai jawaban dari beberapa studi kasus yang tim R&D LinovHR temukan di beberapa klien, terutama klien dari industri F&B dan hospitality yang menuntut shift kerja dengan perubahan yang cepat dan tidak tidak menentu.
Terutama ketika memasuki high season dan membutuhkan karyawan untuk bekerja dengan sistem long shift. Dengan adanya fitur ini, HR bisa lebih mudah untuk melakukan penyesuaian jam kerja tanpa terlebih dahulu mengubah pengaturan shift pada master data.
Selanjutnya, perubahan jam kerja bisa HR realisasikan melalui fitur Attendance Correction, atau juga langsung melalui via fitur Schedule.
Selain itu, fitur ini juga hadir untuk mengatasi kesalahan absen yang kerap karyawan lakukan karena belum terbiasa menggunakan aplikasi absensi online. Fakta di lapangan yang ditemukan LinovHR, banyak karyawan yang kerap salah menggunakan fitur clock in dan clock out.
Di mana banyak karyawan yang mengira bahwa mereka bisa melakukan clock in berkali-kali terutama ketika mereka melakukan lembur.
Padahal, sistem clock in ini hanya bisa dilakukan satu kali saja, setelah itu maka waktu kehadiran akan tercatat sebagai clock out.
Salah kaprah ini membuat HR harus bekerja ekstra lagi untuk memperbaiki waktu kehadiran karyawan yang aktual. Tentu ini melelahkan sekali dan membuat tugas HR tidak optimal.
Jadi dengan fitur Record Attendance ini, tugas HR dalam menyesuaikan shift kerja serta pencatatan waktu kerja karyawan yang aktual dapat lebih mudah dan sederhana.
Bagaimana Penggunaan Fitur Record Attendance LinovHR
Untuk penggunaan fitur Record Attendance LinovHR ini tidaklah rumit, prosesnya pun mirip seperti proses absen online pada umumnya. Di mana karyawan cukup membuka aplikasi absensi LinovHR, lalu klik Attendance, maka tombol Record Attendance akan terlihat.
Karyawan hanya perlu mengklik tombol Record Attendance untuk melakukan absen. Nantinya, karyawan bisa melakukan beberapa kali absen tanpa takut waktu kehadiran mereka tidak tercatat.
Di bagian admin, HR bisa melihat seluruh rekaman kehadiran yang dilakukan karyawan dan bisa melihat golongan shift kerja yang dilakukan karyawan.
Kehadiran inovasi ini dapat tentu menjadi salah satu fitur penting yang memudahkan proses pencatatan kehadiran karyawan untuk industri yang memiliki jam kerja tingkat tinggi.
Ketahui inovasi lainnya yang dikembangkan LinovHR untuk membuat manajemen human resource semakin sederhana dan agile. Ajukan demo gratisnya sekarang!
