Menurut Deloitte, perusahaan-perusahaan meningkatkan anggaran teknologi mereka untuk berlangganan SaaS, sebanyak 49% perusahaan mengatakan bahwa investasi teknologi menggunakan aplikasi berbasis cloud memiliki dampak yang signifikan terhadap bisnis mereka.
Seiring dengan terus bertambahnya aplikasi SaaS, perusahaan menghadapi risiko salah pengelolaan yang berdampak pada Saas waste. Dampak dari pemborosan ini tak main-main, sering kali menghabiskan biaya yang tidak sedikit dan menjadi merugikan keuntungan bisnis.
Untuk lebih memahami pemborosan SaaS dan bagaimana melakukan managementnya agar bisa digunakan secara lebih efektif, maka simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu SaaS Waste?
SaaS waste adalah pembelian software berbasis cloud yang tidak perlu atau tidak efisien.
Hal ini dapat terjadi melalui berbagai cara, seperti pembelian lisensi yang tidak digunakan, berlebihan dalam kapasitas langganan, atau gagal memanfaatkan fitur-fitur yang telah dibayar.
SaaS waste tidak hanya menimbulkan kerugian finansial bagi perusahaan karena pemborosan anggaran, tetapi juga mengurangi efektivitas operasional karena kurangnya optimalnya penggunaan teknologi cloud.
Fenomena ini menjadi semakin relevan seiring dengan bertambahnya ketergantungan perusahaan terhadap solusi berbasis SaaS untuk mendukung aktivitas bisnisnya.
Tipe SaaS Waste
Pemborosan dalam penggunaan SaaS dapat menimbulkan kerugian signifikan bagi perusahaan, baik dari segi keuangan maupun efektivitas operasional. Namun, sayangnya beberapa perusahaan mungkin tidak sadar bahwa mereka melakukan hal tersebut.
Berikut ini beberapa tipe pemborosan SaaS yang paling umum terjadi di perusahaan:
1. Langganan untuk Aplikasi yang Serupa
Perusahaan sering kali terjebak dalam situasi di mana mereka berlangganan lebih dari satu aplikasi dengan fungsi yang serupa karena kurangnya koordinasi atau pemahaman mengenai sumber daya yang sudah tersedia.
Hal ini mengakibatkan pemborosan anggaran karena membayar berulang untuk layanan yang memberikan fungsi yang sama, sehingga mengurangi efisiensi pengeluaran dan menumpuk biaya tanpa perlu.
2. Lisensi yang Tidak Digunakan atau Kurang Dimanfaatkan
Banyak perusahaan menghadapi masalah lisensi SaaS yang dibeli tetapi tidak pernah digunakan atau hanya digunakan sebagian kecil dari kapasitasnya.
Hal ini terjadi karena estimasi kebutuhan yang berlebihan atau perubahan dalam proses bisnis yang tidak diikuti dengan penyesuaian lisensi.
Akibatnya, investasi yang dilakukan untuk lisensi tersebut menjadi tidak efektif, dan membebani perusahaan tanpa memberikan manfaat yang sepadan.
3. Over-Licensing
Sering kali, dalam upaya untuk menghindari kekurangan lisensi, perusahaan cenderung untuk over-licensing, yaitu membeli lebih banyak lisensi daripada yang benar-benar dibutuhkan.
Keadaan ini menyebabkan perusahaan menanggung biaya ekstra untuk kapasitas yang tidak pernah dimanfaatkan, merugikan keuangan tanpa meningkatkan produktivitas atau efisiensi.
4. Proses yang Tidak Efisien Akibat Kurangnya Integrasi
Tanpa integrasi yang tepat antara berbagai SaaS dan sistem internal, perusahaan dapat mengalami proses kerja yang tidak efisien.
Karyawan mungkin perlu memasukkan data secara manual antar sistem atau menggunakan workaround yang memakan waktu untuk tugas-tugas yang seharusnya otomatis.
Hal ini tidak hanya memperlambat operasional tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan.
5. Keberlanjutan Sistem Lama Bersamaan dengan SaaS
Ketika perusahaan memilih untuk mempertahankan sistem lama sambil mengadopsi solusi SaaS baru, mereka sering kali berakhir dengan infrastruktur IT yang berlapis dan kompleks.
Situasi ini tidak hanya membuat proses IT menjadi lebih rumit dan mahal untuk dikelola, tetapi juga membagi perhatian dan sumber daya yang seharusnya difokuskan untuk memaksimalkan manfaat dari investasi SaaS.
Dampak-dampak ini menunjukkan bahwa SaaS waste bukan hanya masalah kecil, tetapi sebuah isu yang dapat menghambat kemajuan dan efisiensi perusahaan.
Resiko Pemborosan SaaS
Dalam lingkungan bisnis yang semakin bergantung pada solusi digital, pengelolaan efektif atas investasi teknologi, khususnya aplikasi SaaS, menjadi sangat kritikal.
Namun, tanpa pengawasan yang memadai, perusahaan dapat menghadapi risiko pemborosan SaaS, yang membawa dampak negatif terhadap operasional dan keuangan. Risiko-risiko ini meliputi:
1. Pengeluaran Tidak Perlu pada Layanan yang Tidak Digunakan
Banyak perusahaan seringkali berakhir dengan membayar langganan SaaS yang sebenarnya tidak digunakan atau diperlukan.
Ini dapat terjadi karena kurangnya pengawasan terhadap pembelian dan penggunaan layanan, menyebabkan pengeluaran yang tidak perlu dan dapat dihindari.
2. Pengurangan ROI dari Investasi Teknolog
Ketika investasi pada teknologi, seperti SaaS tidak digunakan secara maksimal, nilai return on investment (ROI) dari investasi tersebut menjadi berkurang.
Hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat merasakan manfaat penuh dari pengeluaran teknologinya, yang seharusnya dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
3. Salah Alokasi Sumber Daya dan Anggaran IT
Pemborosan SaaS mengarah pada penggunaan sumber daya IT yang tidak efisien, di mana waktu, uang, dan tenaga kerja yang seharusnya dialokasikan untuk inisiatif yang lebih produktif malah terbuang sia-sia.
Ini bisa berakibat pada penundaan atau pengabaian proyek penting karena keterbatasan anggaran atau sumber daya.
4. Penurunan Produktivitas karena Kelebihan Alat
Penggunaan berlebihan dari berbagai alat SaaS tanpa koordinasi yang baik dapat menyebabkan kebingungan dan overload informasi bagi karyawan.
Hal ini mengakibatkan penurunan produktivitas karena waktu yang terbuang untuk beradaptasi dengan berbagai platform dan kegagalan dalam memanfaatkan alat secara efektif.
5. Potensi Risiko Kepatuhan dan Keamanan
Pengelolaan SaaS yang buruk juga dapat menimbulkan risiko pelanggaran keamanan.
Langganan yang tidak terkontrol dan penggunaan SaaS tanpa memperhatikan standar keamanan dapat membuka celah bagi terjadinya pelanggaran data dan masalah kepatuhan lainnya.
Mengingat resiko pemborosan SaaS ini, sangat penting bagi perusahaan untuk menerapkan strategi pengelolaan SaaS yang komprehensif, yang mencakup pemantauan dan evaluasi rutin atas penggunaan SaaS.
Baca Juga: Tips Lakukan Demo Software HRIS yang Efektif
Tips Meminimalisir SaaS Waste
Melakukan transformasi digital dengan menggunakan aplikasi SaaS adalah sebuah hal yang baik, namun kita tetap harus bijak dalam menggunakannya sehingga tidak terjadi pemborosan anggaran yang tidak diperlukan.
Nah, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu meminimalisir SaaS waste, di antaranya:
1. Melakukan Audit Inventaris SaaS Secara Berkala
Penting untuk secara rutin mengevaluasi dan memeriksa semua langganan SaaS yang Anda miliki.
Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi layanan yang tidak atau jarang digunakan, sehingga dapat dibatalkan atau disesuaikan sesuai kebutuhan.
2. Menerapkan Sistem Manajemen SaaS Terpusat
Dengan adanya sistem manajemen yang terpusat, perusahaan dapat memonitor dan mengelola semua langganan SaaS dari satu dashboard.
Hal ini memudahkan dalam pengambilan keputusan terkait penggunaan dan pengelolaan sumber daya SaaS.
3. Menetapkan Kebijakan Jelas untuk Pengadaan dan Penggunaan SaaS
Buatlah kebijakan formal mengenai proses pengadaan dan penggunaan SaaS. Kebijakan ini dapat menghindari pembelian impulsif dan memastikan bahwa setiap langganan memiliki tujuan yang jelas dan memberikan nilai tambah.
4. Mendorong Masukan dari Karyawan untuk Mengidentifikasi Alat yang Tidak Perlu
Karyawan sebagai pengguna akhir seringkali memiliki perspektif yang berharga tentang alat mana yang benar-benar bermanfaat. Cobalah ajak mereka untuk memberikan masukan terkait dengan aplikasi yang diperlukan.
Dengan mendengarkan masukan mereka, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengurangi penggunaan alat yang redundan.
5. Menegosiasikan Kontrak yang Fleksibel dengan Vendor
Memiliki kontrak yang memungkinkan penyesuaian terhadap jumlah pengguna atau fitur sesuai dengan kebutuhan aktual dapat membantu menghindari pemborosan sumber daya dan keuangan.
6. Memanfaatkan Alat Analitik untuk Memantau Penggunaan dan Kinerja
Alat analitik dapat memberikan wawasan tentang bagaimana SaaS digunakan dalam perusahaan.
Informasi ini sangat berguna untuk mengoptimalkan penggunaan dan mengeliminasi langganan yang tidak efektif.
7. Memprioritaskan Solusi SaaS yang Menawarkan Kemampuan Integrasi
Memilih solusi SaaS yang dapat diintegrasikan dengan alat lain dalam ekosistem teknologi perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kebutuhan akan pengelolaan manual.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, perusahaan dapat lebih efisien dalam mengelola sumber daya SaaS, mengurangi pemborosan, dan memastikan bahwa investasi teknologi memberikan nilai maksimal bagi organisasi.
Best Practices Berlangganan SaaS
Layanan Software as a Service menjadi elemen penting dalam mendukung operasional perusahaan.
Namun, penting juga untuk memastikan bahwa langganan SaaS dimanfaatkan dengan efektif agar tidak terjadi pemborosan sumber daya.
Berikut adalah beberapa praktik dalam berlangganan SaaS yang baik dan dapat membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan dan menghindari pemborosan:
1. Memantau dan Mengevaluasi Penggunaan Secara Berkala
Penting untuk secara rutin memantau seberapa efektif layanan SaaS digunakan dalam perusahaan.
Evaluasi ini dapat membantu mengidentifikasi layanan yang kurang dimanfaatkan atau tidak lagi dibutuhkan, sehingga tindakan korektif dapat diambil untuk mengoptimalkan penggunaan dan mengurangi biaya.
2. Mengelola Paket Langganan Secara Terpusat
Dengan mengimplementasikan sistem manajemen langganan yang terpusat, perusahaan dapat memiliki pandangan yang lebih jelas tentang semua layanan SaaS yang digunakan.
Hal ini memudahkan dalam pemantauan, pembaharuan, dan pengelolaan langganan secara efisien, mengurangi risiko duplikasi atau pemborosan.
3. Menegosiasikan Ketentuan Kontrak yang Fleksibel
Saat berlangganan layanan SaaS, usahakan untuk menegosiasikan kontrak yang fleksibel dengan penyedia layanan.
Kontrak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan akan memungkinkan penyesuaian jumlah lisensi atau fitur yang digunakan sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis.
4. Memastikan Kepatuhan dengan Kebijakan Perusahaan
Setiap penggunaan layanan SaaS harus selaras dengan kebijakan dan standar perusahaan, termasuk keamanan data dan privasi.
Memastikan kepatuhan ini dapat menghindari risiko keamanan dan memastikan bahwa investasi dalam SaaS mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.
5. Melatih Karyawan tentang Penggunaan SaaS yang Efisien
Memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai cara menggunakan layanan SaaS dengan efisien sangat penting.
Edukasi ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga memastikan bahwa fitur-fitur layanan dimanfaatkan sepenuhnya, mengurangi risiko pemborosan akibat ketidaktahuan atau penggunaan yang tidak efektif.
SaaS Management untuk Menghindari Pemborosan SaaS
SaaS management merupakan proses strategis dan operasional untuk mengoptimalkan penggunaan dan investasi dalam aplikasi berbasis cloud.
Hal ini mencakup seleksi, pengadaan, pengelolaan akses, monitorisasi penggunaan, dan optimasi biaya dari layanan SaaS yang digunakan oleh sebuah organisasi.
Tujuan utama dari manajemen SaaS adalah untuk memastikan bahwa investasi dalam layanan cloud memberikan nilai maksimal bagi organisasi, sambil menghindari pemborosan sumber daya dan keuangan.
Berikut adalah langkah-langkah penting dalam manajemen SaaS:
1. Amankan SaaS Anda
Langkah pertama dalam manajemen SaaS yang efektif adalah mengamankan semua akun SaaS yang digunakan dalam organisasi.
Langkah ini melibatkan penerapan kebijakan keamanan yang kuat, autentikasi dua faktor, dan manajemen akses yang ketat untuk mencegah akses ilegal yang bisa menyebabkan kebocoran data atau kerugian finansial.
2. Pengoptimalan Budget SaaS
Melakukan audit dan evaluasi rutin terhadap penggunaan layanan SaaS dapat membantu mengidentifikasi area dimana bisa dilakukan penghematan.
Misalnya, membatalkan langganan yang tidak digunakan, mengurangi lisensi yang berlebih, atau mengganti layanan mahal dengan alternatif yang lebih ekonomis tanpa mengorbankan kualitas.
3. Deteksi Praktik Shadow IT
Shadow IT terjadi ketika karyawan menggunakan aplikasi atau layanan IT tanpa persetujuan atau pengetahuan tim IT.
Hal ini tidak hanya menimbulkan risiko keamanan tapi juga pemborosan anggaran.
Mengidentifikasi dan mengintegrasikan penggunaan SaaS ini ke dalam ekosistem IT resmi dapat mengurangi risiko dan pemborosan.
4. Kelola Renewal SaaS
Memiliki sistem untuk memantau dan mengelola pembaruan atau renewal aplikasi SaaS adalah krusial.
Hal ini termasuk mengetahui kapan kontrak perlu diperbarui, mengevaluasi kebutuhan sebelum perpanjangan, dan memutuskan apakah akan melanjutkan,
Dengan mengimplementasikan langkah-langkah manajemen SaaS ini, diharapkan organisasi dapat mengurangi pemborosan SaaS secara signifikan.
Hal tersebut tentunya memastikan bahwa investasi dalam teknologi cloud memberikan manfaat maksimal dengan biaya yang efisien.
Software HRIS LinovHR Pilihan SaaS Terbaik
Pemborosan terhadap SaaS adalah salah satu yang perlu dihindari oleh perusahaan, terutama dalam upayanya saat melakukan transformasi digital. Pemilihan vendor aplikasi yang mengerti hal ini akan sangat membantu perusahaan.
Inilah yang ditawarkan oleh LinovHR sebagai salah satu vendor HRIS terkemuka di Indonesia.
Ketika perusahaan ingin berlangganan Software HRIS LinovHR, perusahaan bisa bebas memilih modul dan fitur apa saja yang mereka perlukan, tanpa harus membeli keseluruhan paket modul.
Tim andal kami pun akan membantu Anda melakukan penyesuaian modul HRIS apa saja yang diperlukan oleh perusahaan dan Anda pun bisa mengikuti demo gratis untuk mengetahui secara detail fungsi dari masing-masing modul yang akan digunakan.
Selain itu, Software HRIS LinovHR juga tidak rumit dan mudah digunakan dalam mendukung manajemen human resource.
Jadi Anda akan terhindar dari pemborosan SaaS yang berdampak pada kerugian finansial dan penurunan produktivitas.
Jika Anda mencari solusi manajemen SDM yang komprehensif, fleksibel, dan dapat diandalkan, LinovHR adalah jawaban Anda.
Ajukan demo gratis sekarang untuk mengetahui lebih lanjut dan mulai transformasi manajemen sumber daya manusia perusahaan Anda dengan LinovHR hari ini!
