Mengelola administrasi karyawan merupakan pekerjaan yang cukup sulit, apalagi jika karyawan jumlah lebih dari 500 orang. Ada banyak data yang disimpan tentu menyulitkan pengelompokkan serta pencarian informasi tertentu. Menggunakan cara manual tentu sudah tidak lagi efektif dan efisien. Oleh karena itu banyak perusahaan yang berubah menjadi yang lebih digital yaitu menggunakan software administrasi.
Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software Administrasi
Software administrasi merupakan alat bantu yang mempermudah manajemen informasi karyawan dalam penyusunan sistem yang lebih teratur.
Salah satu alasan mengapa banyak perusahaan merubah cara penyimpanan data dan sistem administrasi dari manual ke digital karena efektifitas serta efisiensi.
Apakah hanya itu saja? Ternyata, ada alasan lain mengapa perusahaan membutuhkan software administrasi ketimbang bertahan dengan cara konvensional. Untuk lengkapnya, mari simak uraian di bawah ini!
Meningkatkan Produktivitas
Software administrasi dapat meningkatkan produktivitas dengan mengurangi pemrosesan manual secara signifikan. Hal ini memiliki dampak besar pada produktivitas karyawan dengan alat yang hampir setiap aspek dilakukan otomatis.
Mulai dari penggunaan template pembuatan dokumen hingga pra-penyortiran email secara otomatis memiliki manfaat penghematan waktu dan berkontribusi pada efisiensi keseluruhan.
Hubungan antara data offsite dan onsite terbukti bermanfaat bagi perusahaan. Selain itu, mengatur tempat kerja Anda menggunakan platform online, menambahkan tingkat tanggung jawab kepada karyawan yang membantu agar bekerja lebih keras dan lebih cepat.
Menghindari Human Error
Menggunakan software administrasi memungkinkan untuk menyimpan semua informasi di satu tempat, dengan akses yang dapat diberikan ke seluruh karyawan.
Dengan cara ini Anda dapat menghindari human error yang sering dijumpai dalam manajemen data secara konvensional. Software ini juga terhubung secara realtime, begitu data atau informasi di-update, maka saat itu juga informasi berganti.
Baca Juga: Mengatasi Human Error dalam Pengelolaan Karyawan
Manajemen Dokumen Lebih Tersusun dan Rahasia
Banyaknya dokumen yang harus diarsipkan menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan dan seringkali menghilang secara misterius. Menggunakan software administrasi dapat menyimpan seluruh dokumen. Menyimpan semuanya dalam satu software dapat diambil dengan cepat dan mudah, dan tidak akan pernah hilang.
Di samping lebih tersistematis, penggunaan software dapat meningkatkan keamanan data karyawan yang perusahaan kelola. Seperti yang diketahui bahwa manipulasi dan penyalahgunaan data karyawan kian hari semakin marak. Menggunakan software administrasi adalah langkah preventif untuk mengurangi kemungkinan tersebut.
Menghemat Keuangan Perusahaan
Penghematan biaya tidak hanya dari peningkatan efisiensi, tetapi juga dari substitusi manual menjadi otomatis. Perusahaan tidak perlu menganggarkan biaya untuk kertas dan alat tulis karena semua tersimpan secara digital.
Baca Juga: Ciptakan Budaya Paperless dengan Payroll Service
Kelola Karyawan Menggunakan Software dari LinovHR
Beragamnya software administrasi membuat kebingungan, kira-kira software mana yang tepat bagi perusahaan? Pertanyaan ini memang wajar apalagi berkaitan dengan data administrasi internal yang cukup krusial dan bersifat konfidensial.
Tapi jangan takut, LinovHR menawarkan software untuk mengelola kebutuhan perusahaan khususnya pada karyawan dengan beragal modul yang disediakan. Apa saja modul yang ditawarkan?
- Untuk merekrut calon karyawan unggulan dapat menggunakan modul Recruitment yang akan memudahkan prosesnya dari awal hingga akhir.
- Melihat dan mempelajari core dan value perusahaan dengan modul Organization Management sebagai landasan bagi karyawan untuk bekerja sesuai budaya perusahaan
- Dengan modul Personnel Administration, dapat mengumpulkan seluruh data dan administrasi terkait karyawan secara terperinci
- Sistem penggajian yang terstruktur dan akurat dengan modul Payroll
- Melihat kinerja dan kontribusi karyawan dalam modul Performance Management sebagai ajang feedback
- Proses reimburse yang cepat dan tepat terkait kesehatan, dana pensiun, uang lembur, dan tunjangan lainnya dengan modul Reimbursement
- Serta fitur ESS (Employee Self Services) untuk melihat keseharian dan pekerjaan serta data privasi dari smartphone Anda
Dengan adanya software administrasi, diharapkan dapat mempermudah pekerjaan dengan mengurangi human error dan meningkatkan efektivitas pekerjanya. LinovHR hadir membantu kebutuhan dan keluhan Anda.
Apakah Anda ingin tahu lebih banyak mengenai software administrasi dari LinovHR?
Untuk info selengkapnya, Anda bisa menghubungi tim layanan LinovHR di tautan berikut dan konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim kami!
