Seperti diketahui saat ini, kegiatan pengiriman barang memang sudah dilakukan dalam bisnis ekspedisi barang. Terdapat beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh pihak ekspedisi dan penerima dalam melakukan kegiatan pengiriman barang.
Salah satu tujuannya adalah sebelum memulai proses pengiriman barang, harus dibuat faktur penjualan dan surat jalan barang kepada penerima. Cari tahu lengkapnya apa itu surat jalan barang beserta contohnya agar pengiriman bisa lebih lancar.
Pengertian Surat Jalan Barang
Surat jalan barang merupakan dokumen penting dan wajib dibawa bersamaan dengan barang saat tengah melakukan pengiriman dari satu tempat ke tempat lainnya. Di dalam surat jalan berisi data barang-barang yang dikirim, seperti nama, jumlah, keterangan, serta kualitas.
Surat jalan juga berperan sebagai bukti dan konfirmasi bahwa barang telah diterima oleh penerima setelah dilakukan proses pengiriman. Seperti diketahui saat ini, ada keuntungan yang bisa diperoleh adalah semakin cepat penerima pembayaran tagihannya dan juga menerima barang kiriman.
Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order
Surat jalan adalah dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli atau penerima. Sedangkan, delivery order adalah surat perintah mengenai pengiriman barang yang dipesan konsumen. Berbeda dengan surat jalan, delivery order hanya berisi informasi dari kesepakatan yang dibuat antara pihak pembeli atau penerima dan penjual atau pengirim.
Delivery order juga adalah surat untuk proses keluarnya suatu barang agar dapat dibuatkan surat jalan barang. Delivery order juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang perusahaan serta tidak wajib dibawa oleh pengirim barang karena tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pemeriksaan pada muatan kendaraan.
Contohnya setelah dikeluarkan dokumen sales order dan delivery order maka bagian keuangan akan mengeluarkan surat tagihan ke pembeli. Admin gudang dapat menyiapkan barang yang akan dikirim oleh driver perusahaan ke lokasi tujuan penerima. Setelah surat tagihan diterima pembeli, maka selanjutnya pembeli akan melakukan verifikasi atas produk yang dipesannya.
Baca juga: Purchase Order Sebagai Pengaman Stok Barang Perusahaan
Fungsi Surat Jalan Barang
Dalam proses pengiriman barang di Indonesia, surat jalan berperan utama sebagai dokumen yang memastikan legalitas barang kiriman dalam jumlah besar. Di samping itu, keberadaan surat jalan memiliki ketiga fungsi diantaranya:
Sebagai dokumen resmi perusahaan ekspedisi
Surat jalan dapat mempermudah urusan bisnis terhadap birokrasi perusahaan jasa ekspedisi. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa setiap pihak yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar.
Selain itu, surat jalan juga berfungsi sebagai bentuk kesepakatan resmi antara pihak penerima dan pihak pengirim. Kesepakatan ini berupa keterangan, tujuan pengiriman, harga dan berat barang dan setiap detail lain yang dibutuhkan.
Sebagai bukti pengiriman yang valid
Surat ini memiliki fungsi sebagai konfirmasi bahwa barang kiriman sudah diterima oleh penerima dengan nama yang sudah bertanda tangan pada surat jalan pengiriman barang. Setelah dilakukan konfirmasi tersebut, baru dimasukkan sebagai arsip laporan keuangan perusahaan.
Di samping itu, surat digunakan sebagai bukti pengiriman valid kepada pihak asuransi pengiriman bahwa barang tersebut adalah barang milik pengirim jika sewaktu-waktu diperlukan untuk melakukan klaim kerusakan atau kehilangan.
Sebagai surat keterangan
Surat jalan juga berfungsi sebagai suatu informasi atau keterangan yang tertera secara rinci dan jelas terhadap barang yang akan dikirim. Surat jalan pengiriman barang dibuat tergantung dari siapakah yang mengirimkan produk atau barang tersebut.
Lampiran Surat Jalan Barang
Apabila pemilik usaha memiliki kurir sendiri, surat jalan tersebut hanya perlu dibuat dua lampiran saja. Pada umumnya, jika pemilik usaha ingin mengandalkan pihak ekspedisi, maka surat jalan tersebut akan dibuat dalam rangkap tiga. Setiap lembarnya berbeda warna ada kegunaannya masing masing, yaitu:
- Lembar pertama warna putih berfungsi sebagai bukti transaksi valid setelah barang sudah diserahkan atau diterima oleh penerima barang. Lembar pertama ini yang digunakan untuk pembukuan akuntansi keuangan.
- Lembar kedua warna merah biasanya diberikan kepada penerima barang sekaligus berfungsi sebagai bukti dari pemesanan barang yang telah dilakukan.
- Lembar ketiga berfungsi sebagai catatan laporan transaksi atau dokumen arsip warna hijau dan atau kuning bagi pihak ekspedisi yang mengirimkan barang untuk memastikan pengiriman tepat sasaran ke tujuan penerima.
Informasi Yang Tercantum di Surat Jalan Barang
Terdapat beberapa informasi yang sebaiknya ada pada surat jalan. Kelengkapan informasi ini akan memudahkan pengantar barang ataupun tugas yang berwenang dalam melakukan pengecekan barang. Informasi yang tercantum pada sebaiknya meliputi:
- Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
- Nomor surat dibuat dan diterbitkan oleh vendor terkait
- Tanggal pengiriman barang
- Nama, telepon dan alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman
- Rincian dari barang kiriman meliputi nama barang, jenis dan kode barang, berat barang, jumlah barang, harga barang dan keterangan jika dibutuhkan
- Tanda tangan pihak penerima dan pengirim barang
- Stempel vendor jika diperlukan
Contoh Surat Jalan Barang
Surat jalan ini dibuat bertujuan untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan pengiriman barang oleh perusahaan ekspedisi. Berikut adalah format yang dicantumkan di dalam surat jalan pengiriman barang.
Baca Juga: Penjelasan Surat Tanda Terima Barang
Dapat disimpulkan bahwa surat jalan menjadi sebuah bukti dokumen yang menunjukan bahwa kegiatan pengiriman barang sudah legal dan dapat dipertanggungjawabkan. Tidak hanya itu, surat jalan juga dapat dijadikan sebagai berkas untuk menyusun laporan keuangan bisnis ekspedisi.
Semoga dapat penjelasan mengenai surat jalan dapat bermanfaat sebagai wawasan baru untuk perusahaan Anda!
