purchase order

Purchase Order : Sang Pengaman Stok Barang Perusahaan

Purchase order adalah dokumen yang sering dijumpai dalam suatu perusahaan khususnya perusahaan dagang dengan keperluan pembelian barang yang sangat banyak. Biasanya purchase order digunakan saat perusahaan ingin membeli barang dari distributor atau produsen. Sebenarnya, bisa  saja sih memesan barang melalui telepon. Tapi, bayangkan jika barang yang diperlukan sangatlah banyak! Pasti cukup rumit untuk menjelaskan satu-satu jenis barang yang akan dibeli. Cari tahu lengkapnya apa itu purchase order! 

 

Apa itu Purchase Order?

Purchase order bukanlah sekadar dokumen semata. Dokumen PO adalah bukti tertulis resmi perusahaan untuk membeli barang dari serta sebagai kontrak kesepakatan barang apa saja yang ingin dibeli perusahaan dari distributor atau produsen. 

 

Kalau dilihat sekilas, hal ini hampir mirip dengan invoice. Padahal, dari sumber penerbitannya sangat berbeda. PO diterbitkan perusahaan untuk pengajuan membeli barang, sementara invoice dikeluarkan perusahaan atau distributor atau produsen setelah melakukan kesepakatan berdasarkan PO untuk menerima pembayaran yang menjadi hak mereka. Cukup beda jauh, kan? 

 

Baca Juga: Karakteristik dan Ciri Perusahaan Dagang

 

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Purchase Order? 

Purchase order sangatlah penting untuk suatu perusahaan. Berikut ini adalah contoh nya :

Misalkan, PT XYZ adalah perusahaan retail skala menengah  yang menjual berbagai macam bahan pokok seperti beras, gula, tepung terigu, dll. Suatu hari, PT XYZ hampir kehabisan stok tepung terigu eceran di gudang dan ingin membeli dari produsen tepung untuk kembali dijual. PT Makmur Terus adalah produsen tepung terigu  ternama di Indonesia yang telah lama menjadi mitra PT XYZ. PT XYZ pun akhirnya membeli tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus. 

Datanglah tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus kepada PT XYZ dari PT Makmur Terus.  Setelah diperiksa, ternyata tepung terigu yang datang dari PT XYZ kurang 30 bungkus. Padahal, PT XYZ telah membayar untuk tepung terigu kemasan 1 Kg sebanyak 200 bungkus kepada PT Makmur Terus. PT XYZ pun melakukan komplain kepada PT Makmur Terus demi mendapatkan hak yang sesuai dengan pembayaran. 

Namun, PT Makmur Terus menyanggah komplain PT XYZ karena merasa sudah mengirimkan tepung terigu kemasan 1 Kg tepat sebanyak 200 bungkus sesuai dengan pesanan via telepon. Ternyata tanpa diketahui PT Makmur Terus, seorang staff PT Makmur Terus melakukan kesalahan saat melakukan pengiriman. Kesalahan tersebut yaitu lupa memasukkan sebanyak 30 bungkus tepung terigu kemasan 1 Kg ke dalam truk pengiriman. Jika sudah kejadian begini, siapa yang dirugikan? Tentu saja PT XYZ yang merugi. 

Yup, PO berperan penting sebagai dokumen rujukan perusahaan dalam mengatasi hal seperti ini. Perusahaan dapat menjadikan PO bukti ketika barang yang diterima tidak sesuai jumlah atau kondisinya sesuai dengan kesepakatan bersama. Dari pihak distributor atau produsen, PO dapat menjadi bahan acuan barang dan pelayanan macam apa yang harus mereka berikan kepada perusahaan pembeli. Jadi, purchase order turut membina hubungan baik antara perusahaan dan distributor atau produsen. 

 

Komponen Purchase Order 

Karena melibatkan hubungan baik antara perusahaan dan distributor atau produsen, pembuatannya pun tidak boleh sembarangan dan harus sangat mendetail sesuai dengan komponen yang ditentukan. Komponen penting tersebut ditulis sejelas-jelasnya agar tidak terjadi kesalahpahaman. 

  1. Nama pembuat pengaju pesanan
  2. Nama perusahaan pengaju pesanan
  3. Alamat pengiriman barang 
  4. Alamat penagihan barang 
  5. Tanggal pengiriman
  6. Nomor telepon perusahaan pengaju pesanan
  7. Alamat email perusahaan pengaju pesanan
  8. Nama barang 
  9. Kuantitas barang
  10. Harga barang
  11. Metode pembayaran yang diinginkan
  12. Cara pengiriman yang diharapkan
  13. Nomor pesanan
  14. Syarat dan ketentuan transaksi untuk disepakati

 

Manfaat Purchase Order

Seperti yang telah dijelaskan, purchase order menjadi dokumen acuan bagi perusahaan dalam melakukan pemesanan barang. Dokumen acuan yang dimaksud ternyata bermanfaat besar bagi perusahaan dan distributor atau produsen itu sendiri, loh! Apa saja manfaat nya?

 

1. Menghindari penipuan

Meski pun distributor atau produsen merupakan pihak terpercaya yang sejak lama bekerja sama, tak menghindari  kemungkinan bahwa bisa saja penipuan dapat dilakukan oleh distributor atau produsen dengan mengurangi jumlah barang yang disepakati. Tanpa Dokumen PO, perusahaan tidak punya bukti otentik dan resmi untuk melakukan komplain. Nah, Dokumen PO (Purchase Order) bermanfaat untuk menghindari penipuan tersebut karena jumlah barang yang diminta sudah jelas tertera. 

 

2. Mengamankan Stok Barang

Perusahaan bisa sedikit tenang dan tak perlu khawatir tidak mendapatkan barang untuk dijual kembali. Apalagi jika barang tersebut laris manis dan cepat habis di pasaran. Ketika order telah sampai dan diproses oleh distributor atau produsen, mereka akan sesegera mungkin mengirimkan barang kepada perusahaan sesuai jumlah yang diminta. Stok barang dalam gudang perusahaan pun aman dan hati perusahaan tentram karena ketersediaan barang dagangan mereka terjamin. 

 

Baca Juga : Quality Control Barang Produksi Perusahaan

 

3. Memastikan Harga

Harga adalah hal krusial bagi perusahaan untuk dipastikan terlebih dahulu sebelum mengajukan purchase order. Umumnya distributor atau produsen akan mengirimkan penawaran harga.  Akan tetapi, bisa saja distributor atau produsen mengubah harga jika perusahaan melakukan pemesanan tanpa PO. Untuk kondisi seperti ini, PO bermanfaat untuk mengingat dan memastikan bahwa harga yang disepakati tidak akan berubah dan berpatokan kepada purchase order

 

4. Parameter Kualitas Distributor atau Produsen 

Purchase order juga bermanfaat untuk melakukan penilaian kualitas distributor atau produsen. Dalam hal ini, perusahaan mencantumkan jumlah dan jenis barang yang diminta. Apakah distributor atau produsen mampu secara tepat waktu mengirimkan barang yang diminta sesuai jumlah dan jenisnya? Jika distributor atau produsen mampu melakukan hal tersebut, tandanya mereka handal dan memiliki kualitas pelayanan yang baik sehingga perusahaan dapat meneruskan kerjasama seterusnya. 

 

Dapat disimpulkan bahwa purchase order harus dilakukan apabila perusahaan menginginkan transaksi yang aman. Saat transaksi berjalan aman terkendali, perusahaan tak perlu was-was dan bisnis perusahaan akan ikut lancar bukan?  Semoga dapat penjelasan mengenai purchase order dapat bermanfaat sebagai wawasan baru untuk perusahaan Anda!