Ketika berbicara tentang transaksi bisnis, kita tidak bisa terlepas dari serah terima barang. Dalam hal ini, surat tanda terima barang menjadi hal yang sangat penting. Surat ini yang akan menjadi bukti telah adanya penyerahan barang antara penjual dan pembeli.
Pada kesempatan kali ini, LinovHR akan membahas mengenai surat tanda terima barang secara lengkap, termasuk bagaimana cara membuatnya.
Simak ulasannya di bawah ini, ya!
Apa Itu Surat Tanda Terima Barang?
Surat tanda terima barang adalah dokumen yang berfungsi sebagai konfirmasi penerimaan barang. Secara sederhana, surat ini dapat diartikan juga sebagai dokumen yang diterbitkan untuk mengakui penerimaan barang-barang yang tercantum di dalamnya.
Biasanya, tanda terima banyak digunakan dalam aktivitas pengadaan barang, penyerahan inventaris perusahaan, uang, dokumen berharga bahkan jabatan.
Tanda terima barang sangat penting dalam sebuah bisnis karena dapat memberikan gambaran mengenai input dan output barang. Serta menjadi dokumen legalitas sekaligus bukti dari transaksi atau kejadian tertentu. Pelanggan bisa memeriksa bahwa mereka telah menerima semua produk yang telah mereka bayar.
Jika ada yang belum sesuai, penerima dapat dengan cepat merespons dan menghubungi pengirim menggunakan surat tersebut untuk memberi tahu kedua belah pihak apa yang salah dengan pengiriman.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang dan Cara Membuatnya
Format Surat Tanda Terima Barang
Sebelum kita mempelajari lebih jauh bagaimana cara membuatnya, Anda perlu tahu seperti apa format penulisan surat tanda terima barang yang baik.
Format surat dalam setiap bisnis atau perusahaan biasanya berbeda-beda, tergantung pada jenis atau bidang usahanya. Namun, ada informasi-informasi umum yang biasanya dicantumkan dalam surat tanda terima barang.
Kami telah merangkum beberapa informasi yang perlu Anda cantumkan dalam membuat tanda terima barang.
Simak format tanda terima barang di bawah ini:
- Keterangan Pihak Pengirim. Berisikan nama perusahaan, kontak, alamat dan sebagainya.
- Nomor resmi berisi bukti penyerahan barang. Nomor ini berisi rangkaian angka yang umumnya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim, sering juga disebut resi.
- Tanggal kapan barang dikirim. Keterangan secara lengkap yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan.
- Detail barang. Detail barang dan rincian barang.
- Tujuan pemberian barang. Keterangan tujuan atas pemberian barang.
- Nama dan tanda tangan kedua belah pihak. Berisikan tanda tangan baik pengirim maupun penerima perlu membubuhkan tanda tangan.
Cara Membuat Surat Tanda Terima Barang
Membuat tanda terima tidaklah sulit. Walaupun setiap perusahaan memiliki format yang berbeda-beda, tapi cara membuat surat tanda terima barang tidaklah berbeda.
Jika masih kebingungan, Anda bisa mengikuti cara membuat surat tanda terima barang yang umum digunakan di bawah ini:
- Buatlah file menggunakan software Microsoft Excel atau atau Microsoft Word.
- Sesuaikan format dengan jenis barang yang akan Anda kirim atau terima.
- Cantumkan beberapa informasi penting dengan lengkap, mulai dari keterangan tanggal, deskripsi barang, jumlah barang, varian barang dan lain sebagainya.
- Cetaklah tanda terima beberapa lembar sebagai pegangan bagi si pengirim, penerima dan satu sebagai arsip cadangan.
Baca Juga: Contoh Tanda Terima untuk Pemberian Dokumen
Contoh Surat Tanda Terima Barang
Untuk memperjelas ulasan di atas, berikut adalah contoh tanda terima barang yang bisa Anda jadikan referensi.
Contoh 1
Makmur Sentosa
Jl. Bunga Merak No. 33, Jakarta
Telepon (021) 8432310, Email work@makmursentosa.com
Tanda Terima Barang
Nomor: 1122/NCI/2022
Kamis, 10 Februari 2022 telah menerima barang-barang berikut:
- 10 meter kabel LAN 8 unit
- Laptop 20 unit
- Monitor TV 10 unit
Dari barang yang disebutkan di atas, semua telah diterima dalam kondisi dapat digunakan dengan baik. Selanjutnya, barang-barang tersebut akan dipergunakan untuk membangun network ruangan marketing baru.
Penerima Pengirim
Muhammad Bakrie Rani Nuraini
Contoh 2
PT Memo Indonesia
Jl. Jendral Sudirman No. 45, Jakarta
Telepon (021) 778098, Email contact@memoindonesia.com
Tanda Terima Barang
Nomor: 1234/NCI/2022
Selasa, 17 Februari 2022 telah menerima barang-barang berikut:
- Rak Buku 7 unit
- Printer 5 unit
- Kertas HVS 5 rim
Semua barang tersebut telah diterima dalam kondisi baik dan dapat digunakan untuk perlengkapan kantor divisi HR.
Penerima Pengirim
Andirana Putri Aditia Rahman
Contoh 3
PT Sinar Jaya
Jl. Raya Poncol No. 2, Jakarta
Telp. (021) 988231 Email: sinarjaya@yahoo.com
SURAT TANDA TERIMA BARANG
No. 05/SRAK/XXI/2022
Pada hari Senin, tanggal 12 Juli 2022, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Muhammad Ali
Jabatan : Staf Bagian Pengiriman di PT SInar Jaya
Alamat : Jl. Sri Lanka No. 99, Jakarta
Selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Pertama.
Nama : Chico Alexander
Jabatan : Pengusaha
Alamat : Jl. Anggrek Raya No. 78, Ciputat
Selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Kedua.
Pihak Pertama telah mengirimkan barang berupa 7 unit motor Honda Scoopy Advanced kepada Pihak Kedua. Pihak Kedua menyatakan bahwa ia telah menerima barang yang dikirimkan oleh Pihak Pertama.
Baik Pihak Pertama dan Pihak Kedua menyatakan telah sepakat bahwa barang yang dikirimkan tersebut telah sampai dan diterima dalam kondisi baik dan tidak ada kerusakan apa pun. Apabila setelah dilakukan pengecekan ulang dan ternyata ditemukan adanya barang dengan kondisi yang kurang baik atau mengalami kerusakan, maka Pihak Pertama berkewajiban untuk memperbaiki atau menggantinya dengan yang baru.
Selanjutnya segala keperluan dan biaya yang timbul sehubungan dengan barang yang sudah dikirimkan, sepenuhnya akan menjadi tanggung jawab Pihak Kedua, kecuali jika ada barang yang mengalami masalah sebelum penggunaan.
Demikian surat tanda terima ini adalah dokumen yang sah dan dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 12 Juli 2022
Pihak Pertama Pihak Kedua
Muhammad Ali Chico Alexander
Contoh 4
TANDA TERIMA BARANG
Telah diterima dari : CV. Bangun Sentosa
Barang : Material bangunan berupa semen 30 sak
Yang diterima oleh : Bapak Husein
Untuk keperluan : Renovasi gedung pertemuan warga
Bekasi, 7 Juli 2022
Penerima Pengirim
HuseinWahyu Rendra
Nah, begitulah ulasan lengkap kami tentang surat tanda terima barang. Semoga dapat membantu Anda dalam menjalankan bisnis yang lebih baik dan terorganisir.
