Dalam menyelesaikan pekerjaan, penting bagi Anda untuk mengelola waktu secara efektif supaya tugas menjadi selesai dan tidak tertunda.
Salah satu pendekatan yang terbukti efektif dalam membantu penyelesaian tugas adalah melalui penerapan konsep timeboxing. Di mana Anda dapat mengelola waktu sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Seperti apa konsep ini dalam dunia kerja? Mari simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui lebih lanjut!
Apa Itu Timeboxing
Timeboxing adalah strategi pengelolaan waktu yang berorientasi pada tujuan, di mana waktu dan tugas dibatasi dalam periode tertentu.
Saat menerapkan timeboxing, perencanaan dilakukan untuk menentukan durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Pendekatan ini meningkatkan kesadaran terhadap waktu yang dihabiskan dan menentukan prioritas dalam periode tersebut.
Berbeda dengan time blocking yang lebih menekankan pada pengalokasian waktu untuk berbagai aktivitas, timeboxing mendorong fokus pada pencapaian tujuan (goal oriented) tertentu dalam batas waktu yang telah ditentukan.
Selain digunakan sebagai alat manajemen waktu pribadi, metode ini uga sering diterapkan oleh project manager untuk mengatur batas waktu pada proyek dan pertemuan.
Manfaat Utama Timeboxing
Timeboxing menjadi salah satu cara bagi karyawan untuk dapat memaksimalkan waktu mereka dalam bekerja. Hal ini membuat mereka lebih produktif dan bisa memanfaatkan waktu sebaik mungkin.
Selain itu, beberapa manfaat utama dari time boxing adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi Penundaan Pekerjaan
Manfaat pertama adalah mengurangi penundaan pekerjaan. Bagi individu yang cenderung menunda-nunda, timeboxing memberikan solusi yang mendorong untuk segera mengatasi pekerjaan yang tertunda.
Salah satu faktor penundaan tugas adalah seperti menyepelekan tingkat kesulitan suatu tugas. Hal ini dapat diatasi setelah menyadari bahwa tugas tersebut memerlukan waktu pengerjaan yang lebih lama.
2. Membantu Meningkatkan Fokus atau Konsentrasi
Metode ini juga membantu meningkatkan fokus atau konsentrasi. Dengan menetapkan waktu khusus untuk mengerjakan suatu tugas, timeboxing secara efektif memberikan sinyal kepada otak untuk fokus pada tugas tersebut.
Hal ini dapat menghindari multitasking yang dapat mengakibatkan distraksi.
Tanpa timeboxing, risiko terhadap gangguan dari tugas lain menjadi lebih tinggi. Oleh karena itu, metode ini membantu mengatasi masalah tersebut.
3. Membantu Mengetahui Rutinitas Kerja
Manfaat ketiga adalah membantu mengetahui rutinitas kerja. Melalui praktik timeboxing, individu menjadi lebih terbiasa dengan pola rutin kerja mereka.
Hal ini membantu mengurangi waktu yang terbuang sia-sia dan meningkatkan kepercayaan diri dalam menyelesaikan tugas.
Tipe Timeboxing
Tipe timeboxing terdiri dari dua jenis, yaitu hard timeboxing dan self timeboxing. Keduanya tentu saja punya fungsi dan penerapan yang berbeda. Berikut ini penjelasannya:
1. Hard Timeboxing
Tipe pertama yaitu ada hard timeboxing yang cocok digunakan bagi Anda yang cenderung perfeksionis.
Jika seseorang mengalokasikan waktu untuk menyelesaikan suatu tugas dan tidak dapat menyelesaikannya dalam batas waktu yang telah ditentukan, maka mereka harus berhenti dan beralih ke tugas berikutnya.
2. Self Timeboxing
Dalam tipe ini, waktu yang ditetapkan berfungsi sebagai panduan atau perkiraan saja. Akan tetapi, individu tetap berkomitmen untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
Tipe ini cocok digunakan ketika individu belum dapat memperkirakan dengan pasti berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Perbedaan Timeboxing vs Pomodoro
Antara timeboxing dan pomodoro memang memberikan batasan waktu untuk menyelesaikan tugas. Namun, masing-masing memiliki perbedaan dalam pengaturan waktunya.
Pomodoro memiliki pendekatan yang lebih terstruktur dibandingkan timeboxing.
Misalnya, yaitu membagi tugas besar menjadi segmen-segmen kecil berdurasi 25 menit yang disebut “pomodoro”.
Setelah Anda menyelesaikan satu pomodoro selama 25 menit, Anda beristirahat selama lima menit. Kemudian, setelah empat interval kerja, Anda memiliki interval istirahat selama 30 menit.
Baca Juga: Definisi dari Cycle Time
Tips Menerapkan Timeboxing
Jika sejauh ini Anda sedikit kesulitan memanfaatkan waktu bekerja sehingga kurang produktif. Mungkin Anda perlu mencoba untuk menerapkan timeboxing.
Penerapan metode ini juga tidaklah sulit, beberapa tips di bawah ini akan membantu Anda!
1. Kelompokkan Tugas yang Serupa
Kelompokkan tugas yang memiliki kesamaan atau keterkaitan untuk dikerjakan dalam waktu yang berdekatan.
Contohnya, jika Anda perlu menyiapkan pitch deck dan email sales untuk prospek yang sama, alokasikan waktu secara bersamaan untuk kedua tugas tersebut.
Hal ini membantu menghindari kelelahan mental karena perpindahan antar-tugas yang terlalu sering.
2. Manfaatkan Timer
Gunakan timer untuk memberi batasan waktu pada setiap tugas. Atur timer beberapa menit sebelum waktu berakhir dan saat waktu habis.
Hal ini membantu menghindari kejutan dan memastikan konsistensi dengan rencana waktu yang telah dibuat.
Timer juga membantu meningkatkan kedisiplinan terhadap batas waktu yang ditetapkan.
3. Ingatkan Diri untuk Beristirahat
Penting untuk menyisipkan waktu istirahat dalam jadwal timeboxing. Jangan lupakan kebutuhan untuk beristirahat selama beberapa menit setiap 20-30 menit, agar terhindar dari kelelahan dan stres.
Jeda ini juga bermanfaat untuk merilekskan mata dari layar komputer, mendukung kesehatan dan produktivitas secara keseluruhan.
4. Hindari Menerapkan Timebox untuk Setiap Pertemuan
Pilih dengan bijak jenis pertemuan yang akan diterapkan timeboxing. Tidak semua jenis pertemuan cocok dengan strategi ini.
Pertemuan seperti sesi one-on-one atau sesi brainstorming mungkin lebih produktif jika dibiarkan berjalan secara alami tanpa terikat waktu.
Meskipun begitu, tetap perhatikan durasi pertemuan untuk menjaga efektivitas dan arah pembicaraan yang terarah.
Kelola Jam Kerja Karyawan dengan Aplikasi Absensi LinovHR
Mampu memanfaatkan jam kerja dengan seproduktif mungkin menjadi salah satu hal yang diharapkan oleh perusahaan. Dengan begini, karyawan tidak harus lelah lembur dan mampu menerapkan work-life balance secara maksimal.
Untuk mencapai hal ini, diperlukan kerja sama yang baik, antara karyawan serta HR sebagai penjembatannya. HR harus mampu mengkomunikasikan cara-cara efektif bagi karyawan untuk memaksimalkan jam kehadiran mereka di kantor.
Di dalam praktiknya, mampu melakukan pemantauan jam kerja secara real-time serta membagi shift kerja dengan baik menjadi hal yang tidak terabaikan.
Aplikasi Absensi LinovHR, sebagai salah satu aplikasi absensi online terkini dapat membantu HR melakukan pengelolaan jam kerja karyawan. Sistem absen akan secara otomatis menghitung jam kedatangan karyawan, istirahat, serta kepulangan mereka.
Dari sini HR dan manajerial bisa melihat berapa lama durasi yang karyawan habiskan di kantor serta membandingkannya dengan hasil kerja yang diselesaikan.
Selain itu, karyawan juga bisa melihat riwayat jam kerja mereka setiap bulannya. Dari sini, mereka akan tahu berapa banyak durasi keterlambatan dan lembur yang mereka lakukan.Karyawan juga bisa melihat jadwal kerja dan projek mereka secara langsung.
Dengan begini, mereka bisa secara bijak mengalokasikan waktu kerja mereka dengan maksimal. Jika dirasa membutuhkan lembur, karyawan bisa langsung mengajukannya melalui fitur Request dan HR bisa melakukan approval atau rejected.
Dengan adanya aplikasi ini, Anda dapat mengoptimalkan penjadwalan, dan menghindari penyalahgunaan waktu kerja karyawan.
Segera lakukan pengelolaan jam kerja dan meningkatkan efisiensi tim Anda dengan aplikasi Absensi LinovHR. Segera ajukan demonya sekarang dan lihat bagaimana aplikasi ini dapat membantu Anda mengelola jam kerja secara efektif!
