Mengembangkan Kerangka Acuan atau dikenal sebagai Term Of Reference (TOR) merupakan langkah penting dalam mengelola evaluasi suatu kegiatan. TOR memberikan gambaran penting tentang apa yang diharapkan dalam evaluasi. Ingin tahu lebih lanjut tentang TOR?
Simak pembahasan lengkap dari LinovHR Berikut ini.
Apa Itu TOR?
TOR adalah Singkatan dari Term of Reference, yakni instruksi yang diberikan kepada seseorang ketika individu diminta untuk mempertimbangkan atau menyelidiki subjek tertentu, memberi tahu individu apa yang harus mereka tangani dan apa yang dapat mereka abaikan.
Melansir dari wikipedia, TOR adalah definisi tujuan dan struktur proyek, komite, pertemuan, negosiasi, atau kumpulan orang serupa yang telah sepakat untuk bekerja sama mencapai tujuan.
TOR memberikan pernyataan tentang latar belakang dan tujuan dari proyek yang diusulkan.
Apa Saja Isi Dari TOR?
TOR atau Kerangka Acuan harus mencakup beberapa elemen, berikut isi TOR adalah:
- Latar belakang: maksud dan tujuan kegiatan, pekerjaan, proyek atau program yang akan dievaluasi.
- Tujuan: mencakup isu-isu utama yang akan dibahas, apa yang diharapkan dari evaluasi, pertanyaan.
- Metode: kunjungan review materi dokumenter, pengumpulan data, wawancara, dan workshop.
- Jadwal: acuan untuk kegiatan utama seperti pra-kunjungan, kerja lapangan, penulisan, evaluasi dan tanggal penyelesaiannya.
- Produk: segala hal yang diperlukan dari latihan evaluasi (misalnya laporan workshop), siapa yang yang bertanggung jawab untuk memproduksinya, siapa yang akan mempresentasikannya, untuk siapa laporan itu ditujukan.
- Tim evaluasi: spesifikasi setiap anggota tim, jumlah anggota tim, kombinasi keterampilan dan pengalaman ideal di tingkat tim (termasuk persyaratan bahasa, keseimbangan gender, dan pemahaman tentang masalah gender).
- Anggaran dan logistik: rincian pengeluaran utama (gaji, pengeluaran perjalanan, penginapan, komunikasi), persyaratan laporan keuangan (penggantian biaya aktual), dukungan logistik yang ditawarkan (kendaraan, ruang kantor, fasilitas komputer).
- Penggunaan informasi: tingkat kerahasiaan dan kepemilikan laporan.
Baca Juga: Mengelola Data Karyawan dengan Aplikasi Data Agar Selalu Aman
Cara Membuat TOR yang Benar
Ketika Anda merencanakan proyek, Anda harus terlebih dahulu menganalisis dan menentukan pekerjaan yang perlu dilakukan dan kemudian melanjutkan dengan pengembangan TOR.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat TOR yang benar:
1. Latar Belakang
Langkah pertama yang dilakukan untuk membuat TOR adalah membuat latar belakang proyek. Latar belakang sebuah proyek memberikan gambaran tentang sejarah di balik proyek tersebut. Bagian ini harus bisa dengan jelas menyatakan mengapa perusahaan melakukan suatu proyek.
Tujuannya adalah untuk memberikan penjelasan singkat kepada pembaca tentang kebutuhan dibalik proyek tersebut.
Bagian latar belakang biasanya membahas masalah berikut:
- Menggambarkan proyek dalam konteks kebutuhan bisnis terkait
- Menyatakan peran umum stakeholder dalam melakukan kegiatan proyek.
- Menyoroti ringkasan singkat proyek hingga saat ini
2. Tujuan
Tujuan proyek adalah pencapaian yang diinginkan yang dapat disampaikan secara wajar setelah penyelesaian proyek, dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dan dalam jangka waktu yang diharapkan.
Tujuan proyek harus bisa mengidentifikasi dan mendefinisikan apa yang diharapkan dari proyek dan siapa target audiensnya.
Bagian tujuan dari kerangka acuan harus bisa menjelaskan pencapaian yang diinginkan pada berbagai tahap siklus hidup proyek. Bagian ini juga harus menyatakan tujuan utama proyek dan apa yang harus dicapai setelah penyelesaian proyek yang sukses.
3. Isu
Setiap proyek melibatkan sejumlah isu dan area bermasalah yang harus ditangani agar proyek dapat dilaksanakan dengan lancar.
Isu adalah poin diskusi sepanjang siklus hidup proyek yang mana mencakup segala kekhawatiran, pertanyaan, permintaan perubahan, atau hal lain yang memerlukan penyelesaian selama proyek berlangsung. Perlu diketahui, masalah yang belum terselesaikan dapat menyebabkan kegagalan proyek.
4. Metodologi
Langkah keempat membuat TOR adalah menyusun metodologi yang akan digunakan . Metodologi suatu proyek menyediakan seperangkat prinsip dan aturan yang luas untuk menentukan bagaimana melaksanakan proyek dengan cara yang hemat biaya.
Bagian ini menjelaskan metode utama dalam pelaksanaan proyek yang mana mencakup beberapa deskripsi item, sebagai berikut:
- Fase kunci dari proses implementasi proyek
- Tingkat keterlibatan stakeholder yang diperlukan untuk memastikan kelancaran implementasi
- Isi dan durasi aktivitas dan tugas proyek
- Alat pengumpulan informasi yang akan digunakan di seluruh proyek
- Aturan analisis data
5. Keahlian
Keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan sebuah proyek mendefinisikan satu set persyaratan profesional untuk individu dan tim yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Keahlian akan menjadi dasar untuk membangun tim, termasuk pelatihan dan penilaian keterampilan. Bagian keahlian dari TOR harus bisa mengidentifikasi hal-hal berikut:
- Jenis pekerjaan yang terlibat dalam proyek
- Jenis keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan proyek
- Jumlah individu yang terlibat, termasuk deskripsi kualifikasi, pengalaman, dan atribut profesional lainnya
- Periode keterlibatan setiap anggota tim
- Deskripsi tugas dan tanggung jawab per rekan satu tim
- Hubungan antara anggota tim, termasuk peran kepemimpinan.
Baca Juga: Cara Menjadi Pimpinan yang Baik di Kantor
6. Pelaporan
Laporan memberikan informasi berharga tentang kinerja proyek selama periode tertentu. Pelaporan adalah proses yang dimulai setelah proyek dilaksanakan dan berlanjut hingga proyek selesai dan produknya diserahkan.
Persyaratan pelaporan akan menentukan cara menulis dan mengirimkan laporan proyek dan informasi apa yang harus disertakan.
7. Rencana Kerja
Langkah terakhir untuk membuat TOR adalah membuat rencana kerja.
Perlu diketahui, Rencana kerja adalah semacam strategi yang bertujuan untuk membantu memecahkan masalah di seluruh proyek dan meningkatkan dorongan dan fokus karyawan.
Rencana kerja menentukan tindakan apa yang perlu diambil untuk memulai, mengimplementasikan, dan menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu dan di bawah anggaran yang ditentukan. Hal ini sering digunakan sebagai panduan umum untuk mengembangkan rencana implementasi proyek.
Selain itu, bagian rencana kerja dari TOR harus bisa menetapkan kegiatan dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai hasil dan tujuan proyek. Rencana kerja didasarkan pada hal-hal berikut:
- Analisis masalah dalam hal kriteria evaluasi
- Metodologi implementasi yang diusulkan
- Persyaratan pelaporan
- Sumber daya keuangan yang dialokasikan untuk proyek
Manfaat Pembuatan TOR
Selain mengetahui tata cara membuat TOR yang benar, Anda juga perlu mengetahui beberapa manfaat dari pembuatan TOR adalah:
- Sebagai alat bagi pimpinan untuk mengendalikan aktivitas yang dilakukan oleh para bawahannya
- Sebagai sarana bagi perencana anggaran untuk menilai urgensi kegiatan yang dilaksanakan dari sudut pandang keterkaitan antara Tugas Pokok dan Fungsi
- Sebagai alat bagi pihak pemeriksa untuk melaksanakan pemeriksaan realisasi dari kegiatan tersebut.
- TOR menyajikan info mengenai hasil dari kegiatan serta input sebelum proses kegiatan, serta apa saja input yang dibutuhkan dan bagaimana kegiatan pelaksanaanya untuk mencapai hasil tertentu
Kesimpulan
Berbagai masalah yang terjadi di tempat kerja tentunya memerlukan penyelidikan yang prosesnya bisa sangat melelahkan.
TOR atau Kerangka Acuan yang ringkas dan jelas membantu manajemen perusahaan memastikan kelancaran penyelidikan. TOR dapat mencegah diangkatnya isu-isu yang tidak relevan dan memberikan titik awal yang sangat baik untuk penyusunan rencana investigasi yang bisa diterapkan.
