keamanan informasi

Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD

Karyawan adalah aset berharga bagi perusahaan. Demikian pula dengan keamanan informasi karyawan yang harus dijaga. Kemampuan perusahaan untuk menjaga informasi pribadi karyawan adalah bukti nyata bahwa perusahaan mampu mengelola karyawan. Banyaknya jumlah karyawan sering kali membuat perusahaan kebingungan dalam mengelola dan menjaga informasi karyawannya. Namun, berkat keamanan yang disajikan oleh Aplikasi HRD, masalah tersebut dapat diselesaikan. 

 

Pentingnya Keamanan Informasi Karyawan

Pencurian dan penyalahgunaan informasi mulai marak terjadi seiring kemajuan teknologi. Tak menutup kemungkinan bila informasi karyawan yang tersimpan bisa dicuri dan disalahgunakan oleh oknum yang tak bertanggung jawab. Sebagai pihak yang kredibel dalam mengelola dan membina karyawan, tim HRD bersama perusahaan wajib menjaga segala informasi pribadi miliki karyawan. Informasi tersebut mencakup alamat, data keluarga, riwayat pendidikan, nomor KTP, dan lain-lain. 

Menjaga informasi karyawan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan. Kebocoran dan pencurian informasi karyawan oleh oknum tertentu menandakan perusahaan tak mampu menjalankan bisnis secara etis. Reputasi perusahaan pun menjadi pertaruhannya. Publik akan menilai bahwa perusahaan tidak mampu mengelola dan menjaga hak karyawannya yaitu keamanan informasi. Ketika penilaian publik terhadap perusahaan sudah terlanjur buruk, maka akan berpengaruh pula kepada pendapatan dan hubungan perusahaan dengan stakeholder. 

Tak hanya soal reputasi perusahaan, rasa kepercayaan dan loyalitas karyawan bisa menurun jika terjadi kebocoran data. Rasa percaya dan loyalitas adalah kunci penting dalam hubungan antara karyawan dan perusahaan. Tanpa adanya kedua hal tersebut, hubungan perusahaan dan karyawan tak berjalan mulus dan lancar.  Kebocoran dan penyalahgunaan informasi karyawan dapat memunculkan keretakan hubungan antara karyawan dan perusahaan. 

Karyawan akan kehilangan kepercayaan dan loyalitas kepada perusahaan jika data atau informasi pribadinya jatuh kepada orang yang tak tepat dan disalahgunakan. Kemudian, kinerja karyawan menurun dan akhirnya memutuskan meninggalkan perusahaan. Bayangkan ketika hal tersebut menimpa karyawan terbaik, tentunya akan berpengaruh kepada proses bisnis perusahaan. Karena itulah penting bagi perusahaan dan HRD untuk menjaga segala informasi yang dimiliki oleh karyawan secara menyeluruh tanpa terkecuali. 

 

Baca Juga: Kontribusi HRD dalam Kegiatan Self Development

 

Manfaat Menjaga Informasi Karyawan

Menjaga informasi karyawan dengan akurat dapat mempertahankan reputasi perusahaan serta kepercayaan dan loyalitas karyawan. Selain itu, ada manfaat lain dari pengelolaan informasi karyawan yang aman, yaitu: 

 

Menghindari Penyalahgunaan Data

Jumlah karyawan dalam perusahaan sangat banyak dan banyak pula informasi yang tersimpan.  Terdapat oknum tak bertanggung jawab akan mengincar informasi tersebut untuk kepentingan pribadi. Contoh kasus yang sering terjadi adalah penggunaan nama dan nomor identitas orang lain untuk mengajukan pinjaman ke bank. Padahal, karyawan pemilik informasi tidak mengajukan informasi apa pun dan oknum yang menyalahgunakan tidak ada hubungan dengan karyawan. Perusahaan harus menjaga informasi karyawan dengan membatasi akses untuk pihak tertentu saja.  

 

Memastikan Gaji Aman

Banyak oknum yang melakukan peretasan nomor rekening kemudian menguras habis uang yang tersimpan. Nomor rekening yang dimiliki karyawan rentan mengalami peretasan.  Yang berhak mengetahui nomor rekening karyawan dalam database informasi karyawan hanyalah perusahaan, HRD, dan karyawan itu sendiri. Bila penipu mengakses nomor rekening karyawan dengan mudah, maka mereka akan meretas nomor rekening sehingga saldo mereka terkuras habis. Gaji karyawan pun tak aman karena berpotensi langsung dikuras begitu sampai pada Namun, bila informasi karyawan dan nomor rekening tidak mudah diakses oleh sembarang orang, keamanannya lebih terjamin.

 

Mencegah Pencurian Informasi

Segala tindakan dalam mengakses informasi yang bukan hak orang tersebut termasuk kategori pencurian informasi. Hal ini diatur dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.  Karyawan yang informasi pribadinya dicuri dapat menuntut perusahaan tempatnya bekerja karena tak mampu menjaga informasi karyawan.  Tentu saja hal ini tidak diinginkan oleh perusahaan. Maka perusahaan harus berhati-hati dalam menjaga informasi karyawan. 

 

Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi HRD Terbaik

 

Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD 

Beberapa HRD masih menggunakan metode manual dalam mencatat dan menyimpan informasi pribadi karyawan dengan dokumen kertas. Padahal, metode tersebut memakan waktu lama dan diragukan keamanannya. Informasi yang tertulis pada kertas mudah “diintip” dan diakses oleh pihak yang tak berwenang. Disamping itu pula, informasi pada lembaran dokumen juga mudah sekali rusak dan hilang karena terkena tumpahan air maupun faktor lainnya. 

Cara manual dalam mencatat dan menjaga informasi karyawan bukan lagi opsi utama bagi HRD dan perusahaan. Oleh karenanya banyak perusahaan yang menggunakan Aplikasi HRD untuk mengelola informasi karyawan dengan aman. Server berbasis cloud pada Aplikasi HRD memungkinkan informasi disimpan aman tanpa resiko kerusakan akibat usia atau terkena tumpahan air seperti pencatatan manual. Sistem penyimpanan berbasis cloud jauh lebih ringkas dan praktis karena tak memakan banyak ruang seperti tumpukan dokumen yang memenuhi lemari dan meja. Jadi, HRD jauh lebih cepat dan sigap dalam mencari informasi karyawan dalam Aplikasi HRD jika diperlukan. 

Aplikasi HRD juga memiliki sistem keamanan yang ketat. Untuk melihat informasi karyawan, diperlukan autentikasi dan identifikasi keamanan menggunakan username dan password. Hanya staf HRD dan pihak internal perusahaan yang berwenang saja dapat memiliki username dan password untuk login kedalam Aplikasi HRD. Dengan demikian, informasi karyawan terjamin karena hanya bisa dilihat dan diakses oleh pihak tertentu saja. 

LinovHR sebagai penyedia Aplikasi HRD sangat mementingkan keamanan informasi karyawan yang tersimpan. Fitur yang tersedia dapat membantu perusahaan mengelola dan menjaga informasi karyawan dengan aman dan akurat.  Seluruh informasi karyawan mulai bergabung bersama perusahaan hingga karyawan resign terjamin kerahasiaanya. Hubungi LinovHR untuk mendapatkan kemudahan menjaga informasi karyawan dan rasakan perbedaannya!