Demi mengembangkan produktivitas karyawan, perusahaan akan menerapkan berbagai macam cara. Salah satunya, yakni dengan peningkatan kompetensi pekerja.
Namun, agar hal tersebut dapat terlaksana secara optimal, perusahaan perlu melakukan Training Need Assessment (TNA).
Apakah Anda sudah kenal dengan istilah ini? Jika belum mari simak uraian penjelasan di bawah ini.
Apa itu Training Need Assessment (TNA)?
Training Need Assessment adalah suatu proses penilaian yang dilaksanakan perusahaan untuk menentukan tolak ukur peningkatan kinerja atas pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan.
Melalui TNA, perusahaan dapat menyelenggarakan program pelatihan dengan lebih tepat dan akurat sesuai kebutuhan karyawan.
Pada dasarnya, perusahaan tidak bisa asal dalam menentukan porsi pelatihan karyawan. Dengan metode TNA, pun perusahaan akan lebih mudah dalam mengidentifikasi permasalahan atas menurunnya produktivitas.
Ada tiga faktor utama dalam penentu hasil penilaian atas kebutuhan kemampuan:
- Tingkat kemahiran suatu kemampuan
- Frekuensi penggunaan kemampuan tertentu
- Seberapa penting kemampuan tersebut digunakan
Baca Juga: Tata Cara Merancang Peta Kompetensi Pegawai
Tujuan Training Need Assessment
Berikut adalah beberapa tujuan dilakukannya training need assessment:
- Menemukan perbedaan antara keterampilan yang dimiliki karyawan dan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis.
- Menentukan kebutuhan pelatihan yang paling penting dan mendesak untuk mengalokasikan sumber daya dengan efektif.
- Merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik karyawan dan organisasi.
- Meningkatkan motivasi karyawan untuk belajar dan mengembangkan diri serta mempertahankan karyawan dengan memberikan pelatihan yang sesuai.
- Mengevaluasi apakah program pelatihan berhasil mencapai tujuan dan memberikan manfaat yang diharapkan.
Baca Juga: Beberapa Jenis Training untuk Karyawan Baru
Manfaat Training Need Assessment Bagi Perusahaan
Berikut adalah manfaat dari training need assessment:
-
Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan Lebih Spesifik
Training need assessment membantu organisasi dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang tepat dan relevan.
Dengan menganalisis keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang dibutuhkan, organisasi dapat merancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan individu dan tim.
-
Membantu Pengalokasian Sumber Daya yang Efektif
Dengan melakukan training need assessment, organisasi dapat menentukan prioritas pelatihan dan mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana.
Ini membantu menghindari pemborosan sumber daya pada pelatihan yang tidak relevan atau tidak mendesak.
-
Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Training need assessment memungkinkan identifikasi kesenjangan keterampilan dan pengetahuan di antara karyawan.
Dengan menyediakan pelatihan yang tepat untuk mengisi kesenjangan tersebut, karyawan dapat meningkatkan kinerja mereka dan meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan mereka.
-
Meningkatkan Retention Rate
Training need assessment membantu organisasi dalam memahami kebutuhan dan aspirasi karyawan mereka.
Dengan memberikan pelatihan yang relevan dan mencerminkan kebutuhan individu, organisasi dapat meningkatkan tingkat retensi karyawan.
Karyawan cenderung tinggal lebih lama dalam organisasi yang memberikan kesempatan pengembangan dan pertumbuhan karir.
-
Mengetahui Keberhasilan Program Pelatihan
Dengan melakukan training need assessment sebelum dan setelah pelatihan, organisasi dapat mengukur efektivitas program pelatihan.
Ini membantu dalam mengevaluasi apakah tujuan pelatihan tercapai dan memberikan wawasan berharga untuk perbaikan dan pengembangan program pelatihan di masa depan.
3 Tahap Pelaksanaan Training Need Assessment
Adapun 3 tahapan yang perlu dilakukan perusahaan ketika melaksanakan TNA sebagai berikut.
1. Tahap Organisasional
Langkah pertama sebelum melaksanakan TNA adalah mengumpulkan data kemampuan karyawan secara keseluruhan.
Setelah dikumpulkan, manajemen akan melakukan analisis kompetensi secara mendalam.
Selain itu, perusahaan pun akan memperoleh beberapa hasil lainnya, seperti:
- Program pelatihan apa yang paling dibutuhkan?
- Apakah ada divisi ataupun karyawan yang perlu melakukan program latihan?
- Apakah program latihan akan menyelesaikan berbagai masalah produktivitas?
Contohnya, jika penjualan perusahaan Anda terus mengalami penurunan maka perlu dilakukan evaluasi kinerja dalam divisi marketing.
Lalu, manajemen akan menentukan apakah tim marketing perlu melaksanakan program latihan tertentu agar penjualan dapat meningkat.
2. Tahap Operasional
Di tahap operasional, TNA akan menentukan apa jenis pelatihan yang benar-benar diperlukan karyawan.
Saat menerapkannya, perlu analisis kinerja para pegawai dahulu. Setelah itu disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan.
Training Need Assessment di tahap ini akan menyelesaikan beberapa permasalahan berikut:
- Bagaimana cara karyawan menyelesaikan suatu pekerjaan
- Apa tolak ukur kinerja yang baik
- Porsi pelatihan seperti apa yang diperlukan untuk menunjang kinerja tersebut
Untuk mempermudah pelaksanaan tahap ini, ada baiknya Anda mempersiapkan beberapa komponen berikut:
- Spesifikasi pekerjaan
- Uraian job desc
- Standar prestasi
- Analisis masalah
3. Tahap Individu
Dalam tahap individu, TNA akan menentukan bagaimana para pekerja melaksanakan kinerjanya.
Dari sini akan diketahui gambaran personal tiap karyawan apakah sudah memenuhi standar kinerja atau belum.
TNA tahap ini akan menjawab masalah berikut:
- Ekspektasi pencapaian kinerja
- Apakah para pekerja telah memiliki kompetensi yang dibutuhkan
- Apa yang menyebabkan karyawan bekerja kurang efektif
Baca juga: In House Training: Pengertian & Keuntungan bagi perusahaan
Cara Melaksanakan Training Need Assessment
Adapun cara pelaksanaan TNA sebagai berikut:
1. Tentukan Target Kinerja yang Hendak Dicapai
Cara pertama dalam menerapkan TNA adalah menganalisis dahulu apa yang menjadi tolak ukur keberhasilan para pegawai perusahaan. Setelah itu, cari tahu cara mengukur kesuksesan tersebut.
2. Ikut Sertakan Karyawan Dalam Rangka Pemenuhan Target Usaha
Setelah menentukan target kerja, saatnya menganalisis kompetensi karyawan Anda. Dalam langkah ini, manajemen perusahaan perlu berbicara langsung kepada masing masing pegawai untuk mengetahui sejauh mana kemampuan yang telah dimiliki.
Selain itu, manajemen pun perlu memaparkan tujuan dari pengadaan pelatihan kompetensi. Dengan begitu, karyawan akan lebih memahami dan bersedia untuk ikut serta dalam program pelatihan.
3. Tentukan Metode Pelatihan Kinerja Paling Efektif
Ada berbagai macam metode pelatihan kerja yang dapat meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dalam perusahaan.
Adapun beberapa di antaranya sebagai berikut:
- Mentoring
- On the job training
- Skill training
- Seminar
- E-learning
4. Mengatur Alokasi Anggaran yang Perlu Dikeluarkan
Penyelenggaraan program pelatihan karyawan tentu memerlukan sejumlah biaya. Agar pengeluaran dapat terkelola dengan lebih efisien perlu perhitungan secara maksimal.
Dengan begitu, segala pengeluaran biaya perusahaan dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya.
Baca Juga: Apa Saja Dampak Bullying di Lingkungan Kantor?
Permudah Segala Pelatihan Karyawan dengan Learning Management System dari LinovHR
Pelaksanaan manajemen pelatihan dalam perusahaan dapat dikatakan cukup rumit. Hal tersebut lantaran HRD perlu mengelola banyak dokumen fisik yang rawan tercecer atau bahkan hilang.
Selain itu, HRD pun harus memasukkan data secara manual ke dalam komputer dengan keamanan sistem yang belum terjamin.
Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan Anda dapat mulai beralih menggunakan Software Learning Management System dari LinovHR.
Dengan menggunakan software ini, perusahaan Anda dapat menikmati berbagai fitur yang dapat mempermudah segala urusan manajemen pelatihan.
Beberapa fitur dari Software Learning Management System tersebut di antaranya:
- Learning Checklist
- Budget Calculation
- Budget Calculation Setup
- Development Period
- Budget Group
- Activity Catalog
- Development Activity
- Session
Tertarik untuk tahu kelebihan dari masing-masing fitur di atas serta bagaimana kemudahan dalam mengatur training needs assessment (TNA)? Segera hubungi tim LinovHR sekarang!
