Training Need Assessment

Apa itu Training Need Assessment? Ini Pembahasan Lengkapnya

Demi mengembangkan produktivitas karyawan, perusahaan akan menerapkan berbagai macam cara. Salah satunya, yakni dengan peningkatan kompetensi pekerja. Namun, agar hal tersebut dapat terlaksana secara optimal, perusahaan perlu melakukan Training Need Assessment (TNA). Apakah Anda sudah kenal dengan istilah ini? Jika belum mari simak uraian penjelasan di bawah ini.

 

Apa itu Training Need Assessment (TNA)?

Training Need Assessment adalah suatu proses penilaian yang dilaksanakan perusahaan untuk menentukan tolak ukur peningkatan kinerja atas pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan. Melalui TNA, perusahaan dapat menyelenggarakan program pelatihan dengan lebih tepat dan akurat sesuai kebutuhan karyawan.

Pada dasarnya, perusahaan tidak bisa asal dalam menentukan porsi pelatihan karyawan. Dengan metode TNA, pun perusahaan akan lebih mudah dalam mengidentifikasi permasalahan atas menurunnya produktivitas. 

Ada tiga faktor utama dalam penentu hasil penilaian atas kebutuhan kemampuan:

  1. Tingkat kemahiran suatu kemampuan
  2. Frekuensi penggunaan kemampuan tertentu
  3. Seberapa penting kemampuan tersebut digunakan

 

Baca Juga: Tata Cara Merancang Peta Kompetensi Pegawai

 

Tiga Tahap Pelaksanaan Training Need Assessment

Adapun 3 tahapan yang perlu dilakukan perusahaan ketika melaksanakan TNA sebagai berikut.

 

1. Tahap Organisasional

Langkah pertama sebelum melaksanakan TNA adalah mengumpulkan data kemampuan karyawan secara keseluruhan. Setelah dikumpulkan, manajemen akan melakukan analisis kompetensi secara mendalam. Selain itu, perusahaan pun akan memperoleh beberapa hasil lainnya, seperti :

  • Program pelatihan apa yang paling dibutuhkan?
  • Apakah ada divisi ataupun karyawan yang perlu melakukan program latihan?
  • Apakah program latihan akan menyelesaikan berbagai masalah produktivitas?

Contohnya, jika penjualan perusahaan Anda terus mengalami penurunan maka perlu dilakukan evaluasi kinerja dalam divisi marketing. Lalu, manajemen akan menentukan apakah tim marketing perlu melaksanakan program latihan tertentu agar penjualan dapat meningkat.

 

hris

2. Tahap Operasional

Di tahap operasional, TNA akan menentukan apa jenis pelatihan yang benar-benar diperlukan karyawan. Saat menerapkannya, perlu analisis kinerja para pegawai dahulu. Setelah itu disesuaikan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan.

Training Need Assessment di tahap ini akan menyelesaikan beberapa permasalahan berikut:

  • Bagaimana cara karyawan menyelesaikan suatu pekerjaan
  • Apa tolak ukur kinerja yang baik
  • Porsi pelatihan seperti apa yang diperlukan untuk menunjang kinerja tersebut

 

Untuk mempermudah pelaksanaan tahap ini, ada baiknya Anda mempersiapkan beberapa komponen berikut:

  • Spesifikasi pekerjaan
  • Uraian job desc
  • Standar prestasi
  • Analisis masalah

 

3. Tahap Individu

Dalam tahap individu, TNA akan menentukan bagaimana para pekerja melaksanakan kinerjanya. Dari sini akan diketahui gambaran personal tiap karyawan apakah sudah memenuhi standar kinerja atau belum. TNA tahap ini akan menjawab masalah berikut:

  • Ekspektasi pencapaian kinerja
  • Apakah para pekerja telah memiliki kompetensi yang dibutuhkan
  • Apa yang menyebabkan karyawan bekerja kurang efektif

 

Baca juga: In House Training: Pengertian & Keuntungan bagi perusahaan

 

Bagaimana Cara Melaksanakan Training Need Assessment?

Adapun cara pelaksanaan TNA sebagai berikut.

 

1. Tentukan Target Kinerja yang Hendak Dicapai

Cara pertama dalam menerapkan TNA adalah menganalisis dahulu apa yang menjadi tolak ukur keberhasilan para pegawai perusahaan. Setelah itu, cari tahu cara mengukur kesuksesan tersebut. 

 

2. Ikut Sertakan Karyawan Dalam Rangka Pemenuhan Target Usaha

Setelah menentukan target kerja, saatnya menganalisis kompetensi karyawan Anda. Dalam langkah ini, manajemen perusahaan perlu berbicara langsung kepada masing masing pegawai untuk mengetahui sejauh mana kemampuan yang telah dimiliki.

Selain itu, manajemen pun perlu memaparkan tujuan dari pengadaan pelatihan kompetensi. Dengan begitu, karyawan akan lebih memahami dan bersedia untuk ikut serta dalam program pelatihan.

 

3. Tentukan Metode Pelatihan Kinerja Paling Efektif

Ada berbagai macam metode pelatihan kerja yang dapat meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dalam perusahaan. Adapun beberapa di antaranya sebagai berikut:

  • Mentoring
  • On the job training
  • Skill training
  • Seminar
  • E-learning

 

4. Mengatur Alokasi Anggaran yang Perlu Dikeluarkan

Penyelenggaraan program pelatihan karyawan tentu memerlukan sejumlah biaya. Agar pengeluaran dapat terkelola dengan lebih efisien perlu perhitungan secara maksimal. Dengan begitu, segala pengeluaran biaya perusahaan dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya.

 

Baca Juga: Apa Saja Dampak Bullying di Lingkungan Kantor? 

 

Permudah Segala Pelatihan Karyawan dengan Software HRD dari LinovHR

Pelaksanaan manajemen pelatihan dalam perusahaan dapat dikatakan cukup rumit. Hal tersebut lantaran HRD perlu mengelola banyak dokumen fisik yang rawan tercecer atau bahkan hilang. Selain itu, HRD pun harus memasukkan data secara manual ke dalam komputer dengan keamanan sistem yang belum terjamin.

Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan Anda dapat mulai beralih menggunakan Modul Learning and Development dan LinovHR. Dengan menggunakan modul ini, perusahaan Anda dapat menikmati berbagai fitur yang dapat mempermudah segala urusan manajemen pelatihan. Beberapa fitur dari Modul Learning and Development tersebut di antaranya:

  • Learning Checklist
  • Budget Calculation
  • Budget Calculation Setup
  • Development Period
  • Budget Group
  • Activity Catalog
  • Development Activity
  • Session

 

Tertarik untuk tahu kelebihan dari masing-masing fitur di atas serta bagaimana kemudahan dalam mengatur training needs assessment (TNA)? Segera hubungi tim LinovHR sekarang!