Apa Itu Zero Based Budgeting dan Seperti Apa Contohnya?

Zero based budgeting (ZBB) adalah strategi penganggaran yang menetapkan semua modal hingga ke titik nol.

Dalam proses penyusunannya perusahaan tetap mengevaluasi rencana atau hasil kegiatan pada periode sebelumnya, namun ketika memasuki periode baru perusahaan akan mulai menyusun anggaran dari titik awal.

Sederhananya strategi penganggaran ZBB merupakan perhitungan di periode saat ini antara penghasilan dikurangi pengeluaran yang hasilnya sama dengan nol.

Untuk penjelasan lebih lanjut, berikut penjelasan mengenai apa itu zero based budgeting, melalui artikel di bawah ini!

Apa Itu Zero-based Budgeting 

Zero-Based Budgeting (ZBB) adalah metode penganggaran yang dimulai dari nol setiap periode anggaran, mengharuskan manajer untuk menyesuaikan setiap item biaya, bukan hanya melakukan sedikit perubahan dari anggaran sebelumnya.

Dengan pendekatan ini, setiap pengeluaran harus divalidasi berdasarkan kebutuhan dan manfaatnya. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengurangi pengeluaran berlebihan, mengalokasikan kembali sumber daya untuk inisiatif yang lebih strategis.

Namun, hal ini bukan hanya tentang penghematan biaya, tetapi juga tentang mengoptimalkan penggunaan dana untuk mendukung pertumbuhan dan efisiensi operasional yang lebih baik.

Zero based budgeting ini biasa digunakan oleh penyelenggara acara, instansi pemerintahan, serta pengusaha saat periode awal bisnis. Guna memenuhi berbagai macam keperluan seperti pembayaran hutang, pengembangan sumber daya, dan lain sebagainya.

Perbedaan Zero Based Budgeting vs Incremental Budgeting

Berbeda halnya dengan incremental budgeting yang hanya memerlukan penyesuaian kecil melalui pertimbangan perubahan biaya dan pendapatan pada struktur anggaran sebelumnya. Zero based budgeting sama sekali tidak mengacu pada anggaran periode lalu.

Selain bentuk penyusunannya, terdapat perbedaan lain yang mendasari kedua strategi anggaran ini, berikut penjelasannya:

	Incremental Budgeting	Zero-Based Budgeting
Definisi	Incremental budgeting adalah bentuk penganggaran berdasarkan tahun sebelumnya sebagai titik awal, dan hanya melakukan sedikit penyesuaian berdasarkan perubahan atau tantangan pada tahun mendatang.	Zero-based budgeting adalah metode perencanaan anggaran yang menerapkan semua modal hingga ke titik nol. Sehingga siklus tiap periodenya akan dimulai kembali dari awal.
Pendekatan	Strategi satu ini berfokus pada penyesuaian serta sedikit penambahan pada anggaran sebelumnya, berdasarkan data historis, pengeluaran dan juga pendapatan perusahaan.	Zero-based budgeting berfokus pada peninjauan yang dimulai dari nol, secara menyeluruh terhadap aktivitas serta pengeluaran perusahaan.
Fleksibilitas	Strategi penganggaran akan jauh lebih ketat karena penyusunannya berdasarkan anggaran pada periode sebelumnya.	Strategi penganggaran jauh lebih fleksibel karena dalam penyusunannya memerlukan evaluasi baru, serta keselarasan antara tujuan dan prioritas pada periode saat ini.
Waktu dan Tenaga	Penyusunan anggaran ini memakan sedikit waktu dan usaha, karena hanya memerlukan penyesuaian berdasarkan anggaran yang sudah ada.	Penyusunannya memerlukan banyak waktu dan tenaga karena melibatkan peninjauan komprehensif terhadap seluruh pengeluaran.
Manajemen Resiko	Karena berfokus pada penyesuaian anggaran periode sebelumnya, metode ini tidak cukup efektif dalam mengatasi potensi risiko perubahan kondisi pasar serta tantangan baru di masa depan.	Strategi anggaran ini mengedepankan pendekatan proaktif terhadap manajemen risiko. Karena dalam penerapannya perlu menerapkan evaluasi secara menyeluruh guna memastikan keselarasan antara kebutuhan dan tujuan.

Kelebihan dan Kekurangan Zero-based Budgeting

Penyusunan anggaran dapat dilakukan menggunakan berbagai macam metode. Tiap jenisnya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, termasuk juga zero based training.

Guna memaksimalkan proses penyusunan anggaran Anda berikut ini kami berikan kekurangan serta kelebihan dalam menerapkan zero based budgeting pada perusahaan:

Kelebihan Zero-Based Budgeting (ZBB)

1. Peningkatan Efisiensi Anggaran: Zero-Based Budgeting (ZBB) mampu meningkatkan efisiensi dari anggaran metodenya yang memiliki paket alternatif bermanfaat.
2. Fokus pada Value for Money: ZBB menekankan pada anggaran yang memberikan nilai terbaik. Metode ini memungkinkan para pemangku keputusan untuk memilih bagian mana yang lebih menguntungkan.
3. Peninjauan Ulang Alokasi: ZBB yang dapat memberikan informasi lebih detail mampu meninjau setiap alokasi dana.
4. Peningkatan Pengetahuan dan Analisis: Metode ini membantu dalam meningkatkan pengetahuan dan memberikan analisis mengenai penyebab demotivasi karyawan.
5. Partisipasi Manajemen Level Bawah: ZBB memberikan kesempatan kepada manajemen tingkat bawah untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.

Kekurangan Zero-Based Budgeting

1. Menyita Banyak Waktu: Proses Zero-Based Budgeting (ZBB) memerlukan banyak waktu.
2. Cocok untuk Aktivitas Jangka Pendek: ZBB cenderung digunakan untuk aktivitas jangka pendek dan mudah mengalami perubahan.
3. Butuh Teknologi Akurat: Teknologi yang tepat sangat diperlukan karena penentuan paket keputusan harus didasarkan pada data.
4. Rentan Kesalahan: ZBB rentan terhadap kesalahan, sehingga manajemen harus terus melakukan review dan peringkat ulang.
5. Rentan Terhadap Kecurangan: ZBB terbilang rentan terhadap kecurangan yang dilakukan oleh oknum tak bertanggung jawab dalam organisasi.

Hal yang Salah Kaprah Mengenai Zero-based Budgeting

Berdasarkan pengertian serta perbedaanya, masih banyak orang yang salah kaprah akan zero based budgeting ini. Berikut di antaranya:

1. Metode penyusunan: Bila menganggap zero based budgeting ini merombak anggaran mulai dari nol, maka Anda keliru. Pada kenyataannya, proses penyusunan ZBB dilakukan secara berulang menggunakan analisa pada post-post tertentu.
2. SIstem Evaluasi: Pemotongan anggaran secara menyeluruh dalam ZBB terkadang dianggap salah. Padahal pemotongan ini dilakukan pada beberapa sektor yang disinyalir tidak menguntungkan dan efektif jika digunakan secara terus menerus.
3. Keuntungan: Salah kaprah lainnya adalah perihal laba. ZBB tidak selalu memberikan keuntungan pada perusahaan. Karena keuntungan tersebut dapat tercipta tergantung rencana, dan keputusan selama proses bisnis Anda.
4. Multisektor: Tidak hanya untuk sektor penjualan saja, metode ZBB dapat bermanfaat di tiap aktivitas usaha, di antaranya pada sektor produksi, pemasaran, kreatif, dan lain sebagainya.

Contoh Zero-based Budgeting

Sebagai bentuk konkritnya, kami akan memberikan contoh bagaimana penerapan zero based budgeting ini di dalam perusahaan.

Misalnya, sebuah perusahaan konstruksi memerlukan penekanan anggaran pada sektor manufaktur. Karena dirasa biaya penggunaan vendor dalam membuat suku cadang tertentu meningkatkan biaya tahunan sebesar 5%.

Mengatasi hal ini, perusahaan memutuskan untuk menerapkan zero based budgeting selama perencanaan anggaran pada sektor manufaktur. Karena ZBB memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan anggaran pengeluaran pada proses produksi.

Dengan metode ini, perusahaan mengidentifikasi situasi yang terjadi serta pemicu kenaikan biaya tersebut. Setelahnya, mereka merumuskan dan memutuskan rencana anggaran yang akan digunakan pada periode berikutnya.

Hasil rumusan tersebut dapat berupa melakukan produksi secara mandiri atau mengganti vendor produksi suku cadang. Hal ini jelas lebih menguntungkan daripada menutupi kenaikan biaya tahunan tersebut dengan cara meningkatkan anggaran perusahaan.

Langkah Implementasi Zero-based Budgeting

Seperti contohnya, beberapa proses harus dilakukan ketika mengimplementasikan zero based budgeting sebagai rencana anggaran perusahaan. Di antaranya adalah identifikasi masalah, subtitusi anggaran, dan lain sebagainya.

Untuk pemahaman lebih lanjut mengenai prosesnya, berikut ini kami berikan penjelasannya:

Gunakan Pendekatan Strategis Bersama Pemimpin Bisnis

ZBB bukan hanya tentang mengurangi biaya secara keseluruhan. Metode Ini merupakan langkah utama dalam mengatur sumber daya dan dana yang diperlukan guna perkembangan perusahaan.

Maka dari itu, bekerja sama dengan pemimpin bisnis, merupakan langkah yang menguntungkan dalam menemukan masalah mengenai biaya tahunan, seperti pengeluaran berlebihan. Serta membantu Anda dalam mengalokasikan sumber daya secara tepat guna penggunaan yang lebih strategis.

Buat Perencanaan Berbasis Digital

Langkah selanjutnya setelah melakukan identifikasi dan menentukan alokasi dana perusahaan bersama pemimpin bisnis adalah, melakukan perencanaan secara tepat. Perencanaan ini dapat dengan mudah Anda lakukan ketika menggunakan perangkat digital yang canggih seperti cloud dan IA.

Perencanaan berbasis digital ini tidak hanya memudahkan perusahaan dalam merumuskan anggaran, tapi juga akan membantu mereka dalam pengambilan keputusan pada periode selanjutnya berdasarkan data.

Lakukan Evaluasi Bersama Departemen Bersangkutan

Langkah terakhir adalah melakukan evaluasi. Zero based training, pada dasarnya merupakan proses perencanaan anggaran yang berulang. Hanya saja substitusi dana dan sumber daya harus disesuaikan dengan tujuan bisnis.

Maka dari itu evaluasi berkala secara komprehensif yang berkesinambungan bersama banyak departemen memungkinkan ZBB dapat diimplementasikan secara maksimal.

Evaluasi ini akan menciptakan rencana anggaran yang telah disempurnakan sesuai dengan tujuan bisnis. Selain itu, rencana anggaran ini juga dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan secara cepat dan akurat.

Baca juga: Loud Budgeting: Tren Keuangan Baru di Kalangan Anak Muda

Fitur Report Aplikasi Payroll LinovHR, Bantu Perusahaan Menyusun Budgeting

Berdasarkan definisi, keuntungan dan cara implementasinya, zero based budgeting digunakan untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan perencanaan anggaran di sebuah perusahaan.

Perencanaan anggaran tidak hanya seputar biaya operasional dan administrasi saja, melainkan juga penggajian karyawan. Hak karyawan satu ini perlu masuk ke dalam rencana budgeting perusahaan.

Maka dari itu, untuk memudahkan penyusunan anggaran tersebut, Anda memerlukan software pengelola yang cepat dan berkualitas.

Salah satu software pengelola gaji karyawan terbaik di Indonesia saat ini adalah software payroll dari LinovHR.

Software ini memiliki fitur report yang memungkinkan perusahaan menganalisis pengeluaran perusahaan terkait dengan gaji. Selain itu, laporan yang dihasilkan melalui software ini telah terintegrasi melalui aplikasi, sehingga dapat diunduh oleh perusahaan maupun karyawan.

Fitur lain dalam software ini mencakup banyak hal yang dapat membantu proses budgeting Anda terutama pada proses penyusunan gaji karyawan. Salah satunya adalah payroll component yang memudahkan perusahaan dalam mengatur penggajian karyawan. Jadi, segeralah beralih menggunakan software payroll dari LinovHR dan permudah proses budgeting Anda. Coba demonya sekarang juga!