Meningkatnya pertumbuhan bisnis Anda, Anda dapat bertanggung jawab mengelola sistem penggajian karyawan dengan menggunakan software HR & Payroll LinovHR.
Ketika Anda belajar bagaimana cara mengelola pajak penggajian yang terlibat dalam suatu bisnis, sangat penting untuk mempelajari beberapa kesalahan dalam sistem penggajian.
Hindari 4 Kesalahan dalam Penggajian Karyawan
Berikut adalah 4 kesalahan yang harus Anda hindari dalam pengisian data penggajian, di antaranya:
1. Pencatatan Dokumen Tidak Memadai
Salah satu kesalahan utama yang dilakukan oleh setiap perusahaan adalah gagal mencatat dan melengkapi data payroll secara akurat.
Pencatatan yang kurang lengkap atau dokumentasi yang tidak memadai dapat memperpanjang proses audit penggajian dan pengupahan, di mana hal yang ingin benar-benar dihindari.
Sesuai peraturan perusahaan yang berlaku, Anda diminta untuk menyimpan catatan penggajian setidaknya selama tiga tahun. Sementara catatan tersebut beserta perhitungan upah yang harus dipertahankan setidaknya selama dua tahun.
Anda tidak pernah mengabaikan pentingnya menerapkan sistem pencatatan gaji karyawan melalui payroll software. Catatan penggajian berupa time sheets, canceled checks, tax forms, dan proof of past payments.
2. Telat Melakukan Pembayaran dan Pengarsipan Pajak
Jika bisnis Anda mengalami beberapa masalah arus kas, Anda mungkin tergoda untuk membayar tagihan lain terlebih dahulu, seperti vendor dan utilitas. Namun, ini adalah kesalahan besar.
Pajak penggajian harus menjadi prioritas utama, dan beberapa pengusaha mengabaikan biaya-biaya yang terkait dengan keterlambatan pembayaran.
Jika telat bayar, maka Anda akan dikenakan denda yang berpotensi setara dengan pajak yang belum dibayar ditambah bunga.
Direktorat Jenderal Pajak (DJP) atau KPP Badan Usaha Milik Negara juga bisa memanfaatkan aset pribadi untuk hal ini.
Anda bahkan bisa dikenai tuduhan melakukan kejahatan karena meminjam pajak penggajian, yang bertentangan dengan hukum.
Baca juga: Apa itu Payroll dan Kenapa Bisnis Anda Membutuhkannya?
3. Mengelompokkan Karyawan sebagai Subkontraktor
Bagaimana cara Anda memperlakukan seorang karyawan dalam hal tunjangan gaji dan pajak sangat berbeda dengan perlakuan seorang kontraktor.
Sebagian besar bisnis lebih memilih kontraktor independen, terutama bila pekerjaan yang dilakukan bersifat sementara. Dengan mengelompokkan karyawan sebagai kontraktor independen, perusahaan menghindari pajak berganda.
Tugas Anda adalah untuk membedakan keduanya, karena hal ini memberikan dampak besar pada proses penggajian Anda.
Pelajarilah perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen untuk menghindari kesalahan dalam pengisian transaksi penggajian (payroll transaction).
4. Pembagian Tidak Adil bagi Non-Exempt Employees
Non-exempt employee adalah karyawan yang pengupahannya berdasarkan peraturan Ketenagakerjaan, berhak mendapatkan uang lembur dan sebagainya.
Sedangkan, exempt workers tidak. Ketika Anda salah mengklasifikasikan non-exempt employee sebagai exempt employee, mereka tidak mendapatkan uang lembur, tidak peduli berapa jam mereka bekerja per minggu.
Praktik ini bisa menimbulkan tuntutan hukum upah dan jam kerja.
Baca Juga: Sederet Metode Menyusun Struktur Penggajian Karyawan
Kesimpulan
Biasanya, seorang karyawan harus melakukan tugas atau pekerjaan tertentu dan menerima gaji tahunan melebihi jumlah tertentu untuk memenuhi syarat sebagai exempt employee.
Aturannya sangat rumit, jadi pertimbangkanlah untuk menggunakan fitur LinovHR Premise sehingga dapat memudahkan tim SDM dalam mengelola database personalia mereka, waktu kerja, menghitung gaji karyawan, pajak, pinjaman dan bonus di dalam perusahaan Anda.
Meskipun kelihatannya sederhana, sebaiknya Anda mendapatkan bantuan profesional dari LinovHR untuk menghindari denda yang sangat besar. Jadwalkan demo Software Payroll bersama kami sekarang.
