Administrasi keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam bidang keuangan bisnis yang berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu organisasi. Akan tetapi, banyak orang yang mengira administrasi tersebut hanya berhubungan dengan pembayaran dan transaksi keuangan.
Padahal, hanya karena namanya “keuangan”, tidak selalu melulu berbau transaksi. Nah, agar tidak bingung, simak pembahasannya di bawah ini!
Pengertian Administrasi Keuangan
Berikut 2 pengertian administrasi keuangan dalam arti luas dan sempit, diantaranya:
1. Dalam artian luas
Administrasi keuangan dalam arti luas merupakan suatu kegiatan pengelolaan keuangan yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi. Kegiatan pengelolaan keuangan berhubungan dengan perencanaan, regulasi, akuntabilitas dan pengawasan keuangan.
2. Dalam Artian Sempit
Sedangkan dalam arti sempit merupakan kegiatan pengelolaan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan pencatatan, pendapatan dan pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan.
Pentingnya Administrasi Keuangan dalam Organisasi
Sangat penting bahwa administrasi keuangan adalah bagian dari manajemen perusahaan dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan usaha yang dilakukan untuk mengetahui sehat atau tidaknya perusahaan tertentu.
Administrasi dalam keuangan dapat berjalan dengan baik jika adanya hubungan saling kerjasama dengan pihak terkait memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab yang dijalankan. Untuk melakukan pembenahan atas sistem administrasi dalam keuangan, perlu dibuat laporan kinerja perusahaan berisi profit dan arus kas yang diperoleh sesuai dengan kenaikan harga produk dan atau jasa.
Fungsi Administrasi Keuangan
Ada beberapa fungsi bagi administrasi terkait keuangan. Fungsi-fungsi yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Fungsi investasi atau investment function
Investasi merupakan suatu aktivitas pengelolaan dana ke dalam aktiva yang digunakan untuk mencapai tujuan dan kebutuhan organisasi.
Ada kedua investasi yang ada dalam administrasi keuangan berupa investasi jangka pendek (short term investment) merupakan investasi aset perusahaan yang nilainya rendah, seperti kas, piutang dan persediaan. Sedangkan, investasi jangka panjang merupakan investasi aset perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan di masa mendatang, seperti tanah, gedung dan peralatan.
Fungsi mencari modal atau profit sharing function
Fungsi mencari modal mengarah pada aktivitas pembiayaan tiap-tiap aktivitas organisasi untuk membuat dan menentukan aturan pembagian keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Artinya, suatu perusahaan diwajibkan memilih modal pinjaman, baik jangka pendek maupun jangka panjang atau dari modal perusahaan sendiri.
Fungsi pembelanjaan atau shopping function
Fungsi ini menandakan bahwa keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan dana, baik dana perusahaan sendiri maupun dana dari luar perusahaan untuk membiayai semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini juga berkaitan dengan proses produksi maupun pendukung.
Fungsi pembagian laba atau fundraising function
Fungsi yang terakhir adalah mencari investor ataupun sponsor dalam menyediakan tambahan modal untuk perusahaan, sehingga perusahaan mampu mengembangkan usaha sendiri.
Tujuan Administrasi Keuangan
Tujuan dari pelaksanaan nya adalah untuk memproses serta mengatur akuntansi keuangan perusahaan agar sistem keuangan dapat berjalan dengan baik.
Tujuan lainnya adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada perusahaan, mempermudah kegiatan transaksi keuangan sesuai dengan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan serta juga mempermudah manajer keuangan dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
Tugas Administrasi Keuangan
Melakukan rencana keuangan dari awal
Rencana keuangan perusahaan meliputi aspek pendapatan, pembayaran dan pinjaman yang dibuat secara terstruktur dan sistematis. Draft rencana keuangan harus dibuat terlebih dahulu berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode sebelumnya.
Membuat laporan keuangan perusahaan
Staff administrasi diberi tugas untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap, mulai dari harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan keuangan in bisa dibuat berdasarkan nilai aktivitas atau aliran arus kas yang masuk dan keluar.
Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR
Mengelola uang tunai atau modal
Staff administrasi harus bertanggung jawab untuk melaporkan penarikan dana atau setoran modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya jumlah setoran dana yang di deposito serta juga mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.
Mengelola pinjaman kredit
Staff administrasi keuangan diberi tugas untuk membayarkan tagihan yang berkaitan utang-piutang suatu perusahaan serta juga mengelola modal pinjaman kredit yang menjadi beban utang suatu perusahaan.
Komponen Administrasi Keuangan
Dalam pengerjaannya, terdapat beberapa komponen berikut ini penjelasan nya:
- Perencanaan keuangan adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan kas yang diperoleh dalam kurun waktu tertentu.
- Penganggaran keuangan yaitu kegiatan anggaran pemasukan, pengeluaran dan berbagai kegiatan lain yang sudah dibuat dan direncanakan sebelumnya secara rinci.
- Pengelolaan keuangan adalah kegiatan pembiayaan dana atau modal yang dilakukan dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan
- Pencarian keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan dana atau modal agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang dibuat perusahaan.
- Pengendalian keuangan yaitu kegiatan yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan kinerja keuangan di suatu perusahaan
- Penyimpanan keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan dana atau modal perusahaan yang akan disimpan di tempat yang aman
- Pemeriksaan keuangan atau auditing merupakan kegiatan yang berkaitan dengan proses audit, baik audit internal maupun audit eksternal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan, pencurian data dan risiko likuiditas
Itulah pembahasan di atas yang patut dipelajari karena jika kegiatan administrasi keuangan yang dikerjakan dengan beberapa tahapan teratur dan dipimpin oleh staf, maka setiap aktivitas perusahaan bisa didukung oleh sistem akuntansi yang baik dan terorganisir agar dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
