staff administrasi

Staff Administrasi: Tugas, Skill, hingga Kisaran Gajinya

Staff administrasi adalah posisi yang hampir dibutuhkan di semua perusahaan. Hal itu dikarenakan posisi ini melibatkan hal administrasi yang sangat esensial bagi perusahaan.

Apabila Anda seorang fresh graduate dan sedang mencari pekerjaan yang cukup menjanjikan, posisi ini bisa menjadi opsi dalam karir.

Berikut pembahasan lengkap dari LinovHR mengenai tugas, tanggung jawab, skill dan syarat menjadi staff administrasi.

 

Apa Itu Staff Administrasi?

Staff administrasi adalah sebuah pekerjaan yang berfokus pada perencanaan dan mengkoordinasi tugas administrasi di perusahaan.

Selain itu, staff admin biasanya bekerja sama dengan karyawan lain untuk mengatur file, membuat presentasi, menyiapkan laporan atau dokumen.

Posisi ini bisa menjadi salah satu pilihan bagi Anda lulusan baru yang belum mempunyai banyak pengalaman. Karena, biasanya posisi ini tidak memerlukan skill teknis khusus.

 

Tugas Staff Administrasi

jobdesk staff administrasi
Sumber: Pexels by Sora Shimazaki

 

Tugas dan tanggung jawab utama dari seorang staff admin adalah memberikan dukungan administratif untuk memastikan manajemen operasional perusahaan berjalan efisien.

Tak hanya itu, masih ada beberapa jobdesk staff administrasi, yaitu:

  1. Menangani tugas-tugas administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menangani tugas-tugas administrasi perusahaan, seperti pengarsipan, pembuatan laporan atau presentasi, mengatur rapat, dan pemesanan ulang untuk persediaan perusahaan. 
  2. Bertanggung jawab atas materi. Salah satu tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang staff admin adalah menjaga materi yang bersifat  rahasia dan sensitif terhadap waktu. 
  3. Mendukung kinerja Manajer dan Karyawan. Tugas staff admin yang lainnya adalah mendukung kinerja  manajer dan karyawan melalui berbagai tugas yang terkait dengan perusahaan dan komunikasi.
  4. Merancang semua kebutuhan akomodasi perjalanan. Seperti transportasi dan penginapan.
  5. Menjawab telepon dan pesan. Staff admin bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dan membalas pesan yang masuk.
  6. Membangun komunikasi yang profesional. Seseorang yang bertugas di role ini harus menjaga komunikasi yang baik, baik itu dari pihak internal perusahaan maupun eksternal.
  7. Mengelola database. Database juga harus dikelola secara baik dan terorganisir. Dikarenakan hal ini merupakan salah satu aset penting perusahaan.
  8. Menyelesaikan masalah administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah administrasi dan mencari solusi terbaik untuk perusahaan.

 

Syarat Menjadi Staff Admin

Ada beberapa syarat yang sebaiknya terpenuhi jika Anda merupakan seorang Staff administrasi. Berikut diantaranya.

 

1. Lulusan Administrasi Bisnis

Salah satu syarat utama bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 di jurusan Administrasi Bisnis.

Sebab, jurusan Administrasi Bisnis mempelajari ilmu-ilmu terkait dengan pengelolaan tugas-tugas administrasi.

Sehingga jurusan Administrasi Bisnis lebih diutamakan, tetapi jika Anda mempunyai latar belakang pendidikan yang serupa tak ada salahnya untuk mencoba.

 

2. Pemahaman yang Kuat Tentang Prinsip-Prinsip Akuntansi

Syarat kedua bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki pemahaman dan pengetahuan yang kuat tentang prinsip-prinsip akuntansi dan pembukuan.

Hal ini karena hampir seluruh tugas staff admin berkaitan dengan akuntansi dan pembukuan sehingga Anda wajib memiliki pemahaman yang kuat.

 

3. Berpengalaman dengan Software Akuntansi

Untuk menjadi staff admin yang hebat dan profesional, seorang fresh graduate harus familiar dan berpengalaman dengan beberapa software akuntansi.

Sebab, software akuntansi merupakan alat untuk mendukung proses kerja staff admin secara keseluruhan.

 

4. Mempunyai Pengalaman

Salah satu syarat penting untuk menjadi staff admin adalah memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama atau masih berhubungan.

Dengan bekal pengalaman tersebut, pekerja dapat beradaptasi dengan lebih cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi. 

Namun, jika Anda masih fresh graduate dan tidak memiliki pengalaman kerja, Anda dapat menunjukkan pengalaman berorganisasi Anda, pengalaman magang, pelatihan dan kursus di bidang akuntansi.

 

Baca Juga: Berbagai Aturan Magang yang Wajib Diketahui

 

Skill yang Harus Dikuasai Staff Admin

staff administrasi
Skill staff administrasi.

 

Untuk melakukan berbagai tugasnya, staff administrasi harus memiliki banyak keterampilan dan mampu menunjukan kualifikasi terbaiknya. Berikut beberapa kemampuan khusus yang harus dimiliki oleh staff admin, yaitu:

 

1. Pengambilan Keputusan

Seorang staff admin harus bisa memprioritaskan dan  membuat keputusan yang efektif setiap hari. Serta,  mampu menangani beberapa tugas secara hampir bersamaan dengan baik.

 

2. Komunikasi dan Kolaborasi 

Staff admin harus bisa berkolaborasi dengan administrator lain, personnel pendukung, manajemen, dan klien secara teratur.

Selain itu, staff admin juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi secara efekt

 

3. Keterampilan Organisasi

Staff admin harus berorientasi pada detail dan terorganisir. Serta, mampu mengorganisir dokumen-dokumen penting milik perusahaan dengan baik. Karena akan ada banyak dokumen yang harus diurus. 

 

4. Keterampilan Komunikasi Verbal dan Lisan 

Kedua keterampilan sangat penting untuk dimiliki oleh seorang staff admin. Jadi, staff administrasi harus memiliki kemampuan bahasa yang kuat dan memiliki keterampilan membaca yang baik.

 

5. Keterampilan Interpersonal

Staff admin dituntut untuk selalu bekerja dengan orang lain, termasuk klien dan personel kantor lainnya.

Oleh sebab itu, staff admin harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik agar dapat bersikap sopan dan tenang ketika menghadapi orang lain.

 

Baca Juga: 10 Cara Meningkatkan Interpersonal Skill 

 

6. Keterampilan Multitasking

Staff admin juga harus mampu menangani beberapa tugas tertentu sekaligus, sehingga keterampilan multitasking sangat dibutuhkan. Hal ini supaya pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

Tuntutan multitasking yang diperuntukkan untuk staff admin mengharuskan karyawan di posisi ini untuk menyelesaikan segala kegiatan dan pekerjaannya secara praktis dan efisien. Termasuk dalam mencatat kehadirannya.

Bukan menggunakan mesin absensi manual, para karyawan ini bisa menggunakan aplikasi absen karyawan dari LinovHR untuk menandai kehadirannya.

Tidak harus datang ke mesin absensi, cukup menggunakan gawai masing-masing saat mencatatkan kehadiran.

 

5. Mahir Menggunakan Komputer dan Software Akuntansi

Seorang staff admin setidaknya harus memiliki kemampuan menggunakan Microsoft Office, email

 

Cara Kerja Staff Administrasi

Staff administrasi bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administratif dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Mereka berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan mendukung kegiatan sehari-hari.

Cara kerja staff administrasi melibatkan beberapa langkah penting.

Pertama, mereka harus menerima dan memproses dokumen-dokumen penting seperti surat masuk, faktur, dan kontrak.

Hal ini melibatkan mengidentifikasi informasi yang relevan, memeriksa keakuratan data, dan memastikan bahwa dokumen tersebut tersimpan dengan aman dan mudah diakses.

Kedua, staff administrasi sering kali bertugas untuk menyusun jadwal dan mengelola kalender. Mereka harus mampu mengoordinasikan pertemuan, rapat, dan acara lainnya dengan mempertimbangkan ketersediaan semua pihak terkait.

Selain itu, mereka juga dapat bertanggung jawab untuk membuat reservasi perjalanan dan mengatur akomodasi jika diperlukan.

 

Selanjutnya, staff administrasi juga berperan dalam mengelola inventaris dan persediaan kantor. Mereka harus memantau stok barang, memesan bahan atau peralatan baru sesuai kebutuhan, dan memastikan bahwa semua kebutuhan kantor tercukupi.

Selain tugas-tugas tersebut, staff administrasi juga sering kali menjadi titik kontak utama antara karyawan dan pihak eksternal.

Mereka mungkin harus menjawab panggilan telepon, mengirim dan menjawab email, serta memberikan informasi dasar kepada pengunjung atau karyawan lainnya.

Selama bekerja, staff administrasi harus memiliki kemampuan organisasi yang baik, dapat bekerja dengan efisien, dan menjaga kerahasiaan informasi yang sensitif.

Mereka juga harus memiliki pemahaman yang baik tentang perangkat lunak dan alat komputer yang digunakan dalam tugas sehari-hari, seperti pengolahan kata, spreadsheet, dan sistem manajemen basis data.

 

Baca Juga: Bagaimana Contoh KPI untuk Staff Administrasi? Pahami Panduannya

 

Gaji Staff Administrasi

Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab staff admin beserta syarat-syaratnya. Lantas, berapa rata-rata gaji staff administrasi di Indonesia?

Melansir sumber dari Indeed, rata-rata gaji staff administrasi di Indonesia adalah Rp 3,290,000. Sementara untuk di Jakarta adalah Rp  4,000,000.

Kisaran gaji tersebut dapat berbeda-beda pada setiap perusahaan, khususnya untuk top companies yang biasanya mematok gaji yang lebih tinggi.

 

Terdapat tiga top companies di Indonesia yang menetapkan kisaran gaji cukup tinggi untuk posisi staff admin, yaitu:

  1. PT. Gudang Garam dengan gaji staff admin sebesar Rp. 12,1  juta.
  2. PT. Angkasa Pura II dengan gaji staff admin sebesar Rp. 11,7  juta.
  3. Chevron dengan gaji staff admin sebesar Rp. 10,3 juta.

 

Gaji staff admin juga berbeda-beda di setiap wilayah di Indonesia. Berikut beberapa kota di Indonesia dengan bayaran tertinggi untuk posisi staff admin:

  1. Bandung dengan kisaran Rp. 4,8 juta.
  2. Jakarta dengan kisaran Rp. 4 juta.
  3. Bekasi dengan kisaran Rp. 3,7 juta.
  4. Tangerang dengan kisaran Rp. 3,5 juta.
  5. Surabaya dengan kisaran Rp. 3,4 juta.

 

Baca Juga: Kemampuan Software Administrasi Yang Wajib Dimiliki

 

Karena uraian pekerjaannya yang cukup mumpuni bagi fresh graduate, maka posisi sebagai admin staff perlu Anda coba.

Tak heran jika staff administrasi merupakan salah satu pekerjaan yang sering dicari oleh fresh graduate.

 

Monitoring Staff Administrasi Praktis dengan LinovHR

Absensi Online
Aplikasi Absen Karyawan LinovHR

 

Seperti yang telah dijelaskan di atas, posisi staff admin memiliki kriteria skill tertentu agar mumpuni dalam menjalankan kewajiban pekerjaannya. Perusahaan pastinya sudah memiliki standar saat ingin merekrut kandidat pada posisi ini.

Namun, ada juga perusahaan yang belum memiliki kriteria pasti terkait kompetensi suatu posisi pekerjaan.

Hal ini tentunya bukan hal ideal, karena dapat menciptakan ambiguitas saat ingin mengisi posisi pekerjaan tertentu.

Software manajemen kompetensi LinovHR dapat mengatasi masalah ini. Software ini memiliki fitur Competency Detail, yang dapat mengatur dan menetapkan suatu kompetensi pada suatu role atau posisi.

Selain itu, software ini memungkinkan untuk mengidentifikasi suatu kompetensi yang dapat ditingkatkan untuk menunjang posisi atau role pekerjaan tertentu. Hal tersebut dapat dilakukan dengan fitur Gap Analyst.

 

software hris

 

Dengan bantuan software LinovHR, penentuan kompetensi karyawan akan jadi lebih mudah.

Segera daftarkan demo untuk mengetahui fiturnya lebih lanjut!