staff administrasi

Anda Fresh Graduate? Cobalah Pekerjaan Staff Administrasi!

Staff administrasi adalah sebuah pekerjaan yang berfokus pada perencanaan dan mengkoordinasi tugas administrasi di perusahaan. Selain itu, staff admin biasanya bekerja sama dengan karyawan lain untuk mengatur file, membuat presentasi, menyiapkan laporan atau dokumen.  Apabila Anda seorang fresh graduate dan sedang mencari pekerjaan yang cukup menjanjikan, maka simak pembahasan ini! 

 

Tanggung Jawab dan Tugas Staff Administrasi

Tugas dan tanggung jawab utama dari seorang staff admin adalah memberikan dukungan administratif untuk memastikan manajemen operasional perusahaan berjalan efisien. Tak hanya itu, masih ada beberapa tanggung jawab dan tugas staff administrasi, yaitu:

  1. Menangani tugas-tugas administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menangani tugas-tugas administrasi perusahaan, seperti pengarsipan, pembuatan laporan atau presentasi, mengatur rapat, dan pemesanan ulang untuk persediaan perusahaan. 
  2. Bertanggung jawab atas materi. Salah satu tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang staff admin adalah menjaga materi yang bersifat  rahasia dan sensitif terhadap waktu. 
  3. Mendukung kinerja Manajer dan Karyawan. Tugas staff admin yang lainnya adalah mendukung kinerja  manajer dan karyawan melalui berbagai tugas yang terkait dengan perusahaan dan komunikasi.
  4. Membuat pengaturan perjalanan, seperti pemesanan tiket pesawat, mobil, pemesanan hotel, dan restoran. 
  5. Menjawab telepon dan pesan. Staff admin bertanggung jawab untuk menjawab panggilan telepon dan membalas pesan yang masuk. Serta, menyaring panggilan dan pesan yang masuk tersebut kemudian penelpon akan diarahkan ke pihak yang tepat.
  6. Membangun komunikasi yang profesional. Seorang staff admin bertugas untuk menjaga komunikasi yang sopan dan profesional melalui sambungan telepon, email, dan surat. 
  7. Mengelola database. Staff admin bertanggung jawab mengelola database perusahaan dengan tepat dan efektif. Sebab, database merupakan salah satu aset penting bagi perusahaan. 
  8. Menyelesaikan masalah administrasi. Staff admin dituntut untuk mampu menyelesaikan masalah administrasi dan mencari solusi terbaik untuk perusahaan.

 

Syarat Menjadi Staff Admin

Untuk menjadi staff administrasi yang profesional, terdapat beberapa persyaratan yang harus terlebih dahulu Anda penuhi, seperti dibawah ini.

 

Lulusan Administrasi Bisnis

Salah satu syarat utama bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki latar belakang pendidikan minimal D3 di jurusan Administrasi Bisnis. Sebab, jurusan Administrasi Bisnis mempelajari ilmu-ilmu terkait dengan pengelolaan tugas-tugas administrasi. Sehingga jurusan Administrasi Bisnis lebih diutamakan, tetapi jika Anda mempunyai latar belakang pendidikan yang serupa tak ada salahnya untuk mencoba.

 

Pemahaman yang Kuat Tentang Prinsip-Prinsip Akuntansi

Syarat kedua bagi fresh graduate yang ingin menjadi staff admin adalah memiliki pemahaman dan pengetahuan yang kuat tentang prinsip-prinsip akuntansi dan pembukuan. Hal ini karena hampir seluruh tugas staff admin berkaitan dengan akuntansi dan pembukuan sehingga Anda wajib memiliki pemahaman yang kuat.

 

Berpengalaman dengan Software Akuntansi

Untuk menjadi staff admin yang hebat dan profesional, seorang fresh graduate harus familiar dan berpengalaman dengan beberapa software akuntansi. Sebab, software akuntansi merupakan alat untuk mendukung proses kerja staff admin secara keseluruhan.

 

Mempunyai Pengalaman

Salah satu syarat penting untuk menjadi staff admin adalah memiliki pengalaman kerja di bidang yang sama atau masih berhubungan. Dengan bekal pengalaman tersebut, pekerja dapat beradaptasi dengan lebih cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi. 

Namun, jika Anda masih fresh graduate dan tidak memiliki pengalaman kerja, Anda dapat menunjukkan pengalaman berorganisasi Anda, pengalaman magang, pelatihan dan kursus di bidang akuntansi.

 

Baca Juga: Berbagai Aturan Magang yang Wajib Diketahui

 

Kemampuan yang Harus Dikuasai Staff Admin

Untuk melakukan berbagai tugasnya, staff administrasi harus memiliki banyak keterampilan dan mampu menunjukan kualifikasi terbaiknya. Berikut beberapa kemampuan khusus yang harus dimiliki oleh staff admin, yaitu:

 

Pengambilan Keputusan

Seorang staff admin harus bisa memprioritaskan dan  membuat keputusan yang efektif setiap hari. Serta,  mampu menangani beberapa tugas secara hampir bersamaan dengan baik.

 

Komunikasi dan Kolaborasi 

Staff admin harus bisa berkolaborasi dengan administrator lain, personnel pendukung, manajemen, dan klien secara teratur. Selain itu, staff admin juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi secara efektif melalui telepon dan email untuk memastikan bahwa semua tugas telah diselesaikan secara akurat dan tepat waktu. 

 

Keterampilan Organisasi

Staff admin harus berorientasi pada detail dan terorganisir. Serta, mampu mengorganisir dokumen-dokumen penting milik perusahaan dengan baik. Karena akan ada banyak dokumen yang harus diurus. 

 

Keterampilan Komunikasi Verbal dan Lisan 

Kedua keterampilan sangat penting untuk dimiliki oleh seorang staff admin. Jadi, staff administrasi harus memiliki kemampuan bahasa yang kuat dan memiliki keterampilan membaca yang baik.

 

Keterampilan Interpersonal

Staff admin dituntut untuk selalu bekerja dengan orang lain, termasuk klien dan personel kantor lainnya. Oleh sebab itu, staff admin harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik agar dapat bersikap sopan dan tenang ketika menghadapi orang lain.

 

Baca Juga: 10 Cara Meningkatkan Interpersonal Skill 

 

Keterampilan Multitasking

Staff admin juga harus mampu menangani beberapa tugas tertentu sekaligus, sehingga keterampilan multitasking sangat dibutuhkan. Hal ini supaya pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

 

Mahir Menggunakan Komputer dan Software Akuntansi

Seorang staff admin setidaknya harus memiliki kemampuan menggunakan Microsoft Office, email, dan internet. Tak hanya itu, staff admin juga harus terbiasa dengan Quickbooks atau program software akuntansi lainnya. 

 

Gaji Staff Admin

Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab staff admin beserta syarat-syaratnya. Lantas, berapa rata-rata gaji staff administrasi di Indonesia?

Melansir dari indeed.com, rata-rata gaji staff admin di Indonesia yakni berkisar Rp. 4.2 juta per bulan. Kisaran gaji tersebut dapat berbeda-beda pada setiap perusahaan, khususnya untuk top companies yang biasanya mematok gaji yang lebih tinggi. 

Terdapat tiga top companies di Indonesia yang menetapkan kisaran gaji cukup tinggi untuk posisi staff admin, yaitu:

  1. PT. Gudang Garam dengan gaji staff admin sebesar Rp. 12,1  juta
  2. PT. Angkasa Pura II dengan gaji staff admin sebesar Rp. 11,7  juta
  3. Chevron dengan gaji staff admin sebesar Rp. 10,3 juta

 

Gaji staff admin juga berbeda-beda di setiap wilayah di Indonesia. Berikut beberapa kota di Indonesia dengan bayaran tertinggi untuk posisi staff admin:

  1. Bandung dengan kisaran Rp. 4,8 juta
  2. Jakarta dengan kisaran Rp. 4 juta
  3. Bekasi dengan kisaran Rp. 3,7 juta
  4. Tangerang dengan kisaran Rp. 3,5 juta
  5. Surabaya dengan kisaran Rp. 3,4 juta

Karena uraian pekerjaannya yang cukup mumpuni bagi fresh graduate, maka posisi sebagai admin staff perlu Anda coba. Maka tak heran jika staff administrasi merupakan salah satu pekerjaan yang sering dicari oleh fresh graduate. Semoga ulasan di atas dapat membantu!