Selain mengelola Sumber Daya Manusia (SDM), HRD juga bertanggung jawab untuk membuat sebuah laporan rutin. Salah satu laporan rutin yang dibuat HRD adalah payroll report.
Jenis laporan ini tentu tak asing bagi HRD. Jika menggunakan cara manual, maka penyusunan laporan akan sangat melelahkan. Berbeda jika menggunakan payroll application yang dapat mengotomatisasi pembuatan laporan.
Artikel LinovHR kali ini akan membahas mengenai apa itu payroll report, beberapa komponennya dan cara otomatisasinya. Silahkan simak sampai akhir.
Pengertian Payroll Report
Pengertian payroll report adalah sebuah laporan yang merujuk kepada laporan gaji karyawan dalam periode tertentu. Sebuah laporan oleh HRD biasanya dibuat secara bulanan atau tahunan tergantung kebutuhan.
Laporan gaji cukup berhubungan dengan slip gaji. Hanya saja yang membedakan adalah user atau penggunanya. Jika slip gaji diperuntukkan kepada karyawan, maka payroll report diperuntukkan internal HRD, pemilik, dan manajerial perusahaan.
Informasi yang tersaji harus mudah dimengerti atau jelas, akurat, dan valid agar tidak ada kesalahan pengambilan keputusan.
Komponen Laporan Gaji Karyawan
Sama halnya dengan gaji, laporan gaji juga memiliki beberapa komponen. Semua komponen biasanya tersusun dalam tabel-tabel tertentu secara informatif.
Pada dasarnya, laporan gaji bertujuan sebagai bahan evaluasi, pengambilan keputusan, bentuk tanggung jawab HRD, serta transparansi perhitungan gaji karyawan terhadap perusahaan. Komponen yang umumnya tercantum, antara lain:
1. Informasi Perusahaan
Sebuah laporan gaji pada bagian awal harus mencantumkan informasi umum perusahaan seperti nama, alamat, lokasi dan nomor telepon perusahaan. Jika ingin lebih praktis, perusahaan dapat menggunakan kop resmi perusahaan. Jangan lupa tuliskan unit kerja atau divisi dari laporan yang bersangkutan.
2. Periode Gaji
Periode gaji akan berubah sesuai bulan berjalan. Selain itu, beri keterangan tanggal pembayaran gaji agar lebih mudah melakukan cross check semisal dibutuhkan.
3. Data Pribadi Karyawan
Data karyawan bersifat rahasia. Data pribadi yang biasanya ada dalam laporan adalah nama lengkap dan nomor induk pegawai. Hal ini penting untuk membedakan karyawan satu dengan yang lain, khususnya bagi karyawan yang memiliki nama serupa.
Baca Juga: 7 Alasan Software Employee Database Penting untuk Perusahaan
4. Nominal Gaji Karyawan
Sesuai namanya, gaji karyawan adalah hal pasti harus tercantum pada payroll report. Jumlah gaji bagi setiap karyawan pasti akan berbeda mengikuti status karyawan dan jabatan di perusahaan.
5. Potongan Gaji Karyawan
Sebelum mendapatkan gaji bersih, gaji karyawan melalui beberapa potongan seperti pajak dan iuran BPJS kesehatan maupun ketenagakerjaan. Akan tetapi, jika potongan tersebut ditanggung oleh perusahaan, maka masuk ke dalam tunjangan.
6. Informasi Pajak
Sebagai bentuk transparansi dan tanggung jawab dalam pengelolaan pajak, HRD juga harus menyertakan informasi terkait data pajak karyawan dari gaji yang diperoleh. Pajak yang dipotong dari tiap gaji karyawan juga berbeda mengikuti besaran gaji, jumlah tanggungan, dan status pernikahan karyawan.
7. Total Gaji Bersih
Komponen terakhir adalah total gaji setelah mendapatkan potongan dan tunjangan. Total gaji atau yang sering disebut dengan gaji bersih inilah yang akan diterima karyawan.
Payroll Report Otomatis dengan Payroll Application LinovHR
Pembuatan payroll report dengan cara manual sangat memakan waktu. Kok bisa? Jadi, HRD harus memasukkan data karyawan beserta komponen lain satu per satu dalam spreadsheet atau tabel tertentu. Input manual bisa menyebabkan adanya human error.
Apalagi jika jumlah karyawan dalam perusahaan sangat banyak. Bisa dibayangkan berapa lama waktu yang harus dihabiskan, bukan? Hal ini tentu akan menghambat kerja HRD.
Untungnya, HRD tidak lagi perlu menghabiskan waktu banyak dengan setumpuk data untuk menyusun laporan.
Kini payroll application dari LinovHR dapat membuat dan menyusun laporan gaji dengan waktu singkat menggunakan fitur payroll report.
Hanya dengan sekali klik, maka sistem akan membuat laporan otomatis berdasarkan data dan informasi penggajian yang ada. File laporan yang dihasilkan adalah dalam bentuk spreadsheet, sehingga dapat disimpan dan dibuka melalui berbagai perangkat.
Ada banyak jenis payroll report yang dapat dihasilkan dengan Aplikasi Payroll LinovHR Seperti Salary slip, e-SPT, BPJS, SPT 1721 A1, Payroll Detail, Payroll Summary, Pajak, Laporan jurnal, Year to date, Salary Differentiation, dan lain-lain.
Untuk mempermudah HRD menyusun tata letak komponen laporan gaji, payroll application dari LinovHR juga menyediakan fitur setting payroll report untuk mengatur tata letak komponen payroll report.
Tidak mesti menghabiskan waktu lama dalam menyusun laporan, bukan?
Segera daftarkan demonya untuk mengetahui lebih lanjut mengenai manfaat Aplikasi Payroll LinovHR.
