administrasi perkantoran

Efisiensi Administrasi Perkantoran Menggunakan Software HRD

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan repetitif yang tidak terpisahkan dari perusahaan. Tugas utama HRD dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan menjadikan HRD sebagai salah satu divisi yang melakukan berbagai jenis administrasi perkantoran. Proses administrasi HRD yang baik akan membawa kepuasan kinerja bagi karyawan.  Seperti apa sih administrasi perkantoran yang ada dalam HRD? Dan bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan serta kinerja karyawan? Mari simak pembahasan LinovHR berikut ini! 

 

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi adalah kegiatan penetapan tujuan serta cara-cara yang akan digunakan dalam pembinaan organisasi atau perusahaan. Jadi, secara sederhana administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan repetitif yang berperan untuk melaksanakan pengelolaan dan pengembangam, penyusunan laporan, serta menciptakan lingkungan perusahaan yang lebih efektif. Ada beberapa fungsi yang mendukung administrasi perkantoran. Fungsi-fungsi tersebut adalah: 

 

  • Teknis
  • Analisis
  • Interpersonal 
  • Manajerial
  • rutin

 

Administrasi perkantoran yang lancar mencerminkan manajemen perusahaan yang baik. Sebaliknya, suatu perusahaan dapat dikatakan memiliki manajemen yang buruk saat administrasinya berjalan tidak lancar. Manajemen yang buruk akan mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Jadi, penting bagi perusahaan untuk melakukan kegiatan administratifnya sebaik mungkin. 

 

Administrasi Perkantoran Oleh HRD

HRD bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan karyawan dalam perusahaan. Pengelolaan tersebut secara umum terbagi menjadi 2, yaitu pengembangan kinerja dan administratif.  Kegiatan administratif karyawan cukup banyak dan memerlukan ketelitian untuk menanganinya. Apa saja kegiatan administrasi yang dilakukan oleh HRD? 

 

Pengelolaan Gaji

Gaji adalah hak karyawan setelah bekerja di perusahaan. Pihak HRD harus mengetahui komponen penyusun gaji dengan baik seperti lama bekerja, posisi atau jabatan, jumlah tanggungan karyawan, lembur, data kehadiran, dan lain-lain. Seluruh komponen tersebut akan diolah dan dihitung, dimana kemudian akan menghasilkan gaji bersih yang siap dikirim ke rekening masing-masing karyawan. 

 

Baca Juga: Pentingnya Transparansi Perusahaan dalam Penggajian Karyawan

 

Rekapitulasi data Absensi

Data kehadiran karyawan adalah salah satu komponen penyusun gaji. Oleh karena itu HRD harus melakukan rekapitulasi data absensi agar lebih mudah mengintegrasikan data absen untuk keperluan penggajian karyawan. Selain itu, data absensi juga berperan sebagai landasan HRD untuk melakukan penilaian kinerja. Karena karyawan yang cenderung sering datang terlambat biasanya memiliki kinerja yang kurang baik jika dibandingkan karyawan yang sering datang tepat waktu. 

 

Penilaian Kinerja Karyawan

Evaluasi kinerja berhubungan erat dengan pengembangan kinerja karyawan. Setiap periode tertentu, HRD akan melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah karyawan bekerja dengan bagus atau tidak. Kalaupun ditemukan bahwa kinerja karyawan mengalami penurunan atau kurang bagus, maka HRD akan melakukan pertimbangan untuk melakukan pelatihan atau pengembangan kinerja agar karyawan bisa bekerja lebih baik.

 

Penyusunan Laporan

Laporan yang dibuat HRD adalah laporan gaji,  absensi,  dan laporan lain yang terkait dengan administratif HRD. Hasil dari laporan akan diserahkan kepada pihak manajerial dan pimpinan perusahaan yang kemudian dapat dijadikan landasan pengambilan keputusan terkait karyawan.   

 

Pajak

Di Indonesia, gaji karyawan setiap bulannya dipotong pajak penghasilan atau PPh 21. HRD perlu melakukan pendaftaraan bagi karyawan baru dan menghitung pajak yang harus disetorkan kepada negara. Pihak HRD pun harus memahami dengan benar tentang regulasi pajak yang berlaku.

 

Hambatan Administrasi Perkantoran yang Dihadapi HRD

Tugas utama HRD adalah mengelola sumber daya manusia berupa karyawan.  Namun, sayangnya terkadang HRD terlalu fokus untuk memikirkan perencanaan pengembangan karyawan atau sumber daya manusia sehingga melupakan administrasi. Pekerjaan administratif menjadi berantakan dan tidak tertangani dengan baik. Padahal, pengembangan kinerja dan pengelolaan administrasi sama pentingnya dan akan saling mempengaruhi satu sama lain.  

Tak hanya ketidakseimbangan tentang fokus, HRD juga menghadapi berbagai macam hambatan yang dihadapi ketika melakukan administrasi manual. Hambatan yang dihadapi oleh HRD antara lain: 

 

Sistem yang Tak Terintegrasi

Kegiatan administrasi HRD melibatkan banyak komponen. Contohnya adalah pengelolaan gaji. Dalam pengelolaan gaji, HRD perlu mengintegrasikan rekapitulasi data absen untuk perhitungan gaji. Sayangnya proses penggajian manual tidak mendukung integrasi tersebut. Sehingga staff HRD harus menginput satu-satu data absensi lalu menghitung gaji. 

 

Tumpukan Dokumen

Mencatat data dan informasi dalam administrasi memerlukan banyak kertas. Awalnya tumpukan 1 atau 2 kertas tidaklah masalah. Namun, jika perusahaan sudah beroperasi cukup lama, tumpukan dokumen tersebut akan semakin banyak dan memakan banyak ruang. HRD pun harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap kumpulan dokumen tersebut. Namun, kumpulan dokumen juga berisiko mengalami kerusakan seperti terkena tumpahan cairan atau robek. 

 

Human Error

Kesalahan atau kekeliruan adalah hal yang wajar dialami oleh manusia, tetapi akan sangat berbahaya jika terjadi dalam administrasi HRD. Human error seperti kesalahan input atau hitung akan menghasilkan data yang tidak akurat. Ketidakakuratan data akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan kepuasan kinerja karyawan. 

 

Redundansi Data

Salah satu hasil dari human error adalah redundansi data. Dalam istilah penyimpanan data, redundansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang serupa dalam penyimpanan data yang memakan banyak tempat pada penyimpanan dan menurunkan kualitas data. 

 

Keamanan

Administrasi dengan cara manual tidak mendukung keamanan data. Pihak yang tak bertanggung jawab dapat dengan mudah mengakses tumpukan dokumen tanpa adanya verifikasi terlebih dahulu. Data pun lebih mudah dimanipulasi atau dicuri untuk kepentingan tertentu. 

 

Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD

 

Software HRD: Solusi Hambatan Administrasi Perkantoran

Proses administrasi manual yang dilakukan HRD cukup rumit dan memakan banyak waktu. Padahal jumlah HRD hanya sedikit, sementara jumlah karyawan yang harus dikelola HRD sangat banyak. Oleh karena itu, HRD memerlukan solusi untuk menghadapi hambatan  dan menyederhanakan proses dalam administrasi. Dengan begitu, langkah perusahaan dalam menuju tujuan bersama lebih mudah dan terorganisir. 

Software HRD dari LinovHR menyediakan fitur-fitur unggulan yang secara komprehensif mampu menghasilkan sistem ideal yang saling terintegrasi. Proses dari integrasi sistem akan menghasilkan data dan informasi yang akurat.  HRD dapat dengan mudah melakukan administrasi dengan benar dan fokus kepada langkah-langkah strategis untuk mengembangkan kinerja karyawan. Seluruh proses data administrasi oleh Software HRD LinovHR dapat dilakukan secara online. Jadi, HRD dapat melakukan dan membantu proses administrasi perkantoran karyawan dimana dan kapan saja. 

Disamping itu, keamanan pun menjadi aspek yang tak kalah penting dalam Software HRD LinovHR. Cloud based server mampu banyak kumpulan data karyawan dengan tingkat keamanan yang tinggi. Setiap user yang hendak mengakses data harus melewati proses verifikasi dengan username dan password.  Penyimpanan data yang ringkas oleh cloud based server membuat HRD dapat meninggalkan kebiasaan lama berkutat pada tumpukan dokumen di meja kerja. Kini, administrasi perkantoran lebih efektif dan efisien berkat Software HRD dari LinovHR. Hubungi LinovHR untuk mendapatkan penawaran menarik hanya untuk perusahaan Anda!