Administrasi perkantoran merupakan kegiatan repetitif yang tidak terpisahkan dari perusahaan. Tugas utama HRD dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan menjadikan HRD sebagai salah satu divisi yang melakukan berbagai jenis administrasi perkantoran.
Proses administrasi HRD yang baik akan membawa kepuasan kinerja bagi karyawan.
Seperti apa sih administrasi perkantoran yang ada dalam HRD? Dan bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan serta kinerja karyawan? Mari simak pembahasan LinovHR berikut ini!
Definisi Administrasi Perkantoran
Administrasi adalah kegiatan penetapan tujuan serta cara-cara yang akan digunakan dalam pembinaan organisasi atau perusahaan.
Jadi, secara sederhana administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan repetitif yang berperan untuk melaksanakan pengelolaan dan pengembangam, penyusunan laporan, serta menciptakan lingkungan perusahaan yang lebih efektif.
Ada beberapa fungsi yang mendukung administrasi perkantoran. Fungsi-fungsi tersebut adalah:
- Teknis
- Analisis
- Interpersonal
- Manajerial
- rutin
Administrasi perkantoran yang lancar mencerminkan manajemen perusahaan yang baik. Sebaliknya, suatu perusahaan dapat dikatakan memiliki manajemen yang buruk saat administrasinya berjalan tidak lancar.
Manajemen yang buruk akan mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Jadi, penting bagi perusahaan untuk melakukan kegiatan administratifnya sebaik mungkin.
Baca Juga: Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Ahli
Administrasi perkantoran merupakan suatu bidang yang penting dalam manajemen kantor yang telah didefinisikan oleh beberapa ahli.
Berikut adalah pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli:
1. George Terry
Menurut George R. Terry (1953), seorang peneliti dan penulis buku Principles of Management, administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan di sebuah kantor.
Administrasi perkantoran berperan sebagai penggerak bagi mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
2. Prajudi Atmosudirdjo
Prajudi Atmosudirdjo (1982), Direktur Lembaga Administrasi Negara yang pertama, menjelaskan bahwa administrasi perkantoran merupakan gabungan dan kombinasi antara corporate management (pengelolaan perusahaan) dengan operation management (pengelolaan operasional).
Hal ini mencakup aspek kesatuan kantor, termasuk gedung, tanah, personel, dan perlengkapan, serta pekerjaan yang dilakukan di kantor.
3. Moekijat
Moekijat dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor.
Fungsi-fungsi tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kantor, dengan tujuan agar target kantor dapat tercapai dan pegawai merasa puas dengan lingkungan kerjanya.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran memiliki serangkaian tujuan yang penting untuk mendukung kelancaran operasional kantor. Berikut adalah penjelasan mengenai tujuan-tujuan tersebut:
1. Menyediakan Informasi yang Relevan
Administrasi perkantoran bertujuan untuk menjadi sumber informasi yang andal dan relevan bagi seluruh pihak terkait di dalam dan di luar kantor.
Informasi yang disediakan mencakup data internal perusahaan, kebijakan, perkembangan industri, dan berbagai hal lain yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang tepat dan strategis.
2. Pengawasan Efisien Pekerjaan Kantor
Tujuan ini mencakup pengawasan terhadap pelaksanaan tugas-tugas harian di kantor.
Administrasi perkantoran harus memastikan bahwa semua aktivitas dan proses berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan, termasuk waktu, kualitas, dan efisiensi dalam penggunaan sumber daya.
3. Implementasi Kebijakan Perusahaan dengan Konsistensi
Administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan dan prosedur perusahaan secara konsisten di semua departemen dan tingkatan.
Hal ini penting untuk menjaga konsistensi, integritas, dan citra perusahaan di mata karyawan dan publik.
4. Meningkatkan Komunikasi Efektif dengan Karyawan
Komunikasi yang efektif antara manajemen dan karyawan merupakan pondasi kesuksesan kantor.
Di sini seorang administrasi perkantoran perlu memastikan bahwa saluran komunikasi terbuka, jelas, dan efektif sehingga informasi dapat tersebar dengan baik dan masukan dari karyawan dapat diterima dengan baik.
5. Pengembangan Karyawan melalui Pelatihan yang Tepat
Tujuan selanjutnya adalah berperan dalam merancang dan melaksanakan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan tujuan perusahaan.
Tujuan ini mencakup pengembangan keterampilan, peningkatan produktivitas, dan peningkatan kemampuan individual serta tim.
6. Verifikasi dan Evaluasi Kinerja Berkala
Evaluasi kinerja berkala diperlukan untuk mengukur pencapaian individu dan tim serta mengevaluasi efektivitas proses kerja.
Administrasi perkantoran bertujuan untuk melakukan evaluasi secara objektif dan memberikan umpan balik yang konstruktif untuk meningkatkan kinerja karyawan dan efisiensi operasional.
7. Proses Perekrutan Karyawan yang Selektif
Proses perekrutan yang baik adalah kunci untuk mendapatkan karyawan berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.
Administrasi perkantoran bertujuan untuk merancang dan melaksanakan proses perekrutan yang selektif, termasuk penentuan kriteria seleksi yang tepat, wawancara, dan evaluasi.
8. Komunikasikan Prosedur Kerja dengan Jelas dan Tepat
Administrasi perkantoran harus memastikan bahwa prosedur kerja, kebijakan, dan aturan perusahaan disampaikan dengan jelas kepada seluruh karyawan.
Hal ini membantu meminimalkan kebingungan dan meningkatkan ketaatan terhadap prosedur kerja yang telah ditetapkan.
9. Penerapan dan Pengembangan Kemampuan Administratif yang Berkelanjutan
Berikutnya tujuan yang perlu dicapai adalah mengembangkan dan meningkatkan kemampuan administratif secara berkelanjutan.
Hal ini mencakup penerapan teknologi baru, perbaikan proses kerja, dan penggunaan praktik terbaik untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi dalam pengelolaan kantor.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Di dalam sebuah perusahaan, Administrasi perkantoran memiliki berbagai fungsi yang penting untuk menjalankan operasional kantor dengan efisien dan efektif.
Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa fungsi tersebut:
1. Fungsi Rutin
Fungsi ini mencakup tugas-tugas administratif yang bersifat rutin dan memerlukan pemikiran minimal.
Contohnya adalah penggandaan dokumen, pengarsipan, dan pengelolaan inventaris kantor. Meskipun sederhana, fungsi ini tetap krusial dalam menjaga kelancaran operasional kantor sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Fungsi administrasi ini membutuhkan keputusan, pendapat, dan keterampilan perkantoran yang mumpuni.
Termasuk di dalamnya adalah penanganan perangkat teknologi kantor, pengelolaan sistem informasi, serta penerapan teknologi terkini untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
3. Fungsi Interpersonal
Administrasi perkantoran juga memerlukan kemampuan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam mengambil keputusan.
Selain itu, kemampuan komunikasi dengan orang lain juga sangat penting dalam menjalankan fungsi ini.
Hal ini mencakup berbagai kegiatan seperti menangani keluhan karyawan, berinteraksi dengan pelanggan, dan menjalin hubungan dengan mitra bisnis.
4. Fungsi Analis
Fungsi ini melibatkan kemampuan berpikir kreatif dan kritis dalam menganalisis situasi, masalah, dan peluang.
Administrasi perkantoran harus dapat memutuskan dengan tepat dan cepat dalam menghadapi berbagai tantangan dan perubahan yang terjadi dalam lingkungan kerja.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial administrasi perkantoran melibatkan pengorganisasian, perencanaan, motivasi, dan pengukuran kinerja.
Administrasi perkantoran harus mampu mengatur sumber daya yang ada, membuat perencanaan strategis untuk mencapai tujuan perusahaan, memberikan motivasi kepada karyawan.
Selain itu, juga melakukan evaluasi dan pengukuran terhadap kinerja kantor secara keseluruhan.
Dengan pemahaman yang mendalam tentang berbagai fungsi administrasi perkantoran ini, perusahaan dapat mengelola operasional kantor secara lebih efisien dan efektif, serta meningkatkan kinerja dan daya saingnya dalam pasar yang kompetitif.
Tugas HRD dalam Administrasi Perkantoran
HRD bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan karyawan dalam perusahaan. Pengelolaan tersebut secara umum terbagi menjadi 2, yaitu pengembangan kinerja dan administratif.
Kegiatan administratif karyawan cukup banyak dan memerlukan ketelitian untuk menanganinya. Apa saja kegiatan administrasi yang dilakukan oleh HRD?
Pengelolaan Gaji
Gaji adalah hak karyawan setelah bekerja di perusahaan. Pihak HRD harus mengetahui komponen penyusun gaji dengan baik seperti lama bekerja, posisi atau jabatan, jumlah tanggungan karyawan, lembur, data kehadiran, dan lain-lain.
Seluruh komponen tersebut akan diolah dan dihitung, dimana kemudian akan menghasilkan gaji bersih yang siap dikirim ke rekening masing-masing karyawan.
Baca Juga: Pentingnya Transparansi Perusahaan dalam Penggajian Karyawan
Rekapitulasi data Absensi
Data kehadiran karyawan adalah salah satu komponen penyusun gaji. Oleh karena itu HRD harus melakukan rekapitulasi data absensi agar lebih mudah mengintegrasikan data absen untuk keperluan penggajian karyawan.
Selain itu, data absensi juga berperan sebagai landasan HRD untuk melakukan penilaian kinerja.
Karena karyawan yang cenderung sering datang terlambat biasanya memiliki kinerja yang kurang baik jika dibandingkan karyawan yang sering datang tepat waktu.
Penilaian Kinerja Karyawan
Evaluasi kinerja berhubungan erat dengan pengembangan kinerja karyawan. Setiap periode tertentu, HRD akan melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah karyawan bekerja dengan bagus atau tidak.
Kalaupun ditemukan bahwa kinerja karyawan mengalami penurunan atau kurang bagus, maka HRD akan melakukan pertimbangan untuk melakukan pelatihan atau pengembangan kinerja agar karyawan bisa bekerja lebih baik.
Penyusunan Laporan
Laporan yang dibuat HRD adalah laporan gaji, absensi, dan laporan lain yang terkait dengan administratif HRD.
Hasil dari laporan akan diserahkan kepada pihak manajerial dan pimpinan perusahaan yang kemudian dapat dijadikan landasan pengambilan keputusan terkait karyawan.
Pajak
Di Indonesia, gaji karyawan setiap bulannya dipotong pajak penghasilan atau PPh 21. HRD perlu melakukan pendaftaraan bagi karyawan baru dan menghitung pajak yang harus disetorkan kepada negara. Pihak HRD pun harus memahami dengan benar tentang regulasi pajak yang berlaku.
Baca Juga: Beberapa Kelebihan Software Administrasi
Hambatan Administrasi Perkantoran yang HRD Hadapi
Tugas utama HRD adalah mengelola sumber daya manusia berupa karyawan. Namun, sayangnya terkadang HRD terlalu fokus untuk memikirkan perencanaan pengembangan karyawan atau sumber daya manusia sehingga melupakan administrasi.
Pekerjaan administratif menjadi berantakan dan tidak tertangani dengan baik. Padahal, pengembangan kinerja dan pengelolaan administrasi sama pentingnya dan akan saling mempengaruhi satu sama lain.
Tak hanya ketidakseimbangan tentang fokus, HRD juga menghadapi berbagai macam hambatan yang dihadapi ketika melakukan administrasi manual. Hambatan yang dihadapi oleh HRD antara lain.
Sistem yang Tak Terintegrasi
Kegiatan administrasi HRD melibatkan banyak komponen. Contohnya adalah pengelolaan gaji. Dalam pengelolaan gaji, HRD perlu mengintegrasikan rekapitulasi data absen untuk perhitungan gaji.
Sayangnya proses penggajian manual tidak mendukung integrasi tersebut. Sehingga staff HRD harus menginput satu-satu data absensi lalu menghitung gaji.
Tumpukan Dokumen
Mencatat data dan informasi dalam administrasi memerlukan banyak kertas. Awalnya tumpukan 1 atau 2 kertas tidaklah masalah. Namun, jika perusahaan sudah beroperasi cukup lama, tumpukan dokumen tersebut akan semakin banyak dan memakan banyak ruang.
HRD pun harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap kumpulan dokumen tersebut. Namun, kumpulan dokumen juga berisiko mengalami kerusakan seperti terkena tumpahan cairan atau robek.
Human Error
Kesalahan atau kekeliruan adalah hal yang wajar dialami oleh manusia, tetapi akan sangat berbahaya jika terjadi dalam administrasi HRD. Human error seperti kesalahan input atau hitung akan menghasilkan data yang tidak akurat. Ketidakakuratan data akan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan kepuasan kinerja karyawan.
Redundansi Data
Salah satu hasil dari human error adalah redundansi data. Dalam istilah penyimpanan data, redundansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang serupa dalam penyimpanan data yang memakan banyak tempat pada penyimpanan dan menurunkan kualitas data.
Keamanan
Administrasi dengan cara manual tidak mendukung keamanan data. Pihak yang tak bertanggung jawab dapat dengan mudah mengakses tumpukan dokumen tanpa adanya verifikasi terlebih dahulu. Data pun lebih mudah dimanipulasi atau dicuri untuk kepentingan tertentu.
Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD
Pentingnya Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan
Lebih dari sekadar tugas-tugas administratif sehari-hari, administrasi perkantoran memiliki peranan penting dalam membentuk fondasi kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
Dalam era bisnis yang dinamis dan kompetitif, peran administrasi perkantoran menjadi semakin vital dalam memastikan kelancaran operasional, efisiensi pengelolaan sumber daya, dan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan inovatif.
Dalam konteks ini, mari kita telaah beberapa aspek penting mengenai perannya dalam membangun fondasi kesuksesan perusahaan:
1. Inovasi untuk Kemajuan dan Pertumbuhan
Administrasi perkantoran tidak hanya tentang menjalankan tugas-tugas rutin, tetapi juga tentang menciptakan lingkungan yang mendukung inovasi dan kreativitas.
Dengan sistem administrasi yang baik, perusahaan dapat mendorong ide-ide baru, memfasilitasi kolaborasi antar tim, dan mengimplementasikan perubahan yang diperlukan untuk pertumbuhan dan kemajuan perusahaan.
2. Manajemen Perubahan yang Efektif
Perubahan merupakan hal yang tidak terhindarkan dalam dunia bisnis. Administrasi perkantoran membantu perusahaan dalam mengelola perubahan dengan lebih baik.
Hal itu bisa diterapkan melalui pemantauan yang cermat terhadap proses, komunikasi yang jelas kepada seluruh karyawan, dan penerapan strategi yang tepat untuk mengurangi resistensi.
3. Kepemimpinan yang Berbasis Data
Administrasi perkantoran memberikan data dan informasi yang diperlukan bagi para pemimpin perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat dan strategis.
Adanya sistem yang terstruktur dan terorganisir, manajemen dapat menggunakan informasi yang tersedia untuk merumuskan strategi bisnis yang efektif dan mengambil langkah-langkah yang dapat mengarahkan perusahaan menuju kesuksesan jangka panjang.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan Sumber Daya Manusia
Administrasi perkantoran membantu dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, termasuk dalam proses perekrutan, pengembangan karyawan, dan retensi bakat-bakat terbaik.
Dengan menyediakan lingkungan kerja yang inklusif dan mendukung, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan merasa dihargai dan memiliki kesempatan untuk berkembang secara profesional.
5. Pengendalian Biaya dan Efisiensi Operasional
Administrasi perkantoran membantu perusahaan dalam mengelola biaya operasional dan meningkatkan efisiensi proses kerja.
Melalui penggunaan teknologi yang tepat, penerapan praktik-praktik terbaik dalam administrasi, dan pengelolaan yang cermat terhadap sumber daya perusahaan, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Dengan pemahaman yang mendalam tentang peran administrasi perkantoran dalam membangun fondasi kesuksesan perusahaan, pemimpin perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem administrasi yang efisien dan efektif telah diterapkan.
Hal ini akan membantu perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar yang semakin kompleks dan dinamis.
Software HRD LinovHR: Solusi Hambatan Administrasi Perkantoran
Proses administrasi manual yang dilakukan HRD cukup rumit dan memakan banyak waktu. Padahal jumlah HRD hanya sedikit, sementara jumlah karyawan yang harus dikelola HRD sangat banyak.
Oleh karena itu, HRD memerlukan solusi untuk menghadapi hambatan dan menyederhanakan proses dalam administrasi. Dengan begitu, langkah perusahaan dalam menuju tujuan bersama lebih mudah dan terorganisir.
Software HRD dari LinovHR menyediakan fitur-fitur unggulan yang secara komprehensif mampu menghasilkan sistem ideal yang saling terintegrasi. Proses dari integrasi sistem akan menghasilkan data dan informasi yang akurat.
HRD dapat dengan mudah melakukan administrasi dengan benar dan fokus kepada langkah-langkah strategis untuk mengembangkan kinerja karyawan.
Seluruh proses data administrasi oleh Software HRD LinovHR dapat dilakukan secara online. Jadi, HRD dapat melakukan dan membantu proses administrasi perkantoran karyawan dimana dan kapan saja.
Disamping itu, keamanan pun menjadi aspek yang tak kalah penting dalam Software HRD LinovHR. Cloud based server mampu banyak kumpulan data karyawan dengan tingkat keamanan yang tinggi. Setiap user yang hendak mengakses data harus melewati proses verifikasi dengan username dan password.
Penyimpanan data yang ringkas oleh cloud based server membuat HRD dapat meninggalkan kebiasaan lama berkutat pada tumpukan dokumen di meja kerja.
Kini, administrasi perkantoran lebih efektif dan efisien berkat Software HRD dari LinovHR. Hubungi LinovHR untuk mendapatkan penawaran menarik hanya untuk perusahaan Anda!
