Dalam era bisnis yang terus berubah dengan cepat, kemampuan untuk beradaptasi dan merespons perubahan menjadi kunci kesuksesan perusahaan.
Oleh karena itu, kini pendekatan agile HR menjadi semakin relevan dalam memenuhi tuntutan perubahan kerja yang dinamis.
Artikel LinovHR ini, kita akan menjelajahi konsep dasar agile dalam HR dan bagaimana penerapannya dapat membawa transformasi positif dalam manajemen sumber daya manusia. Mari simak selengkapnya!
Apa Itu Agile HR?
Agile HR adalah konsep yang mengacu pada penerapan prinsip dan nilai-nilai tangkas dalam manajemen sumber daya manusia suatu perusahaan.
Tujuan utamanya, adalah meningkatkan efektivitas proses HR dan membuatnya lebih responsif terhadap kebutuhan bisnis yang memiliki sifat dinamis.
Pendekatan ini telah menjadi semakin populer dalam beberapa tahun terakhir karena banyak perusahaan yang melihat nilai tambahnya apabila menerapkan konsep ini.
Melalui penerapan agile, perusahaan nantinya dapat lebih baik beradaptasi dengan perubahan dan memenuhi tuntutan bisnis saat ini.
Mengapa Agile HR Itu Penting?
Agile HR menjadi sangat penting dalam dunia bisnis yang terus berubah dan membutuhkan adaptasi yang cepat.
Filosofi inti dari pendekatan ini adalah memberikan nilai dan pengalaman kepada pelanggan.
Dalam konteks HR sendiri, yang menjadi bagian pelanggan adalah seperti kandidat, karyawan, dan pemangku kepentingan.
Untuk memberikan nilai dan pengalaman kepada mereka, tim HR akan bekerja sama dan berkolaborasi untuk memberikan nilai tambah kepada semua pihak terlibat.
Namun, transisi menuju agile tidaklah mudah, karena membutuhkan disiplin dan ketekunan. Agile sendiri adalah tentang menyesuaikan dan memodifikasi.
Menurut Joe McCollum, senior adviser McKinsey, mengatakan dalam agile, HR dapat mengambil kendali, yang membantu pekerjaan dan membentuk dinamika tim. Di sini, semua yang terlibat menjadi pelaku dan menghilangkan hierarki tradisional.
Dalam model tradisional, hierarki menyebabkan orang tidak bisa mengendalikan pekerjaan mereka, dan menjadi penghalang perubahan yang tidak mendorong fleksibilitas.
Agile mendorong fleksibilitas dan di sini membutuhkan proses HR yang disesuaikan dengan sempurna sehingga mendukung proses pengambilan keputusan dengan cepat.
Tradisional HR vs Agile HR
Dalam dunia kerja, HR tradisional dan agile HR memiliki cara kerja yang berbeda.
HR tradisional lebih bersifat formal dan hierarkis, seperti memiliki aturan yang sudah ditetapkan dari awal.
Mereka berfokus pada kegiatan employee life cycle management serta rutinitas administratif. Kemudian, juga cenderung reaktif terhadap masalah dan permintaan karyawan.
Sementara itu, agile memiliki pendekatan yang proaktif dan holistik. Tidak hanya menjalankan rutinitas administratif, namun mereka juga bertujuan untuk memberikan nilai dan pengalaman terbaik bagi semua orang yang terlibat.
Orang yang terlibat dalam agile ini akan menyukai untuk bekerja sama, berinovasi, dan memberikan ruang untuk melakukan umpan balik.
Oleh karena itu, agile ini seringkali dianggap lebih cocok untuk menghadapi perubahan yang dinamis di dunia kerja.
Manfaat Agile HR
Agile HR adalah paradigma baru dalam dunia HR. Manfaat pendekatan ini pun sangat besar dan tidak terbatas, seperti berikut ini:
1. Meningkatkan Kolaborasi Tim
Manfaat agile HR yang pertama adalah adanya peningkatan kolaborasi tim.
Dengan adanya komunikasi dan kerja tim yang lebih baik, karyawan dari berbagai bagian perusahaan bisa lebih mudah berkolaborasi.
Pendekatan transparan yang diterapkan oleh agile juga membantu membangun kepercayaan di seluruh tim.
2. Umpan Balik Berkelanjutan
Manfaat selanjutnya adalah adanya continuous feedback atau umpan balik berkelanjutan.
Dengan menerima umpan balik secara teratur dan konsisten, HR memiliki peluang untuk mengembangkan solusi yang lebih relevan dan efektif untuk tim.
Melalui ini, berarti HR dapat lebih responsif terhadap kebutuhan dan harapan karyawan.
3. Kemampuan Beradaptasi Lebih Baik
Agile membantu tim untuk menguji, mempelajari, dan mengoptimalkan strategi dengan cepat.
Hal ini menjadi sangat penting, terutama dalam menghadapi perubahan kondisi seperti pandemi, di mana tim harus beradaptasi dengan cepat.
4. Pengukuran Keluaran yang Lebih Besar
Dengan menekankan hasil, agile memungkinkan departemen SDM untuk menunjukkan secara jelas dampak positif dari berbagai aspek.
Baik dari aspek waktu, biaya, maupun kinerja, visualisasi yang jelas ini membantu dalam mengukur dan mengevaluasi efisiensi inisiatif HR.
Agile Prinsip dalam HR
Pendekatan agile memiliki beberapa prinsip yang mengharuskan para HR untuk mengadopsi beberapa pola pikir yang berbeda. Berikut prinsipnya:
1. Dari Cluster Menjadi Kolaborasi
Agile mendorong kolaborasi antar-tim dan mengatasi pemisahan fungsi HR.
Tim dengan keterampilan multi-disiplin bekerja bersama untuk menyelesaikan masalah, menciptakan solusi yang lebih holistik dan efektif.
2. Dari Tetap Menjadi Gagal
Pendekatan agile sendiri memiliki sifat yang cepat dalam pengembangan proses.
Dalam hal ini, potensi akan kegagalan dapat meningkat, namun hal kegagalan tersebut bukan berarti hal yang buruk.
Pendekatan agile memperbolehkan kegagalan sebagai bagian dari pengembangan cepat.
Dalam hal ini, tim HR dapat mengadopsi pendekatan prototipe, dengan melakukan eksperimen, pemetaan, dan penelitian metode penyampaian terbaik.
3. Dari Setiap Tahun Menjadi Setiap Hari
Pendekatan agile memindahkan fokus dari siklus tahunan ke penilaian harian.
Oleh karena itu, hal ini membantu HR untuk merespons kondisi terkini dan mengembangkan solusi yang relevan secara adaptif.
Bagaimana Menerapkan Agile HR
Perlu Anda ketahui, tim Anda tidak perlu mengadopsi agile secara penuh. Anda dapat memilih fitur-fitur tertentu yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Di bawah ini adalah langkah-langkah umum yang bisa Anda pilih dan gunakan untuk menerapkan agile ke HR.
Kami akan menggunakan ‘orientasi karyawan baru’ sebagai proses untuk mendemonstrasikan metodologi agile dalam praktiknya:
1. Definisikan Masalahnya
Sebelum menggunakan metode ini untuk meningkatkan proses HR, Anda harus lebih dulu mengidentifikasi masalah yang ingin Anda atasi.
Cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan berkonsultasi dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat.
2. Menentukan Sumber Daya dan Peran serta Tanggung Jawab
Setelah itu, langkah kedua adalah menentukan sumber daya yang diperlukan dan membentuk tim agile yang terdiri dari individu dengan keterampilan yang saling melengkapi.
Tim ini akan menggunakan metodologi agile seperti Scrum atau Kanban untuk merancang dan melaksanakan solusi yang diinginkan.
3. Mengembangkan Tujuan
Dalam pendekatan agile, pengembangan tujuan menjadi tahap kunci untuk setiap periode sprint.
Tujuan ini merupakan hasil dari aktivitas yang membentuk backlog, yang dibuat melalui kolaborasi seluruh tim.
Selama proses ini, kegiatan diprioritaskan dan ditugaskan ke anggota tim yang berbeda.
Melalui standup meeting, anggota tim juga secara teratur memperbarui kemajuan yang telah dicapai.
4. Memulai dengan Sprint Pertama
Pengimplementasian metodologi agile dimulai dengan periode sprint yang biasanya berlangsung selama 2-4 minggu.
Dalam hal ini, tim bekerja secara intensif untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ditetapkan dengan fokus pada hasil yang diinginkan.
Tak kalah penting, tim juga harus mendiskusikan kemajuan sprint, Kegiatan ini biasanya dilakukan pada pertemuan rutin seperti harian atau mingguan.
Pertemuan rutin ini membantu dalam memantau kemajuan dan mengatasi hambatan yang muncul selama sprint berlangsung.
5. Mencatat Umpan Balik
Setelah menyelesaikan setiap sprint, penting untuk melakukan tinjauan yang menyeluruh.
Cara ini melibatkan penerimaan umpan balik dari berbagai pihak, termasuk tim, client, atau pengguna akhir.
Dengan mengidentifikasi masalah, hambatan, dan pencapaian positif melalui umpan balik, hal ini dapat membantu merancang perbaikan untuk sprint berikutnya.
Tak hanya itu, tidak lupa juga untuk memberikan apresiasi terhadap keberhasilan tim demi mempertahankan motivasi mereka.
Baca Juga: Mengenal Peran HR Assistant Lebih Jauh
Contoh Agile dalam HR
Berikut adalah beberapa contoh penerapan agile HR:
1. Rekrutmen (Recruitment)
Proses rekrutmen menjadi lebih responsif dan efisien dengan penerapan metodologi agile.
Berbeda dengan pendekatan tradisional yang melibatkan serangkaian tahapan, agile menekankan transparansi kepada kandidat dan memberikan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan yang cepat.
Sebagai contoh, Uber mengintegrasikan elemen gamifikasi melalui aplikasi Uberdrive.
Hal Ini memberikan pengalaman unik kepada pelamar, memberikan gambaran transparan tentang pekerjaan, pendapatan yang dapat diperoleh, dan dinamika kerja di perusahaan.
Pendekatan ini mempercepat proses rekrutmen dan meningkatkan efisiensi dibandingkan dengan model tradisional.
2. Orientasi (Onboarding)
Metodologi agile tidak hanya berlaku dalam pengembangan produk, tetapi juga dalam pengalaman karyawan baru.
Agile memperkenalkan pendekatan dinamis dan terfokus pada onboarding karyawan.
Pengalaman ini dibagi ke dalam sprint, biasanya berlangsung dua hingga empat minggu.
Hal tersebut untuk memastikan bahwa pengenalan terhadap organisasi, peran, nilai, dan tujuan dilakukan dengan cara yang lebih terlibat dan relevan.
Inovasi ini bertujuan membuat orientasi menjadi momen yang lebih menyenangkan dan bermanfaat bagi anggota baru.
3. Manajemen Kinerja (Performance Management)
Pendekatan agile terhadap manajemen kinerja menggeser paradigma dari tinjauan tahunan ke diskusi dan umpan balik yang lebih rutin.
GitLab adalah contoh yang berhasil menerapkan agile dalam manajemen kinerjanya, dengan fokus pada respons terhadap pandemi dan pengelolaan tim jarak jauh.
Mereka menekankan pengukuran hasil daripada jumlah jam kerja, dengan menggunakan matriks kinerja yang terus diiterasi.
Pendekatan ini memungkinkan umpan balik berkesinambungan, mempercepat perubahan, dan menempatkan fokus pada kinerja dan produktivitas sebagai penilaian utama, menciptakan lingkungan yang lebih responsif dan adaptif.
Baca Juga: Pentingnya Melakukan Benchmarking dalam Dunia HR
Terapkan Agile HR Bersama Software HRIS LinovHR
Dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi dan responsivitas dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM), penerapan agile HR menjadi semakin relevan.
Untuk mewujudkan hal ini, HR pun tidak lagi bisa hanya mengandalkan cara-cara manual, di sini Software HRIS LinovHR menyajikan solusi yang mengintegrasikan teknologi canggih dengan prinsip-prinsip agile.
Software HRIS LinovHR menyediakan berbagai modul yang tepat untuk penerapan agile perusahaan Anda.
Modul-modul HRIS LinovHR disusun mengikuti perkembangan tren HR dan industri sehingga membantu perusahaan untuk beradaptasi.
Antar modul yang ada juga saling terintegrasi sehingga HR akan lebih leluasa mengerjakan berbagai tugasnya di dalam satu aplikasi saja.
Sebagai contoh, LinovHR memiliki modul Recruitment yang mendukung HR melakukan proses rekrutmen lebih efektif dan efisien mulai dari pra rekrutmen dengan menentukan manpower planning, memasang lowongan di web career, sampai proses onboarding.
Data karyawan baru pun akan langsung masuk ke dalam database karyawan di dalam modul Personnel Management.
Melalui seluruh modul ini, LinovHR dapat memberikan kepuasan untuk perusahaan Anda dalam menerapkan agile HR secara efektif.
Segera ajukan demonya sekarang untuk menerapkan agile HR secara efektif dengan LinovHR!
