Attendance and payroll software adalah software absen yang terintegrasi dengan software penggajian. Ini tidak mengherankan karena saat kita menghitung gaji, komponen kehadiran menjadi salah satu komponen yang ditinjau dan dihitung oleh HR.
Penggunaan software ini dapat membantu perusahaan untuk menghemat waktu dan tenaga kerja dalam hal memproses data absensi dan penggajian karyawan.
Di artikel LinovHR ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai time and attendance and payroll software, termasuk manfaat, fitur, dan jenis-jenisnya.
Apa Itu Attendance and Payroll Software?
Attendance and payroll software adalah sebuah program komputer yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan memproses data kehadiran karyawan serta penggajian mereka.
Software ini dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan berdasarkan waktu kerja mereka, cuti, absen, dan komponen lainnya yang berhubungan dengan penggajian.
Dengan menggunakan software ini, perusahaan dapat mempercepat dan memudahkan proses penghitungan gaji, sehingga mengurangi kesalahan dan memperbaiki efisiensi kerja.
Attendance and payroll software juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola cuti, absensi, dan kinerja karyawan secara lebih efektif dan efisien.
Bagaimana Cara Kerja Attendance and Payroll Software?
Time and attendance management system adalah sistem yang membantu melacak jam kerja karyawan. Sistem ini berfungsi sebagai mesin absensi virtual yang mencatat waktu dan kehadiran karyawan.
Sebelumnya, pencatatan absensi karyawan masih dilakukan dengan menggunakan lembaran dokumen. Tapi, sekarang solusi berbasis online ini secara otomatis mencatat total jam kerja karyawan.
Hal ini juga membantu Anda untuk melacak berapa hari libur yang dipakai karyawan serta menghitung jam lembur karyawan.
Sementara itu, metode yang digunakan perusahaan untuk membayar gaji karyawannya disebut payroll management system.
Sistem ini bermanfaat bagi bisnis dalam menghitung gaji, potongan, dan pajak karyawan. Semua ini sesuai dengan perjanjian kerja dan kehadiran mereka di perusahaan.
Saat Anda sudah menggunakan software ini, Anda dapat mengintegrasikan data kehadiran ke dalam penggajian karyawan secara otomatis. Dari sini, nantinya sistem payroll akan melakukan perhitungan gaji yang sesuai dengan kehadiran karyawan.
Sistem akan secara otomatis menentukan gaji dan memotong gaji saat diketahui ada jam kerja karyawan yang tidak sesuai. Sehingga karyawan akan menerima gaji sesuai dengan kehadirannya di bulan tersebut.
Mengimplementasikan payroll and attendance system ke dalam operasional perusahaan dapat meningkatkan produktivitas. Selain itu, juga bisa mengurangi pemborosan dalam proses bisnis.
Keseluruhan anggaran dan manajemen SDM Anda dapat ditingkatkan secara signifikan dengan mengintegrasikan sistem time and attendance dengan software payroll.
Dengan demikian, konsistensi antara semua sistem dapat dipertahankan dengan lebih mudah.
Informasi terkait kehadiran serta penggajian pun akan diperbarui secara otomatis. Tak perlu repot-repot melakukan perubahan lebih dari satu kali di berbagai sistem kerja. Attendance and payroll system kini dapat bekerja secara bersamaan untuk membuat penggajian.
Fitur Penting dalam Attendance and Payroll Software
Ada beberapa fitur penting yang perlu ada dalam attendance and payroll software, guna memaksimalkan penggunaannya, seperti:
-
Time Administration
Fitur ini memungkinkan HR untuk melacak dan mengatur waktu kerja karyawan. Dengan adanya fitur ini, HR dapat memastikan bahwa karyawan hadir dan bekerja sesuai jadwal yang ditetapkan.
Selain itu, fitur ini juga dapat membantu mengurangi potensi kecurangan waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan.
-
Leave Administration
Dengan fitur ini, HR dapat mengatur dan memantau cuti karyawan. Proses pengajuan dan approval cuti pun bisa dilakukan lebih mudah dengan fitur ini.
Fitur ini membantu menghindari konflik jadwal dan memastikan bahwa karyawan mengambil cuti mereka dengan benar.
-
Attendance Control
Kehadiran fitur ini bermanfaat untuk memantau absensi karyawan secara real-time. Dengan adanya fitur ini, Anda dapat mengetahui karyawan yang terlambat atau tidak hadir dan mengambil tindakan yang sesuai.
Fitur ini membantu meningkatkan akurasi penggajian dan memastikan bahwa karyawan bekerja sesuai jadwal yang ditetapkan.
-
Employee Administration
Employee administration memungkinkan HR untuk mengatur dan memantau data karyawan, seperti informasi pribadi, data pekerjaan, dan gaji. Dengan adanya fitur ini, pengguna dapat dengan mudah mengakses informasi karyawan dan mengelola data mereka dengan lebih efisien.
-
Employee Self-Service
ESS memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, seperti jadwal kerja, gaji, dan cuti. Karyawan pun dapat dengan mudah memperbarui informasi mereka sendiri dan mengakses informasi terkait pekerjaan mereka.
-
Advanced Reporting and Analytics
Fitur selanjutnya, memungkinkan Anda untuk membuat laporan dan analisis yang terperinci tentang data kehadiran dan penggajian karyawan. Dengan adanya fitur ini, HR dapat memantau kinerja karyawan dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
-
Seamless Integrations
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan time and attendance and payroll software dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan.
Dengan adanya fitur ini, pengguna dapat dengan mudah mentransfer data antar sistem dan menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola data.
Keuntungan Menggunakan Attendance and Payroll Software
Implementasi attendance and payroll software, tentu saja mendatangkan sejumlah keuntungan untuk perusahaan, seperti berikut ini:
1. Menghemat Waktu dan Usaha
Catatan kehadiran adalah komponen payroll yang penting. Dengan mengintegrasikan software absen dan payroll Anda bisa menghemat waktu dalam memproses penggajian karena adanya otomatisasi pencatatan dan pemrosesan catatan kehadiran.
2. Memastikan Keakuratan Pembayaran Gaji
Ketidakakuratan dalam penghitungan penggajian memengaruhi hubungan perusahaan dan karyawan. Bahkan, ketidakakuratan gaji yang terjadi terus menerus bisa menyebabkan perusahaan mengalami kerugian finansial yang besar.
Namun, masalah ini bisa diatasi dengan attendance and payroll software yang dapat secara akurat melakukan penghitungan gaji karyawan dengan tepat.
3. Menganalisis dan Merencanakan
Software ini dapat memberikan informasi yang berharga tentang absensi dan penggajian karyawan. Anda dapat menganalisis data tersebut untuk memahami pola absensi dan memperkirakan biaya gaji di masa depan.
Informasi ini dapat membantu Anda merencanakan anggaran dan mengambil keputusan yang lebih baik.
4. Memastikan Kepatuhan
Implementasi time and attendance and payroll software dapat membantu Anda memastikan kepatuhan peraturan dan undang-undang yang berlaku.
Anda dapat memastikan bahwa pembayaran gaji dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum dan bahwa catatan absensi karyawan diatur dengan benar.
Baca Juga: Apakah HRIS Software dan Software Payroll itu Sama?
Tips Memilih Attendance and Payroll System
Berikut beberapa tips dalam memilih attendance and payroll software, di antaranya:
1. Pilih yang Terpenting: Kehadiran atau Penggajian?
Salah satu dari dua elemen di atas mungkin lebih penting daripada yang lain, pilihan tergantung kebutuhan perusahaan Anda.
Pada perusahaan dengan tenaga kerja yang bekerja dalam shift besar, melacak jam kerja mungkin merupakan faktor yang paling signifikan dalam akurasi penggajian.
Pada perusahaan dengan struktur bonus, insentif, dan komisi yang kompleks, fungsi penggajian dalam perangkat lunak kehadiran dan penggajian mungkin perlu lebih canggih.
Kedua elemen penting karena saling berkaitan, tetapi Anda harus memilih salah satu untuk menjadi prioritas tergantung pada struktur perusahaan Anda.
2. Employee Self-Service versus Kontrol HR
Kebutuhan sebuah perusahaan bervariasi tergantung pada ukuran, industri, dan strukturnya. Perusahaan kecil dengan SDM yang lebih sedikit mungkin perlu memberikan lebih banyak kontrol terhadap attendance and payroll system kepada karyawannya.
Sedangkan organisasi yang lebih besar mungkin menginginkan tingkat kontrol yang lebih terpusat.
3. Rencana Ekspansi Perusahaan
Jika perusahaan akan mengalami peningkatan jumlah karyawan di masa depan, hal ini harus dipertimbangkan dalam memilih attendance and payroll software. Sistem harus bisa diskalakan untuk menangani kebutuhan Anda di masa depan, bukan hanya saat ini.
4. Dukungan dari Penyedia
Tergantung seberapa besar departemen IT Anda, Anda perlu mempertimbangkan tingkat dukungan penyedia yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.
Hal ini juga mencakup pilihan antara menggunakan attendance and payroll software yang sudah terintegrasi atau paket yang dapat disesuaikan.
LinovHR Pilihan Attendance and Payroll Software Terbaik
Menggunakan attendance and payroll software menjadi solusi efektif untuk membuat pekerjaan HR lebih efisien.
Namun, Anda harus selektif dalam memilih software absen yang terintegrasi dengan software payroll. Pastikan software tersebut memiliki fitur yang lengkap yang mampu menjawab kebutuhan perusahaan.
Jika tidak ingin pusing memilih mana software absen yang sudah terintegrasi dengan payroll, Anda bisa memilih Software Payroll LinovHR yang sudah terintegrasi dengan modul Time Management yang memilih fitur Time Definition untuk mengkalkulasi kehadiran karyawan yang akan digunakan dalam proses penggajian.
Dengan fitur Payroll Process, nanti HR bisa memilih mana saja komponen yang digunakan dalam penggajian. Termasuk kalkulasi yang telah dilakukan di modul Time Management.
Setelah itu, dalam hitungan menit Software Payroll LinovHR akan menghitung gaji karyawan dan menghasilkan file CSV yang formatnya sesuai dengan bank yang digunakan untuk mentransfer gaji.
Tidak hanya itu, slip gaji pun bisa langsung dibuat sesuai dengan penghitungan yang telah dilakukan. Lalu HR bisa mengirimkan slip gaji tersebut melalui fitur blast atau melalui ESS karyawan.
Selain itu, LinovHR juga dilengkapi dengan fitur analitik yang memungkinkan perusahaan untuk melihat laporan penggajian karyawan setiap bulannya.
LinovHR juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengatur sistem penggajian sesuai dengan kebijakan dan aturan perusahaan.
Dengan fitur-fitur lengkap dan fleksibel, serta layanan dukungan teknis yang terbaik, LinovHR layak dipertimbangkan sebagai attendance and payroll software yang terbaik. Ayo klaim demo gratisnya sekarang dan dapatkan penawaran terbaik dari kami!
