Payroll system adalah sebuah aplikasi terintegrasi yang dapat membantu staf HRD dalam mengelola penggajian karyawan di perusahaan. Istilah payroll ini sudah banyak dipakai oleh sebagian masyarakat khususnya di perusahaan.
Aplikasi ini dinilai mampu mendorong efisiensi pekerjaan HR karena bersifat all-in-one, sehingga Anda dapat memasukkan data karyawan untuk semua sistem yang digunakan.
Lalu, bagaimana keuntungan dari penggunaan payroll system? Simak ulasan lengkapnya untuk mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi yang satu ini!
Apa itu Sistem Payroll?
Istilah payroll mungkin sudah cukup familiar khususnya bagi HRD. Namun apa yang dimaksud dengan payroll system?
Sederhananya, sistem payroll adalah sebuah perangkat lunak yang mampu memproses penggajian karyawan dari komponen dan informasi yang berbeda secara otomatis dalam kesatuan sistem.
Berbagai komponen gaji seperti kehadiran, bonus kinerja, tunjangan, dan lain-lain dapat diintegrasikan dengan baik sehingga menghasilkan perhitungan yang akurat.
Melalui sistem payroll, karyawan akan menerima slip gaji yang diberikan dengan rincian seperti gaji pokok, uang lembur, potongan pajak, uang makan, uang transportasi, BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan, dan lainnya.
Dengan menggunakan payroll online, akan memudahkan sistem administrasi dalam memberikan gaji pegawai.
Baca juga: Komponen Payroll yang Penting dalam Penggajian Karyawan
Jenis Sistem Payroll di Indonesia
Sistem payroll memiliki beragam jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan. Karena kondisi tiap perusahaan berbeda, pemilihan sistem payroll harus disesuaikan.
Berikut jenis sistem payroll yang sering digunakan oleh perusahaan di Indonesia:
1. Payroll Service
Payroll service adalah jenis sistem payroll yang paling umum digunakan di Indonesia. Hal ini karena data perusahaan disimpan secara otomatis di server perusahaan sendiri.
Dikarenakan data karyawan disimpan secara otomatis di server perusahaan dan tidak melibatkan pihak ketiga dalam prosesnya, sistem penggajian ini dianggap lebih aman untuk digunakan.
Namun, perusahaan harus mempersiapkan beberapa hal dengan baik agar dapat menerapkan sistem ini dengan lancar.
2. Payroll Cloud
Sistem payroll cloud adalah salah satu jenis software payroll yang menggunakan server cloud sebagai tempat penyimpanannya. Jenis perangkat lunak ini juga dianggap sangat aman dan memberikan fleksibilitas kepada penggunanya.
Karena perangkat lunak berbasis cloud dapat diakses dengan mudah menggunakan jaringan internet, perangkat lunak ini biasanya dikelola langsung oleh penyedia layanan IT. Hal ini membuat penggunaannya lebih mudah dan praktis.
3. Payroll Outsourcing
Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan jasa perusahaan payroll outsourcing. Provider ini akan menangani seluruh proses payroll, termasuk pengumpulan data, perhitungan gaji, dan pembuatan laporan, sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Pemilihan payroll sistem yang tepat akan tergantung pada ukuran perusahaan, kompleksitas operasi, dan kebutuhan untuk mematuhi regulasi penggajian yang berlaku di Indonesia.
Baca juga: 5 Manfaat Payroll Platform Untuk Kelola Gaji
Manfaat Penggunaan Sistem Payroll
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, sistem payroll akan memudahkan perusahaan khususnya divisi HR untuk proses pemberian gaji karyawan.
Karena sistem payroll ini sendiri memiliki kelebihan dibandingkan dengan menggunakan sistem payroll manual. Berikut adalah beberapa alasan lainnya.
1. Menyederhanakan Proses Penggajian
Proses penggajian bulanan terkenal memakan waktu lama dan rumit. Berkat kehadiran sistem payroll, penggajian bulanan dapat diotomatisasi.
Selain itu, sistem juga terintegrasi dengan sistem lain yang melibatkan komponen gaji seperti kehadiran. HRD tidak perlu melakukan entry kehadiran manual kedalam sistem. Sehingga semua proses dalam penggajian bulanan lebih sederhana.
2. Akurat
Otomatisasi dan integrasi dapat menghilangkan berbagai kesalahan dalam proses penggajian menjadi lebih akurat. Kesalahan seperti salah menghitung gaji pun tidak akan ditemukan lagi.
Keakuratan perusahaan dalam memproses gaji karyawan menandakan jika perusahaan adalah organisasi yang kredibel dalam mengelola karyawan.
3. Hemat Waktu
Karena semua proses penggajian dilakukan otomatis, HRD dan perusahaan akan menghemat banyak waktu.
Waktu yang tersisa dapat digunakan oleh HRD untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan tingkat urgensi tinggi seperti sukesi jabatan atau rekrutmen kandidat terbaik. Dengan begitu sumber daya manusia tetap terjaga kualitasnya.
4. Data Terpusat
Sentralisasi atau data yang terpusat menjadi keunggulan tersendiri dari payroll management system. Didukung oleh cloud based server, payroll system dapat menyimpan ratusan bahkan ribuan informasi karyawan terkait penggajian dengan aman dan rahasia.
HRD dan pihak yang berwenang dalam perusahaan mempunyai akses informasi tersebut kedalam server serta dapat mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.
5. Otomatisasi Slip Gaji dan Laporan Payroll
Manfaat terakhir yang bisa dirasakan adalah otomatisasi slip gaji dan laporan payroll. HRD cukup klik salary slip untuk mencetak slip gaji dan payroll report untuk menghasilkan laporan payroll, maka sistem otomatis menghasilkan dokumen yang dibutuhkan.
HRD dapat mengkostumisasi tampilan laporan payroll sesuai kebutuhan agar lebih dimengerti oleh user.
Baca Juga: Kenali Potongan Apa Saja yang Ada di Slip Gaji!
Tahapan Proses Payroll System Dalam Perusahaan
Terlepas dari seperti apa metode yang dipilih perusahaan dalam mengelola penggajian. Secara umum, proses penggajian akan terdiri dari tiga fase, antara lain:
1. Pra Penggajian
Di fase ini perusahaan akan mengumpulkan data yang relevan untuk periode penggajian yang akan dilakukan. Data yang dikumpulkan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan yang telah ditetapkan.
Termasuk jam kerja karyawan, penyesuaian karyawan (seperti karyawan baru, kenaikan gaji, pemotongan tunjangan, pemotongan pajak).
Informasi ini kemudian diverifikasi dan digunakan untuk memproses penggajian.
2. Perhitungan
Perusahaan menghitung total gaji kotor yang diperoleh setiap karyawan selama periode gaji dan memotong pajak dan deduction, sehingga menghasilkan gaji bersih.
3. Pasca Penggajian
Setelah proses perhitungan perusahaan akan merekonsiliasi daftar gaji karyawan, menyetorkan pajak mereka dan memproses pembayaran terkait. Selain itu, perusahaan juga akan memberikan slip gaji kepada karyawan.
Baca juga: 6 Contoh Surat Permohonan Payroll ke Bank yang Benar
Metode Perhitungan Gaji Karyawan
Jumlah karyawan dalam perusahaan begitu banyak. Faktanya, tidak semua karyawan menerima gaji dengan sistem atau cara yang sama.
Semua disesuaikan kembali kepada status karyawan di perusahaan. Sistem payroll mampu menyesuaikan perhitungan tersebut dengan berbagai metode.
Metode apa saja yang ada dalam perhitungan gaji melalui system payroll?
1. Harian
Karyawan yang menerima gaji harian biasanya adalah karyawan paruh waktu (freelancer) atau pekerja lepas. Perlu dicatat jika karyawan menerima gaji di bawah Rp4.500.000 per bulan, karyawan tidak dibebankan PPh 21.
Misalkan, Rossa adalah seorang mahasiswi yang bekerja sebagai fotografer paruh waktu untuk sebuah perusahaan fashion ternama dan dipanggil ketika perusahaan sedang ada sesi pemotretan model.
Perusahaan memberikan gaji kepada Rossa berdasarkan hari bekerja di perusahaan, yakni sebesar Rp 300.000.
Pada bulan ini, Rossa bekerja selama 13 hari di perusahaan untuk membantu sesi pemotretan katalog. Gaji yang akan diterima Rossa adalah:
Rp 300.000 x 13 hari = Rp 3.900.000
2. Bulanan
Gaji bulanan adalah sistem payroll yang paling umum dilakukan oleh perusahaan untuk karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Perusahaan dengan skala besar dan menengah sangat familiar dengan metode yang satu ini.
Anton adalah seorang lulusan fakultas hukum yang baru saja bekerja di sebuah Law Firm selama setahun dan belum menikah serta tidak mempunyai tanggungan. Gaji pokok Anton adalah Rp 5.000.000 dengan tunjangan makan sebesar Rp 300.000.
Total gaji di atas masih harus dikurangi dengan komponen potongan gaji.
| Gaji Pokok dan Tunjangan | Rp 5.300.000 | |
| Gaji Bersih Setahun | 12 x Rp5.300.000 | Rp 63.600.000 |
| Penghasilan Tidak Kena Pajak | (-) Rp54.000.000 | |
| Penghasilan Kena Pajak | Rp 9.600.000 | |
| PPh 21 Terutang | 5% x Rp 9.600.000 | Rp 480.000 |
| PPh 21 Per Bulan | Rp 480.000 : 12 | Rp 40.000 |
| Jadi, gaji bersih yang harus dibayar per bulan | Rp 5.000.000 + Rp 300.000 – Rp 40.000 | Rp 5.260.000 |
3. Pro Rata
Bagaimana jika karyawan baru bergabung di tengah bulan? Apakah masih dapat gaji di bulan selanjutnya? Tentu saja, kasus ini menggunakan perhitungan gaji metode prorata.
Akan tetapi, gaji yang akan diterima karyawan tersebut bukan gaji penuh selama sebulan, melainkan gaji selama hari mulai kerja karyawan tersebut hingga akhir bulan.
Tarra adalah karyawan baru dalam perusahaan logistik yang mulai bergabung untuk bekerja pada tanggal 18 Januari. Gaji bulanan yang akan diterima Tarra sesuai kontrak kerja adalah Rp 4.700.000, dengan waktu kerja 5 hari/minggu.
Pada bulan itu terdapat 22 hari kerja. Lalu, Andi bekerja selama 9 hari. Berikut cara menghitungnya.
(Total hari kerja: total hari kerja karyawan pada bulan tersebut) x upah per bulan
(9:22) X Rp 4.700.000 = Rp 1.922.727
Jadi, gaji prorata Tarra adalah Rp 1.922.727
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Gaji Karyawan dengan Mudah
Tips Memilih Payroll System Perusahaan
Seperti yang diketahui,ย payroll system perusahaan digunakan untuk mempermudah perusahaan untuk mengolah perhitungan dan pembayaran gaji tiap bulannya.
Biasanya tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk membangun payroll system mereka sendiri. Akhirnya, perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultasi layanan penyedia payroll system.
Ada banyak sekali penyedia layanan sistem payroll di luar sana dengan penawaran yang beragam. Namun, perusahaan harus jeli memilih konsultan pelayanan yang menyediakan sistem payroll.
Apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih sistem payroll?
1. Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa
Tujuan bisnis utama perusahaan memutuskan menggunakan sistem payroll adalah menyederhanakan perhitungan gaji karyawan.
Dengan demikian, tampilan atau antarmuka sistem payroll harus dirancang sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini juga harus didukung oleh pilihan bahasa yang mudah dimengerti.
Tampilan antar muka sederhana dan bahasa yang mudah dimengerti membuat staf dan pihak terkait yang menggunakan sistem payroll mampu memahami penggunaan fitur-fiturnya dengan cepat.
2. Fitur yang Komplit
Dalam menghitung gaji karyawan, ada beberapa komponen yang harus diperhatikan untuk gaji setiap karyawan dan komponen tersebut tidak selalu sama. Komponen payroll ini termasuk data seperti :
- Data kehadiran
- Jam kerja
- Pajak
- Upah lembur
- Tunjangan lainnya.
Setiap perusahaan akan menentukan masing-masing komponen dalam perhitungan gaji karyawan. Fitur-fitur canggih pada sistem payroll akhirnya akan mengolah banyaknya komponen gaji yang berbeda.
Jadi, fitur harus lengkap dan mampu mengolah komponen gaji karyawan dalam perusahaan.
3. Sistem Perhitungan Akurat
Perhitungan gaji karyawan secara manual akan memakan banyak waktu.
Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perhitungan untuk tiap-tiap gaji karyawan wajib dilakukan dengan akurat.
Untuk hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem payroll yang dipilih handal dan mampu menghitung gaji karyawan dengan hati-hati dan presisi.
4. Jaminan Keamanan Data
Selain memeriksa kecepatan dan ketepatan sistem payroll, perusahaan juga harus mempertimbangkan jaminan keamanan yang ditawarkan.
Semua data yang perusahaan yang tersimpan dalam server sistem payroll harus terhindar dari kerusakan atau kehilangan akibat peretasan dari pihak yang tak bertanggung jawab.
5. Sistem Dapat Diperbarui
Tidak hanya cepat, perhitungan sistem payroll harus selalu diperbaharui. Perhitungan gaji karyawan di Indonesia mengikuti peraturan sesuai dengan peraturan dalam UU Ketenagakerjaan Tahun 2003.
Namun, tak menutup kemungkinan jika pemerintah atau instansi terkait akan memperbarui peraturan sesuai dengan tuntutan perubahan zaman.
Perubahan perkembangan keuangan perusahaan dapat pula mempengaruhi sistem payroll.
Misalkan, ketika perusahaan semakin besar dan pendapatan meningkat, perusahaan akan menambahkan tunjangan pada karyawan. Sehingga komponen pada sistem payroll harus ikut diperbarui untuk hasil perhitungan gaji yang tepat.
6. Telah Dipercaya Banyak Klien
Daftar pelanggan yang menggunakan sistem payroll juga penting untuk dipertimbangkan.
Jika sistem payroll penggajian telah digunakan oleh banyak kantor atau perusahaan, dapat disimpulkan bahwa sistem payroll telah mendapat kepercayaan dari banyak pelanggan karena telah menghasilkan dan merancang sistem yang berkualitas.
7. Didukung Tenaga Ahli
Kriteria terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan ketika memilih sistem payroll adalah dukungan layanan dan teknisi yang ditawarkan.
Pastikan sistem payroll yang dipilih memiliki tim dukungan profesional siap membantu jika perusahaan memiliki masalah dengan penggunaan sistem payroll.
Tenaga ahli lain berupa programmer kompeten yang mengembangkan sistem payroll juga membuat sistem payroll terhindar dari error atau bug ketika dijalankan.
Permudah Kelola Gaji Perusahaan dengan Software Payroll dari LinovHR
Payroll system akan membantu perusahaan dalam menjalankan proses penggajian secara lebih efektif dan efisien. Hal ini karena segala proses penggajian terkelola dengan baik.
Penggunaan software payroll akan sangat membantu perusahaan untuk menerapkan manajemen penggajian yang lebih baik karena akan mendigitalisasi dan mengotomatisasi segala proses penggajian.
Salah satu software payroll yang bisa diandalkan untuk mendukung management payroll bisa Anda temukan dalam Software Payroll LinovHR.
Sistem Payroll LinovHR adalah software pengelolaan penggajian berbasis digital, HR dapat mengelola dan memproses penggajian secara tersentralisasi. Di mana HR dapat menyimpan data terkait gaji karyawan, seperti data bank, data komponen gaji, kode akuntansi, pajak, dan data lainnya terkait gaji.
Selain itu, Software Payroll LinovHR juga mampu meningkatkan akurasi perhitungan gaji dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan absen serta perhitungan secara otomatis.
Software Payroll LinovHR juga menyediakan payroll report yang dapat diunduh secara berkala.
Dengan Software Payroll LinovHR, pengelolaan gaji karyawan dapat dilakukan lebih mudah, tugas HR pun menjadi lebih ringan!
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang juga, dapatkan penawaran spesial dari kami!
