payroll system

Menelisik Payroll System dalam Perusahaan

Setiap bulan perusahaan akan membayar puluhan hingga ratusan gaji atau payroll karyawan dengan jabatan dan posisi yang berbeda-beda. 

Pembayaran dan perhitungan gaji akan melibatkan komponen-komponen dari gaji karyawan yang berbeda. Jumlah karyawan dan komponen berbeda dengan kuantitas yang cukup banyak menyebabkan resiko salah hitung semakin besar.

Oleh sebab itu dibutuhkan sebuah payroll system untuk mendukung aktivitas pengelolaan gaji ini. 

 

 

Apa itu Payroll System?

Payroll System adalah suatu rangkaian sistem yang terorganisir dengan cara-cara tertentu untuk mengelola penggajian karyawan agar menjadi lebih cepat dan juga tepat.

Perusahaan menggunakan payroll system untuk menyederhanakan proses perhitungan dan pembayaran gaji. Setiap komponen gaji dan data karyawan terintegrasi dengan tepat sehingga menghasilkan perhitungan yang cermat.

Komponen payroll yang patut diperhatikan dalam perhitungan gaji adalah besar tunjangan, gaji pokok, pembayaran pajak, iuran BPJS kesehatan. Besar komponen tersebut juga dapat berbeda untuk setiap karyawan. Wah, repot sekali staff setiap bulannya ketika memasuki fase pembayaran gaji!

 

Cara Mempercepat Proses Payroll

Berikut beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen payroll perusahaan:

 

1. Hindari Proses Perhitungan Manual

Kini, sudah saatnya manajemen perusahaan mulai meninggalkan perhitungan manual terkait proses penggajian. Sebab, sistem manual mungkin penyebab utama pelaporan payroll menjadi tidak akurat.

Proses penggajian yang menggunakan sistem manual rentan akan terjadinya kesalahan, baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Untuk menghindari kendala tersebut, maka manajemen perusahaan harus mulai mengganti sistem manual menjadi sistem otomatis. 

 

2. Perbaiki Kesalahan Secepatnya

Ketika manajemen perusahaan menyadari kesalahan terkait penggajian, maka perusahaan harus segera memperbaikinya.

Manajemen perusahan perlu menjadikan masalah sebagai prioritas untuk mendeteksi penyebab yang mendasarinya. Dengan melakukan hal tersebut, manajemen perusahan dapat mencegah masalah yang kecil menjadi kesalahan besar. 

 

3. Hindari Penggunaan Kertas

Umumnya, proses penggajian bergantung pada kertas fisik, padahal cara ini sangat tidak efektif dan efisien.

Sebab, manajemen perusahaan harus memperhitungkan sejumlah waktu khusus untuk  mencetak, mengoreksi, dan mengkonfirmasi laporan payroll.

Meskipun kegiatan tersebut hanya memakan waktu beberapa menit, tetap saja perusahaan mengorbankan waktu yang berharga. Oleh sebab itu, sudah saatnya manajemen perusahaan mulai menggunakan sistem digital untuk menyimpan semua informasi terkait payroll di di satu tempat.

 

4. Gunakan Sistem HR & Payroll Berbasis Cloud

Melansir dari itportal.com, sekitar 52% perusahaan saat ini mendapatkan manfaat dari penggunaan sistem HR & Payroll berbasis cloud. Angka tersebut diperkirakan akan terus meningkat secara signifikan karena dampak pandemi Covid-19.

Software berbasis cloud dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas biaya proses penggajian serta pengelolaan SDM. sistem HR & Payroll yang berbasis cloud memungkinkan HRD untuk mengakses data payroll dan karyawan dengan aman dari perangkat online apapun. 

 

5. Mengintegrasikan Proses Payroll dengan Fungsi Bisnis Lainnya

Integrasi sistem memainkan peran penting dalam mengelola biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, data dapat ditransfer dengan mudah dari satu sistem ke sistem lain sehingga HRD tidak perlu memasukan kembali informasi secara manual. Selain itu, sistem terintegrasi juga meningkatkan produktivitas perusahaan. 

 

Menggunakan Payroll System atau Payroll Outsourcing?

Cara lain yang dapat dilakukan perusahaan untuk mempercepat proses payroll adalah dengan menggunakan Sistem Payroll atau menggunakan jasa Payroll Outsourcing.

Lantas, diantara kedua pilihan tersebut manakah yang lebih cocok digunakan untuk bisnis? Sebelum melangkah lebih jauh, ketahui dulu perbedaan antara sistem payroll dan payroll outsourcing. 

 

Payroll System

Sistem payroll merupakan software payroll berbasis cloud yang dapat menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan untuk membantu proses otomatisasi sistem payroll.

Dengan menggunakan software payroll, perusahaan Anda dapat melakukan berbagai aktivitas administratif secara otomatis seperti perhitungan gaji karyawan, pembuatan slip gaji, menyimpan data bank payroll, mengelompokkan komponen payroll, dan sebagainya. 

Selain itu, software payroll juga dapat membantu manajemen perusahaan dalam menyajikan laporan payroll yang akurat. Software payroll dapat memberikan dampak besar secara positif dalam operasional dan pertumbuhan perusahaan. 

 

Payroll Outsourcing 

Payroll outsourcing merupakan sebuah layanan dan platform berbasis web yang dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan penggajian karyawan.

Cukup serahkan pada payroll outsourcing dan berbagai aktivitas seperti perhitungan payroll, pembuatan slip gaji, pembuatan Formulir Pajak Tahunan, dan komponen payroll lainnya akan ditangani oleh sebuah tim yang profesional dan expert.

Tak hanya itu, perusahaan Anda juga dapat melakukan konsultasi pajak dengan tim yang profesional.

Baik software payroll maupun payroll outsourcing sama-sama berperan penting untuk membantu HRD dalam proses pengelolaan payroll.

Namun, apabila perusahaan Anda ingin memiliki sistem payroll dan mengelolanya sendiri, maka software payroll adalah pilihan yang tepat. Sebab, perusahaan Anda memiliki kebebasan lebih untuk mengelola payroll sesuai dengan aturan dan kebijakan perusahaan. 

 

Memilih Payroll System Perusahaan

payroll

Seperti yang diketahui, payroll system perusahaan digunakan untuk mempermudah perusahaan untuk mengolah perhitungan dan pembayaran gaji tiap bulannya.

Biasanya tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk membangun payroll system mereka sendiri. Akhirnya, perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultasi layanan penyedia payroll system. 

Ada banyak sekali penyedia layanan sistem payroll di luar sana dengan penawaran yang beragam. Namun, perusahaan harus jeli memilih konsultan pelayanan yang menyediakan sistem payroll.

Apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih sistem payroll?

 

  • Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa

Tujuan bisnis utama perusahaan memutuskan menggunakan sistem payroll adalah menyederhanakan perhitungan gaji karyawan.

Dengan demikian, tampilan atau antarmuka sistem payroll harus dirancang sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini juga harus didukung oleh pilihan bahasa yang mudah dimengerti.

Tampilan antar muka sederhana dan bahasa yang mudah dimengerti membuat staff dan pihak terkait yang menggunakan sistem payroll mampu memahami penggunaan fitur-fiturnya dengan cepat.

 

  • Fitur yang Komplit

Dalam menghitung gaji karyawan, ada beberapa komponen yang harus diperhatikan untuk gaji setiap karyawan dan komponen tersebut tidak selalu sama. Komponen payroll ini termasuk data seperti :

  1. Data kehadiran
  2. Jam kerja
  3. Pajak
  4. Upah lembur
  5. dan tunjangan lainnya.

 

Setiap perusahaan akan menentukan masing-masing komponen dalam perhitungan gaji karyawan. Fitur-fitur canggih pada sistem payroll akhirnya akan mengolah banyaknya komponen gaji yang berbeda.

Jadi, fitur harus lengkap dan mampu mengolah komponen gaji karyawan dalam perusahaan.

 

  • Sistem Perhitungan Akurat

Perhitungan gaji karyawan secara manual akan memakan banyak waktu.

Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perhitungan untuk tiap-tiap gaji karyawan wajib dilakukan dengan akurat.

Untuk hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem payroll yang dipilih handal dan mampu menghitung gaji karyawan dengan hati-hati dan presisi.

 

  • Jaminan Keamanan Data

Selain memeriksa kecepatan dan ketepatan sistem payroll, perusahaan juga harus mempertimbangkan jaminan keamanan yang ditawarkan.

Semua data yang perusahaan yang tersimpan dalam server sistem payroll harus terhindar dari kerusakan atau kehilangan akibat peretasan dari pihak yang tak bertanggung jawab.

 

Baca Juga: Manfaat Database Karyawan untuk Perusahaan

 

  • Sistem Dapat Diperbarui

Tidak hanya cepat, perhitungan sistem payroll harus selalu diperbaharui. Perhitungan gaji karyawan di Indonesia mengikuti peraturan sesuai dengan peraturan dalam UU Ketenagakerjaan Tahun 2003.

Namun, tak menutup kemungkinan jika pemerintah atau instansi terkait akan memperbarui  peraturan sesuai dengan tuntutan perubahan zaman. 

Perubahan perkembangan keuangan perusahaan dapat pula mempengaruhi sistem payroll.

Misalkan, ketika perusahaan semakin besar dan pendapatan meningkat, perusahaan akan menambahkan tunjangan pada karyawan. Sehingga komponen pada sistem payroll harus ikut diperbarui untuk hasil perhitungan gaji yang tepat. 

 

  • Telah Dipercaya Banyak Klien

Daftar pelanggan yang menggunakan sistem payroll juga penting untuk dipertimbangkan.

Jika sistem payroll penggajian telah digunakan oleh banyak kantor atau perusahaan, dapat disimpulkan bahwa sistem payroll telah mendapat kepercayaan dari banyak pelanggan karena telah menghasilkan dan merancang sistem yang berkualitas.

 

  • Didukung Tenaga Ahli

Kriteria terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan ketika memilih sistem payroll adalah  dukungan layanan dan teknisi yang ditawarkan.

Pastikan sistem payroll yang dipilih memiliki tim dukungan profesional siap membantu jika perusahaan memiliki masalah dengan penggunaan sistem payroll.

Tenaga ahli lain berupa programmer kompeten yang mengembangkan sistem payroll juga membuat sistem payroll terhindar dari error atau bug ketika dijalankan. 

 

Manfaat Payroll System dalam Perusahaan

Manfaat Payroll System untuk perusahaan
Manfaat Payroll System untuk perusahaan

 

Setelah memilih payroll system yang cocok untuk perusahaan, selanjutnya perusahaan akan menerapkan sistem payroll dalam perusahaan.

Manfaat dari implementasi payroll system dalam perusahaan tak main-main, manfaat yang dapat dirasakan langsung perusahaan adalah: 

 

Waktu lebih efisien

Perhitungan payroll secara otomatis menjadikan kinerja staf Human Resource yang bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan lebih cepat dan cermat.

Mereka pun tidak menghabiskan waktu terlalu lama untuk berkutat dengan banyaknya deret angka dan komponen yang berbeda bagi tiap karyawan. 

 

Menghindari human error

Perhitungan dan penggajian manual yang dilakukan staff memiliki peluang salah input dan salah hitung data yang cukup tinggi.

Kekeliruan yang dilakukan staff tersebut biasa disebut dengan human error. Namun, dengan menggunakan sistem payroll, perusahaan terhindar dari human error karena semua perhitungan dilakukan oleh sistem yang terintegrasi. 

 

Pencetakan Laporan Terotomatisasi

Disamping menghitung dan melakukan pembayaran ke semua karyawan dengan sekali klik, staff Human Resource juga dapat melakukan pencetakan laporan perhitungan dan pembayaran gaji dengan otomatis sesuai dengan template yang ditentukan.

Staff sudah tidak perlu untuk mengetik ulang komponen gaji dan alur perhitungan gaji pada aplikasi yang berbeda.  

Umumnya laporan perhitungan dan pembayaran gaji dapat dicetak dalam format PDF. Pencetakan laporan perhitungan gaji dapat digunakan untuk kepentingan arsip perusahaan atau menjadi dokumen pendukung karyawan ketika hendak mengajukan kredit atau pembelian barang tertentu jika memang dibutuhkan. 

 

Baca Juga: Jenis Laporan yang Harus Dibuat HRD

 

Menghemat biaya

Perhitungan gaji secara manual memerlukan kertas, pulpen, dan alat-alat penunjang lain  yang akan habis dalam periode tertentu.

Sistem payroll tidak membutuhkan semua alat-alat tersebut. Oleh sebabnya perusahaan tidak perlu lagi untuk membeli  kertas dan pulpen yang banyak tiap bulannya karena semua perhitungan gaji dilakukan dalam sistem komputer dan dapat dilakukan secara paperless.  

 

Meningkatkan Perkembangan Kinerja dan Mentalitas Karyawan

Saat staff Human Resource tidak lagi pusing dengan perhitungan dan pembayaran gaji secara manual, mereka dapat melakukan hal lain yang lebih membawa manfaat pada perusahaan.

Hal tersebut adalah fokus merancang pelatihan atau pendekatan terhadap karyawan lain untuk mengembangan kemampuan dan mentalitas kerja karyawan.

Setelah kegiatan pengembagan kemampaun dan pmentalotas sukes diesekusi, perkembangan kinerja dan mentalitas karyawan meningkat jauh lebih pesat. Sehingga sistem payroll juga secara tidak langsung berperan besar dalam peningkatan pada karyawan tersebut. 

 

Rekomendasi Payroll System untuk Perusahaan 

Apabila perusahaan Anda saat ini masih mengelola payroll dan komponennya dengan sistem manual, kini sudah saatnya perusahaan Anda beralih menggunakan payroll system yang otomatis seperti Software Payroll dari LinovHR. 

Software Payroll LinovHR memiliki berbagai fitur menarik yang masing-masing fiturnya berfungsi untuk mempermudah pengelolaan penggajian karyawan.

Software payroll LinovHR mampu mengotomatisasi keseluruhan proses payroll mulai dari perhitungan gaji hingga pembuatan laporan payroll. Sehingga perhitungan yang dihasilkan pun jadi lebih akurat.

Selain membantu perusahaan melakukan perhitungan yang akurat, Software Payroll dari LinovHR juga dapat mengelompokkan komponen payroll berdasarkan kode akuntansi, menyimpan seluruh data bank secara aman, membuat slip gaji, perhitungan pajak penghasilan, dan sebagainya.

Dengan demikian, proses penggajian tidak akan memakan waktu yang lama dengan menggunakan Software Payroll LinovHR.

 

Kesimpulan

Dengan semua penjabaran mengenai payroll system di atas, perusahaan akan semakin paham payroll system seperti apa yang sekiranya akan mereka gunakan.

LinovHR adalah pilihan tepat bagi perusahaan. Payroll system yang disediakan LinovHR dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan fitur komplit dan jaminan data didukung keamanan berlapis.

Dibalik penawaran payroll system LinovHR, ada konsultan yang sigap dan siap untuk mendengarkan kebutuhan perusahaan. Percayakan perhitungan dan pembayaran gaji perusahaan kepada Payroll System LinovHR sekarang juga.