payroll system

Menelisik Payroll System dalam Perusahaan

Payroll merupakan bagian kegiatan rutin dalam perusahaan sebagai pelaksanaan kewajiban bulanan perusahaan, yaitu membayar gaji karyawan. Setiap bulan perusahaan akan membayar puluhan hingga ratusan hak karyawan dengan jabatan dan posisi yang berbeda-beda. Komponen lain yang patut diperhatikan dalam perhitungan gaji adalah besar tunjangan, gaji pokok, pembayaran pajak, iuran BPJS kesehatan. Besar komponen tersebut juga dapat berbeda untuk setiap karyawan. Wah, repot sekali staff setiap bulannya ketika memasuki fase pembayaran gaji!

 

Apa itu Payroll?

Pembayaran dan perhitungan gaji secara manual melibatkan komponen-komponen dari gaji karyawan yang berbeda. Jumlah karyawan dan komponen berbeda dengan kuantitas yang cukup banyak menyebabkan resiko salah hitung semakin besar. Oleh sebabnya perhitungan gaji harus dilakukan seteliti mungkin. 

Perusahaan menggunakan payroll system untuk menyederhanakan proses perhitungan dan pembayaran gaji. Setiap komponen gaji dan data karyawan terintegrasi dengan tepat sehingga menghasilkan perhitungan yang cermat. Dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian sistem payroll secara sederhana adalah sistem pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan.

 

Memilih Payroll System Perusahaan

Seperti yang diketahui, payroll system perusahaan digunakan untuk mempermudah perusahaan untuk mengolah perhitungan dan pembayaran gaji tiap bulannya. Biasanya tidak semua perusahaan memiliki kemampuan untuk membangun payroll system mereka sendiri. Akhirnya, perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultasi layanan penyedia payroll system. 

Ada banyak sekali penyedia layanan sistem payroll di luar sana dengan penawaran yang beragam. Namun, perusahaan harus jeli memilih konsultan pelayanan yang menyediakan sistem payroll. Apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih sistem payroll?

 

1. Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa

Tujuan bisnis utama perusahaan memutuskan menggunakan sistem payroll adalah menyederhanakan perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, tampilan atau antarmuka sistem payroll harus dirancang sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini juga harus didukung oleh pilihan bahasa yang mudah dimengerti. Tampilan antar muka sederhana dan bahasa yang mudah dimengerti membuat staff dan pihak terkait yang menggunakan sistem payroll mampu memahami penggunaan fitur-fiturnya dengan cepat.

 

2. Fitur yang Komplit

Dalam menghitung gaji karyawan, ada beberapa komponen yang harus diperhatikan untuk gaji setiap karyawan dan komponen tersebut tidak selalu sama. Komponen ini termasuk data seperti data kehadiran, jam kerja, pajak, upah lembur, dan tunjangan lainnya. Setiap perusahaan akan menentukan masing-masing komponen dalam perhitungan gaji karyawan. Fitur-fitur canggih pada sistem payroll akhirnya akan mengolah banyaknya komponen gaji yang berbeda. Jadi, fitur harus lengkap dan mampu mengolah komponen gaji karyawan dalam perusahaan.

 

3. Sistem Perhitungan Akurat

Perhitungan gaji karyawan secara manual akan memakan banyak waktu. Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perhitungan untuk tiap-tiap gaji karyawan wajib dilakukan dengan akurat. Untuk hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem payroll yang dipilih handal dan mampu menghitung gaji karyawan dengan hati-hati dan presisi.

 

4. Jaminan Keamanan Data

Selain memeriksa kecepatan dan ketepatan sistem payroll, perusahaan juga harus mempertimbangkan jaminan keamanan yang ditawarkan. Semua data yang perusahaan yang tersimpan dalam server sistem payroll harus terhindar dari kerusakan atau kehilangan akibat peretasan dari pihak yang tak bertanggung jawab.

 

Baca Juga: Manfaat Database Karyawan untuk Perusahaan

 

5. Sistem Dapat Diperbarui

Tidak hanya cepat, perhitungan sistem payroll harus selalu diperbaharui. Perhitungan gaji karyawan di Indonesia mengikuti peraturan sesuai dengan peraturan dalam UU Ketenagakerjaan Tahun 2003. Namun, tak menutup kemungkinan jika pemerintah atau instansi terkait akan memperbarui  peraturan sesuai dengan tuntutan perubahan zaman. 

Perubahan perkembangan keuangan perusahaan dapat pula mempengaruhi sistem payroll. Misalkan, ketika perusahaan semakin besar dan pendapatan meningkat, perusahaan akan menambahkan tunjangan pada karyawan. Sehingga komponen pada sistem payroll harus ikut diperbarui untuk hasil perhitungan gaji yang tepat. 

 

  1. Telah Dipercaya Banyak Klien

Daftar pelanggan yang menggunakan sistem payroll juga penting untuk dipertimbangkan. Jika sistem payroll penggajian telah digunakan oleh banyak kantor atau perusahaan, dapat disimpulkan bahwa sistem payroll telah mendapat kepercayaan dari banyak pelanggan karena telah menghasilkan dan merancang sistem yang berkualitas.

 

7. Disokong Tenaga Ahli

Kriteria terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan ketika memilih sistem payroll adalah  dukungan layanan dan teknisi yang ditawarkan. Pastikan sistem payroll yang dipilih memiliki tim dukungan profesional siap membantu jika perusahaan memiliki masalah dengan penggunaan sistem payroll. Tenaga ahli lain berupa programmer kompeten yang mengembangkan sistem payroll juga membuat sistem payroll terhindar dari error atau bug ketika dijalankan. 

 

Manfaat Payroll System dalam Perusahaan

Setelah memilih payroll system yang cocok untuk perusahaan, selanjutnya perusahaan akan menerapkan sistem payroll dalam perusahaan. Manfaat dari implementasi payroll system dalam perusahaan tak main-main, manfaat yang dapat dirasakan langsung perusahaan adalah: 

 

Waktu lebih efisien

Perhitungan payroll secara otomatis menjadikan kinerja staf Human Resource yang bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan lebih cepat dan cermat. Mereka pun tidak menghabiskan waktu terlalu lama untuk berkutat dengan banyaknya deret angka dan komponen yang berbeda bagi tiap karyawan. 

 

Menghindari human error

Perhitungan dan penggajian manual yang dilakukan staff memiliki peluang salah input dan salah hitung data yang cukup tinggi. Kekeliruan yang dilakukan staff tersebut biasa disebut dengan human error. Namun, dengan menggunakan sistem payroll, perusahaan terhindar dari human error karena semua perhitungan dilakukan oleh sistem yang terintegrasi. 

 

Pencetakan Laporan Terotomatisasi

Disamping menghitung dan melakukan pembayaran ke semua karyawan dengan sekali klik, staff Human Resource juga dapat melakukan pencetakan laporan perhitungan dan pembayaran gaji dengan otomatis sesuai dengan template yang ditentukan.Staff sudah tidak perlu untuk mengetik ulang komponen gaji dan alur perhitungan gaji pada aplikasi yang berbeda.  

Umumnya laporan perhitungan dan pembayaran gaji dapat dicetak dalam format PDF. Pencetakan laporan perhitungan gaji dapat digunakan untuk kepentingan arsip perusahaan atau menjadi dokumen pendukung karyawan ketika hendak mengajukan kredit atau pembelian barang tertentu jika memang dibutuhkan. 

 

Baca Juga: Jenis Laporan yang Harus Dibuat HRD

 

Menghemat biaya

Perhitungan gaji secara manual memerlukan kertas, pulpen, dan alat-alat penunjang lain  yang akan habis dalam periode tertentu. Sistem payroll tidak membutuhkan semua alat-alat tersebut. Oleh sebabnya perusahaan tidak perlu lagi untuk membeli  kertas dan pulpen yang banyak tiap bulannya karena semua perhitungan gaji dilakukan dalam sistem komputer dan dapat dilakukan secara paperless.  

 

Meningkatkan Perkembangan Kinerja dan Mentalitas Karyawan

Saat staff Human Resource tidak lagi pusing dengan perhitungan dan pembayaran gaji secara manual, mereka dapat melakukan hal lain yang lebih membawa manfaat pada perusahaan. Hal tersebut adalah fokus merancang pelatihan atau pendekatan terhadap karyawan lain untuk mengembangan kemampuan dan mentalitas kerja karyawan. Setelah kegiatan pengembagan kemampaun dan pmentalotas sukes diesekusi, perkembangan kinerja dan mentalitas karyawan meningkat jauh lebih pesat. Sehingga sistem payroll juga secara tidak langsung berperan besar dalam peningkatan pada karyawan tersebut. 

 

Dengan semua penjabaran mengenai payroll system di atas, perusahaan akan semakin paham payroll system seperti apa yang sekiranya akan mereka gunakan. LinovHR adalah pilihan tepat bagi perusahaan. Payroll system yang disediakan LinovHR dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan fitur komplit dan jaminan data didukung keamanan berlapis. Dibalik penawaran payroll system LinovHR, ada konsultan yang sigap dan siap untuk mendengarkan kebutuhan perusahaan. Percayakan perhitungan dan pembayaran gaji perusahaan kepada LinovHR dan rasakan manfaatnya melalui link berikut ini https://www.linovhr.com/payroll-modul/