HRIS specialist atau spesialis HRIS atau yang lebih dikenal dengan spesialis untuk sistem informasi human resource, menjadi salah satu elemen kunci dalam mengelola dan meningkatkan efisiensi operasional di departemen HR suatu perusahaan.
Dalam era di mana teknologi terus berkembang pesat, peran HRIS spesialis tidak hanya sebatas pengelolaan data, tetapi juga melibatkan implementasi solusi teknologi untuk mendukung kebijakan dan prosedur sumber daya manusia.
Posisi ini memiliki tanggung jawab yang signifikan dalam mendefinisikan, merancang, dan memelihara sistem yang mendukung manajemen SDM secara menyeluruh.
Maka dari itu, dalam artikel LinovHR ini akan ditelaah lebih lanjut peran dan tanggung jawab krusial yang diemban oleh HRIS spesialis ini.
Apa Itu HRIS Specialist?
HRIS specialist adalah seorang ahli dalam sistem HRIS. Mereka akan mengumpulkan data dan menganalisisnya untuk meningkatkan strategi dan HR process.
Selain itu, HRIS spesialis juga memberikan cara-cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas fungsional dan alur kerja HRD.
Spesialis HRIS juga bertugas untuk memimpin tim HR untuk mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan mengonfirgurasi proses HR inti. Mereka akan melapor kepada HR manager untuk menentukan bagaimana HRIS dapat dioptimalkan sehingga mampu memberikan employee experience yang luar biasa yang mendukung perusahaan untuk lebih unggul.
Tugas dan Tanggung Jawab HRIS Specialist
Sebagai perantara antara teknologi dan manajemen sumber daya manusia, seorang HRIS specialist bukan hanya melibatkan diri dalam tugas-tugas operasional harian departemen SDM.
Namun juga memainkan peran penting dalam menjaga keseimbangan antara unsur manusia dan teknologi. Dalam konteks ini, berikut adalah penjelasan yang lebih rinci tentang tugas dan tanggung jawab seorang HRIS specialist:
1. Analisis Data SDM
HRIS spesialis memiliki peran signifikan dalam pengelolaan dan analisis data sumber daya manusia. Proses HR analytics ini tidak hanya mengumpulkan data, tetapi juga menginterpretasikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang bersifat strategis.
Dengan pemahaman mendalam tentang HR trends, HRIS specialist dapat memberikan wawasan yang berharga untuk membantu perusahaan merancang kebijakan, mengevaluasi kinerja, dan mengelola tenaga kerja dengan efektif.
2. Pemeliharaan Sistem dan Dukungan Teknis
Selain mengelola data, spesialis HRIS juga bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem dan memberikan dukungan teknis.
Mereka memastikan bahwa platform yang digunakan beroperasi dengan baik, merespons perubahan kebijakan atau regulasi, dan menjaga keamanan data.
Dukungan teknis yang diberikan oleh HRIS specialist menjadi faktor kunci dalam menjaga kelancaran proses SDM serta mengurangi risiko kesalahan teknis.
3. Pelatihan Sistem
Sejalan dengan perkembangan teknologi, spesialis HRIS juga bertanggung jawab memberikan pelatihan kepada staf SDM terkait penggunaan sistem.
Tidak hanya mencakup pemahaman dasar tentang teknologi, tetapi juga menerapkan praktik-praktik terbaik dalam mengoptimalkan penggunaan sistem.
Pelatihan yang efektif membantu memastikan bahwa tim SDM dapat mengambil manfaat maksimal dari sistem yang digunakan.
4. Perencanaan Tenaga Kerja
HRIS specialist berperan dalam merencanakan tenaga kerja dengan memanfaatkan data untuk mengidentifikasi kebutuhan SDM di masa depan.
Dengan menganalisis tren dan melakukan proyeksi, mereka membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan SDM, memastikan ketersediaan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan perusahaan.
5. Proyek dan Peningkatan Proses
HRIS specialist terlibat dalam proyek-proyek strategis yang berkaitan dengan pengembangan dan peningkatan proses SDM. Mereka dapat menjadi pemimpin dalam implementasi sistem baru, mengevaluasi efektivitas proses yang ada, dan mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.
Kerja sama yang erat dengan tim lintas departemen menjadi kunci dalam memastikan keberhasilan proyek-proyek tersebut. Melalui rangkaian tugas dan tanggung jawab yang komprehensif ini, peran HRIS specialist sangat penting dalam menjembatani kesenjangan antara SDM dan teknologi.
Baca Juga: Posisi HR Assistant, Tugas dan Tanggung Jawabanya
HRIS Specialist Kualifikasi dan Skill
Sebagai penjaga keselarasan antara teknologi dan manajemen sumber daya manusia, seorang HRIS specialist tidak hanya dituntut untuk memiliki pemahaman mendalam tentang teknologi.
Namun juga kualifikasi dan keterampilan tertentu untuk menangani kompleksitas sistem informasi SDM. Dalam konteks ini, berikut adalah penjelasan tentang kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan oleh seorang HRIS specialist:
1. Kemampuan Pengoperasian Komputer
HRIS system bersifat kompleks, spesialis HRIS harus mahir dalam menginstal, merawat, meng-update, dan menyelesaikan masalah terkait aplikasi dan perangkat keras.
Selain itu, mereka perlu memiliki keterampilan teknis dan pengetahuan untuk melatih staf dalam menggunakan sistem HRIS.
Namun, jika perusahaan Anda menggunakan HRIS LinovHR, kerumitan ini tidak akan ditemukan karena HRIS LinovHR sangat user-friendly.
2. Analisis Data dan Pelaporan
HRIS spesialis perlu memahami cara mengumpulkan dan menganalisis data.
Mereka harus mampu melakukan riset dan menjalankan kueri serta akrab dengan alat analitik seperti Excel, Tableau, dan Python.
3. Manajemen Proyek
Baik saat menginstal sistem HRIS baru atau menjalankan proyek penelitian, HRIS specialists mengandalkan kemampuan manajemen proyek.
Mereka harus memecah proyek besar menjadi berbagai komponen dan berkomunikasi dengan jelas tentang kemajuan mereka kepada pemimpin.
4. Pengetahuan Kebijakan SDM
HRIS specialists seharusnya memiliki latar belakang HR dalam proyek-proyek penelitian yang mereka tangani.
Mereka juga perlu memiliki pengetahuan dasar tentang operasi SDM, termasuk pelacakan pelamar, pengelolaan gaji dan tunjangan, pensiun, evaluasi kinerja, serta regulasi ketenagakerjaan.
5. Pemecahan Masalah
Sebagian besar pekerjaan HRIS specialist melibatkan pemecahan masalah, sehingga pola pikir problem solving menjadi sangat penting.
Mereka mungkin diminta untuk mengumpulkan dan menganalisis data kompleks, serta perlu menerapkan keterampilan pemecahan masalah untuk merancang kueri penelitian yang menghasilkan data yang tepat.
Mereka juga perlu menyelesaikan masalah terkait perangkat keras dan perangkat lunak komputer.
6. Detail dan Keterampilan Organisasi
Kualifikasi lainnya adalah HRIS specialists harus memperhatikan detail diperlukan ketika melakukan analisis data, begitu juga manajemen proyek yang efektif.
Selain itu, HRIS specialists harus sangat terorganisir, terutama saat mengelola proyek-proyek yang kompleks.
7. Komunikasi Lisan dan Tertulis
Spesialis HRIS harus mampu melaporkan temuan mereka dengan akurat dan jelas.
Mereka sering kali harus menyajikan data kepada pemimpin senior, sehingga mereka membutuhkan keterampilan presentasi yang sangat baik.
Mereka juga perlu berkomunikasi tentang isu-isu terkait perangkat keras atau sistem HRIS kepada rekan kerja dan manajer.
Baca juga: Pahami Posisi HRIS Officer dan Gajinya
Pekerjaan HR Makin Mudah dengan HRIS LinovHR
Saat ini, pekerjaan HR yang kompleks semakin mudah berkat adanya software HRIS yang telah mendigitalisasi dan mengotomatisasi berbagai tugas administratif HR.
Seorang HRIS specialist pun tugasnya bisa menjadi ringan dan lebih strategis ketika perusahaan mengakomodasi HRIS yang tepat guna seperti Software HRIS LinovHR.
Tidak seperti software HRIS kebanyakan, Software HRIS LinovHR sangat mengutamakan kemudahan para penggunanya. Selain dilengkapi dengan berbagai modul mulai dari mengelola administrasi sampai dengan pengembangan bakat, LinovHR juga didukung dengan sistem yang agile.
Agility ini membuat Software HRIS LinovHR bisa beradaptasi dengan berbagai kebutuhan perusahaan, sehingga benar-benar menawarkan kemudahan bagi penggunanya.
Software HRIS LinovHR juga dilengkapi dengan layanan after sale yang andal. Di mana kami mendedikasikan PIC khusus yang menjadi titik kontak klien ketika mereka mengalami masalah. PIC tersebut akan langsung membantu menangani masalah tersebut.
Pekerjaan di bidang sumber daya manusia semakin terfasilitasi dengan penggunaan. Untuk membuktikan dampak positif LinovHR pada operasional SDM, kami mengundang Anda untuk mengajukan demo gratis sekarang!
