Mendengar kata front office (FO) pasti langsung mengingatkan Anda pada sebuah hotel. Ya, ketika masuk ke hotel biasanya akan langsung disambut oleh pelayannya yang berada di lobby hotel. Karena hotel memang memiliki divisi khusus atau departement terkait front office.
Namun, tidak hanya hotel, front office sebetulnya banyak dipakai berbagai perusahaan, lembaga, maupun instansi. Seperti bank, swalayan, hingga travel agent memiliki front office departement.
Apa itu front office?
Pada dasarnya setiap perusahaan terbagi menjadi 2 pembagian pekerjaan menurut fungsinya, yakni front office department dan back office.
Departemen ini memegang peranan penting dalam operasional suatu bisnis atau perusahaan. Untuk itulah para staf nya selalu dituntut berpenampilan menarik dan memberikan pelayanan memuaskan kepada setiap tamu yang datang.
Mengenal Arti Front Office
Jika diterjemahkan dari Bahasa Inggris, Front artinya depan dan Office artinya kantor.
Jadi, front office artinya jenis pekerjaan yang terletak di bagian depan dalam suatu perusahaan atau bisa dikatakan pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau tamu.
Karena letaknya di paling depan, maka tak heran jika area ini terlihat selalu sibuk karena yang paling sering melayani para tamu secara langsung.
Para karyawan di bagian front office department inilah yang akan pertama kali diajukan pertanyaan oleh tamu dan selanjutnya akan diteruskan ke departemen terkait lainnya.
Misalnya, pelanggan atau tamu mengajukan pertanyaan mengenai penjualan atau pemasaran, maka staff akan menghubungkannya ke bagian pemasaran.
Baca juga: 8 Contoh KPI Front Office
Pentingnya Front Office Department
Setelah tahu apa itu front office, kini Anda sudah bisa mengenal jika area ini memiliki pengaruh besar terhadap kelancaran jalannya operasional perusahaan.
Karena dari para pelanggan atau tamu inilah yang akan menerima sambutan, lalu dikoordinasikan dengan bagian kantor lainnya.
Terutama pada industri perhotelan, sambutan dari para staff front office department berdampak langsung pada penilaian terhadap hotel tersebut. Oleh karena itu, departemen ini dibagi menjadi beberapa seksi dengan job description yang berbeda-beda.
Meskipun terlihat sederhana, tapi mereka memiliki masing-masing peran yang cukup krusial dalam hal pelayanan.
Daftar Posisi Dalam Front Office Department
Tugas front office yang paling umum dan sering Anda lihat ketika berkunjung ke suatu hotel adalah melayani tamu dan membantu internal kantor.
Tidak hanya mengetik dan menjawab telepon, namun ada beberapa tugas lain yang jadi tanggung jawabnya berdasarkan pembagian posisinya.
Lebih lanjutnya berikut ini ulasan bagian-bagian dari front office serta tanggung jawab yang perlu diketahui, mulai dari staff hingga manajer.
Front Desk Attendant
Bagian pertama dari front office ada Front Desk Attendant (FDA) atau sering disebut Resepsionis. Tugasnya adalah melayani pelanggan/tamu untuk check in dan check out, transaksi, serta memberikan informasi kepada pelanggan/tamu.
Dalam industri perhotelan, FDA ini dikatakan sebagai pusatnya informasi yang berkaitan dengan hotel. Dalam pekerjaannya, FDA selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan staff Housekeeping dalam mengelola ruangan.
Tidak hanya itu, staff FDA harus mahir dalam berbahasa asing dengan sangat baik, pribadi yang ramah, senang menolong, dan kemampuan mengoperasikan komputer.
Front Office Admin
Selain FDA, ada juga yang namanya FO Admin yang kegiatannya mencakup mengurusi dokumen administrasi.
Tugas Front Office Admin terbilang cukup banyak, terkadang ia juga merangkap sebagai FDA jika dibutuhkan dan tergantung kewenangan dari FO manager.
Jika ada permintaan ke bagian Gudang, admin FO yang akan mengerjakan tugasnya.
Telephone Operator
Job description dari Telephone Operator atau Call Center umumnya adalah menerima telepon hotel baik dari tamu yang sedang menginap maupun tamu yang ingin melakukan reservasi kamar.
Terkadang dari semua teleponnya yang masuk, operator akan menghubungkan telepon yang masuk ke departemen lain yang akan dituju.
Telephone Operator ini dapat dikatakan sebagai pusatnya informasi sehingga wajib mengetahui semua yang berkaitan dengan hotel dan event apa saja yang diadakan.
Lalu setiap malamnya, mereka bertugas merangkum seluruh aktivitas dan biaya telepon (masuk-keluar), serta melakukan servis Wake Up Call jika diminta oleh tamu.
Guest Relation Officer (GRO)
Bisa dibilang peran dan tanggung jawab dari Guest Relation Officer (GRO) ini cukup eksklusif.
Mereka ditugaskan untuk menemani tamu VIP dan VVIP hotel. GRO akan melayani mulai dari tamu check in sampai masuk ke kamar dan diharuskan dapat memenuhi kebutuhan para tamu VIP selama menginap di hotel.
Oleh karena itu seorang GRO harus memiliki kemampuan dalam berkomunikasi secara aktif, hubungan interpersonal dengan baik, serta menguasai beberapa bahasa asing jadi kunci sukses Anda yang bekerja sebagai GRO.
Baca juga: Tips Membuat Job Description Untuk Rekrut Karyawan Baru
Assistant Front Office Manager
Kemudian ada Assistant Front Office Manager yang bertugas dalam mengecek seluruh kesiapan staff sebelum memulai kerja, kesiapan semua keperluan untuk tamu yang akan check out dan persiapan pelayanan untuk tamu yang datang.
Mengontrol jadwal kerja di setiap bagian FO juga jadi tugas hariannya.
Sebagai seorang asisten, sudah pasti harus selalu berkoordinasi dengan FO Manager setiap harinya baik secara langsung maupun tidak langsung.
Tanggung jawab yang cukup berat dari seorang assistant FO Manager adalah mendengarkan segala keluhan tamu hotel dan harus segera menindak lanjutinya.
Pengecekan dan pengawasan seluruh bagian yang ada di bagian FO department jadi tugas sehari-hari yang harus dijalani.
Front Office Manager
Apa itu Front Office Manager? Selain GRO dan Assistant FO Manager, terkadang FO Manager juga melayani tamu hotel secara langsung. Memberi sambutan hangat kepada tamu yang datang sudah jadi kewajiban agar tamu merasa senang diperlakukan dengan baik.
Selain itu, FO Manager juga melakukan reconfirm reservation untuk memastikan pesanan pelanggan. Ketika tamu memesan kamar hotel, tugasnya adalah memastikan tamu jadi menginap atau tidak.
Kemudian ketika tamu akan check out, FO Manager akan memastikan memberikan bill sesuai dengan waktu menginap, apa saja yang tamu ambil dari hotel di luar fasilitas, dan pada saat makan di hotel tersebut.
Tak berbeda dengan tugas dari bagian-bagian front office lainnya, FO Manager juga diharuskan melayani tamu seperti membawakan barang-barang bawaan para tamu. FO Manager juga harus memastikan seluruh tugas di departemennya berjalan dengan baik sesuai fungsi demi menjaga nama baik hotel.
Baca juga: Perbedaan Job Description Sales, Marketing, dan Account Executive
Manajemen Setiap Posisi Didalam Front Office Department Lebih Mudah dengan HRIS LinovHR
Segala kompleksitas mengenai sumber daya manusia bisa diatasi dengan sistem HR dari LinovHR. Dengan penerapan sistem HRIS yang baik, pengelolaan administrasi karyawan dapat berjalan lebih efisien dan efektif sehingga kegiatan bisnis semakin lancar.
Modul LinovHR menyediakan beragam jenis fitur yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan mengelola Human Resource, seperti mengatur dan mengelola berbagai job description.
Melalui modul “Personal Administration” dari Software HRD LinovHR, perusahaan dapat mengelola dengan lebih rinci mengenai informasi dan data karyawannya. Seluruh informasi tersebut dapat berupa personal details, gaji, tunjangan, pengalaman kerja, histori pendidikan, dan aset perusahaan diterima.
Menariknya, dalam personal administration Anda dapat menggunakan fitur “Employee” yang fungsinya membantu HR mengelola informasi karyawan terkait dengan posisi yang sedang dijalankan karyawan di dalam perusahaan.
Di fitur ini, Anda dapat melihat status keaktifan karyawan, status kerja karyawan, tanggal bergabung dan akhir kerja, informasi pajak, dan lain-lain.
Tak hanya itu, dengan modul HR dari Linov ini, Anda juga dapat memanfaatkannya untuk mengelola informasi penggajian, seperti komponen gaji, akun bank, dan pph21. Anda juga mengatur administrasi seluruh tunjangan yang diterima karyawan, dan pencatatan benefit yang pernah di klaim oleh karyawan.
