Menghitung gaji atau bonus karyawan bukanlah perkara mudah. Terkadang ada saja human error yang menyebabkan karyawan menerima gaji atau bonus kurang dari yang semestinya.
Jika sudah seperti ini, tentu perusahaan wajib membayar sisa dari kekurangan tersebut. Hal ini dikenal juga dengan sebutan back pay.
Back pay adalah sebuah kondisi di mana perusahaan memiliki “utang” kepada karyawan dan perusahaan wajib membayarnya. Namun, pembayaran hutang tersebut tidak bisa dilakukan dengan asal-asalan karena ini menyangkut keuangan perusahaan.
Jika mungkin perusahaan Anda mengalami hal ini, mari simak penjabaran LinovHR mengenai back pay dalam artikel ini!
Apa Itu Back Pay?
Back pay adalah segala bentuk kompensasi finansial karyawan yang belum dibayarkan oleh perusahaan.
Secara sederhana, back pay dapat diartikan pembayaran kekurangan atau selisih gaji kepada karyawan karena mereka tidak mendapatkan gaji sebagaimana mestinya.
Selain itu, ada juga istilah retro pay. Kedua istilah ini secara pengertian dan fungsinya pun berbeda. Jika back pay mencakup pembayaran untuk gaji yang terlewat atau tunjangan yang seharusnya dibayarkan sejak awal.
Sedangkan retro pay digunakan untuk memperbaiki kesalahan penggajian dan kesalahan perhitungan.
Kapan Back Pay Dibutuhkan?
Pembayaran kembali ini menjadi salah satu cara perusahaan memperbaiki kesalahan penggajian baik karena disengaja atau tidak. Mengutip dari Investopedia, back pay juga digunakan karyawan untuk mengklaim gaji dan tunjangan yang menjadi hutang perusahaan setelah mereka mengalami pemutusan hubungan kerja.
Selain itu, ada beberapa ketentuan perusahaan bisa melakukan back pay dan karyawan untuk mengklaimnya, seperti:
- Lembur karyawan ada yang belum dibayar
- Komisi yang belum dibayarkan akibat ada kesalahan pencatatan penjualan
- Revisi dari kesalahan hitung jam kerja
- Kesalahan sistem payroll
- Perubahan status karyawan dari freelancer ke karyawan tetap
Back pay juga kerap terjadi saat seorang karyawan mengalami kenaikan jabatan disertai kenaikan gaji. Biasanya karena belum adanya update data payroll, karyawan tersebut masih menerima jumlah gaji lama mereka. Lalu, sisa dari jumlah kenaikan tersebut akan dibayarkan terpisah.
Baca juga: Berbagai Kendala dan Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai
Contoh Back Pay
Karena cara manual dalam penghitungan payroll, perusahaan bisa saja mengalami kurang bayar. Sebagai contoh kasus, perusahaan seharusnya membayar bonus sebesar Rp10.000.000 kepada karyawan A, tetapi tim finance lupa menambahkannya ke dalam gaji karyawan tersebut.
Maka perusahaan perlu membayar bonus sebesar Rp10.000.000 sebagai back pay kepada karyawan A sebagai bentuk utang.
Ada dua cara yang bisa Anda lakukan untuk memecahkan permasalahan ini, yaitu:
- Membayar Rp10.000.000 secara terpisah dari penggajian
- Membayarnya bersamaan dengan penggajian berikutnya
Baca Juga: Bagaimana Cara HR Mengelola Supplemental Wages
Cara Perusahaan Menangani Back Pay
Karyawan yang merasa mengalami kekurangan atau selisih pada gajinya bisa mengajukan back pay. Tentu saja perusahaan harus memproses ini dan membayar kekurangan dari gaji tersebut.
Namun, tentu perusahaan harus memperhatikan beberapa hal ketika ada karyawan yang mengajukan pembayaran ini. Atau ternyata perusahaan mengalami kesalahan ketika memproses penggajian karyawan. Berikut ini beberapa cara perusahaan menangani back pay.
1. Simpanlah Data yang Akurat Terkait Penggajian
Cara pertama untuk memastikan adanya kekurangan gaji atau bonus yang belum dibayarkan adalah dengan menyimpan data yang akurat tentang penggajian karyawan. Mulai dari tingkat gaji karyawan dan informasi gaji sebelum-sebelumnya.
Selain memastikan bahwa setiap karyawan telah mendapatkan gaji yang sesuai, data penggajian ini juga membantu untuk memastikan bahwa anggaran perusahaan tetap seimbang.
2. Cobalah Tindak dengan Cepat
Setelah Anda sadar bahwa ada penggajian yang terutang atau karyawan Anda ada yang melaporkan bahwa ada kesalahan digaji mereka. Bertindaklah dengan cepat dan mulai mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbarui gaji yang terutang tersebut.
3. Coba Hitung Gaji dan Komponennya dengan Cermat
Periksa kembali perhitungan gaji karyawan Anda sebelum mentransfernya. Langkah sederhana ini bisa menghindari Anda dari back pay dan karyawan pun menerima gaji sebagaimana mestinya.
4. Komunikasikan dengan Orang-orang Terkait
Saat Anda menyelesaikan proses back pay, pastikan manajer, karyawan, dan divisi finance mengetahui pembaruan penggajian dan kapan itu dilakukan. Dengan begini pihak-pihak yang terkait dengan pembayaran kembali ini bisa tahu bahwa masalah sudah dapat diatasi.
5. Gunakan Kerja Tim
Seperti halnya penggajian, menghitung back pay merupakan proses yang kompleks dan mungkin memiliki implikasi kepada keuangan atau juga hukum. Oleh karena itu, pastikan Anda juga berkolaborasi dengan HR dan tim legal perusahaan untuk mengelola pembayaran kembali dengan tepat dan sesuai kebijakan perusahaan.
Baca juga: Cara Hitung Gaji Prorata dan Contohnya
Software Payroll LinovHR Bantu Menghindari Back Pay
Back pay adalah salah satu dampak dari ketidaktelitian dalam memproses payroll karyawan. Hal ini bisa terjadi karena masih digunakannya cara-cara manual untuk menghitung gaji.
Padahal penggajian memiliki komponen yang kompleks dalam penghitungannya, sehingga menghitung manual sangat rentan terhadap human error. Maka salah hitung gaji yang mengakibatkan back pay jadi hal yang tidak bisa dihindari.
Jika hal ini terjadi satu kali, mungkin Anda masih bisa memakluminya. Tapi bagaimana bila hal ini sering terjadi di perusahaan Anda? Tentu karyawan-lah yang akan merasa paling dirugikan karena menganggap perusahaan tidak menganggap serius hak mereka.
Tidak sampai situ, kurang bayar gaji, salah hitung gaji juga akan berpengaruh kepada kestabilan keuangan perusahaan. Kas perusahaan bisa tidak stabil karena hal ini.
Oleh karena itu, untuk menghindari salah hitung gaji, kurang bayar, sudah saatnya Anda menggunakan software payroll dari LinovHR. Dengan software payroll LinovHR, Anda tidak lagi perlu menghitung segala komponen gaji secara manual karena semua proses penghitungan bisa Anda serahkan kepada software payroll.
Tidak hanya membantu penghitungan penggajian, software payroll LinovHR juga membantu Anda menyimpan data bank karyawan, metode pembayaran, sampai periode pembayaran gaji.
Software payroll LinovHR juga bisa Anda manfaatkan untuk menghitung pembayaran pajak, karena software ini juga dilengkapi dengan fitur Tax Calculator.
Berkat bantuan software payroll LinovHR, tidak ada kurang bayar gaji yang berakibat back pay. Ajukan demo gratis untuk mengkonsultasikan masalah Anda sekarang, dan klaim promo menariknya!
Referensi: https://www.indeed.com/perusahaan/c/info/back-pay
