Sistem pembayaran gaji karyawan atau dikenal dengan sebutan payroll tak asing lagi bagi para HRD. Dalam melakukan sistem penggajian, tidak boleh ada kesalahan sedikit pun karena hal ini berkaitan dengan hak karyawan Anda. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah prosedur untuk mengatur sistem pembayaran gaji. Prosedur yang dijalankan pun berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan masing-masing namun tetap berdasarkan UU Ketenagakerjaan yang berlaku.
Daftar Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan yang Harus dipahami HRD
Pembayaran gaji yang berantakan akan berpengaruh kepada gaji yang akan diterima karyawan. Maka, HRD wajib paham mengenai berbagai prosedur tertentu. Berikut sejumlah prosedur yang harus diperhatikan dalam pembayaran gaji, antara lain:ย
1. Pencatatan hari kerja
Prosedur yang pertama yaitu pencatatan hari kerja. Prosedur ini dilakukan dengan mencatat hari kehadiran karyawan dalam periode tertentu sesuai dengan sistem absensi yang digunakan pada perusahaan tersebut. Pencatatan hari kerja ini dilakukan agar perusahaan bisa menentukan jumlah gaji yang akan diterima karyawan.
Biasanya, sistem pencatatan kehadiran yang digunakan oleh perusahaan besar meliputi absensi digital, absensi sidik jari, absensi dengan kartu, absensi berbasis web/aplikasi, dan absensi biometrik. Semua jenis absensi tersebut merupakan bagian dari prosedur penggajian karyawan.
2. Pencatatan jam kerja
Prosedur kedua adalah pencatatan jam kerja atau waktu kerja. Umumnya, perusahaan akan memberikan jatah jam kerja selama 8 jam per hari. Namun, apabila karyawan bekerja melebihi 8 jam maka akan dihitung lembur. Biasanya perusahaan akan menghitung jam lembur karyawan dan diakumulasikan ke dalam gaji.ย
Sebaliknya, jika karyawan bekerja kurang dari 8 jam maka dianggap pulang cepat dan biasanya terdapat pemotongan gaji seperti uang makan atau uang transport. Akan tetapi, semua kembali lagi kepada kebijakan setiap perusahaan. Oleh sebab itu, sebaiknya HRD menginformasikan setiap kebijakan perusahaan kepada karyawan dengan sejelas-jelasnya.
3. Pembuatan daftar gaji
Setelah Anda mencatat kehadiran dan jam kerja karyawan, kini saatnya Anda membuat daftar gaji. Prosedur ini sebetulnya cukup rumit dan membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Sebab, Anda perlu mengumpulkan seluruh kehadiran dan jam kerja karyawan terlebih dahulu. Semakin banyak jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan Anda, maka proses pembuatan daftarnya juga memakan waktu lebih lama.
Oleh sebab itu, Anda perlu menyiapkan jeda 5 hari kerja dari periode tutup buku hingga pembayaran gaji kepada karyawan. Dengan membuat jeda ini, Anda bisa lebih teliti membuat daftar gaji dan meminimalisir kesalahan.
4. Pembayaran
Selanjutnya HRD akan proses pendistribusian gaji ke tiap divisi yang ada di perusahaan tersebut. distribusi gaji ini dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan yang bisa saja Anda lakukan. Proses distribusi gaji ini bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu memberikan uang tunai atau transfer melalui rekening bank.
Kendala Umum Dalam Pembayaran Gaji
Sistem penggajian yang cukup rumit tidak dipungkiri dapat terjadi kendala-kendala, biasanya beberapa kendala umum yang sering terjadi antara lain:
Proses perhitungan memakan waktu lama
Menghitung gaji karyawan bukanlah perkara yang mudah karena menyangkut kepentingan seluruh karyawan. Oleh sebab itu, dibutuhkan ketelitian dan akurasi yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan. Hal tersebut mengakibatkan perusahaan mengalami keterlambatan dalam proses pendistribusian gaji. Keterlambatan ini juga bisa disebabkan karena perusahaan masih menggunakan perhitungan secara manual.
Baca Juga: Program Terbaik untuk Menghitung Gaji Karyawan
Banyaknya data yang diproses
Proses penggajian karyawan yang terhambat tidak hanya dipengaruhi oleh proses perhitungan, namun juga dipengaruhi banyaknya data yang diproses. Data yang dibutuhkan bukan hanya jumlah absensi, melainkan juga perhitungan jam lembur, denda, pemotongan gaji, masa kerja, pajak, dan lain-lain. Oleh sebab itu, sistem penggajian karyawan harus menggunakan sistem yang terintegrasi agar data bisa terpusat.
Baca Juga: Bagaimana Cara Kerja Absensi Online dalam Pencatatan Kehadiran?
Persetujuan tertunda
Seorang HR biasanya sangat paham dengan kendala ini. Sebab, agar penggajian karyawan bisa diproses dibutuhkan tanda tangan dari pemimpin perusahaan. Kesulitan dalam menemui pimpinan perusahaan karena jarang datang ke kantor dapat menjadi penyebab keterlambatan dalam proses penggajian karyawan.
Jasa Payroll Outsourcing dari LinovHR siap Optimalkan Sistem Payroll Anda
Dari penjelasan di atas, dapat Anda lihat bahwa prosedur penggajian karyawan cukup banyak dan tidak dipungkiri dapat terjadi kendala-kendala selama prosedur dijalankan. Agar sistem penggajian karyawan lebih mudah dan minim kesalahan, Anda bisa menggunakan cara alternatif dalam memproses payroll bulanan yakni menggunakan jasa payroll outsourcing dari LinovHR.
Jasa payroll outsourcing LinovHR mampu membantu perusahaan Anda dalam proses penggajian. Sehingga Anda tidak perlu pusing lagi menghitung gaji karyawan. Semua proses pengajian yang meliputi perhitungan gaji, pajak penghasilan, tunjangan, dan pengelolaan BPJS ketenagakerjaan dan kesehatan dapat Anda serahkan kepada LinovHR!
Hubungi tim LinovHR sekarang juga untuk memudahkan dan mengoptimalkan sistem pembayaran gaji diย perusahaan Anda!
