Dalam dunia bisnis, pengelolaan waktu dan sumber daya merupakan faktor kunci yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan.
Salah satu metode yang umum digunakan untuk mengukur penggunaan waktu adalah melalui konsep “billable hours” atau jam kerja yang dapat dihitung.
Istilah ini mengacu pada jumlah jam kerja yang dapat dihitung sebagai pendapatan yang dapat diterima oleh perusahaan, terutama di sektor jasa profesional seperti konsultan, pengacara, akuntan, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, mari simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui konsepnya lebih mendalam!
Apa itu Billable Hours?
Billable hours adalah jumlah jam kerja yang dapat dihitung dan dibebankan kepada klien atau pelanggan atas layanan yang diberikan oleh seorang profesional atau perusahaan.
Ini merupakan istilah yang umumnya digunakan dalam industri jasa profesional seperti hukum, akuntansi, konsultasi, dan teknologi informasi.
Dalam praktiknya, billable hours mencakup waktu yang dihabiskan oleh seorang profesional untuk melakukan pekerjaan yang secara langsung terkait dengan proyek atau tugas yang diberikan oleh klien.
Ini dapat berupa konsultasi, penelitian, analisis, pengembangan, atau penerapan solusi. Setiap jam kerja yang dihabiskan untuk proyek tersebut dapat direkam dan kemudian dibebankan kepada klien sesuai dengan tarif yang disepakati sebelumnya.
Penting untuk dicatat bahwa tidak semua jam yang dihabiskan oleh seorang profesional atau perusahaan termasuk dalam billable hours.
Misalnya, waktu yang dihabiskan untuk kegiatan administratif internal, pelatihan, atau tugas-tugas yang tidak langsung terkait dengan proyek mungkin tidak dianggap sebagai billable hours dan tidak akan dibebankan kepada klien.
Perbedaan Billable Hours vs Non-Billable Hours
Billable hours adalah waktu yang dihabiskan oleh profesional atau tim dalam melakukan tugas yang secara langsung dapat diatribusikan kepada klien atau proyek spesifik.
Ini termasuk kegiatan seperti pertemuan dengan klien, penelitian yang diperlukan untuk proyek tertentu, penyusunan laporan, atau pengerjaan proyek teknis yang diminta oleh klien.
Dalam konteks industri jasa profesional seperti hukum atau konsultasi, billable hours menjadi dasar bagi penentuan biaya yang dibebankan kepada klien, dengan tarif per jam yang diterapkan.
Di sisi lain, non-billable hours adalah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan internal yang tidak langsung menghasilkan pendapatan dari klien.
Ini bisa termasuk administrasi internal, pelatihan karyawan, pengembangan profesional, atau proyek internal yang mungkin diperlukan untuk meningkatkan efisiensi atau kualitas layanan, meskipun tidak secara langsung terkait dengan kebutuhan klien.
Meskipun non-billable hours tidak menghasilkan pendapatan secara langsung, mereka tetap penting untuk menjaga operasi bisnis yang efisien dan untuk meningkatkan keterampilan serta kemampuan profesional tim.
Baca Juga: Apa Itu Resource Utilization dan Bagaimana Cara Menghitungnya?
Mengapa Harus Melacak Billable Hours?
Melacak billable hours dianggap penting karena dapat memberikan informasi yang sangat berharga bagi bisnis.
Informasi tersebut berguna dalam mengevaluasi produktivitas dan efisiensi kerja karyawan, baik yang bekerja penuh waktu, paruh waktu, atau sebagai kontraktor.
Dengan melacak waktu, bisnis dapat menilai tingkat pemanfaatan sumber daya, memantau kemajuan proyek, dan memverifikasi estimasi biaya awal.
Informasi ini juga membantu manajemen untuk membuat keputusan yang lebih tepat dalam alokasi sumber daya dan pengelolaan anggaran proyek. Hal ini tentunya akan berkontribusi dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Selain itu, billable hours juga memberikan transparansi kepada klien mengenai cakupan dan status proyek. Kejelasan transparansi ini akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
Hal ini juga sangat berpengaruh terhadap manajemen penggajian atau payroll management sehingga proses pelacakannya sangatlah esensial.
Cara Melacak Billable Hours
Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini untuk mengelola pelacakan billable hours dengan tepat:
1. Buat Jadwal Faktur
Cara ini dilakukan dengan membuat jadwal penagihan yang mencakup tarif per jam, jadwal penagihan, dan daftar pekerjaan yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih.
Jadwal faktur ini bisa bersifat mingguan atau bulanan dan timesheet karyawannya harus diperbaharui secara berkala.
Dengan ini, bisnis atau freelance dapat menghindari penumpukan pekerjaan dan kesalahan dalam dokumentasi serta perhitungan.
2. Gunakan Catatan Waktu
Catatan waktu akan membantu menghitung waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas secara akurat dan mengategorikannya sebagai tugas yang dapat ditagih atau tidak.
Dengan membuat log waktu di spreadsheet atau menggunakan alat seperti timer, karyawan dapat memberikan catatan lengkap kepada klien tentang pekerjaan yang mereka lakukan.
3. Lacak Tugas Secara Real-Time
Langkah ini bertujuan untuk menghilangkan risiko kehilangan pembayaran untuk pekerjaan yang dapat ditagih.
Dengan menyalakan timer saat memulai tugas baru, karyawan dapat menghindari hal-hal seperti melewatkan pencatatan tugas penting yang dapat ditagih.
Hal ini dapat mengurangi total jam kerja yang dapat ditagih dan memengaruhi pendapatan serta tingkat pemanfaatan.
4. Lacak Proyek Individu dan Klien
Langkah selanjutnya adalah melacak proyek individu dan klien dengan membuat catatan waktu untuk setiap proyek dan menandai ke klien yang relevan.
Dengan demikian, karyawan dapat menilai waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek dan mengalokasikan waktu secara efisien untuk meningkatkan produktivitas keseluruhan.
5. Lacak Non-billable Hours
Melacak non-billable hours bertujuan untuk membantu karyawan memahami apakah mereka menggunakan waktu mereka secara efektif.
Tak hanya itu, hal ini juga membantu manajer menilai total biaya tenaga kerja dari suatu layanan.
Hal ini akan memungkinkan manajer untuk menyederhanakan layanan dan memprioritaskan aktivitas untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.
6. Cantumkan Jam Kerja yang Dapat Ditagih
Cara ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan informasi tentang jadwal faktur, tarif per jam, dan biaya lainnya yang dapat ditambahkan ke faktur.
Dengan membuat entri untuk setiap hari kerja dalam jadwal faktur harian, karyawan dapat menghitung jumlah jam kerja yang dapat ditagih dan membuat faktur dengan akurat.
7. Siapkan Faktur Rinci
Terakhir, menyiapkan faktur rinci, baik dengan menggunakan software otomatis atau secara manual dengan spreadsheet atau templat faktur.
Dengan memberikan informasi yang jelas tentang setiap layanan, tarif per jam, dan syarat pembayaran, karyawan dapat memastikan bahwa faktur mereka akurat dan sesuai dengan kesepakatan kontrak dengan klien.
Bagaimana Cara Menghitung Billable Hours
Cara menghitungnya melibatkan beberapa langkah yang terstruktur. Perhatikan langkah-langkah di bawah ini:
1. Lacak Waktu yang Anda Habiskan untuk Aktivitas
Ukur waktu yang Anda habiskan untuk setiap aktivitas dengan menggunakan pengatur waktu jam kerja.
Pastikan untuk menghentikan pengatur waktu saat berpindah aktivitas dan mulai aktivitas baru.
Jika Anda lupa memulai pengatur waktu, Anda selalu dapat menambahkan waktu secara manual nanti.
2. Pisahkan Jam Kerja Billable Hours dari Non-billable Hours
Lakukan identifikasi terhadap pekerjaan yang dapat ditagih, seperti pekerjaan langsung untuk klien, dan pisahkan dari pekerjaan yang tidak dapat ditagih, seperti pekerjaan administratif.
Cara ini akan membantu Anda menghitung billable hours dengan lebih akurat dan memahami penggunaan waktu Anda secara efisien.
3. Tetapkan Tarif untuk Billable Hours
Setelah memisahkan jam kerja yang dapat ditagih, langkah selanjutnya adalah menetapkan tarif per jam.
Pertimbangkanlah untuk menetapkan tarif yang berbeda untuk proyek yang berbeda atau untuk tingkatan karyawan yang berbeda.
Dengan menetapkan tarif yang sesuai, Anda dapat menghitung berapa banyak uang yang Anda peroleh dari jam kerja yang dapat ditagih.
4. Lacak Jam Billable Hours Secara Real-time
Pelacakan secara real time dengan menggunakan alat seperti time tracker dapat memungkinkan Anda untuk mencatat jam kerja secara akurat saat bekerja.
Dengan melacak jam secara real time, Anda dapat memiliki visibilitas yang lebih baik atas penggunaan waktu Anda dan memastikan bahwa tidak ada jam kerja yang terlewat.
5. Ekspor Billable Hours untuk Pembuatan Faktur
Terakhir, setelah mengumpulkan data tentang billable hours, ekspor informasi tersebut untuk pembuatan faktur. Buat laporan untuk melacak biaya secara real time dengan mudah.
Anda dapat memfilter waktu berdasarkan klien, dan kirimkanlah laporan kepada klien ketika tiba waktu untuk melakukan penagihan.
Lacak Jam Kerja Lebih Mudah dengan Aplikasi Absen LinovHR
Proses pelacakan jam kerja menjadi lebih mudah dengan Aplikasi Absen LinovHR. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang memudahkan perusahaan dalam memantau jam kerja karyawan secara efisien.
Dengan ini, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah, dari saat masuk hingga keluar karyawan melalui Employee Service Service (ESS) yang dapat diakses di smartphone. Catatan waktu kehadiran pun akan terdokumentasi secara akurat.
Catatan inilah yang akan digunakan sebagai data absensi karyawan. Absensi LinovHR juga menyediakan fitur pelaporan yang membantu manajemen untuk melacak jam kerja karyawan secara real-time dan menghasilkan laporan yang terperinci.
Dengan demikian, LinovHR membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam pengelolaan jam kerja karyawan.
Jangan lewatkan kesempatan ini dan segera ajukan demonya sekarang dengan menghubungi kami sekarang!
