Key Performance Indicators atau KPI adalah suatu parameter yang digunakan untuk mengukur kualitas atau progress kerja seseorang.
Dalam perusahaan, proses mengukur progress serta cara membuat Key Performance Indicator untuk karyawan merupakan hal yang penting untuk dilakukan demi tercapainya visi misi perusahaan.
Mengingat pentingnya mengukur sebuah kinerja dalam organisasi, maka dalam kesempatan kali ini LinovHR akan membahas mengenai cara membuat KPI untuk karyawan dengan baik dan benar.
Simak selengkapnya!
Cara Membuat KPI Karyawan
Kemajuan sebuah perusahaan ditentukan oleh orang-orang yang terlibat di dalamnya. Salah satu faktor penting yang menentukan yaitu kinerja dari karyawan itu sendiri.
Untuk membuat KPI yang baik untuk perusahaan, Anda perlu memperhatikan beberapa hal yang penting untuk kelangsungan perusahaan dan tetap relevan dengan bisnis yang Anda jalankan saat ini, diantaranya:
1. Ketahui dan Tentukan Tujuan Perusahaan
Menentukan tujuan yang jelas untuk key performance indicator (KPI) merupakan salah satu bagian terpenting. Sebab, KPI perlu berhubungan erat dengan tujuan utama bisnis.
KPI lebih dari sekedar angka yang berubah-ubah, KPI perlu mengungkapkan sesuatu yang strategis mengenai apa yang coba dilakukan oleh perusahaan.
Dalam menetapkan tujuan, perusahaan harus dengan mengacu pada indikator kinerja SMART-C, yaitu:
- Specific – Apakah tujuan bisnis sudah Spesifik?
- Measurable – Bisakah Anda mengukur kemajuan proses terhadap tujuan bisnis?
- Attainable – Apakah tujuan secara realistis dapat Tercapai?
- Relevant – Seberapa Relevan tujuan yang disusun dengan kondisi perusahaan Anda?
- Time – Bagaimana kerangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?
- Challenging – Peningkatan apa yang bisa dilakukan dari yang sebelumnya?
Contoh penerapan metode SMART-C seperti di tabel berikut ini:
| Key Performance Indicator (KPI): Pendapatan Perusahaan | |
| Specific | Pendapatan perusahaan diperoleh dari penjualan perusahaan berupa peralatan elektronik |
| Measurable | Target pendapatan tahunan Rp1.000.000.000 (satu miliar rupiah) |
| Attainable | Proses penjualan didukung 10 outlet, 1 online store, dan 2 account officer untuk pembelian jumlah besar. |
| Relevant | Target ini berlaku untuk divisi Sales |
| Time-Bound | Satu tahun |
| Challenging | Target ini dibuat berdasarkan pencapaian di tahun sebelumnya yang mencapai Rp910.000.000 (sembilan ratus sepuluh juta rupiah) dengan kenaikan YoY sebesar 9,3%. Tahun ini target kenaikan mencapai 10% dari tahun sebelumnya. |
Baca juga: Metode SMART: Pengertian dan Contoh Penerapannya
2. Pilih Beberapa KPI untuk Setiap Tujuan
Langkah kedua yaitu memilih beberapa KPI untuk masing-masing tujuan yang telah ditentukan. KPI yang dipilih akan sangat menentukan apakah perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut atau tidak.
Jadi, pikirkan baik-baik dan usahakan pilih KPI dengan bijak.
3. Kembangkan Pertanyaan
Cobalah buat pertanyaan-pertanyaan yang bisa memacu pikiran untuk lebih kreatif serta meningkatkan analytical thinking. Hindari membuat pertanyaan yang terlalu sederhana seperti iya atau tidak.
Nantinya, jawaban-jawaban tersebut bisa jadikan referensi untuk membuat KPI yang lebih bermanfaat dan sesuai dengan visi dan misi dari perusahaan.
Contoh pertanyaan yang baik adalah:
- Apa output yang ingin diraih?
- Bagaimana cara saya mengetahui, bahwa saya sudah mencapai pada target?
- Bagaimana cara saya menentukan sebuah proses?
4. Komunikasikan KPI dengan Stakeholders
KPI yang dibuat tidak akan berguna jika tidak dikomunikasikan dengan benar. Apabila KPI tidak dikomunikasikan, maka karyawan dan stakeholder lainnya merasa kurang puas karena tidak dapat melihat arah tujuan perusahaan.
Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk menjelaskan kepada karyawan dan stakeholders tentang apa yang diukur dan jelaskan kenapa perusahaan melakukan pengukuran tersebut.
5. Melakukan Pengumpulan Data Lain yang Membantu
Kumpulkan data-data lain yang bisa memudahkan Anda dalam membuat KPI. Data-data tersebut bisa seperti, demografi, tren, konversi, maupun analisa tentang kompetitor.
Perlu diingat bahwa setiap bisnis memiliki identitasnya masing-masing, sehingga tidak selalu KPI yang berhasil pada kompetitor, akan berhasil juga bila diterapkan dalam bisnis Anda.
Tentukan sendiri pengukuran yang bisa menguntungkan perusahaan berdasarkan dari kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan juga ancaman yang ada di perusahaan Anda.
6. Tentukan Jadwal Peninjauan KPI secara Rutin
Meninjau KPI secara rutin sangatlah penting untuk pemeliharaan dan pengembangannya. Melalui KPI, perusahaan dapat melacak kemajuan bisnisnya dan juga menilai seberapa sukses perusahaan dalam mengembangkan KPI dari sejak pertama kali.
Namun, tidak semua KPI dapat berhasil. Bahkan, beberapa KPI gagal melacak tujuan mendasar dari bisnis yang seharusnya dapat mereka capai. Dengan meninjau secara rutin, perusahaan dapat mengetahui apakah KPI perlu dilakukan perubahan atau tidak.
Meninjau karyawan merupakan hal yang cukup mudah jika perusahaan tidak memiliki banyak karyawan. Tetapi, jika sebaliknya, ini bisa menjadi hal yang cukup sulit. Untuk itu perlu alat bantu peninjauan yang bisa memvisualisasikan data dengan baik.
Anda bisa menggunakan alat bantu berupa software performance appraisal management yang memiliki fitur lengkap. Mulai dari fitur goals and KPI, penilaian, pengelompokkan, dan dokumentasi per karyawan ataupun divisi sehingga memudahkan HR dalam bekerja.
7. Membuat Target Jangka Panjang dan Jangka Pendek dari KPI
Sebagai sebuah gambaran, perusahaan Anda memiliki KPI untuk menjual 1200 produk dalam setahun. Sangat disarankan juga untuk membuat target jangka pendek dari KPI tersebut. Bila berkaca dari kasus di atas maka target penjualan per bulannya harus mencapai 100 produk.
Tujuan dari dibuatnya target jangka pendek yaitu untuk menentukkan langkah yang harus diambil selanjutnya dan bisa melakukan penyesuaian berdasarkan dengan kondisi perusahaan yang ada saat ini.
KPI sendiri dibuat untuk membantu perusahaan untuk berkembang dan terus melangkah untuk mencapai tujuannya.
8. Melakukan Perbandingan
Cara terakhir yaitu dengan membandingkan hasil atau progress yang sudah dijalankan saat ini dengan target yang sudah ditentukan di awal.
Perbandingan tersebut nantinya berfungsi sebagai indikator yang menentukan progress dari perusahaan dalam mencapai visi dan misinya.
Apabila dalam perbandingan tersebut ditemukan adanya kekurangan, maka Anda bisa menyusun strategi untuk melakukan peningkatan pada sektor atau elemen yang dirasa masih kurang.
Contohnya adalah mengadakan program pelatihan dan pengembangan SDM guna meningkatkan kualitas kerja.
9. Perbarui KPI Sesuai Kebutuhan
KPI bukan merupakan sesuatu yang statis, KPI selalu berkembang, memperbarui, dan berubah sesuai kebutuhan.
Jika perusahaan tidak memperbarui KPI secara rutin, maka perusahaan berisiko mengejar tujuan yang tidak lagi relevan dengan bisnis.
Maka dari itu, penting untuk memeriksa secara teratur seberapa jauh kinerja perusahaan terhadap KPI dan perhatikan mana saja aspek KPI yang perlu diubah atau dihapus sepenuhnya.
KPI memang terlihat rumit dan cukup kompleks, namun jika perusahaan berhasil melakukannya dengan benar maka KPI semakin mudah untuk digunakan di masa mendatang.
Atur KPI Karyawan dengan Performance Management System LinovHR
Mengingat bahwa KPI merupakan hal yang penting untuk mengukur kinerja dari suatu organisasi, maka perlu sekali untuk dibuat secara benar dan terarah.
Performance Management System yang ditawarkan oleh LinovHR merupakan solusi terdepan yang mampu membantu HR dalam proses pengembangan dan pengukuran KPI karyawan perusahaan.
Dengan berbagai fitur canggih LinovHR mampu memberikan kontribusi signifikan dalam mempermudah dan meningkatkan efisiensi pengelolaan KPI karyawan mulai dari mengukur kinerja karyawan, penentuan target kerja, hingga laporan atau hasil review karyawan secara cepat, tepat, dan akurat.
Dengan integrasi data yang komprehensif, HR dapat memiliki pandangan yang lebih lengkap tentang kinerja karyawan dan mengambil tindakan yang sesuai untuk meningkatkannya.
Ajukan demo sekarang juga dan dapatkan promo gratis 3 bulan!
