Perencanaan adalah sesuatu yang perlu dipersiapkan perusahaan sematang mungkin. Namun, sesempurna apapun suatu rencana masih saja ada hambatan yang mengharuskan perusahaan perlu melakukan penyesuaian. Upaya untuk melakukan penyesuaian ini bisa dilakukan dengan menyusun contingency plan.
Pengertian Contingency Plan
Perubahan dalam perusahaan kian beragam. Hal ini dipengaruhi dengan faktor internal dan eksternal perusahaan. Untuk itulah perusahaan perlu mempunyai rencana cadangan.
Contingency plan merupakan rencana alternatif atau cadangan yang akan dilakukan perusahaan jika terjadi perubahan di sekitar perusahaan. Sebab, segala bentuk perubahan atau peristiwa tidak selalu terprediksi dalam operasional bisnis perusahaan.
Plan ini sering disebut juga rencana darurat, rencana tanggap darurat rencana kontingensi, dan frasa plan A, plan B, hingga plan C.
Pentingnya Contingency Plan
Perubahan adalah hal yang hampir tidak bisa dihindari. Untuk itulah Manajemen perlu melakukan berbagai penanganan serius terkait perubahan tersebut. jangan sampai segala dari perubahan dan tantangan akan mempengaruhi karyawan dan operasional perusahaan secara keseluruhan.
Rencana darurat digunakan untuk meminimalisir dampak yang ada dari perubahan tersebut.
Tujuan dari rencana darurat adalah untuk meminimalisir efek negatif dari suatu perubahan serta mitigasi secepat mungkin setelah kejadian yang tidak terduga. Rencana kontingensi melindungi sumber daya perusahaan serta menetapkan tanggung jawab khusus dalam konteks pemulihan.
Misalnya, dalam hal K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). anda dapat mengembangkan rencana evakuasi karyawan, mendukung program perawatan kesehatan, serta menyediakan panduan khusus jika terjadi kecelakaan atau bencana alam di lingkungan kerja.
Tahapan Menyusun Contingency Plan
Contingency plan yang baik akan menyelamatkan bisnis dari segala tantangan atau meminimalisir dampak dari hambatan tersebut. Berikut ini adalah tahapan untuk melakukan penyusunannya:
1. Buat Daftar Risiko
Identifikasi peristiwa besar yang dapat berdampak negatif pada jalannya bisnis perusahaan dan pada sumber daya. Libatkan manajer, staf ahli, pimpinan perusahaan, serta konsultan eksternal untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang hal-hal yang dapat menyebabkan masalah.
Mind mapping dapat digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan informasi yang dikumpulkan dari sesi brainstorming dengan staf.
2. Menetapkan Risiko Utama
Selanjutnya coba mencari tahu mengenai peristiwa atau tindakan apa saja yang akan menjadi bahaya bagi perusahaan. Setelah itu, bandingkan bahaya yang menjadi risiko utama paling membahayakan perusahaan dan menyebabkan kerugian besar.
Anda dapat mengajukan 3 pertanyaan kunci untuk mencari tahu risiko utama dan menyusun rencana cadangan dengan tepat, yakni:
- Kemungkinan apa saja yang dapat terjadi?
- Langkah apa yang diambil sebagai tanggapan atas peristiwa yang terjadi
- Apa yang harus dipersiapkan sebelum hambatan atau kejadian buruk yang kemungkinan besar terjadi
3. Membuat Draft
Coba menuliskan draft contingency plan pada setiap risiko yang sudah diidentifikasi. Anda dapat memulai dari risiko paling besar yang dapat mengguncang perusahaan hingga paling kecil.
Selain itu, terdapat beberapa poin yang penting dipertimbangkan. Seperti garis waktu, komunikasi, kebutuhan staf, dan mengurangi risiko.
4. Menetapkan Regulasi dari Setiap Kondisi
Setelah setiap kondisi darurat berhasil diidentifikasi, selanjutnya anda dapat menetapkan regulasi yang dapat dilakukan ketika hal yang tak diinginkan terjadi. Anda juga perlu melakukan analisa terhadap rencana yang sudah dibuat.
Hal ini bertujuan agar bisnis dapat berjalan normal kembali jika sesuatu akan terjadi. Contoh jika kantor mengalami kebakaran, maka anda perlu menyiapkan langkah-langkah yang dapat dilakukan setelah kebakaran agar operasional bisnis kembali berjalan normal.
Baca Juga: 7 Core Competencies anda dalam Perusahaan
5. Membagikan Rencana
Setelah merumuskan contingency plan, maka Anda wajib membagikan salinannya kepada seluruh pihak yang terkait plan tersebut.
Ingat sebaik apapun rencana darurat, tidak berjalan efektif apabila kurang didukung komunikasi yang baik. Pastikan komunikasi tentang plan dapat dimengerti dengan baik.
6. Menguji Rencana Darurat
Sesempurna apapun rencana tidak akan terlihat hasilnya apabila tidak melewati proses pengujian. Anda dapat melakukan uji coba rencana darurat yang hemat biaya dan terbagi dalam beberapa tahapan. Sehingga, jika terbukti ada bagian bertentangan dengan rencana darurat dapat langsung diolah dan diuji ulang lagi. Pengujian ini dapat dilakukan dengan simulasi.
7. Menjalankan Rencana Darurat Jika Terjadi Peristiwa Khusus
Setelah membuat contingency plan, Anda perlu menyebarkan salinannya kepada seluruh pihak terkait. Selanjutnya, penting memastikan skenario yang tersusun berjalan sesuai rencana.
Rencana darurat tetap perlu peninjauan dan revisi agar sesuai dengan kondisi yang terjadi.
Contohnya perubahan struktur organisasi perusahaan, teknologi, karyawan, dan sumber daya. Jadi, sangat disarankan memperbaharui contingency plan secara berkala.
Baca Juga: Tanggung Jawab HR & Perusahaan Jika Terjadi Kecelakaan Kerja
Contoh Contingency Plan
Contingency plan sebenarnya dapat diterapkan dengan cara paling sederhana Berikut contohnya:
Contoh 1
Step by step saat pabrik ABC dalam kondisi darurat karena kebakaran, maka karyawan harus cepat dan sigap melakukan hal-hal dibawah ini.
- Segera menghubungi nomor pemadam kebakaran (021) 783200005 untuk melaporkan adanya kebakaran tersebut.
- Memberitahukan Ketua Tim Departemen yaitu Person In Charge (PIC).
- Kondisi api harus diperiksa orang yang diberikan informasi dan orang bersangkutan yang memutuskan waktu pengungsian.
- Apabila terjadi kebakaran kecil maka seluruh personil di area yang terkena inhalasi asap wajib dilakukan evakuasi.
- PIC berusaha memadamkan api.
- Apabila PIC tidak berhasil memadamkan api, maka PIC wajib memberi tanda alarm kebakaran dan melakukan evakuasi departemen.
- Semua karyawan wajib dievakuasi dari gedung.
- Semua karyawan wajib berada di titik kumpul yang sudah ditentukan dan diberi tanda khusus.
- Ketika kebakaran terjadi, dilarang memfungsikan elevator.
- Semua departemen memiliki Ketua dan Pemimpin Tim. Apabila saat terjadi kebakaran Ketua Tim tidak ada ditempat, maka tanggung jawab berada pada Pimpinan Tim ataupun Rekan Pimpinan.
- Dalam hal Ketua Tim tidak ada, maka Pemimpin Tim atau Rekan Pimpinan bertanggung jawab terhadap semua personil yang ada dalam departemen. Serta bertugas membantu berjalannya evakuasi dari kantor departemen maupun dari dalam gedung.
Contoh 2
Sebuah rencana cadangan juga dapat dirumuskan untuk keberlangsungan bisnis perusahaan. Di bawah ini adalah contoh dari aspek bisnis:
Kesimpulan
Lingkungan bisnis selalu akan berubah akibat tren, hambatan bisnis, hingga bencana alam. Perusahaan perlu merancang segala hal agar hal ini tidak menular dan membawa dampak buruk.
Contingency plan adalah salah satu cara yang dilakukan perusahaan untuk membantu keberlangsungan bisnis. Diharapkan semua perencanaan cadangan yang dirancang dapat meminimalisir kemungkinan negatif yang ada. Semoga pembahasan di atas dapat menambah wawasan Anda!
