Kegiatan operasional perusahaan tak selalu berjalan lancar. Ketika sudah begini, perusahaan akan mengajak karyawan dan manajerial untuk melakukan brainstorming. Brainstroming adalah salah satu cara yang tepat.
Sebagian orang hanya mengira bahwa hal ini sekedar pertukaran opini singkat belaka. Padahal, harus ada keputusan atau solusi akhir yang aplikatif untuk permasalahan tertentu sesegera mungkin.
Untuk lebih jelasnya, simak tips brainstorming yang efektif berikut ini!
Apa Itu Brainstorming?
Sebelum masuk ke pembahasan mengenai tips, mari kita pahami dulu apa itu brainstorming. Sederhananya, arti brainstorming adalah proses menemukan ide dan solusi atas suatu masalah yang spesifik dengan cara tidak biasa.
Proses ini menjadi salah satu cara yang digunakan perusahaan untuk mencari solusi dan keputusan terbaik bagi kelancaran operasional.
Khususnya bagi perusahaan yang baru yang memiliki banyak tantangan dan perusahaan lama yang butuh banyak penyesuaian dengan perkembangan zaman.
Manfaat Brainstorming
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, inovasi menjadi salah satu kunci untuk meraih kesuksesan. Agar inovasi berjalan secara berkelanjutan, perusahaan harus memanfaatkan setiap potensi kreatif yang dimiliki tim mereka.
Dalam hal ini, brainstorming adalah salah satu cara untuk merangsang kreativitas setiap individu dalam tim. Berikut sejumlah manfaat yang bisa dirasakan melalui aktivitas satu ini.
1. Menghadirkan Beragam Perspektif dan Sudut Pandang
Aktivitas bertukar pikiran melibatkan individu yang memiliki latar belakang, pengalaman, dan pandangan berbeda.
Dengan begitu, ini memungkinkan adanya beragam perspektif yang dapat membantu tim dalam memecahkan masalah yang lebih komprehensif.
2. Meningkatkan Kreativitas
Kegiatan diskusi dengan tim bisa menjadi sarana efektif untuk merangsang kreativitas individu dan tim secara keseluruhan.
Dalam suasana yang terbuka dan bebas, anggota tim akan merasa lebih nyaman dalam mengemukakan ide baru tanpa takut dikritik.
Hal ini mendorong mereka untuk berpikir out of the box dan menciptakan solusi yang inovatif.
3. Mendorong Kolaborasi Tim
Ketika setiap individu bekerja sama untuk mengembangkan ide, ini memungkinkan komunikasi yang lebih baik di antara anggota tim sehingga tim menjadi solid.
Tim yang dapat bekerja secara efektif bersama cenderung lebih produktif dan efisien.
4. Mengatasi Permasalahan yang Lebih Kompleks
Di lingkungan kerja, biasanya terdapat masalah yang kompleks dan sulit jika hanya dipecahkan oleh satu individu.
Namun melalui kegiatan diskusi, tim dapat bekerja bersama untuk mengidentifikasi masalah, menganalisisnya, dan mencari solusi yang lebih baik.
Dengan adanya berbagai sudut pandang, kemungkinan menemukan solusi yang efektif pun menjadi lebih besar.
5. Mengembangkan Kemampuan Kepemimpinan yang Baik
Bagi pemimpin tim, diskusi dengan seluruh anggota tim bisa menjadi kesempatan untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan.
Mengelola proses diskusi dengan baik, memfasilitasi diskusi, dan memotivasi anggota tim dinilai sebagai kemampuan yang sangat berharga dalam dunia bisnis.
6. Bantu Mengambil Keputusan yang Tepat
Aktivitas brainstorm adalah aktivitas yang membantu menghasilkan berbagai opsi yang dapat dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan.
Ini memungkinkan tim dan perusahaan secara keseluruhan untuk membuat keputusan yang lebih rasional, yang pada akhirnya mendukung proses operasional yang lebih efisien.
7. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Karyawan yang merasa didengar dan dihargai dalam lingkungan kerja cenderung lebih puas.
Berdiskusi dengan tim memberikan kesempatan kepada semua anggota tim untuk berkontribusi dan merasa bahwa ide mereka memberikan nilai lebih pada perusahaan.
Learning Management System dari LinovHR adalah solusi terdepan yang membantu HR dan perusahaan mengelola kegiatan learning and development karyawan.
Dengan software ini, HR dapat dengan mudah menyusun program pembelajaran, memantau kemajuan karyawan secara real-time, dan menyediakan akses terpusat ke berbagai materi pembelajaran.
LMS juga meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menyediakan aksesibilitas yang mudah dan pengalaman pembelajaran yang lebih menarik.
Metode Brainstorming
Praktik brainstorming tak jarang mengalami hambatan karena melibatkan banyak kepala dalam menjalani prosesnya.
Untuk memaksimalkan manfaatnya, lakukan sederet metode berikut ini agar sesi brainstorming berjalan dengan efektif.
1. Brainwriting
Metode ini memungkinkan setiap anggota tim menuliskan ide mereka pada selembar kertas secara anonim, lalu meletakkannya di tengah meja.
Setelah itu, semua ide dipertukarkan secara acak dan setiap individu melanjutkan dengan menambahkan ide baru berdasarkan ide yang sudah ada. Ini dapat membantu dalam mengembangkan ide yang lebih lengkap.
2. Mind Mapping
Dengan menggunakan metode mind mapping, setiap ide disusun secara visual dalam bentuk peta konsep.
Ini membantu memvisualisasikan hubungan antara ide dan mengidentifikasi tema utama atau solusi yang mungkin diterapkan.
Dengan begitu, ide yang dikumpulkan bisa membentuk suatu konsep yang komprehensif dan setiap individu dalam tim dapat menangkap gambaran utuhnya dengan mudah.
Baca Juga: Contoh Peta Konsep dan Cara Membuatnya
3. Metode 6-3-5
Sementara itu, metode 6-3-5 bisa dilakukan dengan enam orang anggota tim yang menuliskan tiga ide selama lima menit.
Kemudian, mereka meneruskan kertas kepada anggota tim lainnya untuk mengekspansi atau mengubah ide-ide tersebut.
Proses ini berlangsung hingga 6 putaran atau sebanyak yang dibutuhkan. Proses ini menghasilkan daftar ide yang luas dan beragam.
4. Reverse Brainstorming
Di metode ini, tim akan mencoba untuk mengidentifikasi setiap cara untuk menciptakan atau memperburuk suatu masalah alih-alih mencari solusinya.
Membalikkan pemikiran seperti ini bertujuan untuk mencari solusi yang mungkin untuk mengatasi masalah tersebut.
5. Analisis SWOT
Analisis SWOT sendiri merupakan kepanjangan dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (peluang), dan threat (ancaman).
Dalam metode ini, tim melakukan diskusi untuk mengidentifikasi faktor internal yang terdiri atas kekuatan dan kelemahan, dan faktor eksternal, seperti peluang dan ancaman yang memengaruhi efektivitas perusahaan.
Metode ini dapat membantu perusahaan dalam merumuskan strategi yang tepat untuk mengoptimalkan peluang dan mengatasi tantangan.
Berikut langkah-langkahnya:
- Kekuatan (Strengths): Tim membahas dan mencatat semua kekuatan internal perusahaan. Ini bisa mencakup sumber daya, kompetensi, dan aset yang dimiliki. Misalnya brand yang kuat, tim berbakat, atau teknologi canggih.
- Kelemahan (Weakness): Selanjutnya, tim mendiskusikan dan mencatat semua kelemahan internal perusahaan. Ini adalah area yang perlu diperbaiki atau diperkuat. Contohnya bisa termasuk kekurangan dana, proses yang tidak efisien, atau kurangnya inovasi.
- Peluang (Opportunity): Setelah itu, tim mencari peluang eksternal yang dapat dimanfaatkan perusahaan. Ini bisa berupa perubahan tren pasar, perkembangan teknologi, atau peluang pasar yang baru.
- Ancaman (Threats): Terakhir, tim mengidentifikasi ancaman eksternal yang dapat mengganggu kinerja perusahaan. Ini bisa mencakup persaingan yang meningkat, perubahan regulasi, atau risiko ekonomi.
Jenis Brainstorming
Terdapat dua pendekatan utama dalam penerapan teknik brainstorming, yaitu individual brainstorming dan group brainstorming.
Baik individual brainstorming maupun group brainstorming memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.
Individual Brainstorming
Individual brainstorming melibatkan kontribusi ide yang dihasilkan oleh seorang individu tanpa adanya interaksi langsung dengan orang lain.
Prosesnya dimulai dengan identifikasi masalah atau topik yang memerlukan pemikiran kreatif.
Individu kemudian secara mandiri memikirkan dan mencatat ide-ide yang muncul secara spontan tanpa penilaian atau kritik.
Kelebihan dari metode ini adalah memberikan ruang untuk refleksi pribadi yang mendalam, dan seringkali individu dapat merancang ide-ide yang unik dan inovatif.
Group Brainstorming
Di sisi lain, group brainstorming melibatkan sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan ide-ide melalui diskusi dan pertukaran kontribusi secara terbuka.
Proses ini dimulai dengan kelompok mendefinisikan dengan jelas masalah atau tujuan yang ingin dicapai.
Anggota kelompok secara bergantian memberikan ide tanpa kritik, dan ide-ide tersebut dicatat untuk referensi bersama.
Kelebihan dari group brainstorming adalah keberagaman perspektif yang dapat merangsang kreativitas, serta kemampuan untuk menggabungkan dan mengembangkan ide secara kolaboratif.
Pada umumnya, group brainstorming membutuhkan fasilitator untuk membimbing proses diskusi dan memastikan bahwa setiap anggota kelompok memiliki kesempatan untuk berpartisipasi.
Selain itu, metode ini dapat menciptakan atmosfer yang mendukung dalam mengatasi hambatan komunikasi dan meningkatkan produktivitas kelompok.
Contoh Brainstorming
Kegiatan berbagi ide dengan seluruh anggota tim bisa dilakukan dalam berbagai konteks, khususnya di lingkungan kerja. Metode yang digunakan beragam dan bisa disesuaikan dengan situasi yang dihadapi setiap tim.
Ada sejumlah langkah yang bisa dicoba saat Anda dan tim hendak melakukan diskusi. Pertama, menentukan jadwal di mana semua anggota tim bisa berkumpul bersama. Kegiatan ini juga bisa dilakukan secara rutin, misalnya seminggu sekali.
Sebaiknya berikan arahan yang jelas kepada setiap anggota tim sebelum sesi dilakukan agar prosesnya berjalan lebih efektif dan produktif sehingga menghasilkan ide segar yang tepat guna.
Selanjutnya minta setiap individu menyumbang sebanyak mungkin ide dan hindari memberi kritik agar mereka merasa lebih bebas berpendapat. Terakhir, review semua ide dan memimpin diskusi untuk menggabungkan dan menerapkan ide tersebut.
Berikut contoh brainstorming yang bisa diterapkan di lingkungan perusahaan.
Bidang Marketing
Jika Anda bekerja di bidang pemasaran, kegiatan diskusi bisa dilakukan untuk menentukan Key Performance Indicator atau KPI dan cara mencapai target yang telah ditetapkan.
Bidang UI/UX
Kegiatan brainstorming sangat cocok diimplementasikan untuk bidang yang menuntut kreativitas seperti UI/UX.
Contohnya, saat menentukan tampilan antarmuka sebuah aplikasi atau menentukan alur pengguna saat masuk situs perusahaan.
Bidang Human Resource Development (HRD)
Selain itu, Anda yang bekerja di bidang HRD juga bisa memanfaatkan teknik brainstorming untuk menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia di perusahaan.
Sebagai contoh, menentukan program pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan setiap individu agar bisa meningkatkan performa dan kinerjanya. Atau bisa juga untuk menyelesaikan konflik yang terjadi antar karyawan.
Tips Brainstorming Efektif
Brainstorming melibatkan beberapa orang sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Setiap orang memiliki opini, pendapat, dan pola pikir yang berbeda.
Tak jarang perbedaan tersebut membuat proses pertukaran pikiran menjadi rumit dan akhirnya tidak menemukan titik ujung sama sekali.
Lalu apa saja tips brainstorming agar efektif?
1. Sesi Persiapan
Aktivitas tidak bisa dilakukan tanpa persiapan. Terdapat satu tim kecil atau pemimpin yang punya peran penting untuk menyiapkan berbagai keperluan berbeda guna memfasilitasi sesi brainstorming sehingga prosesnya menjadi sistematis.
Agenda yang akan menjadi pembahasan juga harus disiapkan pada sesi ini, dan tiap isu atau masalah yang akan didiskusikan harus diatur jelas prosedurnya.
Prosedur ini harus bisa membuat nyaman tiap partisipan sehingga mampu membangun atmosfir yang ideal.
Tak peduli seberapa out of the box ide yang disampaikan partisipan, aturan yang dibuat harus mampu mengakomodasi. Persiapan juga mencakup alat seperti apa saja yang bakal dibutuhkan untuk sesi dan biasanya disesuaikan dengan target yang ingin dicapai.
Sesi persiapan harus bisa menjawab semua kebutuhan yang diperlukan selama sesi berjalan. Sebagai pengingat, tidak merencanakan dengan baik itu sama saja dengan merencanakan kegagalan.
Baca Juga: Menggunakan Jendela Johari untuk Game Motivasi Karyawan
2. Tentukan Proses
Partisipan dipetakan menjadi dua kategori utama, yaitu sesi individu dan sesi kelompok.
Proses seperti apa yang bakal dijalankan akan bergantung sepenuhnya pada tipe partisipan. Walau demikian, beberapa perusahaan kadang menjalankan keduanya.
Ada baiknya proses dimulai dengan sesi individu, lalu dilanjutkan dengan sesi kelompok. Alasannya yaitu terkait konsep pemikiran divergent dan convergent.
Mudahnya, saat mengumpulkan semua partisipan bersama-sama, ide dari satu partisipan sangat mungkin bisa mempengaruhi partisipan lain sehingga pemikiran secara divergent tak akan pernah tercipta.
3. Pilih Teknik
Terdapat beberapa teknik brainstorming yang bisa diterapkan, tentunya dengan tingkat efektivitas masing-masing.
Tapi, untuk bisa mendapat hasil yang benar-benar efektif, teknik yang dipilih harus sesuai kebutuhan, dalam hal ini persoalan yang terjadi di lingkungan perusahaan.
Beberapa teknik yang populer digunakan seperti mind mapping, blind writing, reverse brainstorming, medici effect storming, dan word clouds.
Tiap teknik punya tujuan masing-masing, seperti mind mapping untuk memecahkan persoalan atau blind writing untuk menggali ide-ide baru, serta lainnya.
Teknik yang diterapkan juga harus melihat partisipan yang terlibat serta hasil yang ingin dicapai setelah sesi berakhir.
4. Alokasikan Waktu yang Cukup
Efektivitas proses akan bergantung pada alokasi waktu yang diberikan. Semisal waktu yang disediakan ternyata cukup singkat, sangat mungkin hasilnya tak akan ideal, bahkan terkesan seperti dipaksakan.
Jika dipersempit, tiap tahapan pasti butuh alokasi waktu berbeda.
Dari tiap proses seperti sebelum, selama, dan sesudah brainstorming, pasti ada banyak aspek yang harus dipertimbangkan.
Memberi alokasi waktu yang tepat pada tiap proses akan memastikan bahwa hasil yang didapat bisa semaksimal mungkin.
Misalnya, pasti ada satu partisipan yang menginginkan solusi cepat atas satu persoalan, dan mengelola sesi agar tetap berlangsung sesuai rundown jelas bukan perkara mudah.
Untuk kondisi demikian, membiarkan partisipan tersebut mengeluarkan pendapatnya merupakan jalan terbaik kemudian coba benturkan dengan argumen dari partisipan lain untuk meredakan situasi.
Baca Juga: 5 Keuntungan Datang Tepat Waktu ke Kantor Setiap Hari
5. Jadwalkan Sesi Lanjutan
Satu faktor yang membuat sesi brainstorming kurang bisa berhasil yaitu terkait cara mengakhiri sesi.
Sama yang terjadi di berbagai bisnis, pencapaian atau prestasi hanya akan dihitung di akhir. Jika hasilnya akhirnya baik, bisa dikatakan bahwa proses yang dijalani berhasil.
Untuk mengakhiri sesi, dua cara bisa digunakan, yaitu dengan pengambilan suara terbanyak (voting) atau diputuskan oleh tim kecil yang bertugas mengambil keputusan. Semisal keputusan sudah dibuat, hasil kemudian akan dieksekusi.
Proses dari semua tahapan biasanya diwujudkan dalam bentuk timeline yang disertai dengan detail aktivitas dan penanggung jawab masing-masing.
Tetap saja, tiap sesi yang sudah berakhir harus disajikan dalam bentuk presentasi untuk mendapat persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang.
Jadi, brainstorming adalah proses mencari solusi dari satu masalah dengan ide tak biasa melalui beberapa tahapan baik lewat diskusi yang kemudian diikuti dengan aksi nyata sehingga terjadi keselarasan antara proses dan hasil.
Semua partisipan yang turut serta harus berperan aktif dalam mencari solusi dan yakin bahwa ada langkah nyata selanjutnya setelah proses tersebut.
Praktiknya bisa dengan simulasi atau membuat sesi lanjutan sebagai tindak lanjut dari sesi sebelumnya.
Semoga tips di atas dapat membantu dalam menemukan solusi!
