Sejak pandemi Covid-19 berlangsung, banyak perusahaan yang mengubah sistem kerja mereka. Salah satu sistem kerja yang banyak diadopsi dan digunakan oleh perusahaan yaitu sistem kerja remote atau Work From Home (WFH). Sistem ini diadopsi untuk menyesuaikan dengan kondisi dan keadaan pandemi yang terjadi.
Meskipun begitu, pada pelaksanaannya, WFH ternyata membawa dampak positif bagi perusahaan dan karyawan. Selain perusahaan tetap bisa bertahan di tengah gempuran pandemi, WFH juga memudahkan karyawan dalam bekerja tanpa harus repot-repot datang secara fisik ke kantor.
Nah, dalam kesempatan ini, LinovHR akan membagikan contoh jadwal WFH dan tips menyusunnya yang bisa Anda terapkan di perusahaan. Mari simak penjelasan lengkapnya dalam artikel LinovHR di bawah ini.
Bolehkah Karyawan Memilih Jadwal WFH Sendiri?
Dilansir dari Harvard Business Review atau HBR, perusahaan sebaiknya tidak mengizinkan karyawan dalam memilih jadwal WFH-nya sendiri.
Selain hal tersebut bukan merupakan tugas dan tanggung jawab mereka, ada dua alasan penting lainnya yang mendasari keputusan tersebut.
Alasan pertama adalah adanya tantangan dalam mengelola tim hybrid. Ketika manajemen memutuskan untuk menerapkan sistem WFH, maka akan ada dua kelompok pekerja. Satu kelompok bekerja di kantor, sementara kelompok lainnya bekerja di rumah.
Tidak jarang, orang-orang yang bekerja di rumah merasa mereka kurang terlibat dengan aktivitas di kantor secara langsung. Sehingga, hal ini dapat menimbulkan kecemasan terhadap perkembangan dan kemajuan karir yang mereka miliki.
Lalu, alasan kedua adalah tingginya risiko yang mengancam keseimbangan keberagaman atau diversity. Berdasarkan riset yang telah dilakukan, ditemukan bahwa hampir 50% wanita yang memiliki anak ingin bekerja di rumah secara penuh, dibandingkan dengan pria.
Sementara, berdasarkan studi telah dilakukan oleh HBR di China, karyawan yang bekerja dari rumah secara penuh memiliki tingkat promosi lebih rendah sebesar 50% dibandingkan karyawan yang bekerja di kantor.
Jika dibiarkan, hal ini akan membuat terjadinya krisis keberagaman dan dapat menjadi bom waktu bagi perusahaan ke depannya.
Tips Mengatur Jadwal WFH Karyawan
Ada beberapa tips dalam mengatur jadwal WFH karyawan yang harus diperhatikan oleh setiap manajemen atau HR perusahaan, yakni:
1. Mengumpulkan Data
Sebelum menentukan jadwal WFH bagi karyawan, ada baiknya perusahaan mengumpulkan data-data terlebih dahulu.
Anda bisa mengumpulkan data dari feedback, survei, ataupun pertemuan tatap muka dengan karyawan di perusahaan.
Data tersebut nantinya berfungsi sebagai acuan atau patokan dalam membuat jadwal WFH yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan mayoritas karyawan di perusahaan.
Baca Juga: Anda Telah Melakukan Survei Karyawan, Sekarang Bagaimana?
2. Pisahkan Tugas yang Ada
Setiap tugas atau permasalahan yang berbeda, tentunya membutuhkan solusi yang berbeda juga, begitu pula dalam bekerja.
Sebagai contoh, perusahaan TruePeopleSearch mengharuskan karyawan datang ke kantor untuk melakukan hal-hal yang lebih baik dilakukan secara langsung. Contohnya seperti meeting, brainstorming, networking, dan sejenisnya.
Sedangkan, tugas-tugas lain yang tidak memerlukan kehadiran fisik bisa dilakukan secara daring atau remote.
3. Perhatikan Kebebasan Memilih Jadwal WFH
Memberikan kebebasan pada karyawan dalam memilih jadwal kerja yang mereka inginkan berpotensi dalam menciptakan tenaga kerja yang tertutup.
Artinya, hanya orang-orang yang memiliki akses transportasi dan pengasuhan anak (bagi yang memiliki anak) yang memadai saja yang akan datang ke kantor secara rutin. Di sisi lain, orang-orang yang tidak memilikinya akan memilih untuk bekerja secara remote.
4. Lakukan Bertahap
Dalam dua tahun terakhir, bekerja full remote atau WFH sudah menjadi standar baru bagi kebanyakan orang.
Karena itulah, melakukan transisi atau perubahan menjadi hybrid tentunya membutuhkan penyesuaian baru. Oleh sebab itu, pastikan Anda melakukannya secara bertahap supaya karyawan bisa beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan baik.
Sebagai contoh, Anda bisa memulainya dengan menyuruh setiap karyawan untuk datang ke kantor selama 2 hari seminggu, dibandingkan langsung 3 atau 4 hari seminggu.
Baca Juga: Poin Penting Saat Transisi WFH ke WFO
5. Lakukan Evaluasi dan Buat Perubahan Jika Dibutuhkan
Tips terakhir yaitu melakukan evaluasi atas kebijakan dan juga jadwal kerja yang sudah dibuat. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya akan ada masalah kecil yang terjadi saat transisi.
Pastikan Anda selalu memperhatikan aspek-aspek penting dan melakukan perubahan ataupun perbaikan jika memang diperlukan.
Contoh Jadwal WFH yang Bisa Diterapkan
Contoh jadwal WFH yang diadopsi beberapa perusahaan di Indonesia dan dunia terdiri atas beragam model. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
-
Model Group atau Cohort
Model satu ini pernah digunakan oleh perusahaan Churn Zero pada tahun 2019 lalu. Mereka menyebutnya dengan Rotational Regional Remote atau R3. Cara menerapkannya yaitu:
- Bagi karyawan menjadi beberapa kelompok. Setiap kelompok memiliki rekan kerja dari departemen yang berbeda, serta satu pemimpin tingkat C atau C-Level.
- Kategorikan kelompok-kelompok tersebut berdasarkan departemen yang ada. Misalnya departemen sales, HR, dan sebagainya.
- Buat setiap kelompok tersebut melakukan remote working atau WFH secara bergantian. Sesuaikan dengan durasi yang sudah ditentukan. Misalnya, divisi sales bekerja dari rumah di hari Senin dan divisi HR bekerja dari rumah di hari Selasa.
-
Model Two-Three Split
Model satu ini mungkin sudah banyak diadaptasi dan digunakan oleh banyak perusahaan di dunia, termasuk Indonesia.
Sesuai namanya, jadwal kerja karyawan akan dibagi menjadi dua yaitu 2 hari bekerja di rumah atau WFH dan 3 hari bekerja dari kantor atau on-site.
Hal ini dilakukan untuk tetap mendukung kolaborasi yang optimal antara sesama tim maupun karyawan di perusahaan.
-
Model Half and Half
Pada Oktober 2020, perusahaan besar Microsoft mengumumkan kepada karyawannya bahwa perusahaan akan menerapkan model half and half. Maksudnya, setengah dari waktu kerja karyawan dalam seminggu digunakan untuk bekerja di kantor, sementara setengahnya lagi bekerja di rumah.
-
Model Remote First
Model yang keempat dinamakan dengan remote first. Model ini berarti karyawan diutamakan untuk bekerja secara remote atau WFH. Akan tetapi, karyawan bisa datang ke kantor jika ingin atau dibutuhkan.
Baca Juga: Tren Bekerja Terbaru, Work From Anywhere
-
Model Pick and Choose
Model yang terakhir yaitu pick and choose, artinya karyawan diberikan kebebasan untuk memilih jadwal kerja yang mereka inginkan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
Beberapa opsi yang dapat dipilih karyawan misalnya bekerja di kantor selama 2-3 hari, 100% WFH, atau 100% WFO.
Kelola Jadwal WFH dengan Aplikasi Absensi LinovHR
Jadwal kerja memang merupakan salah satu aspek vital di dalam perusahaan. Karena itu, pengelolaannya pun harus dilakukan dengan baik dan benar.
Anda bisa memudahkan proses pengelolaan tersebut dengan bantuan Aplikasi Absensi LinovHR. Melalui Aplikasi ESS atau Employee Self Service LinovHR, setiap karyawan di perusahaan tetap dapat mencatatkan kehadirannya meski bekerja dari rumah.
Selain itu, walaupun karyawan tidak bisa memilih jadwal WFH sendiri, pada umumnya perusahaan mengizinkan karyawan untuk mengganti jadwal WFH dengan alasan tertentu.
Penggantian jadwal ini tentu saja harus diajukan terlebih dahulu oleh karyawan. Melalui aplikasi absensi LinovHR, karyawan bisa mengajukan permintaan pergantian jadwal kerja dengan cepat dan mudah.
Bukan hanya izin mengganti jadwal WFH, karyawan juga bisa mengajukan cuti, izin sakit, bahkan lembur hanya melalui smartphone mereka masing-masing.
Dari sisi manajemen sendiri, modul Time Management pada aplikasi absensi LinovHR, dapat membantu dan memudahkan tim manajemen atau HRD dalam menyusun jadwal kerja karyawan dengan mudah, cepat, dan akurat pastinya.
Jadi, tunggu apa lagi? Coba dan rasakan sendiri manfaatnya! Anda bisa mengajukan demonya sekarang juga, GRATIS!
Demikian pembahasan mengenai contoh jadwal WFH dan tips dalam menyusunnya. Semoga artikel ini bisa bermanfaat!
