Data collection menjadi hal yang tidak bisa dilepaskan dalam operasional perusahaan. Proses pengumpulan data ini akan menentukan seberapa efektif dan efisien suatu perusahaan.
Ketika perusahaan dapat mengelola data-data perusahaan dengan baik maka perusahaan tersebut dapat semakin efektif dan efisien.
Pengaplikasian pengumpulan data melibatkan sejumlah langkah-langkah dan jenis-jenis yang sesuai dengan tujuan dari pengumpulan data tersebut.
Untuk mengenal lebih jauh mengenai data collection, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Data Collection?
Data collection adalah sebuah prosedur pengumpulan, pengukuran dan analisis semua tipe informasi dengan menggunakan teknik yang telah divalidasi berdasarkan standar perusahaan.
Tujuan utama dari data collection adalah untuk mengumpulkan informasi dan data terpercaya atau asli. Setelah dikumpulkan, data tersebut akan melalui proses pengelolaan sesuai kebutuhannya agar dapat digunakan oleh perusahaan.
Data collection juga umum ditemukan dalam proses penelitian. Di mana biasanya peneliti akan mengevaluasi sebuah hipotesis ketika data-data yang dikumpulkan sudah lengkap.
Metode Data Collection
Data collection memiliki dua metode utama dalam penerapannya, antara lain:
1. Primer
Metode primer adalah data yang diambil dan dikumpulkan secara mandiri oleh peneliti. Proses ini merupakan langkah awal pengumpulan informasi untuk nantinya dianalisis lebih lanjut.
Hasil data primer akan sangat akurat asalkan peneliti dapat mengumpulkan informasi dengan sebanyak-banyaknya. Namun, kekurangan dari metode ini adalah memakan waktu yang cukup lama.
2. Sekunder
Metode data sekunder adalah metode yang digunakan dan dikumpulkan oleh bantuan pihak lain dengan jenis analisis statistik. Data yang dikumpulkan didapatkan dari informasi-informasi orang lain. Kekurangan dari metode ini adalah mengenai akurasi dan keaslian data yang dikumpulkan.
Kenapa Data Collection Itu Penting?
Data collection begitu penting bagi perusahaan. Kehadirannya dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan dengan tepat dan strategis.
Adanya pengumpulan data juga akan membantu operasional perusahaan agar dapat berjalan dengan terstruktur dan lancar. Data-data tersebut bisa menjadi acuan bagi banyak pihak dalam perusahaan mulai dari HR, karyawan, sampai manajerial dalam menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan bisnis.
Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa perusahaan perlu data collection, sebagai berikut:
- Menciptakan gambaran yang komprehensif tentang tenaga kerja perusahaan. Dari data ini, Anda bisa menganalisis man power dan kompetensi yang dimiliki oleh setiap karyawan.
- Adanya pengumpulan data akan memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa informasi yang ada adalah valid. Sehingga bisa digunakan untuk merumuskan strategi.
- Membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat berkat bantuan dari pengumpulan data yang dilakukan secara komprehensif.
- Membantu mengidentifikasi tren tenaga kerja internal. Dengan mengumpulkan dan menganalisis data karyawan secara teratur, akan membantu perusahaan untuk melihat tren tenaga kerja secara internal. Dengan begitu Anda bisa melihat seperti apa retensi yang terjadi di perusahaan.
Cara Terbaik Melakukan Data Collection Karyawan
Perusahaan biasanya akan mengalami banyak tantangan saat melakukan pengumpulan data karyawan. Agar Anda tidak salah langkah, berikut ini cara terbaik yang bisa dilakukan untuk mengumpulkan data karyawan
1. Utamakan Etika
Anda harus paham bahwa tidak semua data karyawan dapat Anda akses, oleh karena itu saat Anda hendak mengumpulkan data karyawan coba tanyakan terlebih dulu apa saja data yang dibutuhkan dan bagaimana perusahaan akan mengelola dan menggunakannya.
Lalu, pastikan Anda juga sudah mendapatkan tanda tangan karyawan yang isinya menerangkan bahwa mereka mengizinkan data mereka dipergunakan untuk kepentingan perusahaan.
Ketika Anda sudah mendapatkan data karyawan, pastikan melakukan manajemen data karyawan untuk menentukan produktivitas, kesehatan, dan insentif keuangan.
2. Keamanan Data Adalah Prioritas
Anda harus bisa menjamin keamanan data karyawan dan memastikan bahwa seluruh staf HR mengerti bagaimana cara menjaga keamanan data karyawan. Jika Anda mengunggah data secara online, pastikan untuk melakukan enkripsi agar tidak mudah dibuka.
3. Pastikan Kepatuhan terhadap Hukum
Pastikan Anda memerhatikan regulasi dan undang-undang yang mengatur tentang pengumpulan dan penyimpanan data karyawan.
4. Bersikap Transparan terhadap Pengumpulan Data Karyawan
Komunikasikan kepada karyawan jenis informasi apa yang dikumpulkan oleh perusahaan, dimana perusahaan menyimpannya, dan bagaimana perusahaan menggunakannya. Ini sangat penting apalagi bila perusahaan mengumpulkan data sensitif seperti data medis.
5. Menjaga Kebijakan tentang Privasi Pengumpulan Data
Pastikan menjaga kebijakan dengan ketat tentang kebijakan pengumpulan data. Tinjau dan perbarui kebijakan data collection. Ini untuk memastikan Anda tetap mematuhi manajemen data sensitif.
6. Batasi Penggunaan Akses Data Karyawan
Penggunaan data karyawan harus ditentukan oleh siapa yang membutuhkannya dan untuk tujuan bisnis apa. Gunakanlah sistem manajemen data yang memungkinkan beberapa izin pengguna.
7. Melakukan Audit dengan Data yang Tidak Perlu
Tentukan berapa lama jenis informasi tertentu disimpan dan kapan harus dihapus. Misalnya, berapa lama untuk menyimpan data pendaftaran tahunan atau dimana menyimpan catatan karyawan untuk jangka panjang.
8. Gunakan Data yang Dikumpulkan secara Objektif
Beberapa titik data, bila digabungkan, dapat membantu memvalidasi dan mendukung tren dan keputusan SDM apa pun yang akan dibuat. Contohnya adalah pembentukan departemen baru untuk memperluas operasi.
Software HRIS LinovHR Data Collection Tools Terbaik
Data collection menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan. Dari data-data tersebut perusahaan dapat mengambil keputusan dengan tepat terkait masa depan bisnisnya.
Salah satu data penting dalam perusahaan adalah data karyawan. Di mana data ini begitu kompleks, mulai dari data diri sampai juga data yang berkaitan dengan hak dan kewajiban mereka.
Pengumpulan data yang komprehensif ini tentu akan sedikit sulit dan memakan waktu bila dilakukan dengan cara manual. Pada era digital saat ini, perusahaan membutuhkan sistem yang praktis demi kelancaran operasional bisnis.
Salah satu sistem yang memungkinkan ini adalah software HRIS LinovHR. Di dalam software HRIS LinovHR, ada modul Personnel Administration yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan secara lengkap secara digital. Hal ini tentu membantu data collection perusahaan.
Dengan modul Personnel Administration, Anda juga tidak perlu lagi memasukkan data secara manual karena LinovHR telah menyediakan template yang bisa Anda kustomisasi. Cara ini tentu akan banyak menghemat waktu dan tenaga Anda.
Sudah saatnya Anda gunakan cara mudah untuk mengelola database karyawan. Pastikan gunakan software HRIS LinovHR. Ayo ajukan demo gratisnya!
