Manajemen data merupakan bagian penting dalam menjalankan sebuah perusahaan atau organisasi. Data yang tersimpan dengan baik akan memudahkan Anda untuk mengaksesnya saat diperlukan.
Apa yang dimaksud dengan manajemen data? Apa saja permasalahan yang dapat timbul dan bagaimana solusinya?
Pertanyaan-pertanyaan itu akan dibahas dalam artikel LinovHR berikut ini
Pengertian Manajemen Data
Data adalah sekumpulan fakta-fakta yang dicatat. Kata “data” sendiri berasal dari bahasa Latin yaitu “datum” yang memiliki arti “sesuatu yang diberikan”.
Sehingga bila disimpulkan, manajemen data adalah kegiatan mengumpulkan, mengolah, mengatur dan menyimpan data-data yang diambil berdasarkan fakta yang ditemukan dimana kegiatan tersebut dilakukan oleh bagian tertentu dalam organisasi atau perusahaan.
Manfaat Manajemen Data SDM
Aset terbesar dalam sebuah perusahaan, bisnis, organisasi atau jenis usaha apapun adalah sumber daya manusia (SDM).
Karena itu manajemen atau pengelolaan seputar data SDM menjadi sangat penting karena dengan pendataan yang baik maka akan menunjang kemajuan sebuah organisasi. Berikut adalah manfaat pentingnya manajemen data SDM:
- Perekrutan SDM. Pendataan yang baik akan memudahkan perusahaan mengambil keputusan apakah akan merekrut SDM baru atau tidak.
- Menyimpan informasi SDM. Manajemen data yang baik akan memudahkan perusahaan untuk mencari informasi mengenai personil yang ada. Karena database sudah tersimpan dengan baik.
- Pendidikan atau training. Data yang didapat dari setiap SDM dapat membantu organisasi menentukan jenis pendidikan atau pelatihan apa yang diperlukan. Jika data tidak tepat maka ada kemungkinan training yang diberikan tidak tepat sasaran.
Sedangkan proses mengelola data dalam sistem perusahaan yang melibatkan pengawasan atas ketersediaan, penggunaan, integritas, dan keamanan data disebut juga data governance.
10 Permasalahan yang Dihadapi dalam Manajemen Data
Dalam proses manajemen data ada beberapa permasalahan yang mungkin dihadapi. Masalah tersebut harus dikenali sedari dini dan dilakukan tindakan pencegahan agar tidak meluas nantinya.
1. Struktur Pendataan Belum Terstandarisasi
Saat melakukan pendataan, kegiatan pencatatan data adalah sangat krusial. Apabila format pendataan belum konsisten maka dapat terjadi perbedaan antara dat satu dengan yang lain. Bahkan bisa terjadi duplikasi data.
2. Resiko Perbedaan Data Bagi Organisasi Besar
Sebuah organisasi besar dan memiliki banyak divisi rentan dengan kesalahan atau perbedaan dalam mencatat data. Kita ambil sebagai ilustrasi misalkan dalam sebuah rumah sakit besar terjadi perbedaan data antara bagian IGD dengan bagian administrasi. Tentu akan berdampak pada keseluruhan operasional rumah sakit tersebut.
3. Entri Data tidak Konsisten
Hal ini dapat terjadi jika belum dilakukan otomatisasi saat pendataan. Terlebih lagi apabila proses input masih manual dan menggunakan tenaga manusia yang rentan kesalahan.
4. Sistem yang Masih Konvensional
Organisasi yang masih menggunakan kertas dan pencatatan manual rentan mengalami masalah pendataan di kemudian hari. Sebab data dapat tercecer dan bahkan rusak setelah sekian waktu.
5. Perbedaan Sistem Manajemen Data
Perusahaan dapat mengalami hambatan apabila sistem operasional yang digunakan setiap divisi menggunakan sistem yang berbeda. Permasalahan menjadi pelik bila tidak adanya aplikasi penerjemah antar sistem.
6. Informasi Ganda
Informasi ganda dapat terjadi jika setiap bagian departemen sudah melakukan pengambilan data tetapi kemudian departemen lain melakukan pendataan ulang.
Akan ada kemungkinan ketika ditelusuri ternyata data sudah terekam sebelumnya.
7. Perbedaan Tempat Penyimpanan Data
Data yang tersimpan di tempat yang berbeda berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari.
Kita ambil contoh sebuah cabang organisasi akan melakukan pendataan ulang karyawan, namun selama ini data pegawai tersimpan di database pusat dan cabang tidak memiliki akses langsung ke data yang diperlukan.
8. Overload Data yang Masuk
Ketika sebuah badan atau perusahaan sedang berkembang, maka data yang ada juga akan ikut berkembang.
Bila data yang masuk sangat banyak dan terjadi dalam waktu yang sama maka beban pendataan menjadi overload. Timbullah resiko data lama tertimpa atau data baru tidak terekam dengan baik.
Baca Juga: 6 Cara Memantau Kedisiplinan Karyawan Selama Work From Home
9. Kurangnya Kontrol Terhadap Data
Kontrol terhadap data akan menjadi sebuah jaminan integritas data dapat terjaga dengan baik. Anda perlu memperhatikan kewenangan administrator bagian pendataan.
Sebab jika administrator bebas mengakses data tanpa pengawasan maka integritas data perusahaan Anda akan diragukan.
10. SDM Manajemen Data Belum Siap
Agar manajemen data dapat terintegrasi dan berjalan dengan baik maka personil bagian pendataan harus memiliki skill yang cukup.
SDM harus siap ketika terjadi perpindahan sistem manajemen data dari konvensional ke komputerisasi.
Baca Juga: 4 Masalah dalam Manajemen Kepegawaian Perusahaan
LinovHR sebagai Solusi Masalah dalam Manajemen Data
Dari sekian banyak kemungkinan permasalah yang dapat timbul mungkin Anda bertanya, “Apakah solusi manajemen data yang tepat?”. Untuk membantu mengatasi kesulitan yang ada, Anda bisa menggunakan Software HRIS LinovHR.
LinovHR adalah sebuah aplikasi web yang dapat membantu Anda mengelola SDM. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengatasi permasalahan data absensi karyawan dan outsourcing sampai dengan payroll bagi seluruh pegawai Anda.
Berikut ini adalah keunggulan LinovHR:
Berbasis cloud
Anda bisa menyimpan semua data SDM yang diperlukan hanya dengan bantuan koneksi internet. Sehingga Anda tidak perlu kerepotan menyimpan data di dalam komputer Anda.
Sistem payroll yang mumpuni
LinovHR menawarkan kemudahan untuk Anda ketika akan melakukan payroll dengan sistem Payroll Outsourcing yang dimiliki oleh LinovHR.
Sanggup menangani ribuan karyawan
Anda yang memiliki ribuan karyawan tidak akan kesulitan melakukan manajemen data karena Anda akan memiliki server sendiri dari modul Software Payroll LinovHR Premise.
User Friendly
Tampilan dari LinovHR ini sangat mudah dipelajari dan sederhana. Anda tidak perlu membutuhkan pertolongan tenaga IT untuk mengoperasikannya.
Baca Juga: Pentingnya Data Flexibiblity bagi Kemajuan Perusahaan
Manajemen data merupakan bagian krusial dari sebuah perusahaan atau organisasi. Terdapat beberapa permasalahan yang mungkin harus Anda hadapi.
Tetapi permasalahan tersebut selalu ada solusi. Salah satu solusi adalah Anda bisa menggunakan aplikasi berbasis web dan cloud dari LinovHR.
Aplikasi ini akan membantu Anda mengurus banyak hal. Mulai dari absensi sampai dengan payroll untuk ribuan karyawan Anda, percayakan kepada LinovHR.
