Istilah diagnosis memang identik dengan dunia kedokteran. Namun, siapa sangka bahwa istilah ini juga ada dalam perusahaan?
Istilah itu adalah diagnosa organisasi. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui adanya masalah atau hambatan dalam suatu perusahaan sehingga bisa dicari solusinya. Tentu saja prosesnya perlu dilakukan dengan sistematis.
Mungkin tanpa sadar, Anda sudah pernah melakukan hal ini di perusahaan Anda. Namun, Anda mungkin belum mengetahui cara dan modelnya.
Untuk membantu Anda lebih mengerti tentang diagnosa organisasi, berikut ini adalah ulasan lengkap dari LinovHR tentang model diagnosis organisasi.
Silakan menyimak artikelnya!
Apa Itu Diagnosa Organisasi?
Diagnosa organisasi adalah aktivitas yang dilakukan dengan pendekatan sistematis untuk mengetahui apakah ada masalah dalam suatu organisasi. Pendekatan sistematis yang dimaksud ialah menggunakan model berbasis bukti.
Biasanya, diagnosis organisasi dilakukan ketika organisasi sedang mengalami perubahan. Kegiatan ini diperlukan untuk mengetahui apakah ada hal yang menghalangi perubahan pada organisasi tersebut.
Model diagnosa organisasi umumnya dilakukan pada area, proses, departemen, atau orang yang spesifik. Melalui diagnosis, organisasi dapat mengetahui masalah yang terjadi pada pihak-pihak tersebut dan mengapa mereka tidak dapat mencapai tujuannya.
Gambaran Umum Melakukan Diagnosa Organisasi
Ada suatu outline yang biasa digunakan oleh perusahaan ketika melakukan diagnosa organisasi. Outline yang menjadi gambaran umum dalam melakukan proses diagnosis organisasi dan terbagi menjadi beberapa tahapan.
1. Mengetahui Tujuan
Untuk apa melakukan diagnosa organisasi? Anda perlu mengetahui tujuannya. Hal ini merupakan tahap pertama yang paling penting. Dengan adanya tujuan, Anda bisa mengetahui bagaimana penilaian dan evaluasi akan dilakukan.
Contoh tujuan dalam model diagnosa organisasi adalah menentukan masalah dalam perubahan organisasi, meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan, atau meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Menentukan Area
Sesudah mengetahui tujuan, tahap selanjutnya yang dilakukan dalam mendiagnosis organisasi adalah menentukan area yang akan dievaluasi dan dicermati. Area ini bisa sekecil individu atau divisi, namun juga bisa besar seperti satu kantor cabang atau keseluruhan perusahaan.
3. Mengenali Performa Terbaik
Ketika mendiagnosis organisasi, Anda akan menilai aspek-aspek khusus. Contoh aspeknya adalah kepuasan pelanggan, produktivitas karyawan, dan keefektifan proses produksi.
Aspek-aspek tersebut perlu Anda kenali performa terbaiknya agar bisa dibandingkan dengan kondisi performa yang ada sekarang. Bisa dibilang, performa terbaik tersebut adalah benchmark dari aspek yang sedang dievaluasi.
4. Membuat Outline
Tak lupa, Anda juga perlu membuat outline berisi data atau informasi yang perlu dikumpulkan agar bisa diperiksa. Data-data ini perlu dicatat agar bisa dibandingkan dengan benchmark pada tahap sebelumnya.
5. Mengumpulkan Informasi
Sesudah outline dibuat, maka data atau informasi perlu dikumpulkan. Data ini kemudian dibandingkan dengan benchmark dan dicari jaraknya dengan benchmark.
6. Mengomunikasikan Tujuan Diagnosis Organisasi
Pada tahap awal, Anda perlu menentukan tujuan organization diagnostic. Ketika sudah membuatnya, Anda tidak boleh menyimpan tujuan itu seorang diri.
Tujuan diagnosis organisasi perlu dikomunikasikan dengan semua karyawan untuk meminimalisir adanya resistensi dari karyawan.
Misalnya, karyawan tidak mau berpartisipasi dalam penilaian karena takut penilaian ini akan berujung kepada pemecatan apabila hasilnya negatif.
Tipe Model Diagnosa Organisasi
Pada umumnya, diagnosa organisasi akan dilakukan dengan menggunakan benchmark. Namun, sebenarnya benchmark bukan merupakan satu-satunya tipe model diagnosis organisasi.
Ada pula model diagnosa organisasi lainnya yang akan dijelaskan di bawah ini.
1. Balanced Scorecard
Model ini berfokus pada 4 indikator, yaitu perspektif konsumen, proses bisnis internal, pertumbuhan karyawan, dan finansial perusahaan. Balanced scorecard digunakan untuk memantau progress organisasi dalam mencapai tujuan strategisnya.
2. Quality Management
Model quality management fokus untuk memastikan aktivitas produksi dalam perusahaan dapat menghasilkan kualitas produk atau jasa terbaik kepada konsumen. Biasanya, hal yang dievaluasi dari quality management adalah kesalahan selama proses produksi.
3. Knowledge Management
Knowledge management menitikberatkan pada peningkatan kemampuan dan pengetahuan karyawan agar bisa digunakan untuk mendapatkan hasil terbaik dalam aktivitas perusahaan.
4. Management by Objectives
Model ini berupa goal dalam perusahaan yang harus dipenuhi oleh karyawan. Hal-hal yang dievaluasi biasanya ketepatan waktu dalam mencapai goal, ketercapaian goal, dan kualitas pencapaian goal.
5. Program Evaluation
Perusahaan biasanya memiliki program-program tertentu sebagai bagian dari aktivitas bisnis. Untuk mengetahui apakah program tersebut berjalan lancar atau ada masalah, model diagnosa organisasi berupa program evaluation digunakan.
Baca Juga: Apakah Penting Melakukan Audit Manajemen?
Aplikasi HR Terbaik LinovHR Bantu Proses Diagnosa Organisasi
Umumnya, diagnosa organisasi sudah biasa dilakukan oleh perusahaan meskipun tanpa sadar. Namun, alangkah lebih baiknya jika aktivitas ini dilakukan secara rutin dan sistematis. Hal ini penting sebagai catatan dan data bagi perusahaan untuk perkembangan ke depannya.
Diagnosa organisasi membantu perusahaan memiliki data yang valid tentang keadaan perusahaan saat ini dan apa yang perlu dikembangkan. Ini membantu bagian manajerial untuk merumuskan strategi.
Sebagai proses yang sistematis, tentu implementasi dari kegiatan tersebut tidak bisa dilakukan tanpa adanya sumber data yang menjadi acuan. Sumber data itu bisa berupa database karyawan, jadwal kerja, catatan kehadiran, KPI, kompetensi karyawan, dan data penting lainnya.
Perusahaan perlu menggunakan teknologi untuk membantu mengelola proses diagnosis organisasi. Teknologi yang dimaksud ialah Software HRIS LinovHR.
Aplikasi khusus HR tersebut memiliki berbagai modul yang bisa digunakan untuk menganalisis keadaan perusahaan.
Misalnya adalah modul Time Management untuk menilai dan mengevaluasi kedisiplinan waktu kerja karyawan dan modul Competency Management untuk menilai kemampuan yang dimiliki dan harus ditingkatkan karyawan.
Selain itu, ada pula modul Performance Management yang memiliki fitur Balanced Scorecard. Fitur tersebut merupakan salah satu model diagnosa organisasi yang bisa melakukan penilaian kinerja karyawan.
Bahkan, software HR LinovHR juga bisa membantu perusahaan mengetahui suksesi dalam organisasi. Hal ini bisa dilakukan dengan modul Succession.
Begitu banyak manfaat yang bisa diterima perusahaan jika menggunakan Software HRIS LinovHR untuk mendiagnosis organisasi. Karena itulah, yuk gunakan aplikasinya sekarang!
