Peradaban manusia telah memasuki era digitalisasi dimana data semakin banyak dan mudah didapatkan.
Era digitalisasi ini ditandai dengan banyaknya ‘giant data‘ atau lebih dikenal sebagai big data yang mampu mengumpulkan informasi dari seluruh penjuru dunia.
Dengan kecanggihan tekologi, informasi ini bisa diubah menjadi informasi yang berharga sehingga bisa kita gunakan sebagai dasar untuk melakukan keputusan-keputusan penting terutama dalam dunia bisnis.
Ketika kita berbicara mengenai teknologi, tentu saja konteksnya adalah tentang akses yang cepat dan akurat terhadap informasi terkini, serta kemampuan untuk mengakses informasi tersebut melalui berbagai saluran.
Dengan demikian, semakin mengglobalnya suatu bisnis maka semakin penting teknologi sebagai pusat strategi bisnis.
Hal ini mendorong terbentuknya informasi penting yang kelak menjadi kunci utama untuk meningkatkan kinerja bisnis di tengah lingkungan bisnis global.
Kondisi tersebut bisa menjadi peluang maupun tantangan masa depan yang mendorong terciptanya lingkungan bisnis yang sangat kompetitif satu dengan yang lainnya.
Agar bisnis tetap berjalan mengikuti perkembangan, dibutuhkan perencanaan terutama mengenai sumber daya manusia yang menjadi motor penggerak suatu perusahaan.
Kali ini Linov akan membahas mengenai HR plan yang seharusnya diterapkan oleh perusahaan, yuk simak penjelasannya!
Apa Itu Human Resources Plan (HRP)?
Selama beberapa dekade terakhir, Human Resource Management (HRM) telah berevolusi dari peran yang tadinya hanya berorientasi pada administrasi kemudian berkembang menjadi fungsi utama bisnis strategi.
Para ahli mendefinisikan Strategic Human Resource Management (SHRM) sebagai proses meramalkan (forecasting), memahami (understanding), mengubah (transforming), meningkatkan dan memimpin perilaku manusia dalam organisasi sesuai dengan rencana strategis yang diusulkan oleh top manajemen.
Secara umum, hal ini terdiri dari empat fungsi utama, yaitu: kepegawaian (staffing), pelatihan dan pengembangan (training and development), motivasi dan pemeliharaan (motivation and training).
HRP menurut John Gennard (2004) adalah strategi untuk mengakuisisi (recruitment/ selection), utilization (deployment), improvement (training and development) dan preservation (pay and rewards).
Sedangakan menurut Decenzo and Robbins (2000) HRP adalah proses untuk memastikan sebuah organisasi memiliki jumlah karyawan yang pas, dengan keahlian yang tepat, di posisi yang tepat dalam kurun waktu yang tepat pula.
Dimana mereka memiliki kapasitas secara efektif dan efisien untuk menyelesaikan tugas-tugas yang akan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
Digital HRP Plan untuk Menyiapkan Perusahaan yang Future-Oriented dan Future-Ready
Sebuah sistem traditional HRP dianggap telah bertransformasi menjadi Strategic HRP ketika bisa menjalankan keempat langkah yang disebutkan oleh Heneman, Judge and Mueller (2003), yaitu:
1. Memproyeksikan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang
2. Menentukan ketersediaan SDM yang akan datang
3. Melakukan analisis kesenjangan
4. Membuat perencanaan (action plan) untuk memenuhi kesenjangan yang sudah diantisipasi sebelumnya.
Strategi HRP tersebut membantu perusahaan mencapai bisnis goal mereka.
Namun, dalam beberapa kasus, perusahaan hanya berfokus pada strategic plan-nya saja dan masih mengesampingkan aspek perkembangan teknologi digital.
Hal itulah yang menyebabkan fungsi HRM sedikit tertinggal ketika era teknologi sudah merubah segalanya menjadi serba digital dan para generasi Z sudah mulai memasuki dunia kerja.
Infografik sebaran umur bekerja gen z
Generasi Z adalah generasi yang saat ini berusia 11-26 tahun. Data dari BPS menunjukkan sebaran usia bekerja kelompok umur 11-26 tahun sebanyak 26,77%. Angka ini menjadi persentase yang cukup besar diantara usia pekerja produktif.
Tentu saja, Gen Z adalah generasi yang hidup bersama perkembangan teknologi. Mereka merupakan generasi-generasi yang cakap teknologi, mandiri dan terbuka dengan dunia baru.
Oleh sebab itu, untuk dapat membangun lingkungan kerja yang mendukung, maka perusahaan sangat perlu untuk mengimbangin baik strategic plan dan digital plan.
Selain dari sisi pekerja, demand dari pasar juga sangat mungkin berpengaruh dengan adanya perkembangan teknologi.
Terlebih di era digital yang semua serba virtual dan maraknya penggunaan social media, digitalisasi dan big data sangat diperlukan bukan hanya untuk eksistensi saja melainkan penetrasi pasar untuk menemukan target market yang sesuai.
Proses Digital HR Planning
Digital HR planning dapat didefinisikan sebagai sebuah proses untuk memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan skill yang tepat yaitu “future-ready” skill, dan pada posisi yang tepat dengan memanfaatkan teknologi digital untuk menghasilkan manfaat jangka panjang bagi karyawan dan organisasi.
Proses Digital HRP dapat dipelajari melalui alur dibawah ini.
Terdapat 5 langkah dalam proses digital HRP, masing-masing langkah akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Langkah Pertama:
Berbeda dengan strategi HRP biasanya, langkah pertama dalam proses digital HR plan adalah melakukan riset dan analisis pasar berdasarkan pola serta trend yang diperoleh dari data industri atau bisnis yang relevan.
Dengan riset tersebut, perusahaan dapat mengembangkan rencana bisnisnya sesuai dari hasil analisis, yang nantinya akan menghasilkan sebuah strategi berbasis data atau data driven strategy.
2. Langkah Ke-dua:
Langkah selanjutnya adalah membuat perkiraan mengenai kebutuhan SDM perusahaan di masa depan berdasarkan rencana bisnis perusahaan sesuai dengan tren pasar yang diidentifikasi pada langkah 1.
Berapa banyak karyawan dan keterampilan apa yang dibutuhkan oleh tenaga kerja, agar sesuai dengan tren pasar mendatang serta rencana digital organisasi.
3. Langkah Ke-tiga:
Langkah ini akan menilai ketersediaan sumber daya manusia pada sebuah perusahaan di masa depan, terkait seberapa banyak dan seberapa terampil talenta yang dimiliki.
Caranya adalah dengan menerapkan analisis SDM (HR Analytic) agar bisa memperkirakan perputaran karyawan dan pergerakan mereka.
Analisis ini bisa dilihat melalui jenjang karir serta penilaian komprehensif atas kemampuan dan kekurangan yang berkaitan dengan keterampilan dan rencana pengembangan diri pada karyawan tersebut.
Menurut Jones (2004), HRA adalah instrumen yang memberikan para HR dengan data yang diperlukan untuk membuat keputusan tentang mitigasi tingkat perputaran karyawan, memastikan kualitas karyawan baru, dan meningkatkan prediksi yang terkait dengan kondisi perusahaan.
4. Langkah Ke-empat:
Pada langkah ini, Perusahaan akan melakukan analisis kesenjangan antara permintaan (langkah 3) dan penawaran (langkah 2) sumber daya manusianya.
Hasil yang mungkin diperoleh pada langkah ini adalah:
a) Kelebihan,
b) Kekurangan,
c) Keseimbangan sumber daya manusia dalam hal kuantitas (jumlah tenaga kerja) dan kualitas (keterampilan)
5. Langkah Ke-lima:
Tentunya, strategi SDM yang tepat perlu diterapkan untuk semua aspek bisnis utama perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengatasi kesenjangan jumlah dan talenta yang diidentifikasi pada langkah 4.
Digital HR plan merupakan proses yang penting untuk menciptakan strategi perusahaan di era big data. Dengan ini perusahaan akan lebih “future-oriented” dan terhindar dari masalah kesenjangan jumlah karyawan ataupun kekurangan talenta.
Dimana kedua hal tersebut merupakan pemicu utama rata-rata tindakan layoff yang bisa merugikan para pekerja ataupun citra perusahaan itu sendiri.
Dengan kemajuan teknologi terciptalah HRIS Software sebagai solusi untuk menciptakan perusahaan yang future-oriented di era big data saat ini.
Beragam fitur layanan akan memudahkan kinerja HR dalam merencanakan strategi HR dengan menenmpatkan orang yang tepat, posisi yang tepat dan diwaktu yang tepat pula.
