Manajemen karyawan adalah salah satu penentu keberhasilan kualitas kinerja karyawan. Namun, jumlah karyawan yang begitu banyak sering kali merepotkan bagi HRD.
Guna mendapatkan karyawan dengan kinerja yang berkualitas, perusahaan akan perlu memaksimalkan employee management.
Mungkin saja banyak orang yang mengira bahwa employee management atau manajemen karyawan bisa dilakukan dengan mudah.
Namun, faktanya tidak demikian. Ada banyak tugas administrasi yang sering kali memakan waktu lama. Padahal, manajemen karyawan berkaitan erat dengan relasi perusahaan dengan karyawan atau employee relations.
Untuk membantu mengoptimalkan employee management serta menerapkan employee management system, terdapat beberapa cara yang bisa diaplikasikan oleh HR.
Simak uraian lengkap mengemai employee management di bawah ini.
Mengenal Employee Management
Employee management atau manajemen karyawan adalah sebuah usaha untuk membantu karyawan dalam bekerja secara maksimal agar mencapai target perusahaan yang lebih besar.
Proses ini bertujuan untuk merubah kinerja karyawan yang buruk menjadi berpotensi dan luar biasa. Kegiatan ini sangat berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia seperti rekrutmen karyawan baru, manajemen penggajian, manajemen kinerja, dan lain-lain.
Employee management mencakup pada 3 bidang utama, antara lain:
- Akuisisi atau kegiatan untuk menemukan dan merekrut karyawan baru
- Keterlibatan dan Mempertahankan karyawan
- Manajemen Kinerja
Aspek Penting dalam Employee Management
Agar setiap karyawan bisa meningkatkan potensinya, terdapat aspek fundamental dalam proses manajemen karyawan atau employee management.
1. Seleksi
Seorang HRD akan menyeleksi puluhan hingga ratusan calon kandidat sebelum melakukan proses rekrutmen. Untuk itu, HRD harus menentukan pilihan yang tepat agar calon kandidat tersebut bisa memberikan kontribusi yang baik kepada perusahaan.
2. Pengukuran
Selain menentukan pilihan yang tepat, HRD juga harus mengukur skill yang dimiliki oleh calon kandidat. Jangan merekrut calon kandidat yang kurang atau tidak memiliki skill yang dibutuhkan.
3. Monitoring
Sebagai HRD, Anda harus benar-benar memantau setiap proses dalam pengelolaan karyawan. Sebab, jika luput, bisa saja ada salah satu aspek yang justru terlewat dan hal tersebut akan merugikan perusahaan.
4. Saling Mempengaruhi
Dalam hal ini, HRD dan juga karyawan harus saling mempengaruhi dengan cara membangun hubungan yang baik, saling memberi saran, dan membantu dalam memecahkan masalah.
5. Reward
Target yang sudah dicapai oleh karyawan pastinya melewati proses yang tidak mudah. Sebagai bentuk penghargaan kepada karyawan, Anda bisa memberikannya dalam bentuk bonus upah atau hal lain.
6. Disiplin
Aturan tetap aturan. Jika karyawan melakukan kesalahan atau memperlihatkan kinerja yang buruk, jangan ragu untuk menegur atas perbuatan yang mereka perbuat.
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Employee Management System?
Employee Management System adalah platform yang mampu menyimpan dan mengelola informasi pribadi karyawan terkait dengan pekerjaan dengan aman dan rahasia.
Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengelola aktivitas karyawan dengan lebih mudah dan cepat.
Dengan menggunakan employee management system, maka mengelola karyawan di perusahaan akan menjadi lebih efektif. Adapun manfaat menerapkan employee management system adalah sebagai berikut.
1. Merangsang Efisiensi Kinerja
Saat mengelola karyawan secara efektif, perusahaan tidak akan kesulitan mempersiapkan alur kerja seperti akuisisi, keterlibatan dan mempertahankan karyawan, serta manajemen kinerja.
Karena perusahaan dapat mempekerjakan karyawan dengan keahlian yang tepat untuk tugas dan pekerjaan, dan memantau aktivitas mereka dengan mudah untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.
2. Meningkatkan Produktivitas dan Motivasi Karyawan
Seorang karyawan yang merasa tidak dihargai akan merasa acuh terhadap pekerjaannya. Sehingga itulah mengapa membuat karyawan merasa dihargai dapat meningkatkan produktivitas karyawan secara signifikan.
Employee management system membantu Anda terhubung dengan karyawan Anda pada tingkat pribadi dan mendapatkan umpan balik mereka atas berbagai kebijakan dan proses bisnis.
Sehingga karyawan akan percaya bahwa pendapat mereka dihargai dan diperhitungkan saat membuat keputusan bisnis.
3. Memastikan Keamanan Data Anda
Employee management system dapat membantu Anda melacak dokumen dan data lainnya, yang menghubungkan setiap karyawan ke dokumen yang menjadi tanggung jawab mereka dan mengurangi inefisiensi dalam penanganan data. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu khawatir tentang keamanan datanya lagi.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menyukseskan Manajemen Penggajian?
Rekomendasi Employee Management System
Untuk mendukung penggunaan employee management system yang efektif di perusahaan Anda, berikut rekomendasi tujuh software HRD yang bisa Anda implementasikan di perusahaan.
1. LinovHR
LinovHR adalah Software HR terbaik di Indonesia yang dirancang khusus untuk employee management system. Selain itu, LinovHR juga memiliki fungsi untuk membantu menyederhanakan alur kerja kegiatan perusahaan dalam manajemen SDM.
Beberapa modul yang LinovHR miliki antara lain:
- Organization Management yang berguna untuk mengelola informasi dan komponen perusahaan, seperti unit kerja dan struktur organisasi.
- Personnel Administration untuk mengelola secara terperinci informasi dan data diri karyawan yang ada.
- Recruitment untuk menunjang rekrutmen mulai dari perencanaan hingga proses on-boarding.
- Payroll untuk memfasilitasi pengelolaan penggajian karyawan, penyusunan slip gaji hingga laporan penggajian.
- Performance Management memudahkan setiap penilai kinerja karyawan dalam memberikan penilaian kepada atau direview.
Dengan Software HRD terbaik dari LinovHR, menjalankan employee management system pun menjadi lebih mudah dan efektif. Software ini juga memudahkan dalam pengelolaan data karyawan, penghitungan PPh dan pengelolaan payroll gaji, yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan proses bisnis di masing-masing klien perusahaan.
2. JazzHR
JazzHR merupakan sistem pelacakan pelamar dan perangkat lunak rekrutmen yang membantu keseluruhan proses rekrutmen.
Sistem ini memiliki fitur yang memfasilitasi permintaan pekerjaan, penjadwalan wawancara, penyimpanan resume, serta background checking secara terintegrasi. Namun, harga yang ditawarkan JazzHR cukup mahal jika digunakan di Indonesia.
3. Lever
Lever adalah sebuah software yang memberikan solusi untuk membantu HRD dalam proses perekrutan dengan sistem yang dapat diintegrasikan. Software ini mampu melakukan dari mencari, mewawancarai, dan merekrut talenta terbaik. Namun, sayangnya fitur dan modul yang ditawarkan Lever kurang begitu lengkap dan
4. BambooHR
BambooHR merupakan software manajemen kinerja paling populer yang berfokus untuk membantu usaha kecil dan menengah dalam menyelesaikan proses rekrutmen mereka.
Software ini memberikan sistem pelacakan pelamar, seperti template surat penawaran yang dapat disesuaikan, sistem surat otomatis dan rangkaian lengkap fitur pre boarding serta onboarding.
5. Zoho Recruit
Zoho Recruit menangani setiap aspek rekrutmen, seperti daftar permintaan pekerjaan, penjadwalan wawancara, atau menemukan kandidat yang tepat. Software ini membantu pengelolaan SDM perusahaan, rekrutmen, dan penggajian karyawan.
Manfaatkan LinovHR untuk Memaksimalkan Employee Management
Proses employee management tidak akan berjalan lancar jika hanya dikerjakan dengan satu orang. Untuk itu, Anda harus membuat tim yang baik untuk melakukan tugas ini.
Selain itu, penggunaan software HRIS akan lebih memudahkan pekerjaan divisi HR dalam melakukan employee management.
Anda bisa menggunakan Software HRIS dari LinovHR. Di dalam software ini, terdapat modul dan fitur-fitur yang akan membantu Anda dalam memaksimalkan kegiatan employee management.
1. Time Management
Pada masa pandemi COVID-19, terdapat beberapa perusahaan yang menetapkan beberapa karyawan bekerja dari rumah atau work from home sementara sisanya harus bekerja di kantor. Modul time management dari LinovHR akan membantu Anda dalam mengatur jadwal kerja dan juga absensi karyawan lebih mudah.
2. Performance Management
Pada modul performance management, proses penilaian kinerja karyawan akan lebih objektif dan terukur. Anda dapat menganalisa proses kerja hingga hasil yang telah dicapai pada setiap karyawan. Dengan begitu, setiap kinerja karyawan bisa dipantau secara holistik.
3. Succession Management
Fungsi dari modul ini akan membantu dalam pengelolaan hal-hal yang berkaitan target kesuksesan perusahaan. Jika terdapat posisi yang kosong, modul Succession Management akan mengatur posisi tersebut dengan calon karyawan.
4. Payroll
Modul payroll memiliki fitur yang akan membantu HRD dalam melakukan proses penggajian yang dilakukan secara sistematis dengan perhitungan yang sangat akurat dan tingkat keamanan yang tinggi. Tidak ada lagi berbagai kendala dalam penggajian seperti komponen gaji yang tertukar dan sebagainya.
5. ESS (Employee Self Service)
Selain tim HRD, karyawan juga bisa terlibat dengan mengatur dan mengakses datanya sendiri. Dengan modul ESS, setiap karyawan bisa mengajukan izin jika sedang dalam kondisi darurat. Lalu karyawan juga dapat menerima informasi penting yang disampaikan oleh perusahaan.
Proses employee management yang benar akan menghasilkan kinerja karyawan yang baik. Sebagai HRD yang melakukan tugas pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, membangun hubungan antara HRD dan karyawan harus dijaga dengan baik agar tidak terjadi hubungan kerja yang pasif.
Untuk lebih lengkapnya, segera hubungi LinovHR sekarang juga!
