Menjaga efisiensi proses bisnis menjadi kunci utama meningkatkan performa perusahaan. Salah satunya adalah dalam hal pengajuan reimbursement atau penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan bisnis.
Namun, proses pengajuan reimbursement dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan kompleksitas yang tinggi baik bagi karyawan maupun tim finance atau payroll perusahaan.
Untungnya, hal ini bisa disederhanakan dengan Fitur Reimbursement Request yang ditawarkan oleh Modul Reimbursement LinovHR. Untuk mengetahui informasinya lebih lanjut, simak artikel LinovHR berikut ini!
Mengapa Reimbursement Request LinovHR Penting?
Proses pengajuan reimbursement yang manual dapat menjadi sumber masalah bagi banyak perusahaan.
Karyawan harus mengisi formulir, melampirkan bukti-bukti pembelian, menyerahkannya kepada manajemen, dan kemudian menunggu proses persetujuan dan pembayaran.
Selain memakan waktu, proses ini rentan terhadap kesalahan dan kehilangan dokumen, serta kurang transparan dan sulit dilacak.
Dengan Fitur Reimbursement Request LinovHR, proses ini menjadi jauh lebih efisien dan terstruktur. Karyawan dapat mengajukan reimbursement secara online melalui Aplikasi Employee Self-Service (ESS) LinovHR.
Mereka hanya perlu mengisi detail-detail transaksi, mengunggah bukti pembelian, dan menyerahkan permohonan tersebut.
Permohonan kemudian secara otomatis masuk ke dalam sistem, memungkinkan manajemen untuk dengan mudah melihat, meninjau, dan menyetujui atau menolak permohonan tersebut.
Keunggulan Fitur Reimbursement Request LinovHR
Karena itu, proses pengajuan reimbursement secara manual sebaiknya ditinggalkan dan beralih ke Software Human Resource Information System (HRIS) seperti yang dikembangkan oleh LinovHR.
Software HRIS LinovHR menawarkan sejumlah keunggulan sebagaimana dirangkum berikut ini:
- Proses Operasional Lebih Efisiensi: Proses pengajuan reimbursement yang terdigitalisasi mengurangi waktu yang diperlukan baik oleh karyawan maupun manajemen dalam mengelola permohonan ini.
- Lebih Transparan: Semua permohonan reimbursement terekam secara digital dalam sistem LinovHR, sehingga pengajuannya lebih transparan. Dengan begitu, baik manajemen atau karyawan akan lebih mudah memantau status permohonan dan riwayat transaksi.
- Menghemat Waktu: Dengan formulir online dan proses persetujuan yang terotomatisasi, karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengisi dan menyerahkan dokumen-dokumen fisik. Mereka dapat dengan cepat mengajukan permohonan reimbursement dari mana saja dan kapan saja.
- Meningkat Produktivitas: Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengurus penggantian biaya, karyawan, HR, tim finance, dan stakeholder terkait dapat fokus lebih pada tugas mereka sehingga dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
- Mengurangi Kemungkinan Kesalahan: Dengan meminimalkan proses manual, risiko kesalahan dalam pengolahan permohonan reimbursement juga dapat berkurang secara signifikan.
Dengan fitur Reimbursement Request LinovHR, karyawan dapat mengajukan reimbursement sesuai dengan jenis reimburse yang bisa dimohonkannya. Baik itu reimbursement tipe medical, business, maupun business trip.
Melalui aplikasi ESS, karyawan juga dapat melihat sisa saldo reimbursement sehingga tidak perlu mengonfirmasi melalui HR atau tim finance.
Cara Mengajukan Reimbursement Melalui ESS LinovHR
Reimbursement, atau penggantian biaya, merupakan proses penting dalam dunia korporat di mana karyawan dapat meminta pengembalian dana atas pengeluaran yang telah mereka lakukan dalam rangka tugas pekerjaan.
Dengan Fitur Reimbursement Request LinovHR, pengajuan reimbursement dapat menjadi lebih efisien. Hal ini karena semua dapat dilakukan melalui Aplikasi Employee Self-Service (ESS) yang bisa di-install di smartphone. Berikut ini cara yang dapat dilakukan:
- Buka aplikasi Employee Self-Service (ESS) dan masuk dengan akun dan password pribadi.
- Buka menu Time dan klik Reimbursement Request.
- Unggah dokumen pendukung, seperti invoice pembayaran dalam bentuk JPEG, JPG, PNG, DOCX, XSLX, dan PDF.
- Klik simpan dan permohonan lembur berhasil diajukan.
Setelah permintaan reimbursement berhasil dibuat, atasan dan HR akan langsung menerima pemberitahuan sehingga dapat langsung meninjau dan memproses permohonannya melalui dashboard di Management Self Service (MSS).
Dengan proses yang terotomatisasi dan terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat memaksimalkan potensi lembur sambil memastikan keseimbangan yang tepat antara produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
