Full and final settlement adalah proses penghitungan gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan yang mengundurkan diri, pensiun, atau diberhentikan oleh manajemen.
Selain gaji, proses ini juga harus menghitung bonus atau insentif, serta komponen penggajian lain.
Pada tahap ini, segala kepentingan yang berkaitan dengan keuangan antara kedua belah pihak harus diselesaikan dengan tuntas, tanpa ada sisa yang belum dibayarkan atau ditagih.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan mengulas lebih dalam mengenai full and final settlement mulai dari pengertiannya, prosedur, hingga contoh formatnya. Yuk, disimak!
Apa Itu Full and Final Settlement?
Dalam payroll, istilah full and final settlement adalah proses ketika seorang karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan, baik karena mengundurkan diri, habis masa kontrak, atau diberhentikan oleh perusahaan.
Sebelum meninggalkan perusahaan, karyawan harus menerima gaji, yang termasuk bonus dan insentif. Komponen lain seperti utang juga harus dibayarkan secara tuntas.
Tugas ini merupakan tanggung jawab departemen HR. Proses ini dilakukan sebelum last day karyawan.
Surat ini menjelaskan bahwa semua kewajiban keuangan antara perusahaan dan karyawan telah diselesaikan dan tidak ada lagi pembayaran yang harus dilakukan.
Isi dari surat tersebut adalah mengenai semua pembayaran yang telah dibayarkan kepada karyawan.
Selain itu, surat ini juga memberikan pernyataan bahwa karyawan telah menerima cek atau pembayaran dengan jumlah yang setara.
Oleh karena itu, surat ini dianggap penting karena dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan terkait pembayaran gaji atau klaim lainnya antara mantan karyawan dan perusahaan.
Prosedur Full and Final Settlement
Prosedur full and final settlement adalah serangkaian langkah yang harus diikuti ketika seorang karyawan keluar dari perusahaan.
Proses ini mencakup beberapa tahap yang harus dijalani, dan berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Permohonan Pengunduran Diri atau Penghentian
Langkah pertama dalam proses ini dimulai ketika seorang karyawan mengajukan pengunduran diri atau diberitahu tentang pemberhentiannya.
Surat pengunduran diri atau pemberhentian dibuat oleh karyawan dan dikirim ke departemen Sumber Daya Manusia (SDM) untuk memperoleh persetujuan.
2. Surat Penerimaan Pengunduran Diri
Setelah surat pengunduran diri diserahkan, departemen SDM harus memutuskan apakah akan menerima pengunduran tersebut atau tidak.
Jika pengunduran diterima, mereka harus menulis surat penerimaan pengunduran dan mengirimkannya kepada karyawan yang bersangkutan.
3. Verifikasi oleh Departemen SDM
Setelah surat penerimaan pengunduran diri dikirimkan kepada karyawan, langkah selanjutnya adalah melakukan verifikasi.
Karyawan harus mendapatkan izin dan mengirimkannya ke departemen SDM untuk verifikasi, yang mencakup memeriksa izin cuti yang belum digunakan atau izin lainnya.
4. Perhitungan Gaji Akhir
Setelah verifikasi selesai, departemen SDM melakukan perhitungan gaji akhir karyawan.
Hal ini mencakup periksa saldo cuti yang belum digunakan, gaji yang masih harus dibayarkan, gratifikasi, bonus, atau komponen lain yang mungkin belum dibayar.
5. Persiapan Perjanjian Penyelesaian
Perjanjian penyelesaian disiapkan oleh departemen SDM setelah memverifikasi semua rincian dan mendapatkan jumlah akhir yang harus dibayarkan kepada karyawan.
Perjanjian penyelesaian ini mencakup semua perhitungan gaji dan kompensasi yang dijelaskan secara rinci.
6. Penerbitan Cek
Setelah perjanjian penyelesaian disiapkan, perjanjian tersebut dikirim ke departemen keuangan atau akuntansi untuk diproses lebih lanjut.
Bagian akuntansi akan menyiapkan cek sejumlah jumlah yang disepakati dalam perjanjian penyelesaian dan mengirimkannya kepada karyawan.
Cek ini biasanya disiapkan bersama dengan laporan lengkap dan final yang menjelaskan komponen gaji dan kompensasi yang dibayarkan.
Contoh Format Full and Final Settlement
Full and final settlement format adalah sebuah contoh dokumen yang digunakan untuk merinci semua rincian keuangan akhir yang harus diselesaikan untuk seorang karyawan yang mengakhiri hubungan kerjanya.
Berikut adalah salah satu contoh dari full and final settlement format yang biasanya digunakan:
Proses Full and Final Settlement Lebih Mudah dengan Software Payroll LinovHR
Proses full and final settlement adalah tahap yang sangat penting dalam siklus hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan.
Hal ini tidak hanya memastikan bahwa karyawan menerima semua hak finansialnya yang telah diperoleh selama masa kerja, tetapi juga menjaga integritas dan transparansi dalam hubungan tersebut.
Agar proses penggajian karyawan yang hendak resign berjalan dengan optimal, mudah, dan cepat, perusahaan dapat memanfaatkan Software Payroll LinovHR.
Dengan software ini, proses penggajian yang sebelumnya rumit dan memakan waktu dapat diotomatisasi, kemudian mengurangi kesalahan perhitungan, dan meningkatkan efisiensi dalam melakukan prosesnya.
Hal ini karena Software Payroll LinovHR dilengkapi berbagai modul dan fitur yang saling terintegrasi, seperti fitur Payroll Component yang akan membantu mengelola seluruh komponen penggajian, mulai dari gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, BPJS, jaminan pensiun, dan komponen lainnya.
Setelah memilah data yang akan menjadi sumber kalkulasi penggajian, admin akan menghitung payroll dengan bantuan fitur Payroll Process. Karyawan juga dapat mengakses slip gaji untuk keperluan administrasi mereka.
Software Payroll LinovHR juga terintegrasi dengan modul Personnel Administration serta Time and Attendance sehingga data penting seperti informasi karyawan dan data absensi karyawan untuk kepentingan payroll bisa diakses dengan mudah.
Dengan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa semua hak dan kewajiban finansial dengan karyawan bisa diselesaikan dengan transparan dan tepat waktu.
Segera ajukan demonya sekarang dan rasakan bagaimana LinovHR dapat menyederhanakan proses full and final settlement untuk perusahaan!
