Human Resource Department (HRD) adalah salah satu divisi yang menaungi kepentingan karyawan dan perusahaan secara bersamaan.
Karena itulah tumpukan pekerjaan HRD menjadi sangat banyak terutama dalam bagian administrasi. Penumpukan berbagai tugas administrasi ini dapat membuat kinerja HR menjadi terhambat.
Akhirnya, HRD membutuhkan sebuah hr management system untuk membangun kinerja yang lebih efektif dan efisien. Apa saja kemampuan basic HR management system?
Sekilas Mengenai Tugas HRD
Banyak orang awam yang mengira tugas HRD atau basic HR management hanya seputar administrasi belaka. Padahal tidak demikian. Banyak perusahaan memulai bisnis dengan sangat baik, tetapi bergulat dengan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) saat bisnis mulai berkembang.
Mengelola karyawan membutuhkan waktu dan membutuhkan keterampilan khusus. Itulah sebabnya mengapa HRD berperan besar dalam mengelola karyawan. Dibutuhkan dedikasi tinggi untuk membina hubungan, membuat perencanaan, sekaligus memproses administrasi.
Seiring dengan perkembangan industri dan perusahaan, tantangan dalam pengelolaan SDM pun semakin banyak. Perusahaan membutuhkan karyawan baru dengan kualifikasi tertentu, adanya keterampilan baru yang dibutuhkan, regulasi ketenagakerjaan terbaru, dan sebagainya adalah contoh nyata tantangan yang dihadapi oleh HRD.
Sayangnya, kinerja dan fokus HRD menjadi terpecah karena proses pengerjaan administrasi manual yang rumit, berbelit, dan lama.
Akibatnya tugas-tugas lain dengan tingkat urgensi tinggi menjadi terabaikan. Jika sudah begini, saatnya HRD menggunakan HR management system.
7 Kemampuan Basic HR Management System
Proses administrasi terkenal lama dan berbelit. Hal ini disebabkan karena banyaknya komponen atau data karyawan yang digunakan. Umumnya staf HRD berkutat lama karena entri data manual dan penyimpanan data yang terpisah-pisah.
Namun, dengan menggunakan HR management system, HRD dapat memproses semua administrasi HRD dengan cepat karena data karyawan disimpan dalam sistem terpusat.
Sebuah sistem pastinya mempunyai beberapa kemampuan basic. Nah, apa saja kemampuan basic dari HR management system?
1. Rekrutmen dan Seleksi
Merekrut kandidat dan memilih yang terbaik untuk datang dan bekerja untuk perusahaan adalah tanggung jawab HRD.
Karyawan adalah sumber kehidupan perusahaan dan HRD harus menemukan yang paling cocok dengan perusahaan.
Permintaan untuk karyawan baru biasanya dimulai ketika perusahaan membutuhkan keterampilan baru atau personil baru untuk mengisi jajaran posisi tertentu. Manajer divisi atau user akan mengirimkan deskripsi pekerjaan ke HRD dan HRD mulai merekrut kandidat.
Baca Juga: Tips Melakukan Background Check Karyawan Saat Rekrutmen
HRD dapat menggunakan instrumen seleksi yang berbeda untuk menemukan kandidat terbaik.
Terkadang, informasi mengenai kandidat yang sangat banyak membuat HRD kesulitan untuk memilih mana yang paling cocok dengan perusahaan. HRD dapat menyimpan data kandidat dengan aman dengan fitur Candidate dari Software HRD LinovHR.
2. Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja yang sukses merupakan kolaborasi dari HR dan pihak manajer. Karyawan memiliki serangkaian tanggung jawab yang harus mereka urus.
Manajemen kinerja adalah struktur sistematis yang akan mengawasi, menilai kinerja karyawan, dan melakukan feedback atas penilaian tersebut.
Hal ini penting untuk membantu karyawan bekerja lebih baik. Biasanya, perusahaan akan menilai kinerja dalam periode setahun yang melibatkan perencanaan, pemantauan, peninjauan, dan pemberian penghargaan atas kinerja karyawan.
Hasil dari proses ini akan menghasilkan pengkategorian karyawan mana yang memiliki kinerja tinggi dan rendah. Kemudian HRD dan manajemen akan menindaklanjuti mengapa kinerja karyawan tersebut bisa rendah.
3. Learning Management System
Perkembangan bisnis yang kian pesat menyebabkan perusahaan harus mampu bersaing dan beradaptasi dengan perubahan.
Banyak perusahaan menganggarkan dana untuk proses learning management system.
Diharapkan learning management system dapat membantu meningkatkan kinerja dan skill serta membuat karyawan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan iklim bisnis yang ada. Pembelajaran dan pengembangan yang baik disusun dengan sistematis.
Software HRD dari LinovHR menyediakan modul Learning management system bagi perusahaan guna menerapkan proses pembelajaran yang terstruktur dan terencana secara matang.
Baca Juga: 5 Manfaat Menggunakan Software Learning Management System
4. Perencanaan suksesi
Perencanaan suksesi adalah proses perencanaan berkaitan dengan mengisi posisi tertentu dengan orang yang pas dan sesuai. Posisi yang kosong ini biasanya adalah posisi penting dan memainkan peranan besar dalam perusahaan.
Sehingga HRD wajib mencari penggantinya untuk menjaga kelangsungan bisnis secara secara signifikan. Perencanaan suksesi sering dihubungkan dengan manajemen kinerja serta learning management system.
Sebab, kedua hal tersebut dapat menghasilkan bibit unggul yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi yang kosong.
5. Penggajian dan Tunjangan
Memberi gaji adalah tanggung jawab utama perusahaan kepada karyawan. Gaji pula yang memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik.
Biasanya gaji akan diterima setiap bulan, ada perusahaan yang menetapkan tanggal gajian di awal bulan tetapi ada pula yang menetapkan gajian di akhir bulan.
Selain gaji, ada pula tunjangan dan bonus di luar gaji.
Umumnya tunjangan diberikan untuk pelengkap kinerja karyawan, khususnya jika karyawan sering melakukan perjalanan dinas.
Sementarta bonus adalah bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan berprestasi yang memenuhi target tertentu.
6. Analisis Data
Pengelolaan SDM berdasarkan data karyawan yang ada. Semua data yang ada akan mempengaruhi kinerja dan perkembangan SDM dalam perusahaan.
Oleh karenanya penting bagi HRD untuk menganalisis data untuk kepentingan khusus seperti penilaian kinerja, seleksi kandidat, memahami kondisi laporan gaji, dan lain-lain. Untungnya kini proses analisis data dapat dipermudah dengan bantuan Software HRD dari LinovHR.
Kumpulan data yang tersimpan dalam sistem Software HRD dari LinovHR terintegrasi satu sama lain dan dapat di-generate menjadi sebuah laporan yang mudah dipahami, sehingga membuat keputusan yang lebih baik dan lebih tepat.
Laporan berisi tentang bagaimana perkembangan kinerja karyawan dalam perusahaan serta keadaan perusahaan di periode saat ini dan periode lalu. Dengan melakukan analisis, HRD juga dapat membuat prediksi tentang masa depan.
Contohnya termasuk kebutuhan tenaga kerja, kemungkinan karyawan untuk resign, keterampilan baru yang harus dilatih untuk karyawan saat ini, dan lain-lain.
Baca Juga: HR Risk Management: Pengertian, dan Mengapa Itu Penting?
Kesimpulan
Setelah memahami beberapa kemampuan basic HR management system, tentunya perusahaan ingin mendapatkan HR management system terbaik untuk membantu pengelolaan SDM dan kinerja HRD.
Software HRIS dari LinovHR adalah solusi terbaik yang bisa perusahaan pilih untuk mengelola karyawan lebih optimal.
Pengalaman yang matang membuat LinovHR dipercaya berbagai macam client dari berbagai sektor industri. Untuk keterangan lebih lanjut, hubungi LinovHR sekarang juga!
