Penjadwalan kerja sudah menjadi bagian dari tugas HRD dalam mengelola karyawan. Bagi perusahaan skala besar dan mempunyai jam operasional cukup padat, penjadwalan kerja adalah hal yang cukup rumit. Dibutuhkan ketelitian dan wawasan yang mumpuni untuk mengatur jadwal dengan memperhitungkan UU Ketenagakerjaan dan kondisi karyawan itu sendiri. Oleh karenanya HRD harus menyusun jadwal kerja karyawan dengan efektif dan efisien. Kini, penjadwalan kerja pun bisa dilakukan dengan cepat menggunakan scheduling software dari LinovHR.
Fitur Unggulan Scheduling Software dari LinovHR
Tugas HRD cukup banyak dan menyita banyak waktu. Padahal tugas HRD cukup banyak yang harus diselesaikan. HRD tidak mungkin harus bertahan pada cara pembuatan jadwal kerja manual. Selain memakan waktu, penyusunan jadwal kerja secara manual juga memungkinkan terjadinya double shift akibat kesalahan input oleh staf HRD. Inilah fitur unggulan scheduling software dari LinovHR. Fitur ini juga tersedia dalam Aplikasi Mobile ESS LinovHR sehingga sangat memudahkan untuk hr maupun karyawan.
Time Group
Fitur time group digunakan untuk mengklasifikasi karyawan yang mempunyai jam kerja sama. Fitur ini membantu HRD mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan. Jadwal kerja nantinya akan dibandingkan dengan data kehadiran dari sistem absensi perusahaan agar mendapatkan status kehadiran karyawan. Komponen lainnya seperti pengaturan jam kerja dan batas waktu keterlambatan juga diatur melalui fitur ini.
Calendar
Calendar berfungsi untuk menampilkan tanggal libur nasional dan kegiatan perusahaan. HRD dapat menetapkan karyawan mana saja yang wajib mengikuti kegiatan perusahaan dan mendapatkan libur sesuai tanggal yang ditetapkan.
Schedule Exception
Fitur ini memudahkan karyawan untuk mengubah jadwal kerja seperti tukar shift, ganti shift dll. Tentunya Fitur Schedule Exception akan sangat bermanfaat bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift.
Leaves
Untuk karyawan, fitur ini sangat memudahkan jika karyawan ingin mengajukan cuti. Sementara bagi HRD, fitur leaves akan memudahkan hr untuk menentukan kuota cuti, periode, dan siapa karyawan yang mempunyai hak untuk mengajukan cuti.
Permission Request
Sering kali kondisi tertentu membuat karyawan harus pulang lebih cepat atau datang terlambat. melalui fitur permission request karyawan dapat mengajukan izin untuk terlambat maupun pulang cepat dengan mudah lewat Mobile ESS, HRD dapat menyetujui pengajuan tersebut dengan cepat. Sehingga jika didapati kehadiran karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang berlaku, informasi tersebut dapat didokumentasikan dengan sistematis.
Leave Request
Semua pengajuan cuti karyawan dapat ditampilkan pada fitur leave request. Akan ditampilkan berapa sisa cuti yang bisa karyawan ambil. Dengan demikian HRD dapat memutuskan apakah pengajuan cuti karyawan bisa diterima dan karyawan pun dapat lebih bijak ketika hendak mengajukan cuti.
Overtime Request
Waktu kerja yang ditetapkan oleh UU Ketenagakerjaan adalah 8 jam. Jika karyawan bekerja lebih dari 8 jam, maka akan dihitung lembur dan perusahaan wajib membayarnya. Fitur overtime request memudahkan karyawan untuk pengajuan lembur bila dibutuhkan, kemudian HRD dapat menerima dan menyetujui pengajuan itu secara real time.
Timesheet
Fitur timesheet menampilkan kumpulan kehadiran karyawan. HRD dapat menganalisis data kehadiran ini dan membandingkannya dengan jadwal kerja keseluruhan. Terdapat 2 jenis timesheet, yakni unprocessed timesheet yang menampilkan data kehadiran mentah dan processed yang menampilkan data kehadiran yang sudah dianaliisis.
Baca Juga: Software Database Karyawan Perusahaan untuk Penggajian
Kemudahan Penjadwalan Kerja dengan Scheduling Software LinovHR
Scheduling software dari LinovHR memudahkan mengatur jadwal baru dalam hitungan menit. Fitur yang user friendly membuat staf HRD mampu beradaptasi dengan cepat terhadap penggunaan software. Inilah beberapa kemudahan lain yang ditawarkan oleh scheduling software dari LinovHR:
Mampu Menangani Perubahan Shift Mendadak
Situasi tak terduga membuat adanya perubahan shift kerja secara mendadak. Penjadwalan manual dengan spreadsheet tidak dapat mengakomodir perubahan mendadak ini. Karyawan biasanya harus menghubungi manajer dan HRD.
Lalu, HRD akan mengubah jadwal, tetapi perubahan jadwal tidak ter-update di semua orang sehingga dapat menyebabkan kesalahan persepsi. Solusi penjadwalan yang efektif harusnya memudahkan perubahan mendadak tanpa harus bergantung pada telepon, pesan teks dan email. Nah, scheduling software dapat menjawabnya. Semua pengajuan, proses, dan persetujuan dapat dilakukan secara otomatis melalui satu sistem.
Menyederhanakan Pengolahan Cuti
Karyawan biasanya menuliskan surat permintaan cuti lalu mengirimkannya melalui email. Cara ini cukup merepotkan karyawan, apalagi jika karyawan sedang mengalami situasi tidak menyenangkan seperti mendadak masuk rumah sakit. Namun, berkat penggunaan software, persetujuan pengajuan cuti karyawan dapat dilakukan lebih cepat secara online. HRD dan manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan karyawan serta memastikan karyawan tidak bekerja di hari cuti yang telah ditetapkan.
Penggajian Akurat
Kehadiran karyawan adalah komponen penggajian bulanan. Dengan tabel jadwal kerja sederhana, HRD tidak punya pilihan selain menyiapkan penggajian berdasarkan jam kehadiran dan lembur yang dicatat secara manual. Cara ini berpotensi menimbulkan kesalahan yang pada akhirnya akan berimbas pada perhitungan gaji. Penggunaan scheduling software memudahkan HRD dalam rekapitulasi kehadiran sehingga perhitungan gaji bulanan jauh lebih akurat.
Akses Fleksibel
Sistem kerja dari rumah atau work from home kembali populer sejak meluasnya pandemi COVID-19. Tak jarang HRD pun akhirnya bekerja dari rumah. Lalu, bagaimana jika ada karyawan yang mengajukan cuti? Hal ini tidak menjadi masalah besar. Scheduling software dari LinovHR mudah diakses dimana saja dan kapan saja selama perangkat baik mobile ( ESS Mobile ) maupun dekstop yang digunakan terhubung internet. Jadi, jarak bukan lagi hambatan dalam pengelolaan karyawan yang optimal.
Baca Juga: 6 Cara Memantau Kedisiplinan Karyawan Selama Work From Home
Real Time
Kesatuan sistem yang real time pada software adalah hal yang paling spesial. Semua proses dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan efisien hanya dalam hitungan menit. Tentu saja hal ini akan berdampak pada kinerja HRD yang lebih akurat dan fokus. Sementara bagi karyawan, karyawan tidak lagi perlu menunggu lama ketika mengajukan cuti atau perubahan jadwal dikarenakan saling menunggu persetujuan dari beberapa pihak.
Meningkatnya perkembangan perusahaan membuat perusahaan harus meningkatkan kualitas pengelolaan karyawan khususnya dalam penjadwalan kerja. Kesalahan sepele dalam penyusunan jadwal kerja menyebabkan ketidak efisiensi kerja dan konflik internal antar karyawan. Kehadiran LinovHR sebagai penyedia scheduling software adalah pintu utama dalam menjawab segala hambatan dalam pengelolaan jadwal kerja karyawan. Hubungi LinovHR sekarang juga untuk mendapatkan akses fitur terbaru ini!
