Membuat jadwal kerja merupakan salah satu tugas yang cukup rumit yang umum dikerjakan oleh seorang supervisor dan HRD. Agar jadwal kerja yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan terhindar dari kesalahan, aplikasi jadwal kerja karyawan bisa menjadi solusinya.
Penggunaan aplikasi ini tentunya memudahkan dalam proses penyusunan jadwal kerja yang kompleks. Apalagi, jika perusahaan tersebut memiliki ratusan hingga ribuan karyawan yang harus diberi jadwal kerjanya masing-masing. Pastinya, Anda akan kesulitan jika masih menggunakan sistem penyusunan jadwal kerja secara manual.
Oleh karena itu, LinovHR di artikel ini akan membahas lebih jauh tentang keunggulan-keunggulan yang Anda dapatkan jika menggunakan aplikasi jadwal kerja shift.
Permasalahan yang Sering Ditemui Saat Menyusun Jadwal Kerja
Dalam menyusun suatu jadwal kerja, pastinya ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam proses penyusunan.
Sehingga, jadwal yang disusun perlu direvisi agar tidak saling bentrok dengan jadwal kerja karyawan yang lain.
Berikut terdapat beberapa kesalahan umum yang sering ditemui ketika Anda sedang menyusun jadwal kerja:
1. Jadwal Jumping
Istilah jadwal jumping mungkin sudah tidak asing lagi di kalangan pekerja shift. Sebagai contoh, terdapat karyawan shift yang memiliki jadwal hari ini pulang dari tempat kerja jam 12 malam.
Namun, keesokkan harinya ia diberi jadwal untuk masuk pagi. Sehingga, hal ini dapat membuat karyawan tidak memiliki waktu istirahat.
Untuk itu, bagi Anda yang perusahaannya memberlakukan sistem shift, pastikan Anda membuat jadwal dengan cermat agar tidak ada jadwal jumping.
2. Tidak Memperhatikan Peta Kekuatan Tim
Kesalahan kedua yang sering terjadi ketika sedang menyusun jadwal kerja adalah tidak memperhatikan peta kekuatan tim dengan baik. Padahal, setiap karyawan baik itu senior maupun junior memiliki kelemahan dan kekuatannya masing-masing yang harus saling diimbangi.
Permasalahan yang akan timbul adalah produktivitas kinerja dihasilkan akan timpang. Hal ini karena ada waktu operasional shift yang memiliki kekuatan tim sangat baik dan sangat lembah di waktu shift lainnya.
3. Karyawan Baru Diberi Beban Jadwal Sore
Ada banyak kasus di mana karyawan baru hanya bertahan beberapa hari saja setelah mereka mendapatkan jadwal kerja sore di hari pertama. Hal ini tentu cukup memberatkan karyawan baru dimana mereka masih dalam tahap pengenalan situasi kerja.
Padahal, seharusnya pihak manajemen perusahaan menyusun jadwal kerja bagi karyawan baru masuk pagi terlebih dahulu. Barulah setelah 1 hingga 2 minggu bekerja, karyawan tersebut diberi jadwal masuk sore sehingga mereka sudah bisa menyesuaikan dengan budaya kerja.
4. Tidak Ada Arsip Jadwal
Setiap jadwal yang disusun setiap bulan pastinya harus diarsipkan. Baik itu berupa soft copy atau hard copy sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan, file dapat diakses dengan mudah.
Biasanya hal ini berdampak buruk ketika jadwal karyawan yang masuk di bulan-bulan tertentu berkurang, sehingga jumlah makanan yang ada di counter akan kelebihan dan sia-sia.
Oleh karena itu sangat disarankan bagi Anda untuk menggunakan aplikasi jadwal kerja shift untuk menghasilkan susunan jadwal kerja yang rapi dan akurat.
Baca Juga: Mengatur Pembagian Shift Kerja Sesuai Aturan Pemerintah
Mengapa Menyusun Jadwal Kerja Shift Manual Tidak Efektif?
Pada umumnya, perusahaan masih menyusun jadwal kerja shift secara manual, bukan menggunakan aplikasi jadwal kerja shift. Padahal, cara ini tergolong tidak efektif. Manajemen perusahaan menyusunnya dengan hanya menggunakan Microsoft Excel.
Bagian personalia akan menginput data satu per satu, mulai dari siapa saja karyawan yang masuk shift pagi, sore, malam. Lalu, setiap akhir bulan akan dilakukan rekap data secara manual untuk mencocokan jam kerja.
Cara ini terbilang cukup konvensional dimana tidak ada integrasi data sehingga dalam tahap penyusunan jadwal kerja seringkali menghasilkan jadwal kerja yang melelahkan bagi karyawan.
Selain itu, waktu yang dibutuhkan dengan menyusun jadwal kerja secara manual jauh lebih lama dan tidak efisien. Sehingga, pihak supervisor atau HRD akan kelelahan dalam proses penyusunannya.
Aplikasi Jadwal Kerja dari LinovHR Buat Semua Mudah
Tidak bisa dipungkiri menyusun jadwal kerja terutama shift secara manual sangat memakan waktu dan tenaga. Dari harus memasukan data satu per satu, kemudian harus mencocokannya di akhir bulan dengan jam kerja. Hal yang semakin akan merepotkan adalah ketika ada karyawan yang ingin bertukar jadwal.
Tentu HRD harus mencocokan lagi dengan jadwal karyawan lain dan menginput ulang.Sangat melelahkan dan sangat tidak efektif.
Sekarang, untuk memudahkan Anda dalam menyusun jadwal kerja shift yang baik dan benar pastinya Anda membutuhkan aplikasi jadwal kerja shift seperti LinovHR. Software absensi LinovHR memiliki fitur khusus untuk mengatur shift.
Dengan Software absensi ini, HRD dapat mengatur jadwal kerja shift dengan mudah, mulai dari mengelompokkan karyawan dengan jadwal shift yang sama, mengganti jadwal kerja karyawan, sampai menghitung jam kerja secara otomatis.
Tidak hanya memudahkan HRD dalam mengatur jadwal kerja, dari sisi karyawan juga akan merasa dimudahkan karena mereka bisa mengetahui jadwal kerja dan bisa mengajukan pertukaran jam shift secara digital.
Selain itu, ada juga fitur-fitur lainnya seperti menyusun izin, cuti, dan lembur. Semua bisa dikelola di satu tempat dan terintegrasi dengan penggajian.
Segera beralih ke aplikasi jadwal kerja LinovHR untuk memudahkan penyusunan jadwal kerja shift perusahaan Anda!
