knowledge management

Knowledge Management: Pengertian dan Manfaat untuk Perusahaan

Knowledge management masih asing bagi sebagian perusahaan. Teori tentang pengelolaan pengetahuan ini masih berkutat sosialisasinya di mata kuliah di Universitas untuk jurusan tertentu. Padahal penerapannya dapat bermanfaat besar dan berguna dalam menjaga kestabilan proses bisnis perusahaan. LinovHR akan membahasnya dengan singkat dan padat di bawah ini. 

 

Apa yang dimaksud Knowledge Management?

Knowledge Management adalah metode yang dipakai suatu organisasi mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan dan dipelajari kembali demi keberhasilan organisasi dalam proses mencapai tujuan. Diharapkan seluruh lapisan dalam organisasi akan menyerap dengan mudah pengetahuan dan wawasan mengenai bisnis atau operasi organisasi agar organisasi tersebut mampu berkesinambungan dalam mempertahankan dan menjalankan prosesnya. Knowledge Management dimana melibatkan 3 faktor utama yaitu people, process dan technology.

 

Manfaat Knowledge Management 

Untuk mempunyai bisnis yang berkembang dengan baik dalam menghadapi berbagai macam tantangan, diperlukan pengetahuan oleh perusahaan yang cukup dan luas. Penerapan Knowledge Management dalam perusahaan dapat menghasilkan beberapa manfaat, antara lain: 

  1. Mempercepat akses informasi dan pengetahuan
  2. Meningkatkan proses pengambilan keputusan
  3. Menciptakan inovasi dan perubahan
  4. Meningkatkan efisiensi proses bisnis organisasi atau perusahaan

 

Siklus Knowledge Management 

Siklus Knowledge Management memiliki banyak versi dan pendekatan tergantung siapa penelitinya. Di bawah ini adalah siklus menurut penelitian Max  Evans dan Natasha Ali dalam Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice”

Identifikasi

Tahap melibatkan identifikasi dalam memunculkan aset pengetahuan, contohnya adalah dokumen fisik maupun elektronik suatu organisasi. Semua bukti baik yang eksplisit maupun implisit akan dicari tahu melalui analisis dan brainstorming bersama tim untuk menemukan potensi pengetahuan yang menjadi dasar utama. Seiring dengan pencarian aset pengetahuan secara efektif, tahap identifikasi selanjutnya akan melibatkan analisis dan penilaian aset berdasarkan aturan organisasi, budaya, dan kriteria evaluasi tertentu.  Sangat penting untuk menekankan pada kualitas dan relevansi pada tahapan awal ini.

 

Pembuatan Pengetahuan (Create) 

Permintaan pengetahuan dapat memicu data dan informasi yang diidentifikasi dalam tahapan sebelumnya dibuat menjadi pengetahuan baru.  Pembaharuan pengetahuan ini dibutuhkan untuk memenuhi sebagian kebutuhan pengetahuan yang tak terpenuhi sebelumnya. Beberapa organisasi melakukan pembuatan dan penciptaan aset pengetahuan baru dengan cara pembuatan prototipe, analisis informasi dan alur kerja, dan pemetaan proses.  Penciptaan aset pengetahuan baru harus mengikuti prinsip dan panduan yang sama dengan menganalisis dan menilai pengetahuan sebagaimana diuraikan dalam tahap identifikasi.

 

Baca Juga : Pengertian Manajemen Risiko dan Jenis-Jenis nya

 

Menyimpan (Store)

Setelah pengetahuan telah dianggap berharga bagi organisasi, semua pengetahuan akan disimpan sebagai komponen aktif dalam organisasi. Di luar nilai intrinsiknya, aset pengetahuan harus disimpan dengan cara terstruktur yang memungkinkan pengetahuan untuk dimanipulasi, diambil, dan akhirnya dibagikan secara efisien oleh pihak internal organisasi secara bertanggung jawab. Perlu diperhatikan juga jangan sampai pengetahuan ini bocor kepada pihak kompetitor.   

 

Membagikan (Share) 

Aset pengetahuan diambil dari memori organisasi untuk disebarluaskan dan dikomunikasikan. Proses sosialisasi ini menjadi krusial karena karyawan biasanya butuh waktu untuk menyerap dan memproses pengetahuan yang ada. Berbagai bentuk pengetahuan dapat didorong melalui program pelatihan dan bimbingan dalam lingkungan pekerjaan.  Penting juga untuk memilih saluran pembagian pengetahuan karena berbagai saluran komunikasi baik langsung maupun tak langsung memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri. Semakin matang sebuah organisasi, semakin efisien media saluran komunikasinya dan semakin cepat waktu untuk berbagi pengetahuan.  Fase ini juga dapat dilihat sebagai jembatan penghubung serta aliran hulu ke hilir dalam mempraktikkan pengetahuan. 

 

Menggunakan (Use)

Setelah dibagikan, aset pengetahuan dapat diaktifkan dan diterapkan di seluruh organisasi untuk memecahkan masalah, membuat keputusan, meningkatkan efisiensi, atau mempromosikan pemikiran inovatif. Intervensi atau bantuan dari seorang ahli mungkin diperlukan untuk menerapkan pengetahuan dengan benar dan efisien. Contoh dari intervensi tersebut adalah mengambil dokumen umum dan membuatnya spesifik untuk masalah yang perlu dipecahkan, yang disebut sebagai ‘kontekstualisasi pengetahuan’. 

 

Pembelajaran (Learn) 

Aset pengetahuan yang telah dibagikan dan digunakan dalam fase sebelumnya juga dapat digunakan sebagai dasar untuk menciptakan aset pengetahuan yang baru dan menyempurnakan. Penggunaan pengetahuan, khususnya dalam situasi memberikan pemahaman kontekstual menyebabkan karyawan mendapatkan pengalaman berharga karena mereka menafsirkan dampak pengetahuan pada lingkungan kerja. Fase ini melibatkan mengintegrasikan, menghubungkan, menggabungkan, dan menginternalisasi pengetahuan.

Jika aset pengetahuan diketahui nilainya dan manfaatnya berdasarkan analisis dan kriteria penilaian akan dilanjutkan ke tahap peningkatan dalam siklus untuk penyempurnaan dan peningkatan Namun jika aset pengetahuan dinilai tidak mencukupi atau kurang lengkap, organisasi dapat kembali  ke fase atau identifikasi pembuatan pengetahuan.

 

Improvisasi (Improve) 

Pembelajaran pada fase sebelumnya akan menunjukkan pengetahuan yang mengarah pada penyempurnaan lebih lanjut dari aset pengetahuan. Aset pengetahuan dikemas kembali untuk disimpan atau direferensikan sehingga nilainya dapat dimanfaatkan secara efektif di masa depan. Peningkatan ini adalah titik keputusan untuk aset pengetahuan untuk diarsipkan, tetap digunakan, atau ditransfer ke luar organisasi untuk digunakan lebih lanjut. 

 

Baca Juga : Mudahnya Management Kelola Data Dengan LinovHR

 

Piramida Kognitif Knowledge Management

Piramida kognitif Knowledge Management sangat berkaitan dengan penjabaran siklus di atas karena mengilustrasikan  bagaimana data dan informasi bisa naik menjadi pengetahuan hingga dijadikan dasar keputusan manajemen. 

  1. Data yang menjadi elemen paling dasar, mentah dan belum melalui proses sehingga belum dapat digunakan. Contohnya; angka, kata, kode, tabel, dan basis data.
  2. Informasi yang saling terhubung adalah hasil proses data dan telah memiliki nilai atau makna. Contohnya; gagasan, konsep, ide, dan pertanyaan.
  3. Pengetahuan adalah informasi yang dihimpun secara terorganisir untuk dipahami. Contohnya; teori, kerangka kerja konseptual, dan fakta.
  4. Keputusan atau kebijakan hasil penerapan dari suatu pengetahuan yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.

 

Model Knowledge Management (Nonaka dan Takeuchi)

Peneliti dari Jepang, Ikujiro Nonaka dan Hirakata Takeuchi beranggapan bahwa pengetahuan bersifat dinamis dan dapat berubah bentuk dari tacit menjadi explicit ataupun sebaliknya. Kemudian mereka merumuskan suatu model proses penciptaan pengetahuan yang memungkinkan organisasi untuk mengelola proses secara efektif. Model Knowledge Management ini sering dikenal juga dengan Model Dimensi yang mereka usulkan ini disebut dengan model dimensi pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).

  1. Socialization : Transfer pengetahuan dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit (dipahami namun belum disadari keberadaannya). Socialization muncul dari aktivitas berbagi pengetahuan secara langsung.
  2. Externalization : Transformasi pengetahuan dari bentuk tacit ke bentuk yang lebih explicit. Dengan externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan melalui berbagai macam saluran dan media agar mudah dipelajari oleh individu lain.
  3. Combination : Mengorganisasi kumpulan pengetahuan explicit ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis melalui proses penambahan pengetahuan baru.
  4. Internalization : Transformasi pengetahuan dari explicit kembali menjadi tacit. Contohnya dengan proses belajar yang kemudian diikuti dengan ‘learning by doing‘ yang lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam individu.

Demikian pembahasan Knowledge Management untuk perusahaan. Semoga dapat bermanfaat dan menjadi pengetahuan baru bagi proses bisnis organisasi maupun perusahaan Anda!