Baik bisnis Anda besar atau kecil, kemungkinan salah satu tugas penting adalah melakukan komunikasi dengan tim Anda. Jika Anda memiliki beberapa departemen, informasi terkait hal penting harus dengan tepat tersampaikan ke orang yang tepat, hal ini biasa juga dikenal dengan istilah knowledge transfer.
Komunikasi yang tersendat, dapat menyebabkan penundaan proses bisnis, miskomunikasi besar, dan bahkan kegagalan implementasi rencana.
Masalah-masalah ini dapat sangat merugikan bisnis. Maka dari itulah, memiliki sistem yang mudah untuk komunikasi dan kolaborasi adalah kunci untuk menghindari masalah ini.
Sistem transfer knowledge adalah suatu kegiatan untuk membantu Anda dalam merampingkan pengetahuan Anda yang memastikan bahwa setiap orang di tim Anda memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar.
Knowledge transfer merupakan metode yang praktis untuk mentransfer pengetahuan dari satu bagian bisnis ke bagian lain.
Hal ini adalah teori dan praktik yang dapat diterapkan pada budaya perusahaan dan sistem bisnis Anda. tidak hanya itu, transfer knowledge juga lebih dari sekadar komunikasi. Ini melibatkan sirkulasi informasi, ide, tugas, proses, alat, dokumen, dan banyak lagi.
Kenapa Knowledge Transfer Sangat Penting?
Knowledge transfer ini sangat penting untuk bisnis Anda karena dapat meningkatkan inovasi, kolaborasi, dan pemahaman dalam bisnis.
Daripada mengandalkan fakta dan data untuk berbagi informasi antar departemen, Anda lebih mampu membuat gambaran yang jelas dan mudah dari konsep bisnis yang rumit.
Transfer knowledge dapat membantu bisnis Anda dengan cara berikut:
- Mempercepat akumulasi dan penyebaran pengetahuan di seluruh organisasi Anda
- Memberikan akses pengetahuan yang mudah dan cepat ke tim Anda
- Menghilangkan batasan waktu dan ruang dalam komunikasi
- Mendorong tim untuk berbagi pengetahuan dalam memberikan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen
- Menghormati setiap individu dengan meningkatkan pengembangan profesionalnya
Penerapan transfer knowledge ke bisnis Anda juga memberikan banyak manfaat lain, termasuk: peningkatan budaya perusahaan, peningkatan kualitas layanan, proses bisnis yang lebih cepat, peningkatan efisiensi, dan penggunaan teknologi serta sumber daya bisnis yang lebih baik.
Jika Anda mencari cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan, menginspirasi inovasi, dan mengurangi miskomunikasi yang menghambat bisnis, maka ada baiknya membangun rencana transfer knowledge.
Baca Juga: Knowledge Management: Pengertian dan Manfaat untuk Perusahaan
Cara Memaksimalkan Knowledge Transfer dalam Perusahaan
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam hal ini, mulai dari menulis, menceritakan, atau menunjukkan. Metode yang Anda gunakan bergantung pada cara Anda berkomunikasi dan cara orang lain menerima informasi.
Oleh karena itu, saat mentransfer pengetahuan ke berbagai individu, Anda sebaiknya menggunakan berbagai pendekatan dan alat. Berikut ini adalah cara-cara yang dapat dilakukan untuk melakukan transfer knowledge.
Identifikasi & Kumpulkan Pengetahuan
Prosesnya semua dimulai dengan menanamkan pengetahuan mengenai budaya perusahaan Anda. Contoh kegiatan transfer knowledge pada tahapan ini seperti:
- Brainstorming ide-ide
- Mempelajari keterampilan baru
- Mengundang ahli atau konsultan
- Mencari solusi untuk masalah
- Merancang proyek baru
Ini menghasilkan pengetahuan yang selanjutnya akan Anda kumpulkan, dokumentasikan, dan bagikan dengan tim Anda.
Simpan dan Dokumentasikan Pengetahuan
Dalam hal mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan, banyak bisnis percaya bahwa mereka memilikinya dengan baik. Anda harus memiliki infrastruktur yang masuk akal untuk bisnis Anda dan membuat akses ke pengetahuan itu cepat dan sederhana. contohnya seperti ini:
- Laporan
- Visual dan video
- Perpustakaan dokumen
- Portal pengetahuan
- sistem CRM
- Tim yang berdedikasi
Dengan alat pengelolaan pengetahuan yang tepat, Anda membuat informasi ini mudah diakses oleh siapa saja di tim Anda yang membutuhkannya.
Transfer & Bagikan Pengetahuan
Proses transisi pengetahuan ini menjadi lebih efisien dan terjangkau jika Anda menggunakan teknologi yang tepat. Anda perlu merancang mekanisme untuk memfasilitasi transfer seperti ini:
- Dokumen proses yang diuraikan dengan jelas tentang bagaimana pengetahuan dibagikan di perusahaan Anda.
- Sistem manajemen dokumen (seperti Google Drive) yang mengatur pengetahuan dan berpotensi mengotomatiskan berbagi pengetahuan.
- Fasilitas komunikasi (seperti Slack) yang memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi.
- Seseorang atau beberapa orang yang berdedikasi untuk mengedarkan pengetahuan ke departemen yang sesuai.
- Proses tindak lanjut untuk memastikan bahwa informasi telah disampaikan kepada orang yang tepat dengan cara yang benar pada waktu yang tepat.
Proses ini akan bergantung pada berbagai faktor, mulai dari struktur bisnis Anda, ukuran tim Anda hingga anggaran yang tersedia untuk alat dan sumber daya.
Baca Juga: Cara Membangun Knowledge Sharing yang Efektif
Menerapkan Pengetahuan & Mengukur Hasil
Langkah selanjutnya adalah menerapkan pengetahuan ini dan mengukur hasilnya. Anda dapat menggunakan alat Manajemen Pengetahuan untuk menilai keberhasilan di beberapa indikator kinerja utama.
Misalnya, jika pengetahuan yang dibagikan adalah mengenai solusi untuk masalah bisnis yang penting, Anda akan memerlukan tim yang tepat (dalam hal ini, sales), untuk menerapkan solusi dan laporan hasil.
Apakah hasilnya baik maupun buruk, ini harus dicatat dan kemudian dikomunikasikan kepada orang yang tepat.
Semua hal yang dijelaskan di atas, bisa berjalan dengan efektif apabila manajemen atau pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan berjalan dengan baik. Kegiatan transfer knowledge akan menjadi sia-sia apabila pengelolaannya tidak berjalan dengan baik dan juga sesuai dengan yang seharusnya dijalankan.
Maka dari itu lah, penggunaan teknologi seperti software HRD dari LinovHR dapat membantu pengelolaan karyawan hingga peningkatan kompetensi serta skill dengan fitur competency management dan juga learning management system.
Dengan software HRD miliki LinovHR, Anda akan dimudahkan untuk mengukur secara jelas mengenai kompetensi apa saja yang perlu dikuasai oleh setiap unit kerja dan juga mengelola seluruh hal yang berhubungan dengan kegiatan pembelajaran atau pengebangan kapabilitas karyawan.
Sangat menarik, bukan? Jadi, tunggu apalagi? Langsung saja menghubungi LinovHR untuk merasakan kepraktisannya!
