Seorang pegawai yang bekerja di suatu perusahaan harus mempunyai mempunyai kompetensi tertentu yang telah ditetapkan. Umumnya perusahaan menentukan berbagai kompetensi yang disusun dalam kamus kompetensi. Dengan kompetensi yang mumpuni, pegawai dapat mengeluarkan potensi terbaik demi perkembangan perusahaan. Itulah sebabnya mengapa dibutuhkan pengelolaan kompetensi yang efektif dan efisien.
Pengertian Kompetensi Pegawai
Kompetensi erat kaitannya dengan kinerja. Suatu kinerja yang baik adalah cerminan kualitas kompetensi. Pengertian dari kompetensi sendiri adalah kemampuan atau kecakapan seseorang dalam melakukan suatu tugas dalam bidang tertentu. hal ini tidak selalu berhubungan dengan kemampuan seseorang, tetapi juga berhubungan dengan sikap dan kemauan individu tersebut. Jack Gordon (1998) menjelaskan ada 6 aspek dalam konsep kompetensi, antara lain:
- Wawasan (knowledge),
- Pemahaman (understanding),
- Kemampuan (skill),
- Nilai (value),
- Sikap (attitude),
- Minat (interest).
Jadi, berdasarkan penjelasan diatas, kompetensi pegawai adalah kemampuan, wawasan, dan keterampilan seorang pegawai atas pekerjaan tertentu. Pegawai yang mempunyai kompetensi baik pastinya mampu menyelesaikan semua job desc dengan tepat dan sesuai perencanaan.
Baca juga: Pengertian Job Description Beserta Contohnya
Pentingnya Mengelola Kompetensi Pegawai
Pegawai dalam sebuah perusahaan adalah kunci perkembangan perusahaan yang semakin besar. Tanpa karyawan, perusahaan tidak mampu menjalankan operasional dan memenuhi permintaan pasar. Karyawan sendiri mempunyai berbagai macam kompetensi maupun skill sesuai dengan posisi yang diduduki. Namun, kompetensi seorang pegawai tidak selalu berjalan lancar. Contohnya, ada karyawan yang mengalami burn out dan hal ini mengakibatkan penurunan kualitas kompetensi. Sementara itu, perusahaan terus berkembang dan membutuhkan kompetensi baru agar dapat mempertahankan posisi di tengah persaingan bisnis yang kian ketat.
Human Resource Department (HRD) merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu pegawai. Pengelolaan kompetensi pegawai menjadi bagian dari tugas wajib HRD. Pengelolaan kompetensi bertujuan agar karyawan dapat mengembangkan kompetensi lebih baik dan mampu mengeluarkan performa terbaik dalam perusahaan. Dengan performa terbaik yang dikeluarkan tiap-tiap karyawan, secara otomatis perusahaan mampu memperkuat keunggulan kompetitif di tengah kompetitor.
Kendala Mengurus Kompetensi Pegawai
Mengelola kompetensi pegawai mengalami berbagai kendala jika dilakukan manual. Beberapa kendala yang umumnya terjadi di perusahaan antara lain;
1. Dokumen tercecer dan sulit disimpan.
Banyaknya dokumen informasi kompetensi membuat HRD kesulitan dalam mendokumentasikan informasi pegawai baik individu maupun tim atau divisi.
2. Penilaian yang tidak tepat sasaran.
Proses penilaian karyawan secara manual untuk mengetahui kondisi kompetensi karyawan pun tidak efektif dan efisien karena banyaknya parameter yang mengalami bias.
3. Kesenjangan kompetensi antara karyawan dan kebutuhan perusahaan.
Masalah ini dapat menjadi hal serius dalam pengelolaan pegawai jika tidak ditangani dengan baik. Sebab, perusahaan akan kesulitan untuk menyesuaikan perkembangan di sekitarnya.
Jika pengelolaan kompetensi dalam perusahaan sudah tidak lancar, maka akan mempengaruhi hal lain dalam perusahaan. Akibatnya, operasional menjadi kurang efektif, beberapa posisi penting ditempati oleh orang yang tidak tepat, tidak mampu memenuhi permintaan pasar, dan lain-lain. Kendala-kendala seperti ini akan merugikan perusahaan. Jadi, jika perusahaan ingin memaksimalkan operasional, maka perusahaan harus membenahi manajemen kompetensi dengan menerapkan sistem yang sistematis dan saling terintegrasi.
Competency Management System LinovHR: Kelola Kompetensi Pegawai dengan Efektif dan Efisien
Setiap orang mempunyai kemampuan dan keunikan yang berbeda-beda. Kemampuan yang dikelola dengan efektif dan efisien dapat menjadi kompetensi unggulan. Dapat dikatakan bahwa pegawai yang tepat adalah pegawai yang mempunyai kompetensi dan ditempatkan di posisi dan divisi yang sesuai.
LinovHR sebagai software HRD terkemuka dapat mendukung perusahaan dalam pengelolaan SDM lebih efektif dan efisien melalui competency management system. Melalui competency management system, HRD dapat melakukan beberapa hal:
- Menyusun daftar kompetensi melalui fitur competency list. Daftar kompetensi yang ada dapat membantu HRD untuk menentukan penilaian kinerja dan rekrutmen karyawan baru.
- Mengelompokkan tiap-tiap kompetensi pegawai dengan menggunakan fitur competency category yang dapat mengkategorikan kompetensi menjadi tiga bagian, yaitu; core untuk inti value perusahaan, managerial untuk posisi manajer dan supervisor, serta technical untuk setiap posisi kerja.
- Menganalisis kompetensi dengan menggunakan fitur gap analyst. Fitur ini membantu HRD untuk menganalisis kondisi kompetensi pegawai terkini dengan kebutuhan perusahaan, lalu melihat gap di antara kompetensi tersebut dan menentukan bagaimana cara untuk melakukan pengembangan atau peningkatan kompetensi.
- Mengelompokkan setiap kompetensi melalui competency model. Fitur competency model dapat membantu HRD mengelompokkan kompetensi sesuai klasifikasi tertentu. Setelah dilakukan pengelompokan, kompetensi akan diterapkan di posisi-posisi yang telah disiapkan.
Menambahkan detail kompetensi melalui fitur competency detail. Fitur ini berguna untuk menambahkan detail mengenai kompetensi di setiap posisi. Sehingga HRD lebih mudah untuk menetapkan tugas atau job desc yang akan diberikan kepada tiap pegawai.
Baca juga: Mengenal Gap Competency dalam Penilaian Kinerja
Implementasi competency management system dari LinovHR dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan kompetensi. Kemudahan ini dapat meningkatkan kualitas kompetensi pegawai menjadi lebih cemerlang. Ingin mencoba competency management system dari LinovHR? Hubungi LinovHR sekarang juga!
