Konferensi pers adalah sebuah acara yang biasa dilakukan oleh satu pihak tertentu terkait pemberitaan yang akan disampaikan pada masyarakat luas melalui media pers.
Umumnya, acara ini dilakukan ketika ada momen-momen tertentu yang terjadi di perusahaan.
Lantas, apa itu konferensi pers? Apa manfaatnya bagi perusahaan? Simak penjabaran LinovHR di bawah ini untuk mengetahui lebih dalam tentang konferensi pers bagi perusahaan.
Pengertian Konferensi Pers
Konferensi pers atau biasa dikenal sebagai jumpa pers adalah sebuah acara yang biasanya diadakan oleh suatu perusahaan atau instansi tertentu yang bertujuan untuk memberitahukan suatu kebaruan yang dianggap penting kepada khalayak umum melalui media pers.
Biasanya konferensi pers diadakan ketika suatu instansi atau perusahaan mengeluarkan produk atau layanan yang berkaitan dengan bisnis dan bersifat komersial. Program ini umumnya dipimpin oleh para atasan sebagai pembicaraan atau menjadi perwakilan dalam acara.
Pada intinya, konferensi pers adalah program pertemuan antara suatu pihak dengan media untuk memberikan pengumuman terkait suatu penemuan baru dalam konteks pertemuan resmi.
Melakukan konferensi pers juga sebagai cara terbaik untuk perusahaan dalam menarik perhatian publik secara lebih luas.
Manfaat Konferensi Pers bagi Perusahaan
Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa konferensi pers berguna ketika suatu organisasi atau perusahaan berniat untuk memberikan pengumuman terkait hal yang dianggap penting dan layak untuk diumumkan kepada masyarakat secara luas.
Berikut adalah manfaat lain dari konferensi pers bagi perusahaan.
1. Memudahkan Penyebaran Informasi yang Dikeluarkan oleh Perusahaan
Adanya konferensi pers, membantu perusahaan menyebarkan pengumuman atau inti pesan yang ingin disampaikan dengan mudah dan efektif.
Dengan adanya bantuan tim media pers, perusahaan bisa menyebarkan pengumuman kepada masyarakat luas dalam sekali waktu.
2. Memberikan Dampak yang Besar bagi Perusahaan
Awak media yang hadir pada jumpa pers sangat bertanggung jawab atas proses penyebaran informasi yang dilakukan oleh perusahaan.
Semakin banyak anggota media pers yang datang, maka semakin besar juga dampak yang akan dirasakan oleh perusahaan atas pers tersebut.
3. Menjangkau Audiens yang Lebih Luas
Media pers umumnya memiliki banyak audiens, baik pembaca, penonton, ataupun pendengar.
Media pers dengan jumlah audiens yang banyak akan menciptakan awareness yang sangat baik untuk branding dan bisnis perusahaan. Beberapa perusahaan menjadikan program ini sebagai strategi untuk meluncurkan produk atau layanan terbarunya.
4. Menciptakan Hubungan yang Baik dengan Media
Memiliki relasi dengan media dapat memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Untuk menjalin hubungan yang baik dengan awak media, perusahaan bisa memulainya dengan cara mengadakan konferensi pers.
5. Memudahkan dalam Pengelolaan Informasi
Melalui konferensi pers, perusahaan bisa mengatur apa saja yang ingin diberitahukan atau diumumkan kepada media untuk disebarkan ke masyarakat secara luas.
Dengan cara ini, perusahaan bisa membangun citra yang diharapkan terkait bagaimana perusahaan ingin dipandang oleh masyarakat.
6. Menjadi Strategi untuk Pemasaran Bisnis Perusahaan
Konferensi pers akan membuat perusahaan diberitakan oleh banyak media. Melalui pemberitaan tersebut, media bisa menyisipkan detail dari produk atau layanan yang diluncurkan oleh perusahaan dalam program konferensi pers tersebut.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Press Release untuk Perusahaan?
Tujuan Perusahaan Melakukan Konferensi Pers
Berikut adalah beberapa tujuan perusahaan yang mengadakan konferensi pers.
Sebagai Strategi Promosi
Perusahaan kerap menjadikan konferensi pers sebagai salah satu media untuk promosi atau pemasaran dari produk atau layanan yang akan atau telah diluncurkan untuk meningkatkan awareness dan menarik minat masyarakat.
Media pers dapat berperan untuk menyebarkan promosi tersebut kepada khalayak umum. Dengan begitu, perusahaan bisa memperkenalkan produk atau layanan terbarunya kepada masyarakat secara luas.
Sebagai Media untuk Mengumumkan Informasi Darurat
Konferensi pers bisa digunakan untuk perusahaan dalam menyampaikan keadaan darurat atau menanggapi suatu masalah yang beredar.
Perusahaan bisa memberikan klarifikasi dan meluruskan hal-hal yang sekiranya melenceng atau tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Melakukan Konferensi Pers?
Ada beberapa waktu yang mengharuskan perusahaan untuk melakukan konferensi pers dengan media, seperti
- Menanggapi berita kontroversial yang dapat merusak citra perusahaan
- Mengumumkan jabatan atau kedudukan petinggi perusahaan yang baru
- Meluncurkan produk atau layanan terbaru
- Melakukan kerja sama dengan pihak lain
- Membuka bisnis baru
Persiapan yang Harus Dilakukan Sebelum Konferensi Pers
Berikut adalah beberapa persiapan yang harus dilakukan sebelum melakukan konferensi pers untuk perusahaan Anda.
1. Mempersiapkan Masalah Praktikal
Perusahaan harus mempersiapkan hal-hal praktikal ketika akan mengadakan konferensi pers. Hal-hal praktikal tersebut mencakup waktu pelaksanaan, lokasi, serta fasilitas yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran acara.
2. Menentukan Topik yang Akan Disampaikan
Hal selanjutnya yang harus dipersiapkan adalah menentukan topik yang akan dibicarakan. Biasanya, hal ini adalah persiapan utama ketika perusahaan akan melakukan konferensi pers.
3. Menentukan Pembicara dan Moderator dalam Konferensi Pers
Sebuah konferensi pers akan melibatkan pembicara dan moderator sebagai pihak utama dalam menyampaikan pesan atau pengumuman yang dianggap penting.
Pembicara akan bertugas untuk mewakili perusahaan atau bisnis dalam konferensi pers, maka dari itu perusahaan harus memilihnya dengan bijak.
4. Menghubungi Pihak Media
Setelah pihak perusahaan telah menyiapkan segala keperluan, kini saatnya untuk menghubungi media yang dituju untuk mengundang mereka ke acara konferensi pers yang akan dihelat.
Sampaikan tujuan dan topik yang akan perusahaan bawakan dalam acara tersebut sehingga media bisa mempertimbangkan ketersediaan mereka. Undanglah media jauh sebelum acara akan dimulai melalui surel agar terkesan lebih profesional.
5. Menyiapkan Press Kit
Press kit adalah informasi yang diberikan kepada media atau jurnalis sehingga mereka bisa dengan segera menulis artikel terkait dengan konferensi pers yang diadakan dalam waktu singkat.
Biasanya, ini menjadi tugas dari seorang public relation untuk membuat dan menyediakannya saat acara berlangsung.
Perbedaan Konferensi Pers dengan Press Release
Konferensi pers adalah ketika sebuah perusahaan memanggil media untuk mendistribusikan berita atau pengumuman dan melakukan sesi tanya jawab terkait sesuatu topik tertentu. Hasil dari konferensi pers ini biasanya akan dieksekusi menjadi sebuah berita yang dikonsumsi oleh masyarakat.
Sedangkan, press release adalah pihak perusahaan yang mengirimkan siaran pers kepada media terkait acara tertentu yang telah diselenggarakan sebelumnya untuk disebarluaskan ke masyarakat umum.
Perbedaan keduanya terlihat dari bagaimana proses penyelenggaraanya. Jika konferensi pers adalah komunikasi yang dua arah, sedangkan press release hanya bersifat satu arah.
Kesimpulan
Itulah pembahasan tentang bagaimana peran konferensi pers bagi perusahaan. Umumnya, acara ini sangat bermanfaat untuk memberitakan terkait sesuatu yang penting dalam perusahaan agar bisa diketahui oleh masyarakat.
Konferensi pers tidak bisa dilakukan begitu saja, diperlukan beberapa persiapan yang matang untuk bisa membuat konferensi pers yang efektif dan sesuai dengan tujuan.
