Dalam sebuah rapat, biasanya selalu ada pihak yang memandu agar rapat berjalan dengan lancar. Pihak pemandu tersebut dinamakan moderator rapat.
Terkadang peran ini dianggap hanya sebagai pelengkap sebuah rapat saja, dan tugasnya dipandang sepele seakan-akan tidak ada yang perlu diperhitungkan.
Padahal, perannya sangat penting demi berjalannya rapat. Mungkin salah satu dari Anda di sini bisa jadi ditunjuk untuk menjadi moderator selanjutnya pada sesi rapat besok.
Jangan khawatir! Artikel ini akan membahas semua hal tentang moderator. Mulai dari pengertian, tugasnya dalam rapat, hingga langkah-langkah untuk menjadi seorang moderator handal. Simak baik-baik!
Apa Itu Moderator?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), moderator adalah orang yang bertindak sebagai penengah (hakim, wasit, dan sebagainya), atau pemimpin sidang (rapat, diskusi) yang menjadi pengarah pada pembicaraan atau pendiskusian masalah.ย
Berdasarkan pengertiannya secara harfiah tersebut, dapat disimpulkan bahwa moderatorย adalah orang yang bertugas menjadi penengah dalam sebuah rapat, atau dapat dikatakan moderator adalah orang yang memimpin jalannya rapat dan bertanggungjawab atas kelancaran rapat tersebut.
Sedangkan, bedanya moderator dengan MC (Master of Ceremony) adalah MC memiliki tugas memandu suatu acara dengan menyenangkan, penuh semangat, aktif, dan memastikan kelancaran acaranya.
Baca Juga:ย Cara Membuat Surat Undangan Rapat Serta Contohnya
Tugas Moderator dalam Rapat
Lalu, apa saja tugas moderator dalam sebuah rapat? Simak jawabannya di bawah ini, ya!
1. Membuka Diskusi
Dalam sebuah rapat pasti akan dibuka yang dinamakan sesi diskusi untuk memastikan bahwa seluruh audiens dalam rapat telah paham dan mengerti materi rapat.
Adanya diskusi bertujuan untuk membahas topik rapat dengan sudut pandang dari berbagai pihak.
Tugas moderator adalah membuka diskusi ini. Biasanya diskusi dibuka dengan memaparkan sedikit rangkuman atau kesimpulan dari materi yang telah disampaikan.
Lalu, setelahnya Anda memberikan kesempatan kepada para audiens untuk menyampaikan pendapatnya.ย
2. Menjaga Topik Bahasan
Sebuah rapat yang baik dapat tercipta jika pembicaraan dalam rapat tersebut terarah dan relevan dengan topik yang sudah ditentukan. Tak jarang pembahasan bisa melenceng dari topik dengan peserta yang bertanya mengenai sesuatu diluar topik bahasan.
Dalam hal ini, Anda bertugas untuk menjaga agar pembicaraan tetap sesuai dengan topik bahasan. Anda harus berani untuk menghentikan pembicaraan yang melenceng dari topik.
3. Memancing Dinamika Rapat
Pada dasarnya, dalam sebuah rapat harus ada saling timbal balik antara pembicara maupun audiens. Namun, terkadang para audiens tidak siap memberikan respon. Hal tersebut bisa jadi karena mereka belum paham tentang apa yang dibicarakan, atau sudah cukup jelas dengan pembahasannya, atau hal lainnya.
Moderator harus memastikan bahwa tujuan dari forum ini dapat tercapai. Anda harus mampu menciptakan stimulus pada audiens agar memberikan respon atau pertanyaan.
Anda dapat melakukannya dengan dengan memberikan pertanyaan yang sekiranya mewakili audiens, atau memberikan clue tentang apa saja yang mungkin bisa ditanyakan.
4. Menjaga Ketertiban Rapat
Rapat dapat berjalan dengan lancar apabila diselenggarakan dengan tertib. Tertib disini memiliki makna untuk tidak melakukan tindakan yang anarkis dan menyinggung SARA, serta tertib secara jadwal. Moderator memiliki peran untuk menjaga ketertiban tersebut.
5. Menutup Rapat
Dalam tugasnya menutup rapat, moderator melakukannya dengan memberikan poin-poin penting sebagai kesimpulan dari hasil diskusi pada rapat tersebut.
Perlu diingat bahwa kesimpulan yang dibuat harus berdasarkan pada isi pembicaraan yang telah dibahas pada rapat, bukan dari opini moderator.
Baca Juga: Panduan Rapat Kalibrasi Kerja Sebelum Penilaian Kinerja Karyawan
Tips Menjadi Moderator Handal
Menjadi moderator yang baik atau bahkan hebat tidaklah mudah. Jika Anda ingin menjadi moderator yang baik di sebuah rapat, perlu persiapan yang matang dan baik. Ikuti tips berikut ini agar Anda menjadi lebih handal!
Bersiap Sebelum Rapat
Pertama, Anda harus siap. Jangan muncul tanpa persiapan apapun. Hal paling sederhana di sini adalah mengetahui agenda.
Kedengarannya jelas, tapi percayalah, banyak moderator di luar sana yang bahkan tidak tahu apa yang akan terjadi. Anda harus tahu terlebih dahulu dengan siapa Anda berurusan dan topik apa yang akan Anda bahas dengan mereka.
Lakukan Riset
Jika Anda tidak cukup berpengetahuan tentang topik tersebut, lakukan riset. Cari beberapa sumber. Ada banyak sekali konten yang tersedia di internet tentang topik apa pun.
Anda juga dapat sharing dengan orang lain yang tahu lebih banyak tentang topik tersebut. Anda harus meneliti pertanyaan potensial yang dapat Anda ajukan atau audiens akan tanyakan tentang topik terkait.
Jadikan Pembicara Sebagai Pusat Perhatian
Sebagai moderator, Anda bukanlah pusat perhatian, melainkan para pembicara yang patut menjadi pusat perhatian. Moderator yang handal tahu bagaimana mengambil langkah untuk diam saat dibutuhkan.
Rangkumlah apa yang dikatakan pembicara serta catat juga pertanyaan yang diajukan peserta rapat dalam memo yang mudah dipahami.
Fokus dan Perhatikan
Anda adalah satu-satunya yang perlu memperhatikan penuh jalannya sebuah rapat. Anda harus memastikan bahwa Anda mengajukan pertanyaan yang tepat. Untuk itu, Anda perlu memperhatikan dan memberikan fokus Anda secara penuh dalam rapat.ย
Rajin Berlatih
Tidak ada hasil yang instan, semua hal pastinya butuh melalui sebuah proses. Mengendalikan jalannya suatu rapat tidak selalu mudah mengingat sering kali rapat berlangsung kurang kondusif. Tetapi dengan kemauan dan usaha yang keras untuk terus berlatih tentu lama-lama Anda bisa terbiasa.
Bagaimana? Apakah Anda kini dapat memahami soal apa yang dimaksud dengan moderator dan kiat menjadi lebih handal? Siapa pun bisa menjadi moderator asalkan terbiasa melakukannya.
Selamat mencoba dan semoga bermanfaat!
