Pengajuan reimbursement atau klaim sudah biasa terjadi di perusahaan. Pengajuan klaim adalah suatu kondisi dimana karyawan mengajukan penggajian sejumlah dana yang telah dikeluarkan sebelumnya, lalu perusahaan mengganti biaya tersebut.
Contohnya biaya pengobatan atau perawatan medis, perjalanan dinas, dan keperluan bisnis. HRD selalu menerima berbagai pengajuan klaim dari karyawan.
Dibutuhkan manajemen klaim yang baik agar HRD dapat mengelola klaim serta mencarikan semua pengajuan klaim tepat waktu.
Pengertian Manajemen Klaim
Sederhananya, manajemen klaim adalah sebuah sistem yang mengelola klaim mulai dari pengajuan oleh karyawan, proses validasi, perhitungan, hingga pencairan. Proses klaim dimulai dari karyawan mengisi formulir pengajuan klaim dan menyertakan bukti transaksi yang valid.
Lalu formulir tersebut akan diserahkan kepada HR admin dan akan diperiksa validitasnya. Jika sudah valid, maka formulir akan diserahkan kepada HR payroll atau account payable untuk diproses.
Manajemen klaim yang baik adalah manajemen yang transparan serta mampu menghitung klaim secara akurat dan tepat waktu.
Pengajuan yang Ditangani Pengajuan Klaim
Ada berbagai macam klaim yang dilayani oleh perusahaan. Klaim ini untuk keperluan bisnis dan ada juga yang disediakan untuk fasilitas tambahan selain gaji. Berikut klaim yang dilayani oleh perusahaan, yaitu:
1. Klaim Medis
Banyak perusahaan menyediakan klaim medis sebagai fasilitas tambahan di samping gaji. Namun, tidak semua karyawan dapat fasilitas ini. Pemberian fasilitas klaim medis disesuaikan dengan jabatan atau posisi dan lama karyawan bekerja.
Di samping itu, tidak semua perusahaan meng-cover semua biaya medis karyawan. Biasanya perusahaan akan mengganti sebagian biaya pengobatan atau perawatan karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.
Untuk mengajukan klaim medis, karyawan harus menyertakan bukti berupa diagnosis dokter, resep obat, bukti transaksi pengobatan, dan lainnya.
Baca Juga: Ketahui Prosedur Klaim Kesehatan Perusahaan Sebelum Jatuh Sakit!
2. Klaim Perjalanan Dinas
Karyawan sering kali melakukan perjalanan dinas ke luar kota bahkan luar negeri atas perintah perusahaan. Perjalanan dinas dilakukan untuk keperluan bisnis.
Karena untuk kepentingan perusahaan, semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas ditanggung oleh perusahaan.
Contoh biaya yang ditanggung selama perjalanan dinas adalah uang transportasi, penginapan, packing barang, penginapan, dan sebagainya.
Serupa dengan klaim medis, karyawan juga harus menyertakan bukti valid berupa struk, kwitansi, lembar booking penginapan, dan lain-lain.
3. Klaim Bisnis
Banyak berbagai tugas karyawan yang mengharuskan karyawan mengeluarkan biaya terlebih dahulu. Pengeluaran tersebut diperuntukkan untuk menunjang bisnis perusahaan.
Contoh dari biaya yang umum dari klaim bisnis adalah biaya menjamu client. Walau biayanya tampak sepele, karyawan tetap mendapatkan hak untuk penggantian.
Sebab, biaya tersebut dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi.
Hambatan Mengelola Manajemen Klaim
Setiap proses dalam pengelolaan administrasi karyawan mengalami beberapa tantangan dan hambatan. Begitu pula dengan pengelolaan klaim.
Salah satu hambatan yang paling umum adalah lambatnya proses pencairan dan aliran informasi yang lambat.
Hal tersebut disebabkan oleh alur pengajuan dan approval yang masih menggunakan cara manual. Untuk mendapatkan pencairan dana klaim, karyawan harus melakukan pengajuan dengan mengisi dokumen fisik, dimana dokumen fisik itu harus diperiksa oleh HR admin terlebih dahulu.
Untuk dapat memproses dan menghitung dana yang harus dicairkan, HR payroll atau account payable harus menunggu HR admin selesai memvalidasi atau memeriksa pengajuan dari karyawan.
Proses saling “menunggu” inilah yang sering menghambat pengelolaan klaim. Akibatnya, karyawan harus menunggu lebih lama dan bisa terlambat mendapatkan pencairan dana klaim.
LinovHR: Atur Manajemen Klaim Secara Terpusat
Aliran informasi dalam proses manajemen klaim manual tidaklah efektif dan efisien. Pihak HRD akan kewalahan jika jumlah pengajuan klaim yang masuk tiba-tiba membludak. Sementara bagi karyawan, proses manual hanya akan membuat karyawan harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan haknya.
Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem otomatis yang mampu mengelola proses klaim dari awal hingga akhir secara terpusat.
LinovHR menyediakan kemudahan untuk mengelola klaim melalui manajemen klaim yang terpusat. Dengan manajemen klaim dari LinovHR, karyawan dapat mengisi formulir digital dan mengunggah foto bukti yang valid. HR admin akan menerima secara real time pengajuan yang diajukan oleh karyawan.
Setelahnya, HR admin akan memeriksa dan meneruskannya kepada HR payroll atau account payable.
Semua kemudahan dalam aliran informasi ini akan mempercepat proses perhitungan dan approval klaim. Akhirnya, dana klaim pun dapat dicairkan tepat waktu. Ingin informasi selengkapnya?
Selain itu masih banyak modul dan fitur yang dapat dimanfaatkan dalam Software HRD LinovHR Seperti fitur dan modul Succession Management, Time Management, Employee Self Services (ESS), Learning and Development, Loan, Performance Management, Competency Management, Payroll, Recruitment, Personnel Administration dan Organization Management
Ajukan Demo Software HRD Gratis dengan menghubungi kami melalui laman Contact Us
