Human Resource Department (HRD) adalah suatu divisi yang mengurusi pengelolaan karyawan. Seorang staf HRD pasti tak asing dengan Human Resource Management (HRM). Pemahaman yang mumpuni mengenai HRM diharapkan membuat pengelolaan karyawan lebih stabil.
Tak hanya itu, HRD juga bertanggung jawab dalam mengurus kepegawaian, kompensasi dan tunjangan karyawan, serta menentukan job description. Namun, pada kenyataannya, ditemukan berbagai masalah ketika seorang HRD bekerja.
Apa itu Human Resource Management?
Human Resource Management (HRM) adalah suatu pendekatan terpadu terhadap pengelolaan karyawan untuk memaksimalkan produktivitas perusahaan dengan mengoptimalkan efektivitas karyawan. Dalam konteks ini, karyawan adalah sumber daya yang cukup berharga bagi perusahaan. Tujuan utama dari HRM adalah memanfaatkan karyawan secara efektif, mengurangi risiko, serta mencapai tujuan perusahaan.
Masalah Klasik Human Resource Management
Human Resource Management (HRM) digunakan banyak HRD dari berbagai perusahaan untuk pengelolaan karyawan. Namun, pada saat yang sama, HRM memiliki beberapa masalah yang membuat HRD kesulitan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Seorang profesional HRD harus mengidentifikasi dan memahami setiap masalah yang ada untuk segera mengatasinya agar tidak menyebar. Berikut ini adalah masalah yang dijumpai dalam HRM:
1. Payroll
Tanggung jawab utama perusahaan terhadap perusahaan adalah penggajian atau payroll. Jumlah karyawan dan komponen gaji yang banyak seringkali menyebabkan masalah dalam keakuratan payroll. Hal ini berpotensi terjadi kesalahan hitung gaji dan karyawan akan menerima gaji yang kurang atau kelebihan. Ketika perhitungan payroll sudah tidak akurat, maka kredibilitas perusahaan pun akan dipertanyakan.
Kesalahan dalam proses payroll juga dapat menyebabkan laporan payroll menjadi tidak valid. Untuk mencegah masalah dalam payroll di masa mendatang, perusahaan memerlukan sebuah solusi berupa sistem payroll terpusat. Dengan menyatukan informasi dan komponen payroll, sebagian masalah terkait payroll dapat diselesaikan secara otomatis.
2. Cuti Karyawan
Menurut UU Ketenagakerjaan tahun 2013, karyawan yang berhak mengajukan cuti adalah karyawan yang sudah berturut-turut bekerja di perusahaan selama 12 bulan atau setahun. HRD akan menerima pengajuan cuti kemudian memprosesnya. Akan tetapi, proses pemberian cuti tak selalu berjalan mulus.
HRD sering merasa kesulitan untuk mencari data dan informasi karyawan karena data dan informasi tersebut tersimpan secara terpisah. Sehingga karyawan harus menunggu lebih lama. Tentu ini akan sangat menyebalkan jika karyawan mengajukan cuti untuk keperluan mendesak seperti adanya anggota keluarga yang meninggal.
3. Absensi
Absensi dan kehadiran akan berpengaruh banyak terhadap kedisiplinan karyawan. Jumlah data kehadiran yang masuk tiap harinya kadang kala menyulitkan HRD untuk merekapitulasi data. Sehingga karyawan yang datang terlambat ke kantor tidak langsung terpantau saat itu juga. Selain itu, rekapitulasi data kehadiran menggunakan cara manual juga memakan waktu lama karena HRD harus melakukan entry data manual.
Karena data kehadiran tak terkoneksi dengan sistem, data kehadiran yang masuk juga berpotensi dimanipulasi oleh karyawan yang tak bertanggung jawab. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan catatan kehadiran dengan akurat. Catatan ini juga dapat menjadi acuan untuk menilai kedisiplinan karyawan.
Baca Juga: Memantau Kedisiplinan Karyawan dengan Software Manajemen Absensi
4. Rekrutmen Karyawan
Perusahaan terkadang perlu merekrut karyawan baru karena berbagai alasan seperti peningkatan cakupan proyek, kebutuhan keterampilan baru, karyawan lama mengajukan resign, dan lain-lain. Saat merekrut, HRD menghadapi tantangan besar yaitu memilih kandidat terbaik dan membuat kandidat yang direkrut terbiasa dengan lingkungan dan budaya perusahaan.
HRD harus memilih kandidat yang tidak hanya ahli secara teknis, tetapi juga secara kemampuan sosial dan komunikasi. Perusahaan tidak bisa menerima output yang diharapkan dari karyawan yang tidak dapat bersosialisasi dan berkomunikasi dengan baik.
5. Retensi Karyawan
Mempertahankan karyawan sama sulitnya dengan merekrut karyawan baru. Retensi karyawan sangat penting untuk meminimalkan tingkat turnover karyawan. HRD berkewajiban untuk membuat karyawan merasa sebagai bagian dari perusahaan. Karyawan dengan pengetahuan profesional dan kemampuan teknis yang tinggi sangat dibutuhkan di pasar tenaga kerja.
Sebab, karyawan tersebut memiliki kemampuan untuk membuat perusahaan unggul dalam kompetisi. Karyawan seperti itu adalah aset yang tak ternilai bagi perusahaan manapun dan HRD harus fokus membuat mereka senyaman mungkin bekerja di perusahaan.
Baca Juga: 10 Fasilitas yang Diharapkan Karyawan Selain Gaji
6. Penilaian Kinerja Karyawan
Tujuan penilaian kinerja adalah untuk memberikan umpan balik perkembangan yang akan membantu karyawan terus mengembangkan keterampilan dan kemampuannya selama bekerja di perusahaan. Hal ini juga menjadi kesempatan bagi manajer untuk mendapatkan gambaran jelas dari timnya mengenai apa yang diharapkan karyawan terhadap perusahaan.
Sayangnya, penilaian kinerja karyawan terkadang mengalami bias dan melibatkan tumpukan kertas yang memakan waktu HRD.
7. Reimbursement
Reimbursement adalah fasilitas tambahan yang diberikan perusahaan disamping gaji karyawan tergantung posisi, jabatan, atau keperluan karyawan. Jenis dari reimbursement ada bermacam-macam, yaitu medis untuk karyawan yang sakit atau menjalani pengobatan, perjalanan dinas untuk karyawan yang harus pergi untuk keperluan perusahaan, dan bisnis untuk karyawan yang menggunakan dana pribadinya sementara saat harus mengeluarkan biaya operasional.
Setiap harinya perusahaan akan menerima pengajuan reimbursement dari karyawan. Dan saat itu juga HRD akan memproses pengajuan tersebut. Namun, proses pencairan dana reimburse mengalami hambatan karena data tidak terintegrasi sehingga approval pun berjalan lambat.
Baca Juga: Tujuan dan Macam-Macam Regulasi Kepegawaian
LinovHR: Solusi Masalah Human Resource Management (HRM)
Masalah dalam mengelola karyawan beserta segala jenis informasinya merupakan tantangan bagi HRD. Semua masalah yang ada dalam Human Resource Management dapat diselesaikan melalui implementasi sistem yang mampu memproses serta menyimpan data dan informasi karyawan secara otomatis. Saat sistem berjalan secara otomatis, masalah yang ada dalam HRM dapat diminimalisir sekecil mungkin. LinovHR dapat menjadi kunci atas solusi masalah HRM.
LinovHR adalah vendor Software HRD yang telah berpengalaman dalam membantu HRD dan perusahaan untuk mengatasi masalah dalam Human Resource Management. Software HRD dari LinovHR didukung oleh cloud based server untuk menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman dan rahasia.
Semua tugas HRD seperti payroll bulanan, approval reimbursement dan cuti, rekrutmen, mempertahankan karyawan terbaik, penilaian kinerja, dan lainnya dapat berjalan dengan otomatis. Dengan begitu, masalah dapat terselesaikan dan kinerja HRD pun semakin efisien. Dapatkan UjiCoba Gratis Software HR LinovHR Melalui tautan berikut : linovhr.com/trial-version
