Zaman berubah, alur kerja juga berubah, begitu juga dengan proses melamar kerja. Jika dahulu calon kerja harus keliling mencari perusahaan yang sedang buka lowongan, datang langsung ke perusahaan yang diinginkan, hingga menitipkan resume dan motivation letterke resepsionis, sekarang hanya butuh mengirimkan email lamaran kerja.
Namun harus ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam mengirim lamaran kerja dengan email. Apa saja yang harus diperhatikan agar lamaran Anda dibaca oleh tim HR?
Mari kita simak artikel dari LinovHR ini!
Memahami Etika dalam Menulis Email Lamaran Kerja
Sebenarnya berkomunikasi via email sama saja dengan berbicara langsung. Walaupun tak bertemu langsung, tetap dibutuhkan etika dan sopan santun agar jalinan komunikasi dapat terbangun baik.
Hal ini juga berlaku pada saat Anda sedang melamar pekerjaan. Ternyata masih banyak pelamar yang tak memperhatikan etika dan tutur kata dalam email. Sebaiknya Anda memeriksa kembali email yang ingin dikirim.
Etika yang sebaiknya Anda simak dalam menulis email untuk melamar pekerjaan :
1. Gunakan Alamat Email Professional
Hindari menggunakan angka dalam alamat email Anda. Selain terlihat tidak professional, penyebutannya yang sulit dan terlihat main-main membuat tim HR tidak tertarik dengan appearance Anda. First impression is the key!
Selain angka, hindari penggunaan alamat email yang tidak ada hubungannya dengan nama lengkap Anda. Selain terlihat rapi, mempermudah tim HR untuk mengidentifikasi nama Anda.
2. Gunakan Salam Pembuka yang Sopan
Anda diharapkan dapat membedakan antara mengirim email untuk teman dan instansi dimana Anda melamar. Hindari penggunaan kata gaul seperti, ‘Hey’ atau ‘Hai’ yang terlihat Anda seperti bercanda.
Sebaiknya menggunakan kata ‘Dear….’ atau ‘Dengan hormat’ atau ‘Selamat Pagi’ untuk salam pembuka. Walaupun santai, namun tetap terlihat santun.
Jika memungkinkan untuk mengirim email ke lebih dari satu alamat email, Anda bisa menggunakan fitur carbon copy ( cc)
3. Kirim Email Saat Jam Kerja!
Hal yang satu ini jarang disadari oleh para pencari kerja. Banyak para pelamar kerja mengirimkan lamaran kerja di luar jam kerja, bahkan ada pula yang mengirimkan di hari Sabtu dan Minggu!
Padahal, mengirimkan email pada saat jam kerja menunjukkan bahwa Anda adalah pribadi yang profesional. Pihak HRD pun juga lebih cepat dalam membaca email Anda jika dikirimkan di hari dan jam kerja.
5 Tips dalam Menulis dan Mengirim Email Lamaran Kerja
Setelah Anda memahami bagaimana etika yang baik dan benar dalam mengirim surat lamaran via email, berikut 5 cara mengirim email lamaran kerja agar lamaran Anda dibaca.
1. Tulis Subjek yang Tepat dan Benar
Hal pertama yang dilihat oleh tim HR adalah subjek yang Anda tulis. Apakah subjek tersebut sesuai dengan perihal tujuan email yang Anda tulis atau tidak.
Ternyata, masih banyak yang mengosongkan subjek email. Jika Anda mengosongkannya, pasti HR tidak akan membaca surat lamaran yang telah Anda siapkan sebaik mungkin. Selain itu ada juga yang menulis subjek dengan kata yang tidak ada hubungannya.
Anda dapat menulis subjek yang sesuai dengan tujuan yaitu mengirim surat lamaran pekerjaan atau dapat menulis subjek sesuai dengan yang ditentukan oleh perusahaan.
2. Menulis Body Email To The Point
Menulis body email menjadi hal penting yang terkadang suka terlewat oleh para pelamar. Cukup dengan menulis tiga paragraf yang isinya to the point sehingga tim HR dapat membaca hingga akhir maksud dan tujuan Anda mengirim email.
Di bagian awal, Anda dapat memperkenalkan diri Anda secara singkat. Setelah itu, Anda dapat menjelaskan dari mana Anda melihat lowongan pekerjaan tersebut dan menjelaskan mengapa Anda tertarik untuk melamar dalam posisi tersebut. Disini
Anda bisa menjelaskan background atau pengalaman yang sekiranya menunjang posisi yang Anda lamar. Di akhir, Anda dapat menjelaskan bahwa Anda telah menyisipkan dokumen pendukung seperti CV atau Portfolio pendukung yang membuat Anda cocok dalam posisi tersebut dan mengucapkan terima kasih.
Anda dapat melihat contoh body email lamaran kerja dalam Google ataupun Anda dapat melihat banyak content social media yang membahas hal serupa
Contoh Body Email Lamaran Kerja:
Kepada HRD LinovHR
Terimakasih telah menyempatkan waktunya untuk membuka email ini.
Perkenalkan nama saya [Namamu], Sarjana [Pendidikan Terakhir] dari [Pendidikan Terakhir]. Saya melihat informasi lowongan di Linkedin terkait posisi java programer, saya sangat tertarik dengan lowongan tersebut.
Saya telah melampirkan resume dan surat lamaran saya untuk Anda teliti. Saya harap hal tersebut dapat membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang latar belakang saya, kualifikasi saya, dan pengalaman saya.
Terima kasih atas waktu berharga Anda. Saya optimis Anda akan mempertimbangkan saya untuk peran ini. Saya berharap dapat mendengar dari Anda tentang peluang kerja ini.
Ketika mengirimkan surat lamaran, pastikan file berkas lamaran Anda tidak lebih dari 1MB. Mengapa? Hal tersebut berhubungan dengan kemudahan tim HR dalam mengunduh file lamaran Anda.
Jika file lamaran Anda terlalu besar, pastinya menyita waktu tim HR ketik ingin mengunduhnya. Jika file Anda sudah terlanjur besar, sebelum Anda kirimkan dapat compress file terlebih dahulu.
4. Perhatikan Format File Berkas Lamaran
Format file yang tepat untuk Anda kirimkan berupa PDF. Hindari mengirimkan dengan format Word atau Zip.
Jika menggunakan format Word, file tersebut dapat ter-edit tanpa sengaja, sehingga tim HR tidak melihat file Anda secara utuh dan secara tidak langsung menjadi salah satu poin negative untuk Anda.
Menggunakan format Zip membutuhkan waktu untuk meng-extract file tersebut. Selain buang waktu dan tidak efisien, ini juga menjadi salah satu alasan tim HR malas membaca surat lamaran Anda.
5. Koreksi Setiap Kalimat dan Format yang Ada
Jika Anda merasa sudah selesai menulis email, sebaiknya periksa ulang dari alamat email yang ingin dikirimkan, subjek, body email, hingga dokumen yang ingin dikirimkan agar tidak terjadi kesalahan.
Format email lamaran kerja juga jangan sampai keliru. Walaupun terlihat sepele, namun masih banyak saja yang melakukan kesalahan. Jika Anda masih ragu, banyak contoh format email lamaran kerja yang dapat Anda tiru. Jangan sampai kesalahan kecil yang membuat Anda tidak terseleksi.
Hal yang Harus Dihindari Saat Menulis Email Lamaran Kerja
Mengirim Email Lamaran Kerja
Menulis lamaran pekerjaan tidak boleh dilakukan sembarangan. Terkadang ada hal-hal sepele yang membuat lamaran Anda tidak dibaca oleh tim HR, sebaiknya hindari hal ini agar lamaran Anda dapat diterima oleh tim HR
1. Kurang Teliti Menulis Nama Perusahaan
Saking banyaknya perusahaan yang sedang Anda lamar, bisa saja Anda salah menulis perusahaan dalam body email atau motivation letter. Sebelum Anda kirimkan, baiknya Anda meng-cek dengan teliti apakah nama perusahaan yang Anda cantumkan sesuai dengan alamat email perusahaan tersebut.
2. Tidak Menulis Posisi yang Dilamar
Menulis posisi yang dilamar juga menjadi poin penting dalam melamar pekerjaan. Dalam sehari, tim HR menerima hampir ratusan surat lamaran dengan berbagai macam posisi.
Jika lamaran Anda sudah sesuai dengan screening dari tim HR, pastinya akan diteruskan kepada user terkait untuk diteruskan apakah patut di-interview atau tidak. Jika Anda tidak menulis posisi yang Anda inginkan, pastinya tim HR bingung dengan lamaran Anda dan langsung di skip.
3. Penulisan yang Berantakan
Penulisan yang berantakan akan membuat HRD merasa bahwa Anda orang yang kurang detail. Terlihat hal sepele tapi karena kecerobohan akan typo atau tatanan kata yang kurang tepat membuat penilaian Anda akan berkurang. Sebaiknya men-cross check terlebih dahulu sebelum mengirim ke HRD.
4. Menggunakan Kalimat yang Kurang Sopan di Body Email
Kalimat seperti “Seperti yang tertera di CV” atau “Kurang lebihnya seperti itu” atau lainnya yang membuat seakan Anda tidak serius dan terlihat tidak sopan membuat penilaian akan Anda akan berkurang.
Padahal experience dan skill yang Anda punya sudah sesuai dan mumpuni dengan posisi yang dibutuhkan. Sebaiknya menggunakan kalimat santun dan formal.
Terlihat hal kecil namun cukup detail dan dilihat oleh tim HRD. Penggunaan font yang unik yang dikira sebagai cara untuk menarik HRD nyatanya malah membuat pandangan buruk. Sebaiknya menggunakan font seperti Arial atau Times New Roman atau Calibri atau font standard yang jelas.
Mengirim surat lamaran via email terlihatnya mudah, namun banyak hal penting yang patut Anda perhatikan agar lamaran Anda diterima.
Pastikan subjek dan body email Anda benar dan sesuai dengan ketentuan perusahaan, gunakan email yang professional, menyisipkan file pendukung dengan format yang benar, dan mengoreksi dengan detail sebelum Anda mengirimnya. Good luck!
Tentang Penulis
Admin LinovHR
Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.
