Siapa sih, yang tidak senang apabila tanggal di kalender menunjukkan tanggal dimana Anda akan mendapatkan gaji?
Biasanya, mendekati tanggal-tanggal tertentu HRD yang mengurus bagian payroll cycle akan sibuk dengan banyaknya hal yang harus dihitung, mulai dari gaji pokok hingga pemotongan Pajak Penghasilan 21.
Namun, apa itu yang dimaksud dengan payroll cycle?
Payroll cycle adalah daftar tugas yang dilakukan saat memproses gaji karyawan (gaji, bonus, pengurangan), dengan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan, dan menyertakan dokumentasi yang dibutuhkanย karyawan pada jangka waktu tertentu atau pada tanggal tertentu.
Apa Itu Payroll Cycle
Payroll cycle adalah proses administratif penggajian karyawan yang dilakukan secara berulang. Perusahaan dapat melakukan proses penggajian ini dengan kebijakan mereka sendiri selama tidak menyalahi aturan.
Perusahaan dapat membayar karyawan dengan status kepegawaian yang berbeda-beda, baik itu dengan perhitungan per jam atau harian atau dengan frekuensi yang berbeda-beda.
Payroll cycle melibatkan serangkaian langkah, seperti:
- Memperbarui informasi karyawan
- Memasukkan jam kerja
- Mengurangkan pajak dan tunjangan dari pendapatan kotor untuk menghitung pendapatan bersih
- Membayar kompensasi
- Melakukan payroll audit secara rutin
Mengapa Payroll Cycle Penting untuk HRD?
Dalam hubungan karyawan dan perusahaan, masing-masing pihak harus memenuhi tanggung jawabnya. Di mana salah satu tanggung jawab perusahaan sebagai pemberi kerja adalah menggaji secara akurat dan tepat waktu.
Proses penggajian yang akurat dan tepat waktu ini akan berdampak positif bagi pengalaman karyawan.
Proses penggajian yang memuaskan sangat penting untuk retensi, keterlibatan, dan produktivitas karyawan yang lebih tinggi.
Bila karyawan kesulitan mendapatkan gajinya, mereka cenderung kehilangan kepercayaan pada perusahaan dan mencari pekerjaan lain.
Maka dari itu lah, memerhatikan payroll cycle begituย penting bagi HR karena akan berdampak langsung kepada operasional perusahaan.
Baca juga: Mengenal Off-Cycle Payroll
Tips Agar Payroll Cycle Berjalan dengan Baik
Siklus penggajian memainkan peranan penting yang harus diperhatikan oleh HR. Lantas bagaimanakah agar prosesnya berjalan dengan baik? Mari simak tipsnya berikut ini!
1. Bangun Komunikasi yang Berkelanjutan dengan Tim
Penggajian di setiap perusahaan mungkin ditangani oleh tim finance, HR, atau departemen yang benar-benar terpisah, sesuai dengan struktur perusahaan.
Namun, sangat penting untuk menjaga komunikasi berkelanjutan antar tim, baik itu HR, finance, atau departemen khusus.
Hal ini penting untuk memastikan informasi tetap konsisten, sehingga dapat menghindari permasalahan anggaran atau juga hukum.
2. Mengintegrasikan Software Payroll
Software payroll yang terintegrasi dapat menjadi sistem terpusat yang secara aman menampilkan nama karyawan, info bank, dan data pembayaran yang relevan.
Hal ini memungkinkan tim payroll untuk mengakses informasi yang sama dan menerima pembaruan secara bersamaan.
3. Menilai Kebijakan Penggajian Perusahaan
Mengevaluasi kebijakan secara rutin membantu HR memastikan bahwa peraturan organisasi mendukung pembayaran yang sesuai, konsisten, dan adil.
Jika peraturan kompensasi atau tunjangan pemerintah berubah, kebijakan perusahaan harus beradaptasi untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan.
4. Memprioritaskan Masalah Penggajian
Karyawan sering merasa emosional mengenai gaji. Di sini HR harus bisa secara terbuka menjelaskan bila ada suatu masalah mengenai penggajian.
Misalnya bila proses penggajian membutuhkan lebih banyak waktu, jelaskan situasinya secara menyeluruh kepada karyawan.
Dengan begini, karyawan tahu bahwa perusahaan menghargai kekhawatiran mereka dan berupaya mencari solusi.
5. Memastikan Informasi Selalu Tersedia
Saat ini, Anda bisa menggunakan AI untuk memastikan setiap pertanyaan umum mengenai penggajian bisa terjawab secara otomatis.
Namun, terkadang orang ingin atau perlu berbicara dengan manusia, jadi pastikan seseorang tersedia melalui telepon, email, atau pesan. Mempertahankan aksesibilitas ini mencerminkan bahwa perusahaan menghargai kebutuhan karyawannya.
Baca Juga:ย Pengertian Flexi Pay, Apa Manfaat dan Tantangannya?
Bagaimana Cara Memaksimalkan Payroll Cycle?
Payroll ini pada dasarnya harus dilakukan dengan tepat sehingga tidak terjadi kesalahan yang berujung kepada kerugian di salah satu pihak.
Maka dari itu, berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk memaksimalkan sistem penggajian di perusahaan Anda.
1. Memberikan Pelatihan kepada Staf HRD
Memproses penggajian adalah bagian dari tanggung jawab sumber daya manusia (HRD), dengan memberikannya pelatihan terkait hal ini, keahlian mereka jadi tidak hanya terbatasย pada rekrutmen dan manajemen karyawan.
Maka dari itu, untuk meningkatkan proses manajemen penggajian bisnis Anda, pertimbangkan untuk mengatur sesi pelatihan penggajian untuk staf HRD Anda. Meskipun departemen HRD dan penggajian memiliki peran yang berbeda dalam suatu organisasi, mereka berbagi fungsi yang penting untuk kesuksesan bisnis.
2. Up To Date Dengan Ketentuan Pajak Negaraย
Pengusaha harus mengikuti kewajiban pajak negara dan setiap perubahan dalam persyaratannya. Perubahan dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk relokasi bisnis, relokasi karyawan, dan mempekerjakan karyawan jarak jauh (Remote Working).
Ketika ini terjadi, pemberi kerja bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memperbarui informasi yang dibutuhkan untuk menghitung gaji dan pajak secara akurat.
Hal ini membantu departemen penggajian mengikuti perubahan yang memengaruhiย jam, upah, kepemilikan pajak, dan tunjangan setiap karyawannya.
Baca Juga: Ruwet Hitung Pajak Penghasilan? Serahkan Kepada Software PPh 21!
3. Transparansi dalam Proses Penggajian
Masalah sering muncul karena kesalahpahaman karyawan terhadap sistem penggajian. Ini paling sering terjadi di perusahaan di mana kebijakan pembayaran tidak dapat diakses atau disajikan secara tidak lengkap kepada karyawan.
Banyak masalah penggajian seperti pajak yang kurang dibayar atau kesalahan klasifikasi karyawan dapat diperbaiki dengan menerapkan kebijakan penggajian yang sepenuhnya transparan.
Kebijakan penggajian yang transparan harus mencakup informasi tentang:
- Bagaimana proses penggajian bekerja?
- Bagaimana karyawan diklasifikasikan?
- Bagaimana gaji ditentukan?
4. Dokumentasikan Proses Penggajian
Mendokumentasikan proses penggajian Anda adalah langkah penting dalam mengelola penggajian.
Strategi ini akan memudahkan saat proses analisis maupun audit sistem penggajian Anda, karena strategi ini menyoroti setiap langkah dalam prosesnya.
Setelah Anda mengembangkan proses penggajian yang paling sesuai untuk bisnis Anda, dokumentasikan prosedur ini dan bagikan dengan tim penggajian untuk membantu memastikan setiap anggota staff penggajian memahami peran mereka.
5. Audit Proses Penggajian Anda
Bukan hal yang aneh untuk mendengar keluhan sesekali tentang perhitungan penggajian. Namun, insiden yang sering terjadi merupakan indikasi yang jelas tentang perlunya melakukan audit rutin terhadap seluruh proses penggajian.
Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan yang masih menggunakan sistem manual. Sistem otomatis juga dapat dipengaruhi oleh kesalahan entri data seperti salah mencatat status pajak karyawan baru (menikah vs lajang) atau memasukkan tarif gaji lama.
Baca Juga: Pengertian Subjek Pajak dan Jenis-Jenisnyaย
6. Pekerjakan Staf Penggajian yang Berkualitas
Staf payroll harus mampu menangani tuntutan pekerjaan mereka, atau mereka berisiko membuat kesalahan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membangun tim penggajian dengan keterampilan yang sangat baik untuk menangani tugas penggajian yang dibutuhkan perusahaan Anda.
Mempekerjakan staf penggajian yang tepat memastikan semua tanggung jawab penggajian bisnis Anda akan diurus. Sementara itu, pengalaman, kemampuan beradaptasi, dan integritas juga merupakan kualitas penting.
Itulah beberapa hal seputar payroll cycle dan juga cara atau kiat yang dapat dilakukan agar proses penggajian di perusahaan Anda berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan ataupun kesalahan.
Jalankan Payroll Cycle Lebih Mudah dengan Software Payroll LinovHR
Payroll cycle menjadi siklus berulang di dalam sistem penggajian perusahaan. Proses ini melibatkan serangkaian aktivitas yang saling berkesinambungan yang mendukung kelancaran proses penggajian karyawan.
Untuk mendukung rangkaian aktivitas di dalam siklus payroll berjalan lebih efektif, beralih menggunakan bantuan Software Payroll LinovHR adalah solusi terbaik.
Software Payroll LinovHR memberikan Anda kemudahan dalam mengelola, memproses, dan manajemen penggajian karyawan.
Dilengkapi dengan fitur untuk menyimpan data perbankan karyawan, menyusun komponen penggajian, sampai dengan memproses gaji. Proses penggajian karyawan akan sangat terbantu dengan Software Payroll LinovHR.
Tidak hanya mampu menghitung dan memudahkan proses penggajian, di dalam software ini Anda juga dapat melakukan simulasi perhitungan pajak PPh 21 dengan memanfaatkan fitur Tax Calculator.
Payroll Software LinovHR juga menyediakan template laporan pajak 1721 A1 yang dapat Anda unduh untuk memudahkan Anda mengurus administrasi perpajakan karyawan.
