Penggajian adalah proses penting dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Setiap bulan, gaji akan ditransfer kepada karyawan di tanggal yang telah ditetapkan.
Namun, terkadang ada situasi yang membuat pembayaran gaji dilakukan di luar siklus reguler. Inilah yang dikenal sebagai “off-cycle payroll“.
Apa sebenarnya off-cycle payroll dan mengapa penting untuk dipahami? Simak selengkapnya melalui artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Off Cycle Payroll
Off cycle payroll adalah proses penggajian di luar jadwal rutin perusahaan yang biasanya dilakukan bulanan atau mingguan.
Contohnya, perusahaan memberikan bonus insentif kepada karyawan di tengah bulan sebagai penghargaan atas pencapaian target penjualan.
Pemberian bonus ini dilakukan di luar jadwal payroll bulanan perusahaan, sehingga disebut off cycle payroll.
Proses ini juga bisa terjadi ketika ada perubahan status karyawan yang memengaruhi gaji mereka, seperti promosi atau mutasi pekerjaan.
Dengan adanya off cycle payroll, perusahaan dapat memberikan penyesuaian gaji dengan cepat dan efisien tanpa harus menunggu siklus penggajian berikutnya.
Alasan Dilakukannya Off Cycle Payroll
Terdapat beberapa alasan di balik dijalankannya off cycle payroll di sebuah perusahaan, sebagaimana dirangkum berikut ini.
- Jika ada kesalahan perhitungan gaji seperti nominal yang kurang, manajemen dapat langsung memberikan hak karyawan di luar tanggal gaji reguler.
- Jika ada karyawan yang mengundurkan diri (resign) atau terkena pemutusan hubungan kerja (PHK) di luar siklus payroll reguler, perusahaan wajib segera mengelola gaji dan insentifnya.
- Terlambat membayarkan gaji karena keadaan tak terduga.
- Pembayaran bonus, komisi, dan insentif seperti THR di luar siklus penggajian.
- Penyesuaian gaji karena promosi, mutasi, rotasi atau alasan lainnya.
- Memperbaiki potongan pajak.
- Penggantian biaya (reimbursement) bagi karyawan yang mengeluarkan dana pribadi untuk kebutuhan bisnis perusahaan.
- Pembayaran darurat di mana karyawan perlu menerima gaji dengan segera karena kesulitan keuangan, atau dikenal juga dengan istilah Earned Wage Access (AWE).
Dengan memperhatikan berbagai alasan ini, perusahaan dapat menjalankan proses penggajian dengan lebih fleksibel dan responsif terhadap kebutuhan karyawan serta kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.
Tipe-tipe Off Cycle Payroll
Terkadang, dalam pengelolaan sumber daya manusia, perusahaan perlu memperlakukan karyawan mereka secara khusus di luar jadwal penggajian rutin.
Off cycle payroll adalah solusi yang digunakan untuk situasi-situasi di mana pembayaran dilakukan di luar siklus penggajian normal.
Berikut ini adalah beberapa tipe off cycle payroll yang sering digunakan:
1. Bonus Sekali Bayar (One-Time Bonuses)
Ini merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada karyawan atas pencapaian tertentu, seperti peningkatan penjualan yang signifikan dan kinerja proyek yang melampaui ekspektasi.
Pembayaran bonus semacam ini dilakukan di luar siklus penggajian reguler untuk memberikan pengakuan atas usaha ekstra yang telah dilakukan karyawan.
2. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Ketika seorang karyawan dipecat atau mengundurkan diri, perusahaan wajib memberikan gaji dan kompensasi tambahan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Pembayaran semacam ini juga termasuk dalam kategori off cycle payroll karena terjadi di luar siklus penggajian dan harus segera dilakukan.
3. Earned Wage Access (EWA)
Terkadang, karyawan memiliki kebutuhan keuangan mendesak tetapi tidak mempunyai dana darurat untuk memenuhinya.
Guna membantu kondisi finansial karyawan, perusahaan dapat melakukan pembayaran gaji lebih cepat sebelum tanggal penggajian. Ini disebut juga dengan Earned Wage Access (EWA).
4. Reimbursement
Penggantian biaya atau reimbursement juga termasuk off cycle payroll. Jenis-jenis reimbursement di antaranya perjalanan dinas, biaya medis, dan donasi.
Sebagai contoh, seorang karyawan melakukan perjalanan dinas dan mengeluarkan biaya pribadi untuk keperluan pekerjaan.
Dalam hal ini, perusahaan dapat segera memberikan penggantian biaya tersebut di luar tanggal penggajian.
Pada contoh lain, sejumlah perusahaan biasanya memberikan hak berupa penggantian biaya medis bagi karyawan.
Jadi, ketika karyawan melakukan perawatan atau pengobatan, karyawan bisa mengklaim reimbursement kepada perusahaan.
Baca Juga: Aturan dan Cara Pelaksanaan Reimbursement Kesehatan Karyawan
Tantangan dalam Melakukan Off Cycle Payroll
Dalam mengelola off cycle payroll, perusahaan kerap menghadapi sejumlah tantangan. Hal ini perlu diatasi guna memastikan bahwa proses penggajian di luar siklus reguler tetap lancar dan mematuhi peraturan.
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi:
1. Legal Compliance
Salah satu tantangan utama dalam off cycle payroll adalah memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan pajak yang berlaku. Pelanggaran terhadap regulasi dapat mengakibatkan sanksi hukum dan denda yang merugikan perusahaan.
2. Perhitungan Pajak
Dalam mengelola off cycle payroll, perusahaan harus mengurus pajak yang cukup kompleks, terutama jika berkaitan dengan bonus besar atau kompensasi pemutusan hubungan kerja. Proses ini membutuhkan ketelitian tinggi untuk memastikan bahwa pemotongan pajak dilakukan secara akurat.
3. Kerahasiaan Data
Pengelolaan informasi keuangan dan pribadi karyawan merupakan tanggung jawab besar bagi perusahaan.
Dalam konteks off cycle payroll, perlu dilakukan langkah-langkah ekstra untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan data karyawan, mengingat sensitivitas informasi yang terlibat.
4. Akurasi Penggajian
Pengelolaan dan perhitungan gaji harus dilakukan secara akurat dan mematuhi regulasi pemerintah. Hal ini tidak hanya berlaku untuk penggajian reguler, tetapi juga off cycle payroll.
Sayangnya, proses ini rentan terjadi kesalahan, terutama ketika menghitung potongan pajak, tunjangan, dan insentif. Sehingga dibutuhkan ketelitian tinggi.
5. Komunikasi
Pembayaran off cycle kepada karyawan perlu dikomunikasikan dengan baik. Tanpa informasi yang jelas, karyawan akan merasa bingung dan salah paham.
Hal ini bukan tidak mungkin menimbulkan ketegangan di antara manajemen dan karyawan, serta menciptakan ketidakpuasan pada karyawan yang bisa membuat mereka kehilangan motivasi dalam bekerja.
Dengan mengidentifikasi dan mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan dapat mengelola off cycle payroll dengan lebih efisien dan memastikan bahwa proses tersebut berjalan dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Cara Mengelola Off Cycle Payroll
Dalam mengelola off cycle payroll, perusahaan perlu mengadopsi pendekatan yang sistematis dan efisien untuk memastikan proses yang lancar dan sesuai dengan peraturan.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengelola off cycle payroll dengan baik:
1. Perencanaan yang Matang
Mulailah dengan merencanakan pembayaran off cycle secara cermat, termasuk identifikasi alasan pembayaran dan jenis pembayaran yang akan dilakukan. Perencanaan yang matang akan membantu menghindari kesalahan dan kebingungan selama proses penggajian.
2. Kepatuhan terhadap Peraturan
Pastikan untuk memahami dan mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan dan pajak yang berlaku saat melakukan pembayaran off cycle.
Hal ini termasuk pemahaman yang mendalam tentang undang-undang yang berkaitan dengan bonus, kompensasi tambahan, dan pembayaran pemutusan hubungan kerja.
3. Pemeriksaan dan Verifikasi
Lakukan pemeriksaan dan verifikasi yang teliti terhadap setiap transaksi off cycle payroll untuk memastikan akurasi perhitungan gaji dan pemotongan pajak. Tinjau ulang setiap detail pembayaran sebelum disetujui dan diproses.
4. Rekonsiliasi dan Pelaporan
Lakukan rekonsiliasi secara berkala antara data penggajian off cycle dengan data penggajian reguler. Selain itu, lakukan pelaporan yang tepat kepada pihak terkait, seperti departemen keuangan dan pajak.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengelola off cycle payroll dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan serta pelanggaran regulasi.
Hal ini akan membantu menjaga kepuasan karyawan dan integritas proses penggajian perusahaan secara keseluruhan.
Kelola Gaji Karyawan Lebih Mudah dengan Software Payroll LinovHR
Pengelolaan gaji di luar siklus payroll reguler harus dilakukan dengan cermat dan akurat. Sebab, kesalahan sedikit saja bisa menyebabkan kerugian bagi karyawan dan perusahaan.
Namun, menjalankan off cycle payroll bukan hal mudah, terlebih jika dilakukan secara manual.
Banyak pekerjaan administratif yang harus dilakukan, seperti memproses data kehadiran karyawan, menghitung seluruh komponen gaji termasuk potongan, tunjangan, dan pajak penghasilan yang tentunya memakan waktu dan tenaga.
Untungnya di era digital yang serba cepat, semua proses ini dapat diotomatisasi dengan Software Payroll LinovHR yang membuat penggajian lebih efisien dan minim human error.
Terintegrasi dengan Software Time Management LinovHR, seluruh data kehadiran karyawan bisa langsung diproses dengan akurat sehingga perhitungan gaji berdasarkan absensi karyawan bisa lebih cepat.
Pengelolaan gaji yang semula memakan waktu berminggu-minggu pun bisa dipangkas menjadi hitungan hari berkat fitur-fitur canggih yang ditawarkan LinovHR.
Software Payroll LinovHR juga menjamin penggajian yang tepat waktu, sehingga tidak perlu khawatir terjadi keterlambatan pembayaran gaji yang berisiko menurunkan kepuasan karyawan.
Dengan fitur pelaporan, perusahaan juga dapat dengan mudah melacak dan menganalisis data gaji karyawan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Tidak hanya itu, software ini juga memungkinkan setiap karyawan untuk mengakses dan mengunduh slip gaji dengan mudah melalui aplikasi Employee Self-Service (ESS).
Jadi, jika Anda ingin menghilangkan kerumitan dalam mengelola gaji karyawan dan fokus pada pengembangan bisnis, Software Payroll LinovHR adalah solusi yang tepat.
Jadikan LinovHR sebagai mitra dalam menghadapi tantangan penggajian modern. Ajukan demo sekarang dan rasakan perbedaannya!
