Payroll error alias kesalahan dalam perhitungan gaji merupakan mimpi buruk bagi karyawan maupun staf keuangan.
Bukan tanpa sebab, selain mendapatkan nominal yang tidak seharusnya, payroll error juga dapat mengacaukan timeline keuangan yang sudah dirancang sebelumnya.
Penyebabnya dapat bermacam-macam, tetapi secara garis besar, semuanya bersumber dari human error dan sistem yang sudah usang.
Kesalahan apa saja yang bisa menimbulkan payroll error dan bagaimana cara mencegahnya? Simak pembahasan artikel LinovHR di bawah ini untuk cari tahu jawabannya.
Baca Juga: 15 Rekomendasi Software Payroll Terbaik untuk Bisnis 2024
Penyebab Payroll Error
Sebelum mengetahui siasat dalam mencegah terjadinya kesalahan penggajian, sebaiknya ketahui dahulu penyebab dari payroll error berikut ini.
1. Kesalahan Data Karyawan
Kesalahan atau ketidaklengkapan data karyawan, seperti data mengenai nomor identitas, alamat, atau status pekerjaan dapat berujung pada kesalahan dalam penghitungan gaji seperti underpayment atau overpayment.
Selain itu, adanya human error (kesalahan manusia) ketika memasukkan data secara manual, seperti jumlah jam kerja, lembur, atau potongan gaji, juga dapat mengakibatkan kesalahan dalam penggajian.
2. Kesalahan dalam Menghitung Gaji
Payroll error bisa berupa pembayaran yang kurang atau berlebih, tidak adanya gaji pertama untuk karyawan baru, pemotongan tunjangan yang salah, dan pembayaran gaji yang tidak sesuai selama cuti.
Kesalahan ini bisa memakan waktu yang cukup lama untuk diperbaiki, antara dua hingga sepuluh hari jika menurut studi dari APQC. Selain membuang waktu, proses perbaikan yang lama ini bisa membuat karyawan menghadapi kesulitan finansial.
3. Kesalahan dalam Perhitungan Lembur dan Tunjangan
Payroll error juga bisa disebabkan oleh pencatatan jam lembur yang tidak akurat, seperti ketika karyawan tetap bekerja di jam istirahat atau ketika karyawan harus berpartisipasi pada kegiatan di luar jam kerja.
Selain membuat pembayaran lembur tidak akurat, masalah ini juga bisa berimbas pada kesalahan perhitungan tunjangan atau potongan, seperti tunjangan makan, transportasi, atau potongan pajak. Pada akhirnya, hal ini dapat mempengaruhi total gaji yang diterima karyawan.
4. Tidak Melaporkan Semua Bentuk Kompensasi yang Dikenakan Pajak
Bentuk kompensasi kena pajak yang sering tidak dilaporkan biasanya mencakup opsi saham, hadiah karyawan (seperti kartu hadiah atau hadiah perjalanan), dan penggunaan pribadi mobil perusahaan.
Tidak adanya laporan seputar kompensasi ini dapat menimbulkan denda pelaporan pajak bagi organisasi dan karyawan terkait.
5. Catatan Tidak Lengkap atau Tidak Terorganisir
Proses perhitungan payroll secara manual yang mengandalkan kertas, lembar kerja Excel, dan entri data manual berpotensi menimbulkan human error dan sulitnya melacak kesalahan.
Sistem manual juga membuat proses penggajian kurang efisien. Pada akhirnya, hal ini dapat berujung pada masalah payroll seperti pembayaran yang terlewat dan kesulitan saat audit maupun peninjauan proses.
Sistem manual juga membuat tanggung jawab payroll digantungkan kepada satu individu saja. Kondisi ini dapat meningkatkan risiko jika orang tersebut tidak hadir atau meninggalkan perusahaan.
6. Melewatkan Tenggat Waktu Penting
Melewatkan tenggat waktu pelaporan pajak dapat menyebabkan denda keterlambatan dan sanksi regulasi. Selain denda dan sanksi, karyawan akan kehilangan kepercayaan pada perusahaan jika gaji mereka tidak dibayarkan tepat waktu.
7. Kesalahan pada W-2
W-2 mencakup pendapatan kotor dan kena pajak karyawan serta total pemotongan untuk tunjangan dan akun pengeluaran kesehatan. Kesalahan dalam W-2 bisa disebabkan oleh perhitungan yang tidak tepat atau informasi yang tidak akurat.
Oleh karena karyawan menggunakan W-2 untuk mengajukan pajak tahunan, satu kesalahan kecil pun dapat menimbulkan efek berantai, di antaranya menyebabkan penerbitan ulang W-2, denda, dan rasa frustrasi dari karyawan.
Dengan memahami dan mengatasi penyebab-penyebab di atas, perusahaan dapat mengurangi risiko payroll error dan memastikan bahwa karyawan menerima gaji mereka secara akurat dan tepat waktu.
5 Tips Penting Menghindari Payroll Error
Menghindari payroll error dapat dilakukan dengan berbagai cara. Apa saja?
1. Tetapkan Kebijakan yang Jelas untuk Penggajian
Buat kebijakan atau SOP yang menjelaskan seluruh aktivitas penggajian, termasuk pengecualian, prosedur peninjauan, serta perubahan. Tentukan juga kebijakan untuk memanajemen dan mengelola catatan penggajian yang sesuai dengan persyaratan hukum.
2. Evaluasi Penyedia dan Proses Penggajian Saat Ini
Lakukan peninjauan menyeluruh terhadap proses yang ada untuk menemukan inefisiensi dan area yang perlu ditingkatkan. Jika dibutuhkan, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk mengganti penyedia layanan payroll.
Pilih mitra penggajian yang sejalan dengan tujuan perusahaan dan lakukan secara hati-hati untuk proses transisi yang lancar.
3. Otomatisasi dan Integrasikan Proses Penggajian
Gunakan sistem penggajian terpadu untuk mengotomatiskan alur kerja. Opsi ini akan menghindari Anda dari kesalahan yang biasa muncul pada proses entri manual dan proses berbasis kertas.
Integrasikan juga proses payroll dengan pelacakan waktu, penjadwalan, dan tunjangan karyawan untuk mencapai konsistensi data antara penggajian dan SDM.
Adanya otomatisasi dan integrasi ini membawa berbagai manfaat, di antaranya: Menyelaraskan gaji karyawan dengan penyesuaian SDM, mengurangi kesalahan pelaporan dan pembayaran lembur, serta konsolidasi pelaporan untuk manajemen tenaga kerja yang lebih baik.
4. Kembangkan Kalender Penggajian dan Daftar Periksa
Tetapkan proses yang jelas untuk pembayaran gaji, penerbitan W-2, dan pemenuhan kewajiban pajak guna menghindari denda dan tenggat waktu yang terlewat. Patuhi kalender penggajian sepanjang tahun untuk melakukan perencanaan waktu dengan lebih efektif dan menghindari payroll error.
5. Pantau Hukum dan Pembaruan Peraturan Terbaru
Ikuti dan pahami perkembangan undang-undang ketenagakerjaan dan pemotongan pajak. Pahami juga program baru seperti Payroll Protection Plan (PPP) dan sesuaikan proses penggajian sesuai pembaruan peraturan.
Perhitungan Anti-Error dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Payroll error salah satunya disebabkan oleh human error atau kesalahan yang dilakukan manusia saat melakukan perhitungan gaji secara manual. Solusi tepat untuk mengatasinya adalah dengan memanfaatkan teknologi untuk membuat perhitungan otomatis yang anti-error.
Alat yang bisa Anda manfaatkan adalah aplikasi Payroll dari LinovHR. Dilengkapi berbagai fitur untuk mengotomasi proses perhitungan bonus, pajak, dan gaji, aplikasi ini memungkinkan payroll dilakukan secara cepat dan akurat.
Fitur-fitur tersebut antara lain: Tax, BPJS, Payroll Process, Payroll Report, Payroll Group, Component Calculation, dan Slip Gaji untuk mengatasi tugas payroll dari awal hingga akhir.
Mau coba langsung aplikasi dan benefitnya? Langsung ajukan saja demo gratisnya dengan klik website LinovHR!
