absensi online

Peranan Absensi Online dalam Perusahaan di Era Digital

Era digital memicu banyak perusahaan semakin cepat dalam menjalankan bisnis didukung oleh teknologi. Hampir semua segment  dalam operasional perusahaan menggunakan produk yang berasal dari teknologi. Dalam divisi HR (Human Resource) sendiri, penggunaan teknologi cukup familiar dalam pencatatan kehadiran karyawan. Di era digital masa kini perusahaan dan divisi HR tak perlu lagi mencatat kehadiran karyawan secara manual berkat kehadiran absensi online. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan absensi online?

Apa itu Absensi Online? 

Banyak orang yang mengira kehadiran karyawan dalam absensi hanyalah sekedar pelengkap dalam dokumentasi administrasi HR. Padahal tidak demikian. Absensi online adalah suatu sistem yang melakukan perekaman dan pencatatan absensi secara real time dan dan terhubung dalam server berbasis cloud. Penggunaan server berbasis cloud sudah menjadi hal yang umum. Sebuah penelitian oleh Gartner menyebutkan bahwa di 2020, 90% perusahaan akan mengadopsi kemampuan manajemen infrastruktur cloud hybrid yang memainkan peran penting dalam strategi cloud di seluruh organisasi maupun perusahaan. 

Karena disajikan melalui metode online, baik karyawan maupun tim HR mampu mengakses data absensi kapanpun menggunakan perangkat apa saja. Dari pihak karyawan pun semakin diuntungkan dengan kemudahan akses untuk mengajukan cuti cukup melalui sistem. Meski mudah diakses, sistem akan memiliki batasan khusus mengenai action atau fitur yang bisa dilakukan tergantung penggunanya. Misalkan karyawan tidak mungkin untuk mengubah data kehadirannya kemarin dan maupun melihat data kehadiran karyawan lain. 

Baca Juga: 7 Tips Membangun Corporate Culture di Era Digital

Begitu pula dengan divisi HR. Walau akses divisi HR kepada data-data karyawan tidak terbatas, divisi HR tidak punya kewenangan untuk mengubah data kehadiran yang sudah direkam sebelumnya. Jadi, kecurangan dan manipulasi data dapat diminimalisir. Integritas perusahaan pun dapat terjamin kualitasnya dengan baik. 

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Absensi Online? 

Alasan umum mengapa perusahaan membutuhkan absensi online adalah untuk kemudahan dalam pendataan karyawan. Padahal terdapat alasan lain mengapa perusahaan perlu melakukan transisi dari absensi manual menuju absensi online. Absensi manual memerlukan banyak peralatan dan perlengkapan seperti kertas dan pena yang selalu akan habis dan memakan banyak tempat untuk penyimpanannya. Sementara absensi secara online hanya membutuhkan sebuah komputer maupun ponsel pintar yang terkoneksi dengan internet. Sehingga penyimpanan data kehadiran juga lebih efektif dan efisien. Berikut manfaat lain yang yang didapat perusahaan: 

  1. Kemudahan memonitor dan mengukur data kehadiran karyawan hanya melalui sistem. Data yang masuk adalah data yang akurat dan real time saat itu juga ketika karyawan melakukan absensi sehingga tak perlu diragukan validitasnya..
  2. Sistem dapat memberikan analisis secara menyeluruh yang dijadikan bahan pertimbangan untuk menyetujui atau menolak request cuti karyawan keahlian dan kinerja karyawan, kebijakan perusahaan, serta pertimbangan lainnya.
  3. Mengurangi pekerjaan administratif yang bersifat repetitif sehingga HR lebih fokus melakukan perancangan program pengengambangan kinerja karyawan. 
  4. Pengambilan keputusan strategis jauh lebih gampang. Hal ini didukung oleh data yang disimpan dalam server berbasis cloud sehingga dapat diakses kapan saja bahkan melalui perangkat lain di luar kantor.  Selain itu, sistem cloud memiliki data yang up-to-date dan langsung terpampang jelas kepada semua penggguna dari divisi HR  jika ada data keharidan karyawan baru yang masuk. 

Baca Juga: Kiat Memilih Software Absensi untuk Perusahaan

Absensi Online dari LinovHR dalam Era Digital

Tak dipungkiri jika perkembangan teknologi di era digital dalam perusahaan sangat besar dengan manfaat yang menguntungkan. Banyak perusahaan ingin menerapkan teknologi absensi online namun tak begitu paham bagaimana cara penerapannya di perusahaan dikarenakan terbatasnya sumber daya manusia yang capable dan ahli untuk melakukan pengembangan sistem maupun software. 

Keamanan data adalah hal lain yang perlu dipastikan disamping integrasi dan kemudahan akses. Perusahaan harus memastikan bahwa data kehadiran karyawan terjamin keamanannya. Antisipasi ini adalah sebuah reaksi dari sebuah fenomena dalam era digital yang sering menimpa perusahaan, yaitu kebocoran data. Umumnya kebocoran data disebabkan oleh sistem yang lemah sehingga server mudah untuk dibobol keamanannya. Data perusahaan pun akan jatuh kepada pihak yang tak bertanggung jawab. Tentunya hal ini adalah hal yang sangat merugikan bagi perusahaan. 

LinovHR hadir mengembangkan sistem absensi online yang terintegrasi dan mampu menjawab kebutuhan perusahaan menuju transisi ke teknologi di era digital. Tak hanya menawarkan sistem yang terintegrasi, Aplikasi Absensi Online LinovHR juga menawarkan jaminan keamanan data sebagai perlindungan kepada perusahaan atas maraknya pencurian dan pembobolan data perusahaan. Seluruh integrasi sistem dan keamanan didukung melalui praktisi yang tangkas dan ahli dibalik pengembangannya. Maka, dapat disimpulkan bahwa LinovHR adalah solusi cerdas untuk perusahaan di tengah transisi di era digital.